Workday Industry Insights Europe: Eine stabile Basis für das Personalmanagement im Handel

Die Auswirkungen neuer Technologien wie künstliche Intelligenz, Machine Learning und Automatisierung stehen im Einzelhandel oft im Fokus. Schließlich ist ein Roboter, der die Regale einräumt, oder eine smarte Umkleide aufsehenerregender als eine KI-gestützte Personalmanagement-Software. Doch ohne eine effektive HR- und Finanzinfrastruktur können diese Technologien ihre Wirkung nicht entfalten. Ohne solide Eckpfeiler droht einem Gebäude der Einsturz.

Auf unserer digitalen Veranstaltung Workday Industry Insights Europe nahmen Franziska Wiehoff, Head of HR IT der Fielmann AG, und Nicola Skeels, HR Systems Manager bei Harrods, an einem Kundenpanel teil, das von Dr. Teo Pham moderiert wurde. Pham ist Gründer der Delta School, einer Online Business School für Weiterbildung im Bereich E-Commerce und Social Media. 

Fielmann, der Fachhändler für Augenoptik aus Hamburg, unterhält 800 Filialen in sieben europäischen Ländern. Harrods ist möglicherweise das berühmteste – und größte – Kaufhaus in ganz Europa. Wiehoff und Skeels sprachen darüber, welche Funktionen ihnen an einer HR-Lösung am wichtigsten sind, warum sie sich für Workday Human Capital Management entschieden haben und welche Vorteile ihnen daraus entstanden sind. 

Eine Single Source of Truth

Für beide Unternehmen waren die Vorteile einer zentralen Plattform ausschlaggebend. Das Konzept dezentraler, fragmentierter Systeme mit Dutzenden verschiedener Anwendungen stieß an seine Grenzen. In einigen Fällen hatten Mitarbeiter keinen Zugriff auf die HR-Systeme oder es war praktisch unmöglich, Angestellte und Manager zu erreichen. Mal war die unternehmensweite HR-Abteilung überlastet, mal waren Filialen unterbesetzt, sodass die Kunden lange Wartezeiten in Kauf nehmen mussten. Sowohl Harrods als auch Fielmann suchten nach einer neuen, einheitlichen Lösung, die ihnen Datentransparenz bieten konnte und vollständig integriert war.

Wichtige Kriterien waren die Benutzerfreundlichkeit sowie die Möglichkeit, einen Großteil der Prozesse zu digitalisieren. Außerdem war die Verfügbarkeit einer anwenderfreundlichen mobilen App für Mitarbeiter wichtig. „Die Mehrheit unserer Mitarbeiter arbeitet in Geschäften oder Distributionszentren. Sie sind nicht ständig am Computer“, so Skeels. „Die mobile App, mit der sie ihre Daten aktualisieren können, war aus unserer Sicht daher ein großes Plus für Workday.“ 

Innovation durch Disruption

Die Pandemie hat im Handel weltweit zu gravierenden Umbrüchen geführt. Doch viele der betroffenen Unternehmen haben Möglichkeiten gefunden, diesen schwierigen Zeiten mit Innovationskraft zu begegnen. Fielmann entwickelte laut Wiehoff eine digitale Warteliste, um die Filialkapazität zu managen, und bat Kunden, Termine über die Unternehmenswebsite zu vereinbaren. Zudem beschleunigte die Pandemie die Digitalisierung im Unternehmen. Einige Projekte, die zuvor keine hohe Priorität hatten, wurden umgehend in Angriff genommen.

Der plötzliche Wechsel ins Homeoffice verlieh dem Deployment von Workday bei Fielmann neuen Schwung. Doch es zeigte sich auch, dass die Remote-Arbeit die Zusammenarbeit mit Teams in anderen Ländern erleichterte und eine schnelle Lösung von Problemen begünstigte.

Auch Schulungsinitiativen wie Onboarding- und Weiterbildungsprogramme mussten trotz der physischen Distanz fortgesetzt werden. Die gesamten Onboarding-Aktivitäten von Harrods wurden aufgrund der Pandemie ins Internet verlegt, wie Skeels berichtet. Dabei kamen die Learning-Module von Workday Talent Management zum Einsatz. Ein neuer Mitarbeiter in Skeels‘ Team bestätigte, dass er das virtuelle Onboarding als ebenso effektiv empfand wie eine persönliche Schulung.

Die Früchte ernten  

Die Handelsvertreterinnen sind sich einig: Von Workday Human Capital Management als essenzielle Grundlage profitiert das gesamte Unternehmen. Für Harrods besteht der größte Vorteil in der Zusammenführung sämtlicher HR-Prozesse und -Daten auf einer einzigen Plattform sowie in der absoluten Gewissheit, dass für Datensicherheit und -genauigkeit gesorgt ist. Zudem gelang es Harrods laut Skeels, den Beurteilungszyklus für Boni und Gehälter von drei Monaten auf ein bis zwei Wochen zu verkürzen.

Fielmann befand sich im Januar, als unsere digitale Veranstaltung stattfand, gerade mitten im Deployment-Prozess. „Workday hat unseren Blick auf Geschäftsprozesse verändert“, so Wiehoff. Zudem kann das Unternehmen seinen Deployment-Ansatz an den von Workday empfohlenen Best Practices ausrichten und diese mit minimalen Änderungen global umsetzen. 

Betriebsabläufe im Handel neu ausrichten

Die Prioritäten und Erfahrungen von Harrods und Fielmann sind kein Einzelfall. Wie wichtig eine einheitliche, anwenderfreundliche Unternehmenssoftware auf Basis einer kooperativen Single Source of Truth ist, zeigt sich in allen Branchentrends. In einer Analysten-Session im Rahmen der Veranstaltung sprach Philip Carter, Chief Analyst bei IDC in Europa, über die Auswirkungen disruptiver Entwicklungen auf den Handel und das Entstehen eines neuen Betriebsmodells innerhalb der Branche. 

Im Zentrum dieses neuen Modells steht eine neue digitale Strategie, die auf starken Beziehungen zwischen Finanzwesen, HR-Abteilung und anderen Funktionen basiert. Ein interdisziplinärer Zusammenschluss leitender Führungskräfte positioniert sich als Vorreiter dieses neuen Kooperationskonzepts, indem alle ihr Know-how bündeln. „Diese Vordenker müssen mit vereinten Kräften auf eine integrierte Technologiearchitektur hinarbeiten, die offen, intelligent und erweiterbar ist“, so Carter. 

Sehen Sie sich On-Demand-Aufzeichnungen der Workday Industry Insights Europe an, um weitere Einblicke von unseren Kunden, Partnern und Branchenexperten zu erhalten.