I CIO e i responsabili IT hanno preziosi insight su ciò che serve per mettere a punto una strategia di talent management per una forza lavoro estesa che alimenti il futuro del lavoro.
Ora che i confini tradizionali del lavoro sfumano in un'economia delle skill senza confini, il CIO ha il compito di creare un'infrastruttura che supporti una forza lavoro estesa e consenta all'azienda di essere agile e di gestire attentamente i rischi per la sicurezza e la non conformità.
L'impiego di una forza lavoro estesa (composta di consulenti, collaboratori occasionali e a contratto) è diventato cruciale, perché diversi fattori, come nuove esigenze aziendali, diverse aspettative dei dipendenti e un mercato dei talenti ancora difficile in un contesto di incertezza economica, hanno creato una discrepanza tra le skill richieste e l'offerta di professionisti con tali competenze.
Si tratta di un problema serio: secondo il report globale di Workday "Closing the Acceleration Gap: Toward Sustainable Digital Transformation", più di un terzo dei senior manager ritiene che la carenza di skill adeguate tra il personale rappresenti il principale ostacolo al raggiungimento degli obiettivi di trasformazione.
Per colmare questo skill gap e gestire i costi della manodopera sempre più spesso le aziende espandono il loro ecosistema di talenti includendo forza lavoro alternativa. Dopotutto, l'esercito dei collaboratori esterni è in aumento: il 36% degli intervistati ora si definisce lavoratore autonomo, un notevole incremento rispetto al 2016 quando lo faceva solo il 27%.
Il cambiamento delle strategie di talent management delle aziende va di pari passo con l'evoluzione dei team IT, che si assumono una responsabilità più ampia in materia di trasformazione digitale e resilienza organizzativa generale.
Va inoltre considerato il fatto che, in molte aziende, il reparto HR gestisce i dipendenti nel sistema di gestione del capitale umano (HCM), mentre il procurement gestisce i collaboratori esterni in un sistema di gestione dei fornitori (VMS). Questo approccio basato sull'uso di sistemi distinti crea necessariamente un disallineamento. Poiché ben il 68% dei lavoratori autonomi non è incluso nelle attività di definizione dei budget e pianificazione relative alla forza lavoro estesa, il quadro delle skill presenti all'interno dell'organizzazione è incompleto.
Ecco perché i CIO e i responsabili IT devono collaborare con l'HR per fornire soluzioni che tengano conto dell'evoluzione futura della forza lavoro includendo i collaboratori esterni. I CIO sono anche i più preparati per affrontare le difficoltà legate alla gestione di una forza lavoro estesa in un ecosistema connesso, come la visibilità dei collaboratori, la sicurezza, la pianificazione e la distribuzione dei talenti.
Ecco cinque motivi per cui la gestione dei collaboratori esterni deve essere una priorità per i CIO.
Ogni dipendente, a tempo pieno o a ore, esperto o stagionale, esternalizzato o meno, rappresenta una potenziale vulnerabilità per la sicurezza informatica. Secondo lo studio "2022 Data Breach Investigations Report" di Verizon, più dell'80% delle violazioni sono causate da attacchi di social engineering o dal tentativo di manipolare o ingannare le persone per ottenere accesso alle informazioni dell'azienda. Ne consegue che la maggior parte delle violazioni della sicurezza sono causate, intenzionalmente o inconsapevolmente, dal personale dell'azienda. I collaboratori esterni creano rischi aggiuntivi perché hanno un turnover superiore alla media e le loro dimissioni sono spesso gestite in modo meno rigoroso, dal punto di vista informatico, rispetto a quelle del personale a tempo pieno.
Questa differenza spesso deriva dal modo in cui le aziende gestiscono il proprio organico principale. Sebbene utilizzino soluzioni HCM che effettuano automaticamente il provisioning e il deprovisioning dei dipendenti, le aziende si affidano ancora a sistemi manuali per il provisioning dei collaboratori a contratto. Di conseguenza, le dimissioni dei collaboratori esterni spesso non attivano i processi automatizzati e la due diligence che assicurerebbero l'aggiornamento immediato dei controlli di accesso. Questo processo di offboarding ad hoc crea account orfani a cui gli ex collaboratori esterni possono accedere ancora molto tempo dopo aver lasciato l'azienda, compromettendo sistematicamente la sicurezza di reti, sistemi, risorse e strutture. Di fatto, negli ultimi anni molte gravi violazioni sono state ricondotte a collaboratori esterni che hanno continuato ad avere accesso ai sistemi aziendali dopo la fine del loro incarico.
I CIO hanno un compito altrettanto importante: rivalutare le strategie della forza lavoro e creare un'infrastruttura che supporti l'evoluzione futura del lavoro.
Che siano riconducibili a un errore umano o a un intento doloso, questi incidenti sono incredibilmente dannosi e costosi. Secondo un report di IBM Security, il costo medio di una violazione dei dati è salito a 4,35 milioni di dollari nel 2022: un aumento del 2,6% rispetto al 2021 e del 12,7% rispetto al 2020. Per contrastare questa minaccia, i CIO dovrebbero considerare di vietare i processi manuali. L'alternativa di gran lunga migliore è un VMS che si collega direttamente al sistema core HCM dell'azienda con cui dà vita a un sistema di registrazione unico per l'intera forza lavoro e che garantisce un monitoraggio continuo e un offboarding appropriato, indipendentemente dalla categoria a cui appartiene il collaboratore.
I CIO si stanno facendo avanti per promuovere l'accelerazione digitale delle loro aziende, utilizzando una tecnologia che permetta di contrastare la concorrenza, conquistare nuove quote di mercato e garantire il successo a lungo termine. Soprattutto dopo la pandemia, questo compito comporta l'adozione di un approccio più fluido alla gestione delle risorse e l'aggiornamento dell'infrastruttura digitale per gestire lo smart working. A tale scopo, sempre più spesso le aziende più performanti utilizzano modelli di dotazione del personale on-demand che si basano sui collaboratori esterni. La loro strategia di gestione dell'ecosistema della forza lavoro, tuttavia, non è riuscita a tenere il passo con l'approccio on-demand.
Ad esempio, mentre i collaboratori a tempo pieno sono registrati nel sistema HCM, i collaboratori esterni sono generalmente associati ai reparti Procurement, Operations o a singole linee di business che li tracciano attraverso un mosaico di sistemi legacy e applicazioni specializzate. Oltre a richiedere integrazioni complesse ogni volta che viene aggiunto un nuovo sistema, questo approccio frammentato impedisce ai responsabili di accedere ai dati in tempo reale necessari per distribuire efficacemente i collaboratori esterni sul progetto giusto al momento giusto.
Per uscire dalla trappola della gestione tramite le integrazioni e creare un'architettura applicativa che possa evolvere nel tempo, i CIO devono investire in un VMS in cloud che si integri perfettamente con il sistema HCM e che consenta di gestire tutto il personale, cioè dipendenti a tempo pieno, frontline worker a ore, collaboratori esterni e collaboratori occasionali. Un ecosistema della forza lavoro connesso semplifica il processo di onboarding e rende operativi i dati in modo che i responsabili possano sapere facilmente dove si trovano i collaboratori esterni, a quali sistemi possono accedere e quanto costano all'azienda. Inoltre, i responsabili possono accedere a dati dettagliati sulle competenze e l'esperienza lavorativa dei collaboratori esterni, in modo da assegnarli a nuovi progetti in modo rapido ed efficace.
Le aziende raccolgono quantità inimmaginabili di dati relativi al personale, alle transazioni finanziarie e alle operazioni.
Tuttavia, queste informazioni sono inutili se le aziende non riescono a elaborarle efficacemente per aiutare i responsabili a prendere decisioni migliori.
Se prendiamo i dati sulla forza lavoro, significa integrare le informazioni sui collaboratori esterni nel sistema HCM di un'organizzazione, in modo che i responsabili dei reparti Finance, HR, Operations e Procurement possano visualizzare facilmente i costi complessivi e analizzare in dettaglio la loro strategia di talent management. Dei dati allineati sulla forza lavoro assicurano anche un maggiore controllo sul budget e una pianificazione più efficace dell'organico perché consentono ai responsabili Finance e HR di comprendere facilmente sia i costi totali della manodopera che i costi dei collaboratori esterni. Inoltre, una visibilità totale sulla forza lavoro rende più agili le assunzioni e il sourcing, consentendo alle aziende di soddisfare rapidamente il fabbisogno di talenti nei momenti critici.
Ma per renderlo possibile, i CIO devono implementare soluzioni tecnologiche che non si limitino a gestire i dati, ma che diventino un'unica fonte di informazioni in tempo reale. La tecnologia di gestione della forza lavoro deve consentire ai team IT di utilizzare i dati in modo innovativo per soddisfare le esigenze crescenti dell'azienda senza generare un ritardo tecnologico. Consideriamo questo aspetto: ora che i responsabili aziendali richiedono ai team IT di modificare o estendere lo stack tecnologico man mano che le priorità aziendali cambiano, i CIO hanno bisogno di una tecnologia progettata per essere agile. Una piattaforma che prevede la configurazione self-service (come la modalità low-code o no-code per modificare processi, strutture organizzative o altri attributi aziendali) può adattarsi rapidamente per supportare le operazioni e le modifiche in modo continuativo.
I responsabili IT oggi devono soddisfare la richiesta pressante di semplificare i sistemi legacy mantenendo la conformità. Questo esercizio di equilibrismo può essere particolarmente complicato quando si arriva a valutare la tecnologia di gestione della forza lavoro. Poiché le regole che disciplinano l'impiego dei collaboratori esterni sono diverse da quelle dei dipendenti a tempo pieno, le aziende non possono gestire l'intera forza lavoro allo stesso modo. D'altra parte, però, l'utilizzo di sistemi completamente separati per gestire diverse categorie di lavoratori crea una frammentazione inutile e comporta più lavoro per tutti.
Adottando un VMS che si integra completamente nel sistema HCM dell'azienda, i CIO possono consolidare i sistemi HR rispettando le differenze di status dei collaboratori ed eliminando i rischi legati alla gestione congiunta dei lavoratori tra più unità di business. Lo stesso vale per la riduzione della complessità al momento dell'assegnazione di privilegi e autorizzazioni. Un singolo meccanismo di provisioning consente alle aziende di applicare i protocolli di sicurezza a tutto l'organico, incluso il corretto deprovisioning dei collaboratori esterni dai sistemi aziendali al termine del contratto.
I CIO dovrebbero quindi investire in un sistema VMS cloud che supporti sia i dipendenti che i collaboratori a contratto.
Oltre a semplificare i flussi di lavoro e rendere operativi i dati, questa integrazione permette anche di trarre maggiore vantaggio dall'investimento nel sistema ERP. Centralizzare tutto attraverso integrazioni API consente inoltre alle aziende di standardizzare ulteriormente i processi e automatizzare i flussi di lavoro.
Nel ruolo di consulenti di fiducia dei CEO, i CIO oggi si assumono la responsabilità di trasformare la gestione del rischio delle loro aziende adottando controlli automatizzati e monitoraggio in tempo reale. Inoltre, poiché i collaboratori esterni introducono una serie di rischi a più livelli – dalle vulnerabilità informatiche alle inadempienze in materia di diritto del lavoro – i CIO non possono trascurare questa parte della loro attività.
Emerge anche un altro rischio quando due organizzazioni hanno diritti e obblighi di datore di lavoro nei confronti della stessa persona. Questo accade, ad esempio, quando un'azienda assume collaboratori esterni tramite un'agenzia per il lavoro. Senza una gestione adeguata, la mancanza di competenza o di rigore da parte dell'agenzia può generare implicazioni legali per l'azienda.
Il modo più efficace per affrontare i rischi legati alle agenzie per il lavoro è scegliere una soluzione tecnologica che automatizzi i controlli. Oltre ad aiutare le aziende a rimanere al passo con i cambiamenti delle leggi sul lavoro relative ai collaboratori esterni, il sistema VMS giusto deve anche monitorare il rispetto dei criteri di assunzione, della parità retributiva, del provisioning automatizzato e di tutte quelle questioni che potrebbero trasformarsi in rischi derivanti dall'uso di agenzie per il lavoro.
In conclusione, l'attuale carenza di talenti evidenzia ancora una volta il fatto che il bene più prezioso di un'azienda sono le persone. Dato che il ricorso ai collaboratori esterni è sempre più diffuso, i CIO più innovativi devono investire in un sistema di gestione integrato in grado di collocare in modo dinamico i talenti esterni per il massimo impatto aziendale, gestire attentamente i rischi di non conformità e sicurezza e garantire gli insight e l'agilità necessari per prendere la decisione giusta, indipendentemente dalle difficoltà che si presentano.
Con Workday e VNDLY, a Workday company, le aziende possono creare una strategia di talent management completa che ottimizzi l'intero pool di talenti.
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