Strette in una morsa di sfide continue, le società di servizi finanziari devono ottimizzare il procurement per ridurre i costi senza provocare interruzioni operative e disagi per i clienti.
Come ben sa chiunque sia stato alle prese con un bilancio famigliare, trovare l'equilibrio perfetto tra togliersi uno sfizio oggi e risparmiare per il domani è tutt'altro che facile. Perfino i virtuosi che hanno rinunciato al "cappuccino gourmet" quotidiano da 5$ potrebbero avere un'amara sorpresa: gli esperti spiegano che spendere follie per il caffè può non avere alcuna influenza reale sulla situazione finanziaria personale.
Nel settore dei servizi finanziari, molti istituti hanno a che fare con analoghe incertezze, trovandosi alle prese con un insieme di forze che da anni stringono il settore in una morsa letale. Di fronte a un rapporto costi-entrate insostenibile, dovuto a tassi di interesse sempre bassi, margini d'interesse netto ridotti, nuove normative e startup aggressive del fintech, questi operatori devono tagliare i costi senza intaccare budget per attività vitali per il loro futuro come la digital transformation o l'esperienza cliente.
Proprio come illustrato dall'esempio del "cappuccino gourmet", banche e istituti finanziari stanno scoprendo che i metodi tradizionali di riduzione dei costi (quali la chiusura di filiali), oltre che dolorosi, sono insufficienti. Dopo aver chiuso la cifra record di 3.324 filiali nel 2020, le banche sono in cerca di nuovi modi per tenere sotto controllo i costi che non compromettano l'esperienza cliente, né riducano l'accesso al servizio.
Su scala più ampia, i dati consentono ai responsabili del procurement di guardare oltre le decisioni di acquisto e trasformare processi e flussi di lavoro in modo da estrarre più valore da ciascun dollaro speso.
Il processo di procurement offre a banche e compagnie assicurative ampie opportunità di migliorare l'efficienza operativa e ridurre i costi, rafforzando al tempo stesso i rapporti con i fornitori e l'agility. Ciò è confermato dai risultati di alcuni studi dello Hackett Group, secondo i quali le società di servizi finanziari che si dotano di una struttura di procurement all'avanguardia possono ridurre i costi del 25% rispetto a quelle con una struttura meno agile.
Ecco quattro raccomandazioni che possono aiutare banche e compagnie assicurative a trasformare il procurement in una risorsa strategica in grado di generare risparmi e avere ricadute positive sul business.
In molti istituti bancari, i team di procurement sono confinati alle rispettive unità operative e non interagiscono a sufficienza con i business partner durante il ciclo, il che adombra le opportunità di risparmio a livello aziendale. Se vogliono contenere i costi in maniera efficace, gli istituti devono adottare un sistema moderno che riunisca i controlli e le analisi dei dati di processo in un'unica soluzione, e crei in questo modo coerenza e visibilità in tempo reale sui trend di spesa. Un sistema cloud automatizzato può fornire a stakeholder, fornitori e business partner una visione chiara del processo di procurement end-to-end, a tutto vantaggio dell'efficienza.
Con questa modalità di gestione delle spese, i dipendenti possono creare facilmente richieste e ordini di acquisto, ricevere la merce, elaborare le fatture dei fornitori e analizzare le spese in un unico sistema. Anche i fornitori possono accedere al medesimo sistema attraverso un portale, così da visionare gli ordini di acquisto, rispondere alle richieste di preventivi, creare e visualizzare le fatture.
Per trovare nuovi modi di ridurre i costi, i team di procurement delle banche devono scavare più a fondo nei dati sul sourcing. Avendo il sistema giusto e i dati essenziali a portata di mano, i responsabili del procurement avranno gli strumenti giusti per comprendere le tendenze storiche e individuare le opportunità nascoste di risparmio. Gli strumenti cloud mettono le banche in grado di gestire i contratti in maniera centralizzata e pienamente trasparente, nonché di prendere decisioni informate sulla base di processi automatizzati di monitoraggio e analytics per gestire rischi, performance e conformità dei fornitori.
Grazie alla piena trasparenza su segmentazione, performance e contratti dei fornitori, inoltre, i dirigenti possono scegliere quali contratti rinegoziare basandosi su dati storici e di benchmarking che rafforzano la loro posizione. Quando viene firmato un nuovo contratto, il sistema rende visibili con precisione i risparmi realizzati.
Su scala più ampia, i dati consentono ai responsabili del procurement di guardare oltre le decisioni di acquisto e trasformare processi e flussi di lavoro in modo da estrarre più valore da ciascun dollaro speso. I top manager possono giustapporre le offerte per confrontarle, servirsi della pianificazione mediante scenari per calcolare i risparmi, e fornire feedback in tempo reale ai fornitori su come migliorare l'offerta.
Gli istituti che adottano un'unica fonte di informazioni possono automatizzare le attività e i processi di procurement, quali la richiesta di un ordine di acquisto e l'inoltro delle fatture al responsabile per l'approvazione. Le soluzioni cloud per la gestione delle spese possono fare anche di più, ossia servirsi di intelligenza artificiale e machine learning per elaborare le fatture dei fornitori e suggerire le categorie di spesa idonee per effettuare richieste senza problemi.
In futuro, l'automazione non potrà che aumentare. Addirittura, la società di consulenza McKinsey & Company stima che quasi il 60% delle centinaia di attività che compongono il processo source-to-pay possa essere automatizzato in toto o in buona parte. Le soluzioni cloud fanno la parte del leone in questo processo, poiché riducono la durata dei cicli e affrancano i lavoratori dal lavoro manuale, permettendo loro di concentrarsi su attività strategiche e processi decisionali di maggior valore. Oltre a ridurre i costi, i nuovi sistemi consentono al procurement anche di realizzare nuovi guadagni per mezzo di partnership innovative con i fornitori.
Nel comparto assicurativo, l'imprevedibilità dei sinistri ha conseguenze sull'entità dei risarcimenti e dunque rende da sempre imperativo contenere i costi. E dal momento che chi assicura le imprese fa spesso ricorso a contratti con fornitori di servizi terzi per la liquidazione dei sinistri, le opportunità per ridurre le spese sono numerose.
Ciò che conta, però, è tagliare i costi senza compromettere l'eccellenza del servizio clienti dei fornitori.
Per riuscirci, la compagnia assicurativa deve massimizzare i vantaggi che offre ciascun fornitore servendosi di un sistema unico, condividendo i dati e monitorando le performance in tempo reale in modo da ottenere insight sull'attività, sul livello di rischio e sulla spesa contrattuale dei fornitori. Con la tecnologia giusta sarà possibile gestire l'inserimento di nuovi fornitori e la raccolta dei dati che riguardano tutte le transazioni a valle, con l'effetto di rendere più semplice per la compagnia assicurare la conformità e valutare i rischi. La compagnia può inoltre gestire le prestazioni dei fornitori mediante business review periodiche e piani di sviluppo.
Anche le banche e altri istituti di credito ipotecario possono usufruire dell'opportunità di gestire i rapporti con i fornitori. Alcuni istituti, per esempio, si affidano a società esterne che selezionano un perito per effettuare una stima del valore di un immobile, passaggio obbligatorio per la concessione di un mutuo.
Gli obsoleti sistemi legacy non sono in grado di fornire a banche e compagnie assicurative il livello di automazione e insight necessario per diventare più agili in un contesto in cui sono costrette a tagliare i costi sempre di più. I sistemi cloud offrono in tempo reale dati, analytics e machine learning integrati che aiutano le società di servizi finanziari ad accrescere i margini attraverso il taglio dei costi e l'aumento dell'efficienza. Se adotteranno un modello di procurement moderno con un approccio più strategico, gli operatori finanziari potranno aumentare sia il fatturato sia gli utili.
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