ヘッドカウント調整の課題を解決する方法

社員の数を数えるだけなら非常に明快な作業です。企業が雇用人数を正確に把握することはどのくらい難しいことなのでしょうか。

実は想像以上に困難です。

財務部門と人事部門が提示するヘッドカウントが一致しないことが少なくありません。これは問題です。誰が (組織内のどこで) 働いているかのかがわからなければ、ビジネスの健全性とパフォーマンスを把握できません。

所定の時点で誰が働いているかを把握する

たとえば、こんなシナリオを考えてみましょう。前四半期の予算についてエグゼクティブとミーティングを行っているとき、一見して簡単な質問がいくつか提示されます。現在のヘッドカウントは？人件費は？計画したものと比べてどうだったか？

簡単に答えられそうに思えますが、そうでもありません。人事部門と財務部門では、ヘッドカウントの数え方が異なることがよくあります。契約社員は含まれるのでしょうか。では、週に 15 時間 (30%) のみ働く常勤社員 (FTE) についてはどうでしょうか。

しかし真の課題が生じるのは、企業の実際のヘッドカウント コストが計画と異なっている理由を財務部門が説明しなければならないときです。誰を、どのような役割で、どの程度の報酬で、どの地域で採用したかを追跡し、そのすべてを当初の計画と関連付ける必要があります。このような作業は不可能ではなくても、多くの企業にとって困難を伴います。

ヘッドカウントの差異を説明する方法

よく考えて作成しても、計画どおりにはいかないものです。入社日が遅れる場合や、人員補充が叶わない場合があります。たとえば、オースティン向けに作成した職務補充依頼がサンフランシスコで補充されたため、報酬パッケージが変更されるといったケースもあるでしょう。予想以上に離職が増加したり、予定外の退職者が出たりする場合もあります。いずれにせよ、計画と現実が一致しない原因は多数あります。そして、これは予想されることです。

しかし、財務部門が差異を説明するために作成する最善のレポートが、単純な給与費用の「予算対実績」分析であることが多いのです。運が良ければ、財務部門は差異が生じた部門を特定し、企業のどこで差異が生じたかを多少具体的に示すことができます。さらに運が良ければ、財務部門は FTE 計画と実績の比較により、価格と数量のどちらが原因で差異が生じたかを示すことができます。しかしいずれの場合も、「なぜ」差異が生じたのかについてはあまり洞察を得られません。プロセスを管理する総勘定元帳、人事システム、プランニング システムには、根本的な関連性がほとんどないからです。

このような差異を詳しく調査する場合、非常に多くの手作業を要します。財務部門と人事部門との間でメールをやり取りし、どこでどのようなポジションの補充や要件が発生したかを整理する必要があります。また、コストの定量化にはしばしば困難が伴います。ですが、企業の費用に最も影響を与えている根本原因について簡単に理解し、追跡できるとしたらどうでしょうか。

可視化によるサポート

Workday ではウォーターフォール チャートによって根本原因を可視化できます。具体的には、予算と実績の差異を調整する方法と、根本原因ごとに相対的な影響の両方を確認できます。これは FTE 数ベースだけでなく、総報酬費用ベースでも可能です。予想以上の離職があったのか、予想より早期に採用された人がいたのか、組織または勤務地が変わったのかなど、根本原因を特定することができます。

こうした根本原因は簡単には突き止められないため、どのように特定するのか不思議に思われるかもしれません。Workday Adaptive Planning は現在の人員名簿を取り込んで、詳細な採用計画を作成します。無数の想定内容 (いつ、どこで、誰を採用するか、給与をどうするかなど) を自動的に計算して取り込む詳細なドライバーベース モデル上に構築されています。ポジション ID を利用することで、異なるバージョンや実績に照らし合わせてポジションを調整できます。また、項目ごとに「理由コード」がタグ付けされ、ウォーターフォール チャートが自動的に更新されます。

これだけではありません。Workday ヒューマン キャピタル マネジメント (Workday HCM) を Workday Adaptive Planning と組み合わせると、自動化の範囲が拡大します。

以下が可能になります。

• 計画したポジションを Workday Adaptive Planning から Workday HCM に直接発行し、ポジション ID を自動的に割り当てる。
• キックオフ メール通知を送信する。
• 新しく作成したポジションを照合し、プランニングでモデリングしたシートに戻す。
• Workday Adaptive Planning から Workday HCM にシームレスにドリルして、疑問を調査し、解決する。

これらの機能はルック アンド フィールが統合されているため、思考パターンを中断させることなく、各部門と連携することができます。

最も重要なこと: 正確な予算を作成するには、ヘッドカウントの調整プロセスを正しく整備する必要があります。

この簡略版のデモで、Workday Adaptive Planning の活用方法をご確認ください。