Alles over ERP-systemen en wat Workday anders maakt

Ooit werd de cloud gezien als het begin van het nieuwe tijdperk. Nu is 'cloud' (denk maar aan cloudcomputing of cloudplatform) niet langer een modewoord, maar een zakelijke noodzaak.

Bij veel bedrijven zette de coronapandemie vaart achter de overstap naar de cloud. Het digitaliseren van systemen, waaronder ERP-systemen, werd van cruciaal belang om het bedrijf op afstand te runnen en bedrijfsmodellen aan het veranderende bedrijfsklimaat aan te passen.

Maar tegelijkertijd werden de beperkingen van ERP-systemen maar al te duidelijk, of ze zich nu on-premise of in de cloud bevonden. Van starre processen tot gefragmenteerde data en meer: ERP-oplossingen die ooit toonaangevend waren bleken niet wendbaar genoeg te zijn voor verandering en innovatie in een veranderende markt.

Misschien is een ERP-systeem niet de ideale oplossing voor betere prestaties in een veranderende wereld.

Bedrijven moeten verder kijken dan een 'lift & shift' van hun huidige ERP-systeem naar de cloud, want dan worden de beperkingen van een ERP gewoon overgedragen. Ze zouden ook niet moeten kiezen voor het implementeren van een willekeurig cloud-ERP-systeem omdat het een cloudsysteem is.

In plaats daarvan moeten bedrijven hun systemen en processen verbeteren en aanpassen met het oog op hun bedrijfsdoelen in het digitale tijdperk. Daarvoor hebben ze een systeem nodig met als hoeksteen een intelligente datakern.

In deze blog beantwoorden we veelgestelde vragen over cloud-ERP en wat Workday als oplossing voor Enterprise Management Cloud anders maakt.

Wat is een ERP-systeem?

ERP staat voor 'enterprise resource planning'. In een ERP-systeem kunnen bedrijven een suite van softwareapplicaties die nodig zijn voor de bedrijfsvoering centraal beheren. Denk hierbij aan finance, human resources, supplychain, customer relationship management of inventory management.

Maar om echt te begrijpen wat een ERP-systeem precies inhoudt, moeten we verder kijken dan de definitie. ERP-systemen hebben zeer uiteenlopende capaciteiten afhankelijk van de manier waarop ze zijn gebouwd. Die verschillen bepalen of een ERP-systeem wendbaar genoeg is voor het bedrijfsklimaat van vandaag en of bedrijven eigenlijk moeten kiezen voor een nieuwe generatie systemen.

Laten we eens kijken naar de geschiedenis van de term 'ERP-systeem': vanaf de jaren 1960 waren geïntegreerde softwareapplicaties vooral gericht op processen met betrekking tot productie, zoals inventarisbeheer en productieplanning.

In de jaren 1990 introduceerde onderzoeks- en adviesbureau Gartner de term 'ERP' voor geïntegreerde applicaties met een focus op operationele systemen in de backoffice, zoals human resources en finance.

Sinds de jaren 1990 is de betekenis van ERP verder geëvolueerd. De term ERP II kreeg voet aan de grond om de uitgebreide integratie van add-on-applicaties buiten de fundamentele bedrijfsvoering te beschrijven. Bijvoorbeeld het integreren van data uit een CRM-systeem om bedrijven meer inzicht in te geven in de financiële impact van verkooptrends. De term ERP werd echter nog veel gebruikt om ERP II-systemen te beschrijven.

In de laten jaren 1990 kwam cloudcomputing op het technologische toneel. Midden jaren 2000 begonnen ERP-systemen over te gaan van on-premise naar de cloud. Grotere organisaties waren huiverig over het verplaatsen van hun on-premise ERP-systemen naar de cloud, onder meer vanwege de complexiteit van beveiliging en datamigratie. Bovendien hadden veel van deze bedrijven al flink geïnvesteerd in hun on-premise ERP-systemen. Ze gingen echter nog steeds gebukt onder de beperkingen van een ERP-systeem: het onderhouden van de hardware om hun ERP-systeem op te hosten werd steeds duurder en ze waren sterk afhankelijk van IT voor het coderen en onderhouden van nieuwe processen of voor het ontwikkelen van workarounds in het geval van veranderende bedrijfsbehoeften.

Nu lijkt het erop dat ERP zich in een nieuwe verschuiving bevindt.

Dit is wat Gartner^® zei in het rapport 'Predicts 2021: Time to Compose an ERP Strategy to Outpace Disruption': "De grotere behoefte aan wendbaarheid bij het gebruik van meerdere data- en applicatiebronnen maakt dat organisaties steeds meer geïntegreerde ERP-capaciteiten ontwikkelen, in plaats van het hanteren van een monolithische aanpak van applicatiearchitectuur."

In het Gartner-rapport krijgen bedrijven het volgende advies: "Voer een responsievere en beter configureerbare ERP-strategie in om gelijke tred te houden met de snel veranderende bedrijfsvereisten. Ze moeten kritieke legacysystemen moderniseren of vervangen om sneller over te stappen op configureerbare applicatie-ervaringen. Nieuwe monolithische oplossingen die door leveranciers of interne ontwikkelaars worden voorgesteld, moeten worden afgewezen."¹

Maar als een ERP-applicatie die monolithische aanpak niet volgt, is het dan wel een ERP-systeem? Misschien verdient een datacentrisch en meer klantgericht systeem wel een gloednieuwe naam – een naam die afstand neemt van het oude ERP en naar de toekomst kijkt.

Misschien moeten we dat systeem enterprise management cloud noemen.

Wat zijn de voordelen van een ERP-platform in de cloud?

Een cloud-ERP is een ERP dat wordt gehost in een datacenter in beheer van een leverancier. Met cloudsoftware kunnen organisaties de maximale bedrijfswaarde halen uit de service die door een cloudplatform wordt verstrekt, zonder de kosten die gepaard gaan met het onderhouden van hardware en het configureren van een on-premise systeem.

Met een cloudsysteem kunnen bedrijven:

• De implementatie versnellen en de time-to-value verkorten. Omdat ze online worden gehost, zijn cloudsystemen meestal sneller en goedkoper om te implementeren dan on-premise systemen. Bedrijven verdienen hun cloudinvestering sneller terug.

• Anticiperen op een voorspelbare cost of ownership. Traditionele ERP kenmerkt zich door continue onderhoudskosten, onder andere voor hardware, onderhoud, aanpassingen en softwarelicenties. Cloudsystemen volgen een abonnementsmodel, waardoor de lopende kosten voorspelbaar zijn en worden toegespitst op het gebruik van de service, niet op onderhoud of upgrades.

• Toegang krijgen op afstand. Een cloudsysteem is overal en altijd toegankelijk. Toen de pandemie uitbrak werd toegankelijkheid cruciaal: veel bedrijven maakten de overstap naar thuiswerken en cruciale taken zoals het sluiten van de boeken moesten voor het eerst op afstand gebeuren. Toegang op afstand is de nieuwe norm geworden naarmate steeds meer bedrijven hybride werkmodellen invoeren.

Wat zijn de vooruitzichten voor de markt van cloud-ERP?

De overstap naar cloud-ERP zit in een stroomversnelling.

Volgens Emergen Research bereikte de internationale markt van cloud-ERP in 2020 $ 44,83 miljard en zal deze tegen 2028 naar verwachting een omzet van $ 141,68 miljard bereiken.

"De toenemende vraag naar realtime analytics om de operationele efficiëntie te verbeteren zal de groei van de internationale cloud-ERP-markt naar verwachting verder stimuleren", aldus het rapport.

De hoge mate van cloudadoptie doet zich ook voor bij software voor financieel management. Dit zei Gartner in het rapport '2021 Gartner Magic Quadrant™ for Cloud Core Financial Management Suites for Midsize, Large and Global Enterprises': "In 2020 zag Gartner 10 tot 15% minder aanvragen voor nieuwe CCFM-suites (cloud core financial management suites). De aanvragen nemen toe voor 2021, waaruit blijkt dat deze markt veerkrachtig is. Veel organisaties ruilen hun verouderde on-premise legacysystemen in voor modernere oplossingen."

Het Gartner-rapport uit 2021 ging verder in op deze opwaartse trend: "De markt voor CCFM-suites zal in de komende vijf tot tien jaar sterk blijven groeien. We verwachten dat 80% van alle nieuwe middelgrote systemen voor financieel management en 45% van de grote en internationale systemen tegen 2025 public cloudimplementaties zullen zijn."²

Wat zijn belangrijke overwegingen bij de aanschaf van een cloud-ERP-systeem?

Hoewel technologische veranderingen de bedrijfspraktijken en -modellen opnieuw vormgeven, lost technologie de fundamentele gebreken in een organisatie niet op. Bedrijven moeten begrijpen wat ze proberen te bereiken in plaats van om het even welk cloud-ERP-systeem te implementeren, alleen maar omdat het in de cloud zit.

Hoewel bedrijven bereid zijn om meer te investeren in cloudadoptie, waaronder het vervangen van legacysystemen door cloudoplossingen, moeten ze inzicht krijgen in hoe het toekomstige ERP-systeem gebruikmaakt van de cloud. Met andere woorden, een systeem dat als 'cloud-ERP' wordt beschreven biedt het niet automatisch alle voordelen van een SaaS-oplossing (software-as-a-service).

Er zijn nog steeds risico's en uitdagingen verbonden aan ERP. Veel legacy-ERP-systemen zijn bijvoorbeeld inflexibel, waardoor bedrijven nieuwe vereisten alleen konden ondersteunen met aangepaste workarounds of nieuwe systeemintegraties. Maar toen het tijd was om hun systeem te upgraden, moesten bedrijven extra investeren in deze aanpassingen en integraties om ze na de update compatibel te houden.

Bedrijven hebben aangegeven meer standaardisatie en eenvoud te willen om de efficiëntie te verhogen en de kosten te verlagen. Maar het simpelweg overzetten van een ERP-systeem naar de cloud is niet altijd de oplossing. Veel cloud-ERP-systemen zijn softwareoplossingen op basis van oudere technologieën en architecturen die gewoon naar de cloud zijn overgezet. Ze kenmerken zich nog steeds door gefragmenteerde systemen en vastgeroeste processen. Meer nog, vaak hebben ze complexe architecturen waarbij data in verschillende systemen is opgeslagen. Om uit die data inzichten te halen, moeten dataweergaven met behulp van verschillende rapportagetools worden gecombineerd. De data is dan alweer achterhaald tegen de tijd dat zakelijke gebruikers zoals finance er toegang toe krijgen.

Anders gezegd: niet alle cloud-ERP-systemen zijn gelijk. Bij het overwegen van een cloud-ERP-systeem moeten bedrijven een 'lift & shift' voorkomen, zodat ze de beperkingen van een legacy-RP-systeem niet gewoon meenemen naar de cloud. Een cloudsysteem dat geschikt is voor het moderne landschap moet:

• Beschikken over een flexibele data-architectuur. Meer werknemers, meer omzet en meer bedrijfslijnen zorgen allemaal voor meer data. Maar in legacy-ERP-systemen is data lastig toegankelijk door de manier waarop de architectuur in elkaar zit: data wordt opgeslagen in relationele databases, waardoor bedrijven data moeten extraheren voor analyses en inzicht. Een cloudsysteem met een flexibele data-architectuur kan gestructureerde en ongestructureerde data uit het hele systeem gebruiken voor inzichten die voor de hele organisatie relevant zijn. Bij Workday noemen we dit een intelligente datakern.

• Prioriteit geven aan beveiliging. Bedrijven moeten kiezen voor een cloudoplossing waarbij beveiliging in de basis van de applicatie is ingebouwd. Dat betekent dat alle gebruikers aan dezelfde beveiligingsstandaard worden onderworpen, maar dat hun toegang tot specifieke data of bedrijfsprocessen wordt geconfigureerd voor wat relevant of toegestaan is voor hun rol. Dit betekent ook dat alle acties worden gevolgd en gecontroleerd. En wanneer een werknemer het bedrijf verlaat hoeft men alleen maar de werknemersstatus te wijzigen om de toegang op elk punt in te trekken.

• Zorgen voor meer operationele wendbaarheid. De cloud geeft bedrijven niet direct meer wendbaarheid, wat volgens CFO's het grootste gebrek is in hun huidige systemen voor financieel management. Zelfs wanneer ze voor een cloudsysteem kiezen, raken sommige bedrijven verstrikt in de herimplementatie van aangepaste functionaliteiten en processen, wat de agility niet bepaald ten goede komt. Leidinggevenden moeten hun cloudoplossingen beoordelen op het vermogen om hun bedrijfsvoering wendbaarder te maken. Met Workday kunt u bijvoorbeeld nieuwe bedrijfsprocessen configureren, nieuwe juridische entiteiten opzetten en nieuwe dimensies toevoegen, in enkele minuten en zonder de hulp van IT.

Maar de belangrijkste overweging bij het evalueren van een cloud-ERP of cloudapplicatie is het kunnen definiëren van de gewenste bedrijfsresultaten. Bijvoorbeeld: welke verkoopcampagnes of welke bedrijfsonderdelen hebben invloed op de omzet? Dit betekent dat finance ook toegang nodig heeft tot de details uit het subgrootboek en niet alleen een samenvatting in een financieel overzicht. Door inzicht te krijgen in de belangrijkste business drivers (een framework dat we bespreken in 'De aankoopgids voor finance- en HR-oplossingen' van Workday) zal uw bedrijf de technologie kunnen identificeren die het beste bij de business aansluit.

Is Workday een ERP?

Een cloud-ERP-systeem wordt gedefinieerd als 'een suite van softwareapplicaties die in één systeem worden beheerd'. Op het eerste gezicht lijkt Workday, met zijn geïntegreerde suite van applicaties, misschien wel een ERP-systeem, maar in feite is het een hele nieuwe generatie van software.

Waarom? Het is niet ongebruikelijk dat een legacy-ERP-systeem dat is overgezet naar een cloud-ERP-systeem vasthoudt aan de inflexibele data-infrastructuur van een on-premise systeem, waarbij data in aparte silo's blijft zitten en speciaal geprogrammeerde processen zich niet snel genoeg kunnen aanpassen aan de veranderende behoeften van het bedrijf.

Workday staat hier lijnrecht tegenover, zoals wordt uitgelegd in ons 'Manifest voor echte SaaS'. Workday is ontwikkeld in de cloud, voor de cloud. Een ERP-systeem is inherent niet geschikt voor een native cloudarchitectuur. Hoewel een cloudplatform de operationele kosten kan drukken, is een cloud-ERP alleen niet voldoende om de kloof tussen proces en uitvoering te dichten. Dit is een van de grootste uitdagingen waar organisaties voor staan, wat blijkt uit het feit dat 63% van de CEO's zegt dat hun processen en uitvoering te langzaam zijn. De acceleratiekloof, het verschil tussen het gewenste tempo van verandering ten gevolge van nieuwe kansen en het vermogen van organisaties om daar optimaal gebruik van te maken, zal alleen maar groter worden.

"Met een verouderd ERP-systeem (enterprise resource planning) is het onmogelijk om uw bedrijfsvoering sneller en wendbaarder te maken", zegt Pete Schlampp, Executive Vice President of Product Development bij Workday.

ERP moet als term en concept uitsterven en plaatsmaken voor een nieuwe generatie van software die de acceleratiekloof kan dichten en organisaties een boost kan geven om in tijden van verandering te floreren.

Wat is een enterprise management cloud?

Als Workday geen cloud-ERP is, wat is het dan wel?

Workday is een enterprise management cloud-oplossing. Workday is een cloud-native besturingssysteem voor de business, geen legacy-architectuur die naar de cloud is overgezet.  

Een enterprise management cloudoplossing zoals Workday kenmerkt zich door een intelligente datakern in het centrum van de architectuur. En deze technologie biedt vier uitgesproken voordelen: 

• Gestroomlijnde basis. In de meeste legacy-architecturen bevinden transactieverwerking en analysefuncties zich in afzonderlijke systemen, waardoor het ingewikkelder wordt om één databron te creëren voor betrouwbare zakelijke inzichten. Maar met een enterprise management cloud kan data naadloos door systemen stromen en wordt data in realtime toegankelijk. Met geïntegreerde beveiliging, moderne automatisering aangedreven door machine learning en een open en verbonden architectuur zorgt u voor een naadloze integratie in uw IT-ecosysteem.

• Compleet beeld. Met een gestroomlijnde basis kunnen teams een realtime en volledig beeld krijgen van hun financiën, personeelsbestand en operatie. Live data is altijd toegankelijk, eenvoudig te begrijpen en veilig.

• Business-first. Processen in ERP-systemen zijn hard-coded, waardoor de technologie niet geschikt is voor een wereld vol verandering. Bedrijven moeten flexibel genoeg zijn om hun bedrijfsprocessen aan te passen, om zowel bedrijfsgroei te stimuleren als te overleven in tijden van disruptie. Schlampp zegt hierover: "Applicaties moeten zich vormen naar de behoeften van de business, de business moet niet worden gedwongen zich aan de software aan te passen."

• Continu opnieuw kalibreren. Systemen voor planning en analytics opereren meestal buiten traditionele en cloud-ERP-systemen om vanwege hun datastructuur. 

Bekijk het zo: in een ERP-systeem is werknemersdata net een vierkant. In een plannings- en analyticssysteem is dezelfde data net een driehoek. In feite heeft data de 'vorm' van een piramide: een vierkant grondvlak met driehoekige zijden. Het is nog steeds dezelfde data, maar vanuit verschillende hoeken bekeken, afhankelijk van het systeem. Met een traditioneel ERP-systeem is deze dimensionaliteit niet mogelijk, omdat data maar vanuit één hoek wordt bekeken. Maar een enterprise management cloud-systeem zoals Workday ondersteunt meerdere datatypen en -bronnen, om dezelfde data vanuit verschillende perspectieven te bekijken.

Dit wordt mogelijk gemaakt door een intelligente datakern. Hiermee kunnen systemen voor planning en analytics binnen één systeem opereren, samen met andere applicaties voor bijvoorbeeld financieel management, en voortdurend worden bijgewerkt met de recentste data. Zo kunnen plannen direct door het transactiesysteem in gang worden gezet. Met andere woorden, bedrijven kunnen meerdere scenario's plannen, uitvoeren en analyseren vanuit meerdere hoeken, net zo snel als de wereld verandert.

Bedrijven zeggen dat ze datagedreven zijn, maar vaak worden hun datavaardigheden beperkt door de code en architectuur van hun legacysoftware of ERP-systemen. Een enterprise management cloud heeft die beperkingen niet. Bedrijven kunnen gebruikmaken van de data die ze al hebben om processen te ontwikkelen voor hun zakelijke doelstellingen en de veranderende behoeften van het bedrijf. Bedrijven die de acceleratiekloof gedicht hebben zijn pas echt klaar zijn voor een veranderende wereld.

_{¹Gartner Predicts 2021: Time to Compose an ERP Strategy to Outpace Disruption, Denis Torii, Dixie John, Duy Nguyen, Tim Faith, Paul Schenck, 4 december 2020}

_{²Gartner Magic Quadrant for Cloud Core Financial Management Suites for Midsize, Large and Global Enterprises, John Van Decker, Greg Leiter, Robert Anderson, 10 mei 2021 GARTNER en MAGIC QUADRANT zijn gedeponeerde handels- en dienstmerken van Gartner, Inc. en/of haar dochterondernemingen in de VS en internationaal en worden hier met toestemming gebruikt. Alle rechten voorbehouden.}