Professional Services Automation unterstützt den gesamten Lebenszyklus von Kundenprojekten

Erstklassiger Kundenservice ist im heutigen Dienstleistungssektor unerlässlich. Hoher Wettbewerbsdruck, ein hochgradig dynamisches wirtschaftliches Klima, sich ändernde Kundenanforderungen und neue Remote-Bereitstellungsmodelle machen ein nahtloses Kundenerlebnis zur Grundvoraussetzung. Dies erfordert einen effizienten Gesamtprozess – vom Management neuer Projektchancen über die Personalbesetzung, Projektabwicklung und -verfolgung bis zu Fakturierung und Reporting. 

Doch vielen Unternehmen im Dienstleistungssektor fällt es aufgrund von fragmentierten Geschäftsabläufen schwer, sich einen zentralen Einblick in Projekte zu verschaffen. Unzusammenhängende Systeme, inkonsistente Prozesse und isoliert agierende Teams verursachen Ineffizienzen und erschweren den Überblick über aktuelle Projekte, Mitarbeiter und Finanzdaten. 

Dienstleistungsunternehmen benötigen einen lückenlosen Überblick über Projekte von der Annahme bis zur Fertigstellung, um die erfolgreiche Umsetzung von Kundeninitiativen zu gewährleisten und Effizienz, Transparenz und Kundenzufriedenheit zu erhöhen. 

Hier kommen Plattformen für Professional Services Automation (PSA) ins Spiel. In diesem Blog-Beitrag erläutern wir, was eine PSA-Plattform ist und wie Dienstleistungsunternehmen davon profitieren können.

Was ist eine PSA-Plattform?

Eine Softwareplattform für Professional Services Automation (PSA) bietet Unternehmen im Bereich Servicebereitstellung die Möglichkeit, zentrale Frontend- und Backend-Geschäftsprozesse zu managen. Mit einer PSA-Plattfom können administrative Aufgaben wie die Erschließung neuer Geschäftschancen, Ressourcenmanagement, Zeit- und Kostenerfassung, die Verwaltung von Finanztransaktionen und vieles mehr automatisiert werden.

Um die genannten Aufgaben effektiv zu erledigen und sich besser auf wechselnde Anforderungen vorzubereiten, benötigen das Vertriebsteam, Ressourcenmanagement, Projektmanagement und Finanzteam eine zentrale Datenquelle. Diese bietet ihnen Einsicht in diverse Datenpunkte und damit die Möglichkeit, angemessene Maßnahmen zu ergreifen. Workday Professional Services Automation (PSA) führt HR, Betriebsabläufe und Finanzen in einer einzigen Lösung zusammen und unterstützt auf diese Weise das Front-, Middle- und Backoffice. 

Workday PSA managt den gesamten Lebenszyklus fakturierbarer Kundenprojekte, indem sie den Verantwortlichen hilft, für jede Aufgabe den passenden Mitarbeiter zu finden. Darüber hinaus bietet die Anwendung einen vollständigen Überblick über Projekte und dient als Grundlage für fundierte Entscheidungen zu Ressourcenauslastung, Projektfakturierung, Ertragsrealisierung, Zeiterfassung und Spesenmanagement.

Sehen wir uns an, welche Vorteile Workday PSA in Bezug auf wichtige Elemente des Projektlebenszyklus bietet.

Welche Vorteile bietet eine PSA-Plattform für Unternehmen im Bereich Servicebereitstellung?

Vor Abschluss eines Kundengeschäfts muss der Vertrieb proaktiv mit dem Bereitstellungs- und Operations Management-Team zusammenarbeiten, um einen erfolgreichen Übergang zu gewährleisten. Für eine präzise Kapazitäts- und Bedarfsplanung ist eine Dokumentation laufender Projekte ebenso wie zukünftiger Vorhaben unerlässlich. Projektereignisse und -aktivitäten mit finanziellen Auswirkungen müssen verfolgt werden, um eine frist- und budgetgerechte Projektabwicklung gewährleisten zu können. 

Mit Workday PSA und Workday Enterprise Planning können Unternehmen ihre Personalpläne mit den Finanzplänen und Projektprognosen synchronisieren. Workday protokolliert sämtliche Projekttransaktionen und -aktivitäten. Außerdem erhalten alle wichtigen Stakeholder, vom Projektmanagement bis zum leitenden Management, Einsicht in die Lösung. Darüber hinaus bietet sie flexible Fakturierungsmethoden für die Abbildung dieser Transaktionen in Kundenrechnungen. Durch die Zusammenführung all dieser Informationen können Unternehmen die Personalauslastung effizient managen und damit die Interessen von Kunden, Personal und Unternehmens bestmöglich berücksichtigen. 

Was ist Ressourcenmanagement und warum ist dieser Aspekt so wichtig? 

Unternehmen müssen in der Lage sein, die verschiedenen Aspekte bei der Personalbesetzung wie Kosten, Rentabilität, Erfahrung, Verfügbarkeit, Risiken, Kompetenzen, Zertifizierungen, Diversitätsanforderungen und Mitarbeiterpräferenzen gegeneinander abzuwägen, um möglichst fundierte, kundenorientierte Entscheidungen zu treffen. Workday PSA verbindet aussagekräftige Personaldaten mit aktuell laufenden Projekten und neuen Projektchancen, sodass die Verantwortlichen im Unternehmen den Personalbedarf und die Projektnachfrage über ein zentrales, intelligentes Ressourcenmanagement-Dashboard einsehen und schnell entsprechende Maßnahmen ergreifen können.

Jedes Projekt ist im Hinblick auf Umfang und Ablauf einzigartig. Daher ist Agilität im Dienstleistungssektor das A und O. Jede Projektrolle in Workday PSA verfügt über Funktionen, die es ihr ermöglichen, schnell auf sich ändernde Kundenanforderungen zu reagieren. Beschäftigte aus den Bereichen Operations, Projektmanagement, Fakturierung und Finanzen sowie Mitglieder der kundenorientierten Vertriebs- und Bereitstellungsteams können alle die notwendigen Änderungen zur Wahrung der Geschäftskontinuität vornehmen. Workday PSA bietet Anwendern außerdem Einblick in aktuelle Einsätze, anstehende Opportunitys und wichtige Informationen zu relevanten Projekten, sodass sie ihre Aufgaben, ihre Kunden und ihre Karriere selbst managen können. 

Wie unterstützt eine PSA-Lösung die Personalplanung?

Das höchste Gut eines Dienstleistungsunternehmens sind dessen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Um die richtigen Fachkräfte für ein bestimmtes Projekt zu finden und eine ansprechende Mitarbeitererfahrung zu schaffen, müssen Unternehmen in der Lage sein, externe und Vollzeitmitarbeiter je nach Verfügbarkeit, Stellenprofil, Skills und Kompetenzen, Performance, Interessen und anderen Eigenschaften für ein Projekt einzusetzen. 

Darum erhalten Recruiting-Team, Ressourcenmanagement und Projektmanagement in Workday PSA einen umfassenden Überblick über die aktuelle Belegschaft und die Kandidatenpipeline. Ressourcenmanagerinnen können Rollen definieren, Talente suchen und geeignete Bewerber einstellen. Machine Learning hilft ihnen außerdem dabei, Austritte zu prognostizieren, das Abwanderungsrisiko von Spitzenkräften zu beurteilen und Maßnahmen zu ergreifen, um wichtige Ressourcen im Unternehmen zu halten. 

Workday Journeys bietet darüber hinaus eine personalisierte, ansprechende Mitarbeitererfahrung, die zur Maximierung des Engagements und der Produktivität beiträgt. Nicht nur die Personalbesetzung lässt sich auf diese Weise optimieren. Durch die Weiterqualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Einklang mit deren individuellen Zielen und Interessen kann überdies nachhaltiges Wachstum angekurbelt werden.

Welche Vorteile bietet eine PSA-Lösung in Bezug auf Kundenbudgetierung und -fakturierung?

Workday PSA bietet Unternehmen eine zentrale Lösung für die Planung, Umsetzung, Analyse und Verwaltung von Projekten und Finanzen. Damit werden Silos beseitigt und die Zusammenarbeit gefördert. Die granulären Dimensionierungs- und Kontrollfunktionen bei der Budgeterstellung schaffen die Grundlage für ein effektives, budgetgerechtes Management der Projektkosten. Da während des Projektlebenszyklus mit einer Fülle von Änderungen zu rechnen ist, kann sich diese Kombination aus Agilität und Kontrolle als echter Wettbewerbsvorteil erweisen. 

Eine effektive Personalbesetzung und Fakturierung ist eine wesentliche Voraussetzung für einen erfolgreichen Projektabschluss und starke Kundenbeziehungen. Daher benötigen Dienstleistungsunternehmen ein zuverlässiges Fakturierungstool, das ein breites Spektrum an Vertragsarten und Fakturierungsbedingungen sowie Ad-hoc-Massenänderungen unterstützt, die sogar auf Rechnungsebene widergespiegelt werden. Workday PSA ist flexibel auf Kundenvertragserneuerung mit unterschiedlichen Konstrukten und Gebührenstrukturen anwendbar. Somit trägt die Lösung dazu bei, komplexe vertragliche Anforderungen zu erfüllen und ein positives Kundenerlebnis zu schaffen. 

Fazit: Workday PSA optimiert Personal, Prozesse und Technologie

Workday PSA ist ein essenzielles Tool zur Förderung einer einheitlichen, agilen und talentorientierten Unternehmensführung. Workday PSA gibt Führungskräften im Dienstleistungssektor eine zentrale Lösung an die Hand, mit der sie den gesamten Projektprozess in einer einzigen Lösung selbständig verwalten können und einen umfassenden Überblick über Personal, Projektperformance und Rentabilität erhalten. Das Tool bietet eine Single Source of Truth, die Daten dynamisch miteinander verknüpft und Echtzeit-Erkenntnisse liefert. 

Mit Workday PSA profitieren Unternehmen im Dienstleistungssektor von Effizienzvorteilen bei Ressourcenauslastung, Projektfakturierung, Ertragsrealisierung, Zeiterfassung und Kostenmanagement. Handlungsorientierte Daten und Analysen ermöglichen bessere Entscheidungsprozesse in den Bereichen HR, Servicebereitstellung und Finanzen. Außerdem bietet die Lösung detailliertere Einblicke in die allgemeine Ausrichtung des Unternehmens und hilft dabei, fundierte Entscheidungen zur Erschließung neuer Märkte, zum Angebot von Cross-Selling-Services und zur Erfüllung der Wachstumsziele zu treffen.