5 Gründe warum die Priorisierung externer Mitarbeiter durch CIOs stark zunimmt

Da sich traditionelle Arbeitsbereiche in einer grenzenlosen kompetenzbasierten Wirtschaft auflösen, stehen CIOs vor der Aufgabe, eine Infrastruktur aufzubauen, die eine erweiterte Belegschaft unterstützt, geschäftliche Agilität ermöglicht und zugleich Sicherheits- und Compliance-Risiken Rechnung trägt.

Die Entwicklung einer erweiterten Belegschaft (wie Berater, Freiberufler und Mitarbeiter in kurzfristigen Arbeitsverhältnissen) ist inzwischen von entscheidender Bedeutung, da mehrere Faktoren, darunter Veränderungen in den Geschäftsanforderungen und den Erwartungen der Mitarbeiter sowie ein nach wie vor angespannter Talentmarkt und wirtschaftliche Unsicherheit, ein Missverhältnis zwischen der Nachfrage nach Kompetenzen und dem Angebot an Arbeitskräften mit diesen Kompetenzen geschaffen haben. 

Es ist ein ernstes Problem: Mehr als ein Drittel der Führungskräfte sagt, dass ein Mangel an relevanten Arbeitskräften das größte Hindernis für das Erreichen von Transformationszielen ist, so die globale Studie von Workday „Schließen der Tempolücke: Auf dem Weg zur nachhaltigen digitalen Transformation“.

Um diese Qualifikationslücke zu schließen und die Arbeitskosten zu bewältigen, erweitern Unternehmen zunehmend ihre Talentstrategien, um alternative Arbeitskräfte zu unterstützen. Schließlich wird der Anteil der externen Mitarbeiter immer größer: 36 % der Befragten bezeichnen sich heute als freie Mitarbeiter, ein deutlicher Anstieg im Vergleich zu 2016, als dieser Anteil bei nur 27 % lag.  

Mit den geänderten Talentstrategien der Unternehmen entwickeln sich auch ihre IT-Teams weiter und übernehmen umfassendere Verantwortung für die digitale Transformation und die allgemeine Resilienz der Organisation. 

Dabei ist Folgendes zu beachten: In vielen Unternehmen managt die HR-Abteilung (HR) die Mitarbeiter im Human Capital Management (HCM)-System, während die Beschaffung die externen Mitarbeiter in einer Anbietermanagement-Lösung (VMS) übernimmt. Der separate Systemansatz führt zu Fragmentation. Bis zu 68 % der freien Mitarbeiter sind nicht in der externen Belegschaft im Rahmen von Budgetierung und Planung enthalten, was ein unvollständiges Bild der im Unternehmen verfügbaren Kompetenzen ergibt. 

Daher müssen CIOs und IT-Führungskräfte mit der HR-Abteilung zusammenarbeiten, um zukunftsfähige Lösungen zu bieten, in die sie die erweiterte Belegschaft einbeziehen. Darüber hinaus sind CIOs am besten in der Lage, die Hürden beim Management einer erweiterten Belegschaft in einem vernetzten Ökosystem zu meistern, zu diesen zählen beispielsweise Sichtbarkeit der Belegschaft, Sicherheit, Talentplanung und Einsatz der Mitarbeiter.

Hier sind fünf Gründe, warum das Management von externen Mitarbeitern eine Priorität für CIOs sein muss. 

1. Externe Mitarbeiter stellen ein ernstzunehmendes Risiko für die Cybersicherheit dar

Jeder Mitarbeiter – ob fest angestellt oder Honorarkraft, ob Saisonarbeiter oder nicht, ob ausgelagert oder anderes – stellt eine potenzielle Schwachstelle für die Cybersicherheit dar. Über 80 % der Cybersicherheitslücken werden durch Social Engineering verursacht, d. h. durch den Versuch, Personen zu manipulieren oder zu täuschen, um die Kontrolle über die Daten eines Unternehmens zu erlangen, so der „2022 Data Breach Investigations Report“ von Verizon. Dementsprechend werden die meisten Sicherheitslücken – ob absichtlich oder unwissentlich – von Unternehmens-Insidern verursacht. Externe Mitarbeiter stellen ein zusätzliches Risiko dar, da sie eine überdurchschnittlich hohe Fluktuation aufweisen und ihr Ausscheiden aus dem Unternehmen aus Sicht des IT-Managements in der Regel weniger streng gehandhabt wird als der Austritt von Vollzeitmitarbeitern. 

Diese Diskrepanz beruht häufig auf der unterschiedlichen Art und Weise, wie Unternehmen ihre Stammbelegschaft verwalten. Zwar nutzen sie HCM-Lösungen für die automatische Bereitstellung oder Entziehung von Freigaben für die Mitarbeiter, doch für Vertragsmitarbeiter erfolgt die Freigabe nach wie vor mithilfe manueller Systeme. Infolgedessen werden die automatisierten Prozesse und Due Diligence zur entsprechenden Aktualisierung der Zugangskontrollen oft nicht ausgelöst. Durch dieses Ad-hoc-Offboarding entstehen verwaiste Konten, auf die ehemalige Auftragnehmer noch lange nach ihrem Austritt zugreifen können. Dies gefährdet jedoch immer wieder den Zugang zu Netzwerken, Systemen, Vermögenswerten und Gebäuden. Tatsächlich gingen in den letzten Jahren viele größere Sicherheitslücken auf Auftragnehmer zurück, die nach Beendigung ihrer Tätigkeit weiterhin auf die Systeme des Unternehmens zugreifen konnten.

Unabhängig davon, ob diese Vorfälle auf menschliches Versagen oder böswillige Absicht zurückgehen, sind sie sehr schädlich und kostspielig. Laut einer Studie von IBM Security sind die durchschnittlichen Kosten für Datensicherheitslücken im Jahr 2022 auf 4,35 Millionen US-Dollar gestiegen, was einer Steigerung um 2,6 % gegenüber 2021 und einem satten Anstieg von 12,7 % gegenüber 2020 entspricht. Um diese Bedrohung abzuwenden, sollten CIOs manuelle Prozesse nicht mehr als akzeptabel betrachten. Die weitaus bessere Alternative? Ein VMS, das sich direkt in die HCM-Lösung eines Unternehmens einfügt, mit einem zentralen Erfassungssystem für die gesamte Belegschaft, das eine kontinuierliche Überwachung und ein angemessenes Offboarding sicherstellt, unabhängig von der Klassifizierung der Mitarbeiter.

2. Eine Strategie zur digitalen Beschleunigung erfordert ein einheitliches Ökosystem für die Belegschaft

CIOs gehen bei der digitalen Beschleunigung voran, indem sie Technologien nutzen, um wettbewerbsfähig zu sein, Marktanteile zu erobern und den langfristigen Erfolg zu sichern. Vor allem nach der Pandemie umfasst diese Rolle einenflexibleren Ansatz für das Management von Ressourcen und die Modernisierung der digitalen Infrastruktur, um die Anforderungen der mobilen Arbeit zu erfüllen. Um dies zu erreichen, greifen leistungsstarke Unternehmen zunehmend auf On-Demand-Personalmodelle zurück, die sich insbesondere auf externe Mitarbeiter stützen. Ihr Ökosystemansatz für die Belegschaft konnte jedoch nicht mit dem On-Demand-Ansatz Schritt halten.

Während beispielsweise festangestellte Teammitglieder häufig in HCM-Lösungen erfasst werden, sind externe Mitarbeiter regelmäßig der Beschaffung, dem operativen Geschäft oder einzelnen Geschäftsbereichen zugeordnet. In Letzteren werden sie oft über einen Flickenteppich von Altsystemen und Anwendungen für den einmaligen Gebrauch erfasst. Dieser fragmentierte Ansatz erfordert nicht nur mit jedem neu hinzukommenden System komplexe Integrationen, sondern verhindert auch, dass Führungskräfte auf die notwendigen Echtzeit-Daten zugreifen können, die für den effektiven Einsatz externer Mitarbeiter im richtigen Projekt zum richtigen Zeitpunkt erforderlich sind.

Um sich nicht im Integrationsmanagement zu verheddern und eine zukunftssichere Anwendungsarchitektur zu schaffen, müssen CIOs in ein cloudbasiertes VMS investieren, das sich nahtlos in ihr HCM integrieren lässt, um alle Mitarbeiter einzubinden, einschließlich Vollzeitbeschäftigter und Honorarkräfte im Servicebereich, Auftragnehmer und Freiberufler. Ein vernetztes Ökosystem für die Belegschaft vereinfacht den Onboarding-Prozess und operationalisiert die Daten, sodass Führungskräfte leicht erkennen können, wo sich Auftragnehmer befinden, zu welchen Systemen sie Zugang haben und wie viel das Unternehmen für sie ausgibt. Darüber hinaus haben die Verantwortlichen Zugriff auf detaillierte Daten zu Kompetenzen und bisheriger Berufserfahrung der Auftragnehmer, sodass diese sich schnell und effektiv in neuen Projekten einsetzen lassen.

3. Führungskräfte sind auf eine umfassende Transparenz in Bezug auf die Belegschaft angewiesen, um auf zunehmende Herausforderungen zu reagieren

Unternehmen sammeln unvorstellbare Mengen an Daten – über ihre Mitarbeiter, Finanzen und Abläufe.

All diese Informationen sind jedoch nutzlos, wenn sie nicht in der Lage sind, all diese unterschiedlichen Daten unkompliziert zu importieren, denn nur so sind sie eine Hilfe für Führungskräfte, um bessere Entscheidungen zu treffen. 

In Bezug auf Personaldaten umfasst dies die Integration externer Mitarbeiterdaten in die HCM-Lösung eines Unternehmens, sodass Führungskräfte aus den Bereichen Finanzen, HR, operatives Geschäft und Beschaffung die Gesamtkosten leicht erkennen und ihre Strategie für das Talentmanagement vollständig analysieren können. Die Abstimmung der Personaldaten bietet zudem eine bessere Budgetkontrolle, da Finanz- und HR-Führungskräfte sowohl die Gesamtarbeitskosten als auch die Aufwendungen für externe Mitarbeiter leicht nachvollziehen können. Dies ermöglicht eine effektivere Personalplanung. Darüber hinaus bietet die vollständige Transparenz in Bezug auf die Belegschaft eine größere Flexibilität bei agiler Personaleinstellung und -beschaffung, sodass Unternehmen den Bedarf an essenziellen Talenten schnell decken können.  

Dazu müssen CIOs Technologielösungen implementieren, die über das Management von Daten hinausgehen und eine einzige echtzeitbasierte Informationsquelle schaffen. Die Technologie für das Personalmanagement sollte die IT-Teams in die Lage versetzen, Daten innovativ für die zunehmenden Anforderungen des Unternehmens zu nutzen und technische Altlasten zu vermeiden. Bedenken Sie eines: Da IT-Teams von der Unternehmensführung beauftragt werden, Technologien je nach Prioritäten zu ändern oder auszubauen, müssen CIOs bei der Technologieentwicklung darauf achten, dass diese stets flexibel ist. Eine Plattform mit einfachen Konfigurationsmöglichkeiten (z. B. Möglichkeiten, mit geringem oder gar keinem Programmieraufwand Änderungen an Prozessen, Organisationsstrukturen oder anderen Geschäftsmerkmalen vorzunehmen) kann schnell auf den laufenden Betrieb und Veränderungen reagieren. 

4. Ein einheitlicher Ansatz für Personalmanagement verringert die Komplexität

Die Technologie-Führungskräfte von heute stehen unter dem ständigen Zwang, Altsysteme zu optimieren und gleichzeitig die Compliance zu wahren. Diese Gratwanderung kann bei der Bewertung von Technologien für das Personalmanagement besonders heikel sein. Aufgrund der unterschiedlichen Vorschriften für externe Mitarbeiter können Unternehmen unabhängige Auftragnehmer nicht auf dieselbe Weise behandeln wie fest angestellte Mitarbeiter. Andererseits führt die Verwendung von völlig separaten Systemen für das Management verschiedener Mitarbeiterklassen zu unnötigen Silos und zusätzlicher Arbeit für alle Beteiligten. 

Durch die Einführung eines VMS, das sich ganzheitlich in die HCM-Lösung eines Unternehmens integrieren lässt, können CIOs die HR-Abteilung für Mitarbeiter aller Art konsolidieren und gleichzeitig die Statusunterschiede berücksichtigen und die Haftung für eine gemeinsame Beschäftigung ausschließen. Dasselbe gilt für die Verringerung der Komplexität bei der Zuweisung von Privilegien und Berechtigungen. Eine zentrale Freigabelösung gewährleistet, dass die Sicherheitsprotokolle auf die gesamte Belegschaft angewandt werden, einschließlich der ordnungsgemäßen Rücknahme aller Freigaben für externe Mitarbeiter nach deren Vertragsende.

Neben der Optimierung von Workflows und der besseren Operationalisierung von Daten trägt diese Integration auch dazu bei, dass Investitionen in die Unternehmensressourcenplanung eines Unternehmens besser genutzt werden. Durch die Zusammenführung aller Daten über API-Integrationen können Unternehmen zudem ihre Prozesse weiter standardisieren und Arbeitsabläufe automatisieren. 

5. Ohne das Management der externen Belegschaft ist kein effektives Risikomanagement möglich

Als zuverlässiger Berater ihrer CEOs übernehmen moderne CIOs die Verantwortung für die Umgestaltung des Risikomanagements ihrer Unternehmen durch automatisierte Kontrollen und Echtzeit-Überwachung. Und da unabhängige Auftragnehmer zahlreiche Risiken darstellen – von Cybersicherheitslücken bis hin zu arbeitsrechtlichen Fragen –, können CIOs über diesen Aspekt ihrer Tätigkeit nicht hinwegsehen. 

Ein weiteres Risiko ergibt sich, wenn zwei Unternehmen Arbeitgeberrechte und -pflichten gegenüber derselben Person haben. Dies ist häufig der Fall, wenn ein Unternehmen eine Personalvermittlungsagentur mit der Einstellung externer Mitarbeiter beauftragt. Ohne ein angemessenes Management kann mangelnde Sachkenntnis oder fehlendes Engagement einer Personalvermittlung zu rechtlichen Konsequenzen für das Unternehmen führen. 

Der effektivste Weg, die von Personalvermittlungen ausgehenden Risiken zu bewältigen, besteht in der Wahl einer Technologielösung, die diese Kontrollen automatisiert. Die richtige VMS-Lösung hilft nicht nur dabei, die Entwicklung des Arbeitsrechts in Bezug auf externe Mitarbeiter im Blick zu behalten, sondern sie sollte auch die Einhaltung von Beschäftigungsrichtlinien, Entgeltgleichheit, automatisierte Freigabe und andere beschäftigungsrelevante Angelegenheiten protokollieren, um beim Rückgriff auf Personalvermittler Haftungsprobleme zu vermeiden.

Fazit: Angesichts des derzeitigen Talentmangels hat sich die Erkenntnis bewahrheitet, dass das größte Gut eines Unternehmens seine Mitarbeiter sind. Aufgrund der steigenden Anzahl von externen Mitarbeitern müssen innovative CIOs in ein integriertes Managementsystem investieren, das externe Mitarbeiter dynamisch einsetzt. Nur so ist es möglich, den größtmöglichen Nutzen zu erzielen, Compliance- und Sicherheitsrisiken mit Sorgfalt zu behandeln, die nötigen Einblicke zu gewinnen und die erforderliche Flexibilität zu bieten, um den nächstbesten Schritt zu vollziehen – egal, welche Widrigkeiten auf Sie zukommen.