Unabhängig davon, ob diese Vorfälle auf menschliches Versagen oder böswillige Absicht zurückgehen, sind sie sehr schädlich und kostspielig. Laut einer Studie von IBM Security sind die durchschnittlichen Kosten für Datensicherheitslücken im Jahr 2022 auf 4,35 Millionen US-Dollar gestiegen, was einer Steigerung um 2,6 % gegenüber 2021 und einem satten Anstieg von 12,7 % gegenüber 2020 entspricht. Um diese Bedrohung abzuwenden, sollten CIOs manuelle Prozesse nicht mehr als akzeptabel betrachten. Die weitaus bessere Alternative? Ein VMS, das sich direkt in die HCM-Lösung eines Unternehmens einfügt, mit einem zentralen Erfassungssystem für die gesamte Belegschaft, das eine kontinuierliche Überwachung und ein angemessenes Offboarding sicherstellt, unabhängig von der Klassifizierung der Mitarbeiter.
2. Eine Strategie zur digitalen Beschleunigung erfordert ein einheitliches Ökosystem für die Belegschaft
CIOs gehen bei der digitalen Beschleunigung voran, indem sie Technologien nutzen, um wettbewerbsfähig zu sein, Marktanteile zu erobern und den langfristigen Erfolg zu sichern. Vor allem nach der Pandemie umfasst diese Rolle einenflexibleren Ansatz für das Management von Ressourcen und die Modernisierung der digitalen Infrastruktur, um die Anforderungen der mobilen Arbeit zu erfüllen. Um dies zu erreichen, greifen leistungsstarke Unternehmen zunehmend auf On-Demand-Personalmodelle zurück, die sich insbesondere auf externe Mitarbeiter stützen. Ihr Ökosystemansatz für die Belegschaft konnte jedoch nicht mit dem On-Demand-Ansatz Schritt halten.
Während beispielsweise festangestellte Teammitglieder häufig in HCM-Lösungen erfasst werden, sind externe Mitarbeiter regelmäßig der Beschaffung, dem operativen Geschäft oder einzelnen Geschäftsbereichen zugeordnet. In Letzteren werden sie oft über einen Flickenteppich von Altsystemen und Anwendungen für den einmaligen Gebrauch erfasst. Dieser fragmentierte Ansatz erfordert nicht nur mit jedem neu hinzukommenden System komplexe Integrationen, sondern verhindert auch, dass Führungskräfte auf die notwendigen Echtzeit-Daten zugreifen können, die für den effektiven Einsatz externer Mitarbeiter im richtigen Projekt zum richtigen Zeitpunkt erforderlich sind.
Um sich nicht im Integrationsmanagement zu verheddern und eine zukunftssichere Anwendungsarchitektur zu schaffen, müssen CIOs in ein cloudbasiertes VMS investieren, das sich nahtlos in ihr HCM integrieren lässt, um alle Mitarbeiter einzubinden, einschließlich Vollzeitbeschäftigter und Honorarkräfte im Servicebereich, Auftragnehmer und Freiberufler. Ein vernetztes Ökosystem für die Belegschaft vereinfacht den Onboarding-Prozess und operationalisiert die Daten, sodass Führungskräfte leicht erkennen können, wo sich Auftragnehmer befinden, zu welchen Systemen sie Zugang haben und wie viel das Unternehmen für sie ausgibt. Darüber hinaus haben die Verantwortlichen Zugriff auf detaillierte Daten zu Kompetenzen und bisheriger Berufserfahrung der Auftragnehmer, sodass diese sich schnell und effektiv in neuen Projekten einsetzen lassen.
3. Führungskräfte sind auf eine umfassende Transparenz in Bezug auf die Belegschaft angewiesen, um auf zunehmende Herausforderungen zu reagieren
Unternehmen sammeln unvorstellbare Mengen an Daten – über ihre Mitarbeiter, Finanzen und Abläufe.
All diese Informationen sind jedoch nutzlos, wenn sie nicht in der Lage sind, all diese unterschiedlichen Daten unkompliziert zu importieren, denn nur so sind sie eine Hilfe für Führungskräfte, um bessere Entscheidungen zu treffen.
In Bezug auf Personaldaten umfasst dies die Integration externer Mitarbeiterdaten in die HCM-Lösung eines Unternehmens, sodass Führungskräfte aus den Bereichen Finanzen, HR, operatives Geschäft und Beschaffung die Gesamtkosten leicht erkennen und ihre Strategie für das Talentmanagement vollständig analysieren können. Die Abstimmung der Personaldaten bietet zudem eine bessere Budgetkontrolle, da Finanz- und HR-Führungskräfte sowohl die Gesamtarbeitskosten als auch die Aufwendungen für externe Mitarbeiter leicht nachvollziehen können. Dies ermöglicht eine effektivere Personalplanung. Darüber hinaus bietet die vollständige Transparenz in Bezug auf die Belegschaft eine größere Flexibilität bei agiler Personaleinstellung und -beschaffung, sodass Unternehmen den Bedarf an essenziellen Talenten schnell decken können.
Dazu müssen CIOs Technologielösungen implementieren, die über das Management von Daten hinausgehen und eine einzige echtzeitbasierte Informationsquelle schaffen. Die Technologie für das Personalmanagement sollte die IT-Teams in die Lage versetzen, Daten innovativ für die zunehmenden Anforderungen des Unternehmens zu nutzen und technische Altlasten zu vermeiden. Bedenken Sie eines: Da IT-Teams von der Unternehmensführung beauftragt werden, Technologien je nach Prioritäten zu ändern oder auszubauen, müssen CIOs bei der Technologieentwicklung darauf achten, dass diese stets flexibel ist. Eine Plattform mit einfachen Konfigurationsmöglichkeiten (z. B. Möglichkeiten, mit geringem oder gar keinem Programmieraufwand Änderungen an Prozessen, Organisationsstrukturen oder anderen Geschäftsmerkmalen vorzunehmen) kann schnell auf den laufenden Betrieb und Veränderungen reagieren.
4. Ein einheitlicher Ansatz für Personalmanagement verringert die Komplexität
Die Technologie-Führungskräfte von heute stehen unter dem ständigen Zwang, Altsysteme zu optimieren und gleichzeitig die Compliance zu wahren. Diese Gratwanderung kann bei der Bewertung von Technologien für das Personalmanagement besonders heikel sein. Aufgrund der unterschiedlichen Vorschriften für externe Mitarbeiter können Unternehmen unabhängige Auftragnehmer nicht auf dieselbe Weise behandeln wie fest angestellte Mitarbeiter. Andererseits führt die Verwendung von völlig separaten Systemen für das Management verschiedener Mitarbeiterklassen zu unnötigen Silos und zusätzlicher Arbeit für alle Beteiligten.
Durch die Einführung eines VMS, das sich ganzheitlich in die HCM-Lösung eines Unternehmens integrieren lässt, können CIOs die HR-Abteilung für Mitarbeiter aller Art konsolidieren und gleichzeitig die Statusunterschiede berücksichtigen und die Haftung für eine gemeinsame Beschäftigung ausschließen. Dasselbe gilt für die Verringerung der Komplexität bei der Zuweisung von Privilegien und Berechtigungen. Eine zentrale Freigabelösung gewährleistet, dass die Sicherheitsprotokolle auf die gesamte Belegschaft angewandt werden, einschließlich der ordnungsgemäßen Rücknahme aller Freigaben für externe Mitarbeiter nach deren Vertragsende.