Die revolutionären Auswirkungen intelligenter Automatisierung auf das Accounting

Stellen Sie sich die Arbeit eines Accountant wie eine Pyramide vor. Den unteren Teil bilden manuelle, zeitaufwendige Aufgaben im Zusammenhang mit der Erfassung und Verarbeitung von Daten. An der Spitze stehen die Erkenntnisse und Analysen, die die Grundlage für geschäftliche Entscheidungen bilden. Das Problem? „Zu viele Accountants verbringen zu viel Zeit mit dem unteren Teil der Pyramide“, bemerkte Rob Zwiebach, Vice President of Product Management and Financial Management bei Workday, auf der Workday Rising Europe.

Man muss das Ganze – sprich die Pyramide – auf den Kopf stellen. Das ist nur einer der Gründe, warum moderne Finanzführungskräfte hohes Potenzial in Bezug auf KI sehen. Einer Studie von Deloitte zufolge sind gerade CFOs darauf erpicht, drei Vorteile aus der KI zu ziehen:

• Geringere Kosten

• Besseres Kundenerlebnis

• Größere Gewinnspannen oder Effizienz-/Produktivitätsgewinne

Auf der Workday Rising Europe sprachen Alex Young, Master Data and Change Manager bei Just Eat Takeaway (JET), und Rob Zwiebach, Vice President of Product Management and Financial Management bei Workday, darüber, wie KI und intelligente Automatisierung die Transformation des Accountings ermöglichen und Finanzteams in die Lage versetzen können, die Erkenntnisse zu gewinnen, die das Unternehmen benötigt.

Eliminierung eintöniger Aufgaben zur Bekämpfung des Talentmangels

Das Accounting krankt an einem Fachkräftedefizit. Über drei Viertel der Wirtschaftsprüfer erreichten 2020 das Rentenalter, und laut Zwiebach gibt es nicht genug Nachwuchskräfte, die ihre Nachfolge antreten können. 

„Hochschulabsolventen und -absolventinnen entscheiden sich nicht mehr so häufig für eine Karriere in diesem Bereich. Wir glauben, – zu Recht oder zu Unrecht –, dass der Grund dafür in der Vorstellung liegt, dass diese Art von Tätigkeit mit viel eintöniger Arbeit verbunden ist“, erklärte er. 

Young stimmte ihm zu. Er selbst hatte Schwierigkeiten bei der Einstellung von Accountants für die Finanzabteilung von JET, einer in den Niederlanden ansässigen Lieferkette mit rund 15.000 Beschäftigten weltweit und einem Jahresumsatz von 5,6 Milliarden US-Dollar. Das ist ein echtes Problem für das Unternehmen, denn die Accountants agieren dort nicht nur als Zahlenjongleure, sondern auch als Business-Analysten und Partner der Geschäftsführung. Aufgrund des Talentmangels bleibt laut Young jedoch kaum Zeit für mehr als das Nötigste.

KI verspricht, sowohl die Arbeit der Accountants sowohl in der Wahrnehmung als auch in der Realität zu verändern. „Lassen wir Maschinen die eintönige Arbeit erledigen und den Menschen die interessanteren Aufgaben mit echtem Mehrwert“, erklärte Zwiebach. 

So waren beispielsweise Journaleingaben und Spesenabrechnungen früher mit viel manuellem Aufwand verbunden, um präzise Aufzeichnungen zu gewährleisten. Das ist heute anders. Plattformen mit Machine Learning-Funktionen (ML) können Buchungseingaben in kürzester Zeit analysieren und Anomalien auf der Grundlage von Mustern in früheren Journaleingaben und den zugehörigen Transaktionen erkennen. Lösungen wie Workday Expenses machen Anwender auf potenziell falsch klassifizierte oder fehlerhafte Journaleingaben aufmerksam, die Korrekturen erfordern. Sie liefern auch eine Erklärung für entsprechende Warnmeldungen und geben hilfreiche Empfehlungen für die erforderlichen Korrekturen.

Die Accountants haben dann eine einfache Entscheidung zu treffen: Sie können den Eintrag unverändert übernehmen oder berichtigen. Mit jeder Anwenderreaktion wird die KI-Lösung ein wenig intelligenter. 

„Die Lösung lernt aus diesem menschlichen Feedback“, so Zwiebach. „Das ist echtes Machine Learning.“ Auch muss sich niemand mehr durch massive Datenmengen quälen. Das System liefert Vorschläge zu manuellen Eingriffen, die möglicherweise erforderlich sind.

Zeitersparnis und Effizienzgewinn

KI kann die manuellen, repetitiven und fehleranfälligen Aufgaben, mit denen sich das Accounting in der Vergangenheit oft abmühen mussten, in kürzester Zeit erledigen. Dadurch kann sich das Team auf die analytische Arbeit konzentrieren, die nicht nur erfüllender ist, sondern es auch ermöglicht, sich als echter strategischer Partner des Unternehmens zu positionieren.

Nehmen Sie beispielsweise die Erstellung von Lieferantenrechnungen, ein Prozess, der mit viel manuellem Aufwand verbunden ist. In der Regel geschieht dies bestenfalls über E-Mail-Anhänge und schlimmstenfalls per Post. Durch den Einsatz einer Finanzmanagement-Plattform, die diesen Prozess automatisiert, können Anwender Rechnungen ganz einfach per E-Mail an die Plattform senden. Die Lösung scannt dann die Rechnungen, analysiert diverse Elemente wie den Namen des Anbieters und den Rechnungsbetrag und markiert alle fehlenden Daten anhand einer ML-gestützten Analyse früherer Rechnungen. Alles ohne menschliches Zutun.

„Letztlich wollen wir bis 2024 eine vollständig kontaktlose Verarbeitung von Rechnungen durch Abgleich mit den Bestellaufträgen erreichen“, so Zwiebach.

Die Zeitersparnis wird sich für JET als Segen erweisen. „Für den Finanzabschluss brauchen wir zwei Wochen. Das fühlt sich an, als ob wir nichts anderes tun“, so Young. „Die Zeitersparnis ist geschäftskritisch für uns.“

Deshalb besteht eine Strategie der Zeiteinsparung bei JET jetzt darin, mit Workday Accounting Center Geschäftsereignisse und externe Daten zu erfassen, die dann in detaillierte Buchungsdaten umgewandelt werden. Früher mussten die Finanzteams von JET erst die Daten von einem Drittanbieter herunterladen, die Berechnungen in Spreadsheets durchführen, um Journaleingaben zu erstellen, und diese Eingaben dann in das Buchhaltungssystem laden. Jetzt laufen all diese Daten direkt in der Finanzmanagement-Plattform zusammen. 

„Workday Accounting Center übernimmt jetzt die gesamte Arbeit, wodurch zwei unserer Beschäftigten bei jedem Monatsabschluss mehrere Stunden einsparen“, so Young.

Optimierte Datennutzung

Accounting und KI haben eine Sache gemeinsam: Beide sind auf verlässliche Daten angewiesen – und zwar auf enorme Mengen davon. Zum Abruf der benötigten Daten waren Accountants jedoch lange Zeit auf manuelle Verfahren angewiesen. Dabei kamen unter anderem viele fehleranfällige Spreadsheets zum Einsatz. KI minimiert dieses Risiko. 

„Intelligente Automatisierung ermöglicht Kontrollen, die dem CFO die Gewissheit geben, dass die Daten korrekt sind“, so Zwiebach.

Laut einer Workday-Umfrage unter 2.355 leitenden Führungskräften weltweit sind datengestützte Erkenntnisse neben operativen Effizienzvorteilen die wichtigsten Treiber für die Einführung von KI im Finanzwesen. 

„Bei der Anwendererfahrung sollte es weniger um die Eingabe von Daten gehen, sondern vielmehr darum, Erkenntnisse aus dem System abzurufen und Ausnahmen und Genehmigungen zu managen“, so Zwiebach weiter.

Er glaubt, dass in nicht allzu ferner Zukunft neue Funktionen zur intelligenten Automatisierung hinzukommen werden. Mit einer Finanzmanagement-Plattform, die die Vorteile von Large Language Models nutzen kann, sind Accountants beispielsweise in der Lage, automatisch Mahnungen zu erstellen – Inkassomitteilungen zu überfälligen Zahlungen, die dann an die Kunden weitergeleitet werden. Anstatt diese Schreiben jedes Mal von Grund auf neu zu erstellen, müssen die Mitarbeiter einfach nur einige Prompts beantworten, z. B. zur gewünschten Formulierungsweise.

„Bei traditionellen Prozessen müssen Accountants einen großen Teil ihrer Zeit für die Datenerfassung und -verarbeitung aufwenden“, so Zwiebach. „Unser Ziel ist es, ihnen mit intelligenter Automatisierung dabei zu helfen, die Pyramide umzudrehen und sich auf Erkenntnisse und praktische Maßnahmen zu konzentrieren.“