Kleine und mittelständische Unternehmen kämpfen mit erheblichen Einstellungsproblemen. Durch passende Strategien beim Recruiting und Onboarding können sie Kandidaten beeindrucken und Spitzenkräfte erfolgreich an Bord holen.
In diesem Artikel behandeln wir die folgenden Einstellungsstrategien:
Jede Neueinstellung hat für kleine und mittelständische Unternehmen besonderes Gewicht. Im Gegensatz zu Großkonzernen mit ihren Redundanzebenen hat jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter eine unverzichtbare Rolle – und eine falsche Personalentscheidung kann erheblich kostspieliger sein.
Gleichzeitig übernehmen Kleinunternehmer und KMU-Manager häufig mehr Rollen und bewältigen mehr Verantwortlichkeiten als ihre Kolleginnen und Kollegen in größeren Unternehmen. Dieser Druck kann dazu führen, dass Einstellungen übereilt oder nur als Reaktion getätigt werden.
Erfolgreiche KMU setzen auf eine intelligente Einstellungsstrategie. Die erfolgreichsten KMU betrachten sie als geschäftskritische Funktion und implementieren schlanke, aber zielgerichtete Praktiken, um die Qualität und die Mitarbeiterbindung von Beginn an zu optimieren. Entdecken Sie in diesem Leitfaden, wie kleine Unternehmen am besten Personal einstellen, und welche konkreten praktischen Schritte dazu zu empfehlen sind.
Mehr als die Hälfte der Unternehmen stellen auf kompetenzbasierte Ansätze um, und weitere 23 % planen dasselbe innerhalb des kommenden Jahres.
Eine kürzlich durchgeführte Befragung von Robert Half unter mehr als 1.700 einstellenden Managern in KMU ergab: Die Einstellung ist eine der wichtigsten Herausforderungen für kleine Unternehmen. 40 % der Kleinunternehmen kämpfen mit Problemen wie Fachkräftemangel, der Konkurrenz durch größere Unternehmen bei der Gewinnung von Spitzenkandidaten und der Suche nach Kandidaten, die zur Unternehmenskultur passen.
Die folgenden sechs Strategien helfen kleinen und mittelständischen Unternehmen, diese Herausforderungen zu meistern. Bei richtiger Umsetzung steigern sie Wachstum und Mitarbeiterbindung und schaffen eine gesündere Unternehmenskultur für die Zukunft.
Die Arbeitswelt entwickelt sich zu rasant, um Qualifikationen auf starre Kontrollkästchen im Lebenslauf zu reduzieren. Vielmehr sollten sie sich an den tatsächlichen Kompetenzen ausrichten, die für die effektive Erfüllung der Arbeitsaufgaben erforderlich sind – und sich wandeln, wenn sich diese Anforderungen im Lauf der Zeit entwickeln.
Personalverantwortliche erkennen zunehmend, wie wichtig es ist, Kompetenzen in den Vordergrund zu stellen. Die Workday-Studie zeigt: Mehr als die Hälfte (55 %) der Unternehmen hat bereits auf kompetenzbasierte Ansätze umgestellt, um anpassungsfähiger und resilienter zu werden. Weitere 23 % planen dies innerhalb der nächsten zwölf Monate.
Vor einem Jahrzehnt waren es vor allem die Kompetenzen in statistischer Modellierung und die Erfahrung mit Lösungen wie R oder SAS, die einen Data Scientist auszeichneten. Heute nimmt KI eine zentrale Stellung in dieser Rolle ein und setzt fundierte Kenntnisse in Python, Machine Learning-Frameworks, Cloud-Plattformen sowie die praktische Anwendung von KI und Automatisierung bei geschäftlichen Herausforderungen voraus.
Ein Lebenslauf und die Berufshistorie allein reichen für einen einstellenden Manager nicht aus, um das vollständige Bild zu erhalten. Berufseinsteiger mit Hochschulabschluss beherrschen moderne Datenkompetenzen oft besser als Personen mit langjähriger Branchenerfahrung.
Für kleine und mittlere Unternehmen sind kompetenzbasierte Interviews ein entscheidender Hebel, um Spitzenkräfte zu finden. Die besten Kandidaten sind nicht unbedingt die erfahrensten. Die Einstellung von Personen, die sich kontinuierlichem Learning und Weiterentwicklung verschreiben, stellt eine wesentlich sinnvollere Investition dar als die automatische Wahl des erfahrensten Kandidaten.
Für die praktische Umsetzung sollten Sie zunächst die Unternehmensergebnisse festlegen, die Sie in den kommenden 12–18 Monaten erzielen möchten. Überlegen Sie: Welche Kompetenzen tragen direkt zu diesen Zielen bei? Wandeln Sie diese Kompetenzen dann in klare, ergebnisorientierte Stellenbeschreibungen um.
Gehen Sie in Interviews strategisch vor und untersuchen Sie wichtige Soft Skills wie Anpassungsfähigkeit und emotionale Intelligenz – nicht nur frühere Berufsbezeichnungen. Laut der Workday-Studie bleiben diese menschenzentrierten Kompetenzen auch bei fortschreitender Entwicklung von KI und Technologie unverzichtbar.
Für KMU ist es verlockend, in die Falle der spontanen Einstellung zu geraten – also nur dann Talente zu rekrutieren, wenn eine Stelle dringend besetzt werden muss. Spitzenkräfte zu gewinnen gelingt jedoch nicht unter dem Druck, eine bestimmte Rolle zu besetzen. Entwickeln Sie stattdessen eine erstklassige Talentpipeline, die Sie dauerhaft mit passenden Kandidaten versorgt.
Mit dem Pipeline-Ansatz behalten Sie stets im Blick, welche Kandidaten für Ihre nächste Stelle bereitstehen und welche Rekrutierungsquellen die besten Ergebnisse erzielen. Identifizieren Sie zunächst die Schlüsselrollen für Ihre Pipeline – jene Rollen, die Sie regelmäßig besetzen oder die für Ihr Wachstum entscheidend sind.
Lokalisieren Sie anschließend die natürlichen Umfelder für potenzielle Kandidaten dieser Rollen: Branchenveranstaltungen, Berufsverbände, Mitarbeiternetzwerke, Hochschulen, Ausbildungsprogramme oder auch frühere Bewerberdatenbanken. Bleiben Sie mit diesen Gruppen aktiv in Kontakt und nutzen Sie ein Talentmanagement-System, um aussichtsreiche Bewerber systematisch zu verfolgen.
Sobald eine neue Rolle zu besetzen ist, können Sie sofort auf eine gut organisierte Datenbank vorqualifizierter Kandidaten zugreifen, anstatt die Suche bei Null anzufangen.
Bei einer exzellenten Kandidatenerfahrung bestätigen Mitarbeiter mit 2,7-mal höherer Wahrscheinlichkeit, dass ihr Job die Erwartungen erfüllt oder übertrifft.
3. Die Kandidatenerfahrung verbessern
KMU verlieren erstklassige Kandidaten besonders häufig während des Screenings und der Interviews. Lange Wartezeiten, unklare Prozesse oder inkonsistente Bewertungen frustrieren Bewerber und verschwenden wertvolle Zeit. Laut einer Studie von Forbes haben 42 % aller Kandidaten ein Stellenangebot bereits aufgrund negativer Erfahrungen im Einstellungsverfahren abgelehnt. Kleine Unternehmen benötigen gleichermaßen strukturierte wie effiziente Abläufe, um im Kampf um Spitzenkräfte mithalten zu können.
Dokumentieren Sie zunächst jeden Schritt Ihres Auswahlprozesses und beseitigen Sie überflüssige Freigabestufen. Halten Sie die Anzahl der Interviews überschaubar. Nutzen Sie strukturierte Interviews und standardisierte Bewertungsraster, um alle Kandidaten nach denselben Kriterien zu bewerten und Vorurteile zu vermeiden.
Nutzen Sie Automatisierung und neue Möglichkeiten wie KI-gestützte Talentsuche und -bewertung, um den administrativen Aufwand zu reduzieren – kombiniert mit der menschlichen Komponente: zeitnahe Kommunikation, klare Erwartungen und ehrliches Feedback. Kandidaten sollten durchgängig respektvoll behandelt und informiert werden – auch dann, wenn die Entscheidung gegen sie ausfällt.
Eine positive Kandidatenerfahrung führt letztendlich zu einer besseren Mitarbeitererfahrung und höherer Mitarbeiterbindung: Laut einer Studie von Gallup geben Mitarbeiter, die ihre Kandidatenerfahrung als „herausragend" einstufen, mit 2,7-mal höherer Wahrscheinlichkeit an, dass ihre Tätigkeit „genauso gut“ oder „besser als erwartet“ ist.
Eine prägnante Arbeitgebermarke ist nicht ausschließlich großen Konzernen vorbehalten. Für KMU ist dies eine Möglichkeit, mit begrenztem Recruiting-Budget mehr zu erreichen, indem sie Kandidaten ansprechen, die neben der Vergütung auch Wert auf Sinnhaftigkeit und Unternehmenskultur legen. Eine starke Arbeitgebermarke vermittelt, wie die Arbeit in Ihrem Unternehmen aussieht und warum Kandidaten bei Ihnen einsteigen sollten. Für Kandidaten hat dies erheblichen Einfluss auf ihre Entscheidungsfindung.
Laut einer Deloitte-Befragung von Gen-Z- und Millennial-Fachkräften zeigt sich ein klarer Trend: Kandidaten sind zunehmend bereit, Rollen oder Arbeitgeber abzulehnen, deren Wertvorstellungen nicht mit den eigenen übereinstimmen. Für Unternehmen ist es daher entscheidend, im gesamten Einstellungsverfahren Transparenz hinsichtlich Kultur und Werten zu demonstrieren, um Talente zu gewinnen, die zur Organisation passen und langfristig erfolgreich sind.
Für den Aufbau Ihrer Arbeitgebermarke sorgen Sie zunächst für Klarheit bei Mission und Werten. Präsentieren Sie diese dann konsistent auf allen Kanälen, über die Kandidaten mit Ihnen in Kontakt treten: auf Ihrer Karriereseite, in Social Media, in Mitarbeitergeschichten und in Stellenbeschreibungen.
Heben Sie die Entwicklungschancen und die besondere Erfahrung hervor, in einem kleineren Arbeitsumfeld tätig zu sein, in dem Beiträge sichtbar sind und berufliches Vorankommen schneller erfolgen kann. Präsentieren Sie, wie Sie in Menschen investieren, Erfolge zelebrieren und eine Atmosphäre schaffen, in der Mitarbeiter sich weiterentwickeln können.
Die Einstellung endet nicht mit dem Angebot. Die Mitarbeiterbindung beginnt bereits beim Onboarding. Für KMU sind die ersten Tage und Wochen ausschlaggebend dafür, wie rasch neue Mitarbeiter produktiv arbeiten können und eine Verbindung zum Team aufbauen. KMU haben einen geringeren Spielraum für Fluktuation – deshalb lohnt sich ein durchdachtes Onboarding besonders.
Entwickeln Sie einen strukturierten, aber einfachen Prozess, der das praktische Setup und die kulturelle Integration gleichermaßen abdeckt. Erstellen Sie eine übersichtliche Checkliste für den ersten Arbeitstag, damit Mitarbeiter genau wissen, was auf sie zukommt. Benennen Sie einen Mentor oder Kollegen, der als Ansprechpartner dient und demonstriert, wie die Arbeit ausgeführt wird. Vereinbaren Sie Touchpoints nach 30, 60 und 90 Tagen, um Feedback einzuholen und das Learning nachhaltig zu verankern.
Onboarding muss nicht komplex sein, sollte jedoch gezielt erfolgen. Ein Framework mit klar definierten Touchpoints und konsistenter Kommunikation beschleunigt den Einstieg und verstärkt die Mitarbeiterbindung vom ersten Tag an.
Für KMU sind die ersten Tage und Wochen ausschlaggebend dafür, wie rasch neue Mitarbeiter produktiv arbeiten können.
6. Ein HRIS-System einführen
Fragmentierte Daten und manuelle Abläufe erschweren KMU den Einstellungsprozess. Ein Personalinformationssystem (HRIS) fasst alle wichtigen Informationen zentral zusammen – von Bewerberdaten über Interview-Feedback bis hin zum Onboarding-Status. Mit weniger Übergaben und Verwaltungsaufgaben können Manager ihre Zeit besser nutzen, um sich auf hochwertige Kandidaten und sinnvolle Interaktion zu konzentrieren.
Ein HRIS liefert zudem Einblicke, die über die reine Effizienz hinausgehen. Mit den integrierten Analysefunktionen können Führungskräfte Engpässe präziser lokalisieren und den künftigen Talentbedarf vorausschauend ermitteln. Das Ergebnis ist ein Einstellungsprozess, der nicht nur effizienter, sondern auch intelligenter und strategischer ist.
Für kleine und mittelständische Unternehmen ist jede Neueinstellung entscheidend für das Wachstum. Die schnelle Einbindung der richtigen Talente hält den Geschäftsbetrieb am Laufen und schafft gleichzeitig Spielraum für neue Möglichkeiten.
KMU, die dabei brillieren, verdanken dies nicht dem Zufall – sondern ihrer Disziplin. Sie behandeln die Personalbeschaffung mit derselben Priorität wie andere Kernfunktionen, etwa Vertrieb oder Finanzen. Dadurch wird die Einstellung vom Hindernis zum Wettbewerbsvorteil.
Mit der Zeit macht sich diese Disziplin bezahlt. Ein kontinuierlicher Zustrom exzellenter Talente befreit Führungskräfte vom Krisenmanagement und schafft Freiraum für strategische Themen – von der Skalierung der Abläufe über den Ausbau von Kundenbeziehungen bis zur nächsten Wachstumsetappe.
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