So setzt AdventHealth KI ein, um Einstellungsverfahren und Talentbindung zu verbessern

Dieser Artikel erschien ursprünglich am 19. Januar 2024 in einem Blog-Beitrag auf HiredScore.com.

AdventHealth, ein gemeinnütziges Gesundheitssystem der Siebenten-Tag-Adventisten mit Sitz in Altamonte Springs, Florida, ist der größte gemeinnützige protestantische Gesundheitsdienstleister in den Vereinigten Staaten. Mit einem Netzwerk aus mehr als 50 Krankenhäusern in 9 Bundesstaaten versorgt es jährlich über 6,7 Millionen Patienten. Im Mittelpunkt seiner Mission steht eine ganzheitliche Versorgung, die von einem engagierten Expertenteam unterstützt wird. 

Wie viele Organisationen im Gesundheitssektor leidet auch AdventHealth unter dem Fachkräftemangel, der durch Pensionierungen, Burnout und branchenspezifische Herausforderungen verschärft wird. Laut U.S. Department of Health and Human Services fehlen derzeit 100.000 Pflegekräfte. In den nächsten zehn Jahren ist mit einem jährlichen Defizit von über 60.000 Pflegekräften zu rechnen. 

Tom Nesteruk, Senior Vice President HR und Associate Chief People Officer bei AdventHealth, stellte kürzlich in einem Webinar mit Athena Karp, der Gründerin von HiredScore (einem Workday-Unternehmen), die innovativen HR-Strategien des Unternehmens vor, mit denen sich die Organisation diesen Herausforderungen stellen will. 

Im Folgenden fassen wir die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Gespräch zusammen. Dabei geht es insbesondere darum, wie AdventHealth KI einsetzt, um die Herausforderungen infolge der Pandemie und den Fachkräftemangel im Gesundheitswesen zu meistern. Wir gehen auch auf das innovative HR-Betriebsmodell des Anbieters und die Rolle eines funktionsübergreifenden HR-Teams bei der Bewältigung dieser wesentlichen Probleme ein: 

1. Wie kamen Sie zu der Entscheidung, in welchen Bereichen Sie KI bei AdventHealth zuerst einsetzen wollten? Warum haben Sie sich speziell auf diese geschäftlichen Herausforderungen konzentriert? 

„Während COVID-19 sind Pflegekräfte zu Agenturen abgewandert, um höhere Löhne zu erzielen. Das hat die Kosten für unsere Gesundheitssysteme in die Höhe getrieben und zum Fachkräftemangel beigetragen“, so Tom Nesteruk von AdventHealth. „Wir betreiben über 50 verschiedene Krankenhäuser und in jedem gibt es einen CEO, der die Einrichtung leitet. Als wir mit ihnen sprachen, nannten sie die Personalbeschaffung und -bindung als oberste Priorität.“

„Somit war klar, dass wir unsere Personalstrategie mit der übergeordneten Unternehmensstrategie abstimmen und uns dabei auf die Einstellung und Bindung von Personal konzentrieren“, so Nesteruk weiter. „Aus technologischer Sicht kam hier HiredScore ins Spiel.“ 

Diese Faktoren haben AdventHealth bei der Entscheidung geholfen, wo die KI-Reise beginnen soll:

• Makroökonomische Herausforderungen: Nach der Pandemie musste AdventHealth eine komplexe Finanzsituation bewältigen und zugleich verschiedene Herausforderungen bei der Einstellung und Bindung von Pflegekräften und Frontline-Mitarbeitern meistern. Die Bewältigung dieser Probleme erforderte innovative Personalstrategien und operative Anpassungen an die veränderte Situation im Gesundheitswesen.

• Übergeordnete Unternehmensstrategie: AdventHealth musste seine Personalstrategie mit der übergreifenden Unternehmensstrategie abstimmen. Dabei standen das Recruiting und die Talentbindung im Fokus. Hier spielte die Technologie, insbesondere KI, eine entscheidende Rolle. AdventHealth erkannte die Notwendigkeit, Spitzentechnologien wie HiredScore zu integrieren, um die Personalbeschaffungsprozesse zu verbessern.

• ‍Schnellere HR-Prozesse: „Unsere einstellenden Manager – nicht nur unsere Recruiter – schätzen die Vorteile der Verwendung eines KI-Tools wie HiredScore“, erklärte Nesteruk. „So hatten wir beispielsweise große Schwierigkeiten, unsere einstellenden Manager dazu zu bewegen, Kandidaten in die nächste Phase zu verschieben. Das ist vermutlich in vielen Unternehmen ein Problem, das den Einstellungsprozess verzögert. Seit der Einführung von HiredScore vor etwa sieben Monaten haben wir festgestellt, dass die zuständigen Manager 40 % weniger Zeit benötigen, um Lebensläufe zu prüfen und die nächsten Schritte einzuleiten, d. h. Vorstellungsgespräche zu planen und den Status der Kandidaten zu ändern. Das hat das Einstellungsverfahren erheblich beschleunigt.“

Dank der Funktionen von HiredScore konnten die Recruiter von AdventHealth auch ihre bestehende Bewerberdatenbank überarbeiten, was zuvor aus Zeitgründen nicht möglich gewesen war. Dies führte zur Einstellung von ca. 300 qualifizierten Pflegekräften, die die wichtigste Funktion im Unternehmens übernehmen und 35 % des Personalbedarfs ausmachen. 

Darüber hinaus konnten die Recruiter von AdventHealth die Zahl der Personalanforderungen verdoppeln, die sie in einem Zeitraum von 90 Tagen abschließen. Dies zeigt, wie stark sich die KI auf ihre Arbeit auswirkt.

2. Wie können HR-Fach- und Führungskräfte Hand in Hand mit dem Unternehmen arbeiten sowie seine Zielsetzungen verstehen und unterstützen? 

„Wir haben unsere Ausgaben für Agenturen drastisch reduziert, und zwar um knapp 100 Millionen Dollar; um genau zu sein, um 68 Millionen Dollar“, so Nesteruk. „Das ist schon eine erhebliche Summe.“ Seit der Einführung von HiredScore in diesem Jahr konnten wir diese Zahl sogar noch weiter reduzieren.“

„In unserer Organisation, also in mehr als 50 Krankenhäusern, ist die Inanspruchnahme von Leiharbeitskräften tatsächlich geringer als vor COVID-19. Das liegt daran, dass wir unsere Personalstrategie mit der langfristigen Unternehmensstrategie in allen unseren Einrichtungen verknüpft haben“, fuhr er fort. „Das zahlt sich für unsere Krankenhäuser aus, nicht nur in finanzieller Hinsicht, sondern auch in Bezug auf die Mitarbeitererfahrung.“

Die HR-Abteilung von AdventHealth hat folgende Initiativen ergriffen, um eine Abstimmung mit der Unternehmensstrategie zu erreichen: 

• ‍Abstimmung der Geschäftsprioritäten: Zu den wichtigsten Geschäftszielen der Organisation zählen die Bewältigung des Fachkräftemangels durch strategisches Recruiting, die Bindung außergewöhnlicher Talente und die drastische Reduzierung der Ausgaben für externe Agenturen.

• Implementierung von Lösungen zur Erreichung von HR- und übergreifenden Unternehmenszielen: Durch die Einführung von HiredScore konnte AdventHealth die Effizienz und Effektivität der Personalbeschaffung erheblich steigern. HiredScore hat nicht nur dazu beigetragen, die Zeit bis zur Stellenbesetzung zu verkürzen und die Kandidatenerfahrung insgesamt zu verbessern, sondern auch die Fluktuationskosten und die Abhängigkeit von externen Agenturen bei der Einstellung zu reduzieren. Das Ergebnis ist ein deutlicher Rückgang der Ausgaben für Agenturen, wodurch auch das Unternehmensziel der Kostensenkung insgesamt erfüllt wird. 

3. Wie lassen sich HR-Maßnahmen oder die Talentakquise in einem Krankenhaus mit Ergebnissen für Kunden oder CEOs verknüpfen?

„In unserem gesamten Netzwerk aus verschiedenen Einrichtungen und Krankenhäusern verzeichnet über die Hälfte eine bessere Bewertung bei der Patientensicherheit. Diese Kennzahl messen wir mit Leapfrog“, erläuterte Nesteruk. „Diese Verbesserung lässt sich hauptsächlich darauf zurückführen, dass wir in kritischen Bereichen über ausreichend Personal verfügen. Einige CEOs berichten, dass sie keine offenen Stellen für Pflegekräfte haben. Das höre ich in über 10 Jahren meiner Betriebszugehörigkeit zum ersten Mal.“

„Das hat direkte Auswirkungen auf unsere Einrichtungen und die Art, wie wir unsere Patienten behandeln und betreuen“, fügte er hinzu. „Sämtliche Daten, die wir aus unseren Sicherheitsbewertungen gewinnen, belegen dies. Zudem sehen wir in vielen unserer Einrichtungen, dass sogar die Bewertung für die Patientenzufriedenheit beeinflusst wird, da diese Werte steigen.“

4. Wie sehen Sie die Technologie-Roadmap und die Chancen von KI bei AdventHealth? 

„Letztendlich möchten wir nicht nur unsere Technologie, sondern seitens der HR-Abteilung auch die Mitarbeitererfahrung verbessern – sowohl für das Pflegepersonal als auch für die Teammitglieder, die unsere Self-Service-Technologie nutzen“, so Nesteruk. „Es ist wichtig, dass alles miteinander verknüpft ist und möglichst nahtlos und unkompliziert abläuft.“ 

Bisheriger Weg: AdventHealth hat eine transformative Entwicklung begonnen, bei der fortschrittliche KI-Technologien wie HiredScore in den Betrieb integriert werden. Diese Initiative stieß jedoch auf Schwierigkeiten – bedingt durch den anfänglichen Widerstand gegen eine Einführung dieser Technologie. Insbesondere innerhalb des Recruiting-Teams von AdventHealth sahen einige der erfahrensten und landesweit anerkannten Recruiter KI anfangs eher als eine Bedrohung für ihren Fachbereich als ergänzende Lösung. 

Das Change Management spielte bei der Einführung von KI bei AdventHealth eine große Rolle. Es war wichtig, zu zeigen, dass KI-Lösungen menschliche Talente nicht ersetzen, sondern ihre Fähigkeiten ergänzen und deren Einsatz optimieren sollten. Mit zunehmender Nutzung begannen viele zunächst zögerliche Recruiter, die positiven Auswirkungen der KI auf ihre Effizienz und Effektivität anzuerkennen. 

Ein Blick in die Zukunft: Der strategische Fokus von AdventHealth geht über die Implementierung neuer Technologien hinaus. Die Organisation setzt sich dafür ein, eine neue Unternehmenskultur zu entwickeln, und betrachtet dabei die KI als zentrale Komponente der modernen Gesundheitsversorgung. 

Dieses Engagement ist Teil einer umfassenderen Vision, zu der auch die Umstellung auf ein KI-gestütztes Human Capital Management-System gehört. Dieses System stellt zwar einen bedeutenden Fortschritt dar, ist aber nur Teil eines größeren Puzzles, das die Harmonisierung verschiedener Technologien zur Verbesserung der allgemeinen betrieblichen Effizienz und der Mitarbeiter-Experience umfasst. 

5. Was würden Sie Recruiting-Führungskräften raten, die in ihrem Team erstmals KI einsetzen wollen?

„Als wir uns für die Einführung von HiredScore entschieden haben, war das eine umfassende Geschäftsentscheidung und nicht nur eine Initiative der HR-Abteilung“, berichtete Nesteruk. „Dazu mussten wir uns das Feedback verschiedener Stakeholder einholen, einschließlich der von uns bedienten Märkte und der CEOs von Krankenhäusern, und deren Prioritäten verstehen. Unser Ziel war es, die Technologie zu finden, die am besten zu unserer Unternehmensstrategie passt, und nicht nur zu unseren HR-Zielen.“

Nesteruk hat drei Ratschläge für Führungskräfte in der Talentakquise, die zum ersten Mal KI einsetzen möchten: 

• ‍Die Auswirkungen der KI-Technologie verstehen: Die Bedeutung des Einsatzes von KI und ähnlichen Technologien sollte nicht unterschätzt werden. Diese sind neu und ungewohnt. Daher ist es wichtig, ihre Einsatzmöglichkeiten klar zu erläutern und zu zeigen, wie sie die Arbeitseffizienz verbessern können. 

• ‍Ergebnisse nach der Implementierung bewerten: Nach der Implementierung sollte unbedingt geprüft werden, ob die Technologie die erwarteten Vorteile gebracht hat. Dazu zählen sowohl die internen als auch externen Auswirkungen auf das Unternehmen, insbesondere in Bezug auf die Patientenversorgung sowie den Krankenhausbetrieb. 

• ‍Kontinuierlich bewerten und anpassen: Es ist essentiell, die Entscheidung für den KI-Einsatz und die Partnerschaft mit dem KI-Anbieter kontinuierlich zu bewerten und neue Anwendungsbereiche zu erkunden, die ursprünglich vielleicht nicht in Betracht gezogen wurden.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, warum sich AdventHealth für Workday entschieden hat, um sein Engagement für eine ganzheitliche Pflege umzusetzen, lesen Sie den Newsbrief.