Aufbau einer Gewinn- und Verlustrechnung

• Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung?
• Die wichtigsten Bestandteile einer GuV
• Kassenbuchhaltung vs. Periodenrechnung für GuV
• Aufbau einer Gewinn- und Verlustrechnung
• Beispiel für Gewinn- und Verlustrechnung
• Technologie für eine moderne GuV

Intelligente Entscheidungen im Geschäftsalltag setzen einen klaren Blick auf die finanzielle Performance voraus. Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gehört zu den wichtigsten Finanzberichten, mit denen Führungskräfte die erforderliche Transparenz für zuverlässige Planung und nachhaltige Wachstumsstrategien gewinnen.

Eine gut strukturierte GuV bietet einen klaren Überblick über Erträge, Aufwendungen und Gewinne in einem bestimmten Zeitraum – die Grundlage für erweiterte FP&A-Aktivitäten wie die Erstellung von Finanzprognosen.

Dieser praktische Leitfaden erklärt die Bestandteile der GuV, ihre Bedeutung für ein erfolgreiches Finanzmanagement und den Aufbau einer Gewinn- und Verlustrechnung, die Ihren Finanzstatus genau abbildet.

Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung?

Eine Gewinn- und Verlustrechnung gibt einen Überblick über die erzielten Erträge und die entstandenen Ausgaben innerhalb eines bestimmten Berichtszeitraums. Sie gewährt einen fundamentalen Einblick in die Unternehmensperformance, indem sie zeigt, welche Gewinne aus den Einnahmen nach Abzug der Betriebskosten entstehen.

Eine detaillierte GuV unterstützt Unternehmensinhaber bei der Beantwortung folgender Schlüsselfragen: Wie effizient arbeitet das Unternehmen? Sind die Ausgaben strategiekonform? Werden die gesteckten Wachstumsziele erreicht? Die wichtigsten Vorteile einer Gewinn- und Verlustrechnung auf einen Blick:

• Transparenz bei Ertrag und Aufwand: Verschafft einen klaren Überblick, wie viel das Unternehmen über einen festgelegten Zeitraum einnimmt und ausgibt, sodass Führungskräfte Performance-Trends erkennen und Veränderungen im Finanzgeschehen wahrnehmen können
• Betriebliche Effizienz: Zeigt auf, wie effektiv das Unternehmen Betriebskosten und Ressourcen managt und an welchen Stellen Ausgaben justiert werden sollten
• Budgetierung und Planung: Stellt Führungskräften alle relevanten Informationen bereit, um finanzielle Ziele zu setzen, den Fortschritt gegenüber der Planung zu messen und zukunftsorientierte Investitionsentscheidungen fundiert zu treffen
• Externe Reporting-Anforderungen: Liefert Kreditgebern, Investoren und Finanzbehörden alle nötigen Informationen zur Bewertung der Unternehmensstabilität und finanziellen Verantwortung

Gewinn- und Verlustrechnungen werden häufig auch als Erfolgsrechnungen bezeichnet. In den meisten Business Cases beziehen sich beide Begriffe auf denselben Bericht und verfolgen denselben Zweck: die finanzielle Performance für einen festgelegten Zeitraum (d. h. Monat, Quartal, Jahr) zusammenzufassen. Die meisten Unternehmen erstellen ihre GuV auf monatlicher und jährlicher Basis, um Performance-Trends kontinuierlich zu verfolgen und Planungszyklen zu unterstützen.

Durch regelmäßige Analyse entwickelt sich die GuV zum Eckpfeiler finanzieller Disziplin. Sie unterstützt Finanzteams dabei, langfristige Performance-Ziele konsequent zu verfolgen und zu erkennen, ob die aktuellen Strategien die gewünschten Resultate liefern.

Die wichtigsten Bestandteile einer GuV

Die Gewinn- und Verlustrechnung strukturiert alle Finanzvorgänge in verständliche Abschnitte. Jeder Bestandteil zeigt eine Phase im Geldfluss durch das Unternehmen, von der Ertragsgenerierung über die Kostendeckung bis zum Endergebnis in der Gewinn- und Verlustrechnung. Durch die Analyse der einzelnen Bestandteile lässt sich erkennen, welche Faktoren die Performance beeinflussen und welche Trends sich abzeichnen.

Ertrag

Zum Ertrag zählen Einnahmen aus dem Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen sowie zusätzliche Einkünfte, die mit der Kerngeschäftsaktivität des Unternehmens in Zusammenhang stehen. Er gibt Aufschluss über die grundlegende Dynamik und ist die Grundlage für die Bewertung von Wachstum und Markt-Performance.

Umsatzkosten

Die Umsatzkosten (Cost of Goods Sold, COGS) umfassen alle direkten Kosten, die bei der Produktion und Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen entstehen – darunter Materialien, Produktionslöhne und Versandkosten. Die Erfassung der Umsatzkosten hilft Führungskräften, die Kernprofitabilität im Blick zu behalten und Effizienzpotenziale in Produktion und Lieferung zu erkennen.

Bruttogewinn

Der Bruttogewinn ergibt sich aus dem Ertrag abzüglich der Umsatzkosten. Er zeigt, wie viel das Unternehmen nach Abzug der direkten Produktionskosten erwirtschaftet. Ein hoher Bruttogewinn ist ein Zeichen für effektive Preisgestaltung, effiziente Produktion und eine gesunde Produkt-Performance.

Betriebsausgaben

Zu den Betriebsausgaben zählen alle Aufwendungen, die für den täglichen Geschäftsbetrieb anfallen, wie Entgeltabrechnung, Miete, Software-, Marketing- und Nebenkosten. Durch die Kontrolle der Betriebsausgaben wird gewährleistet, dass die Ausgaben die strategischen Prioritäten fördern und mit den Wachstumszielen harmonieren.

Betriebsergebnis

Das Betriebsergebnis wird berechnet, indem die Betriebsausgaben vom Bruttogewinn abgezogen werden. Es gibt Aufschluss über die Rentabilität der Kerngeschäftsabläufe des Unternehmens vor Finanzierung oder betriebsfremden Aktivitäten. Diese Kennzahl zeigt, wie effektiv das Unternehmen Erträge in operative Gewinne umwandelt.

Sonstige Erträge und Aufwendungen

Diese Kategorie umfasst Gewinne oder Verluste außerhalb des Kerngeschäfts, etwa Zinserträge, Investitionen oder Veräußerungen von Vermögenswerten. Sie erfasst Finanzaktivitäten außerhalb der normalen Geschäftstätigkeit und kann sich auf die Gesamtrentabilität auswirken.

Nettogewinn (Nettoertrag)

Der Nettogewinn oder -verlust entsteht durch die Verrechnung des operativen Ergebnisses mit sonstigen Erträgen und Aufwendungen. Er spiegelt die endgültige Rentabilität des Zeitraums wider und ist ein wesentlicher Indikator für finanzielle Stärke und langfristige Performance-Trends.

Kassenbuchhaltung vs. Periodenrechnung für GuV

In der GuV kommen zwei grundlegende Buchhaltungsmethoden zum Einsatz: die Kassenbuchhaltung und die Periodenrechnung. Die Kassenbuchhaltung spiegelt die tatsächlichen Geldflüsse wider, während die Periodenrechnung Erträge zum Zeitpunkt der Leistungserbringung und Aufwendungen bei ihrer Entstehung in den Unterlagen erfasst. 

Da jede Methode zu einer anderen Art von Gewinn- und Verlustrechnung führt, müssen Führungskräfte wissen, welcher Ansatz verwendet wird, um die Ergebnisse richtig bewerten zu können.

Kassenbuchhaltung

Die Kassenbuchhaltung erfasst Erträge bei Zahlungseingang und Aufwendungen bei Zahlungsausgang. Sie verfolgt die tatsächlichen Geldflüsse und macht auf einen Blick ersichtlich, wie viel Liquidität dem Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung steht.

Beispiel:

• Sie stellen einem Kunden im Juni 5.000 USD in Rechnung.
• Der Kunde bezahlt die Rechnung im Juli.
• Der Ertrag wird im Juli ausgewiesen, da zu diesem Zeitpunkt das Geld auf dem Bankkonto eingeht.
• Aufwendungen werden nach dem gleichen Prinzip erfasst, d. h. erst dann, wenn Geld tatsächlich abfließt.

Diese Herangehensweise empfiehlt sich vor allem, wenn die Liquiditätstransparenz in Echtzeit im Vordergrund steht – beispielsweise bei Unternehmen in der Gründerphase, im Dienstleistungssektor oder bei Geschäftsmodellen mit einfachen Transaktionsstrukturen. Die Kassenbuchhaltung ist leicht zu verwalten, bildet das Bankguthaben ab und erleichtert die Erstellung von Cashflow-Berichten. Zu beachten ist: Die Ergebnisse können von Monat zu Monat schwanken, da sie von Zahlungseingängen abhängen – nicht vom tatsächlichen Zeitpunkt der Leistungserbringung.

Periodenrechnung

Bei der Periodenrechnung werden Erträge und Aufwendungen erfasst, wenn sie erwirtschaftet werden bzw. wenn sie anfallen, unabhängig vom Zahlungszeitpunkt. Erträge und Aufwendungen werden der Periode zugeordnet, in der sie tatsächlich entstehen – für ein präziseres Bild der realen Unternehmensperformance.

Beispiel:

• Sie erbringen im Juni eine Leistung im Wert von 5.000 USD.
• Sie erstellen die Rechnung im Juni.
• Die Bezahlung erfolgt im Juli.
• Der Ertrag erscheint im Juni – denn da wurde die Leistung erbracht.

Diese Methode ist zu empfehlen, wenn Genauigkeit und Performance Priorität haben – insbesondere für Unternehmen mit Warenbeständen, regelmäßigen Einnahmen, ausgedehnten Verkaufszyklen oder Fremdkapital. Sie unterstützt die Erstellung von Prognosen und zuverlässigeren Finanzanalysen und wird in vielen Fällen nach GAAP/IFRS vorausgesetzt. Der Nachteil dieser Methode besteht darin, dass sie den Cashflow nicht in Echtzeit erfasst. Deshalb ist ein separates Cashflow-Management erforderlich.

Aufbau einer Gewinn- und Verlustrechnung

Jede Gewinn- und Verlustrechnung basiert auf einem definierten Zeitraum sowie auf Datensätzen, die die finanziellen Aktivitäten in diesem Zeitraum nachweisen. Das Ziel besteht darin, diese Zahlen in die üblichen Kategorien für Ertrag, Aufwand und Gewinn zu gliedern, um eine klare Übersicht über die Ergebnisse des betreffenden Zeitraums zu erhalten. 

Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung des praktischen Aufbaus einer mehrstufigen GuV (im Gegensatz zur einfacheren einstufigen Methode, die vor allem kleine Unternehmen nutzen).

    1. Berichtszeitraum festlegen

Legen Sie den gewünschten Berichtszeitraum fest: monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Gestalten Sie die Berichtszeiträume einheitlich. So können Sie Veränderungen bei Ertrag, Ausgabenmustern und Gewinn zwischen aufeinanderfolgenden Perioden leicht verfolgen. Ist dies Ihre erste GuV? Starten Sie mit dem aktuellsten Monat, um die Genauigkeit zu überprüfen, bevor Sie den Zeitraum erweitern.

    2. Finanzdokumente sammeln

Erfassen Sie sämtliche Datensätze, die Geldflüsse – Einnahmen sowie Ausgaben – im Berichtszeitraum belegen. Fordern Sie Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen, Umsatzzusammenfassungen, Kundenrechnungen, Entgeltabrechnungen sowie Belege für Geschäftsausgaben an. Stellen Sie sicher, dass jede Transaktion im definierten Zeitraum durch Belege abgesichert ist. Falls eine Abweichung zum Quelldokument besteht, lösen Sie diese Unstimmigkeit, bevor Sie fortfahren. Ein sauberer Start verhindert Fehler im weiteren Verlauf.

    3. Alle Umsatzquellen auflisten

Erfassen Sie den während des Berichtszeitraums erzielten Gesamtertrag aus der Geschäftstätigkeit. Bei der Periodenrechnung erfassen Sie sämtliche im Berichtszeitraum erwirtschafteten Einnahmen – selbst wenn die Zahlung erst später erfolgt. Von Vorauszahlungen berücksichtigen Sie lediglich den Anteil, der sich auf die im Berichtszeitraum abgeschlossene Leistung bezieht. Wenn Sie nach dem Prinzip der Kassenbuchhaltung arbeiten, erfassen Sie nur tatsächlich erhaltene Beträge – inklusive Anzahlungen und Vorauszahlungen, die im Zeitraum eingegangen sind.

Tragen Sie stets den Gesamtbetrag ein, der vor Abzug von Gebühren oder damit verbundenen Kosten erzielt oder eingenommen wurde, und beziehen Sie alle Erträge wie Produktverkäufe, Dienstleistungen und regelmäßige Zahlungen mit ein.

    4. Umsatzkosten (Cost of Goods Sold, COGS) berechnen

Erfassen und summieren Sie sämtliche direkte Kosten, die bei der Erstellung Ihres Produkts oder der Bereitstellung Ihrer Dienstleistung anfallen. Dazu zählen Material, Fertigungslöhne und Auftragnehmerkosten, die direkt mit der Kundenleistung verbunden sind. Allgemeine Betriebs- und Verwaltungskosten werden hier nicht berücksichtigt. Ziel ist es, Aufwendungen zu erfassen, die je nach Arbeitsvolumen oder Produktabsatz steigen und fallen.

    5. Bruttogewinn ermitteln

Ziehen Sie die Umsatzkosten vom Gesamtertrag ab:

Formel: Bruttogewinn = Umsatz − Umsatzkosten

Der Bruttogewinn zeigt, was nach Abzug der direkten Liefer- oder Produktionskosten übrig bleibt. Analysieren Sie diese Kennzahl für ein besseres Verständnis der Preisstärke, Kosteneffizienz und Gesamtperformance vor den allgemeinen Geschäftsausgaben.

    6. Betriebsausgaben erfassen und summieren

Erfassen Sie die laufenden Kosten des Geschäftsbetriebs. Beziehen Sie die Entgeltabrechnung für Mitarbeiter außerhalb der Produktion, Miete, Nebenkosten, Software, Marketing, Versicherungen, Ausstattung und Verwaltungskosten mit ein. Fassen Sie ähnliche Ausgaben zusammen und addieren Sie diese für den Zeitraum. Halten Sie die Kategorien in aufeinanderfolgenden Berichten konsistent, damit die Ergebnisse vergleichbar sind.

    7. Betriebsfremde Elemente hinzufügen oder abziehen

Geben Sie Aktivitäten ein, die nicht mit den regulären Geschäftsabläufen zusammenhängen, beispielsweise Zinserträge, gezahlte Darlehenszinsen, Anlageergebnisse oder vereinzelte Gewinne und Verluste. Führen Sie diese separat auf, damit Ihre operative Performance klar nachvollziehbar bleibt.

    8. Nettoertrag berechnen

Ziehen Sie den Gesamtaufwand vom Gesamtertrag ab – so sehen Sie auf einen Blick, ob Ihr Unternehmen in diesem Zeitraum einen Gewinn erzielt oder einen Verlust erwirtschaftet hat.

Formel: Nettoertrag = Ertrag − Gesamtaufwand

Der Nettoertrag zeigt das finanzielle Endergebnis für den Berichtszeitraum. Überprüfen Sie die Zahlen ein letztes Mal, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen des Zeitraums erfasst sind und keine Posten doppelt gezählt wurden.

Vorlage und Beispiel für Gewinn- und Verlustrechnung

Um zu verstehen, wie diese Komponenten zusammenwirken, nehmen wir das Beispiel eines mittelständischen Softwareunternehmens, das seine Quartalsergebnisse auswertet. Das Unternehmen bietet abonnementbasierte Produkte an und investiert kontinuierlich in die Weiterentwicklung seiner Produkte sowie in die Gewinnung neuer Kunden. Es folgt eine vereinfachte Darstellung der GuV.

Im genannten Quartal erwirtschaftete das Softwareunternehmen einen Ertrag von 48 Millionen US-Dollar durch Abonnements und Dienstleistungen. Die Ausgaben für Hosting und Kundensupport, zusammen mit den amortisierten Software-Bereitstellungskosten, summierten sich auf 21,5 Millionen US-Dollar, wodurch sich ein Bruttogewinn von 26,5 Millionen US-Dollar ergab.

Die betrieblichen Ausgaben umfassten Vertriebs- und Marketingprogramme zur Förderung des Pipeline-Wachstums, Verwaltungsfunktionen für die Skalierung sowie fortlaufende Investitionen in die Produktentwicklung. Nach Abzug von Finanzierungszinsen und kleineren betriebsfremden Verlusten schloss das Unternehmen den Berichtszeitraum mit einem Nettogewinn von 7,8 Millionen US-Dollar ab.

Durch die Verknüpfung von GuV-Zahlen mit einem spezifischen Geschäftsmodell lässt sich der Zusammenhang zwischen Umsatz, Kostenstruktur und Profitabilität besser nachvollziehen. Abonnements generieren laufende Erträge, die Bereitstellungskosten skalieren mit der Nutzung durch Kunden, und Investitionen in Wachstum wirken sich auf operative Margen und Gewinne aus.

Technologie für eine moderne GuV

Viele Finanzteams nutzen heute Finanzmanagement-Plattformen, die Daten an einem zentralen Ort zusammenführen und laufend aktualisieren. Anstelle von GuV-Berichten zum Periodenende können Führungskräfte über Dashboards jederzeit auf aktuelle Zahlen zugreifen. Dieser stetige Informationsfluss macht die GuV einfacher handhabbar und eignet sich besser für tägliche Entscheidungen.

Moderne Finanzmanagementsysteme bieten:

• Direkte Systemanbindung an Fakturierung, Bankwesen, Entgeltabrechnung und CRM-Lösungen – Einträge werden ohne manuelles Hochladen von Dateien angezeigt
• Automatisierte Buchungsregeln für Ertragsrealisierung, Abgrenzungen, Allokationen und Währungsabwicklung
• Echtzeitbuchung und -konsolidierung statt nächtlicher Stapelverarbeitung oder separater Abschlüsse
• Dashboards und Report Builder für On-Demand-GuV-Ansichten und -Drilldowns
• KI-Assistenten erkennen Unregelmäßigkeiten, schlagen Klassifizierungen vor und decken Probleme auf
• Workflow- und Berechtigungssteuerung für Genehmigungen und Audit-Support

Diese Systeme ersetzen das alte „GuV erstellen, dann prüfen“-Verfahren durch eine Struktur, in der die Zahlen immer aktuell sind. Die Finanzabteilung prüft, korrigiert und validiert weiterhin – nur verschiebt sich der Schwerpunkt von der Berichterstellung hin zur Qualitätssicherung und Interpretation von Entwicklungen in Echtzeit.

Die GuV in tägliche Entscheidungen integrieren

Eine gut strukturierte Gewinn- und Verlustrechnung verschafft Klarheit über die finanzielle Performance und gibt Führungskräften die Sicherheit, fundierte Entscheidungen zu treffen. Bei konsequentem Einsatz offenbaren GuV-Berichte Muster, decken Lücken auf und signalisieren, wann der Kurs beibehalten oder Ausgaben und Prioritäten angepasst werden sollten.

Finanzteams profitieren am meisten von GuV-Berichten, wenn sie damit aktiv arbeiten. Regelmäßige Performance-Checks, die finanzielle Kennzahlen mit operativen Entscheidungen verknüpfen, machen die GuV zum praktischen Steuerungsinstrument für Ihr Unternehmen.

Das Ziel ist nicht nur, eine GuV zu erstellen, sondern daraus ein aktives Instrument zu machen, das Finanz- und Führungsteams täglich nutzen können. Wer als Führungskraft die Zahlen jederzeit versteht und daraus die richtigen Maßnahmen ableitet, verwandelt die GuV von einer reinen Finanzübersicht in einen verlässlichen Kompass für Wachstum.

Immer häufiger sind CFOs gefordert, als strategische Leitfiguren ihrer Unternehmen zu fungieren. Erfahren Sie anhand der Fallstudien von zwei Konzernen, wie das FAME-Framework Ihnen helfen kann, Ihre Geschäftsziele zu erreichen.