Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen
Um zu verstehen, wie Business Process Automation in der Praxis wirkt, lohnt sich ein Blick auf konkrete Anwendungsfälle – quer durch die wichtigsten Unternehmensbereiche.
Finanz- und Rechnungswesen
Finanzteams arbeiten mit hohen Transaktionsvolumina, bei denen es auf Präzision, Geschwindigkeit und Compliance ankommt. Manuelle Prozesse verzögern Freigaben, erhöhen das Fehlerrisiko und führen zu Engpässen – mit direkten Auswirkungen auf den Cashflow.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen schafft hier spürbare Entlastung, indem sie dokumentenbasierte, regelgestützte Aufgaben übernimmt, die kein menschliches Urteilsvermögen erfordern – zum Beispiel:
Rechnungsverarbeitung automatisieren: Daten werden automatisch ausgelesen, geprüft und zur Freigabe weitergeleitet – ganz ohne manuelles Zutun.
Spesenmanagement vereinfachen: Belege werden KI-gestützt gescannt, geprüft und in standardisierte Genehmigungsworkflows überführt – für schnellere Rückerstattungen und bessere Richtlinieneinhaltung.
Personalwesen und Onboarding
HR-Teams jonglieren mit Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnungen, Onboarding-Prozessen und Compliance-Vorgaben – viele davon repetitiv und fehleranfällig.
Business Process Automation sorgt hier für reibungslosere Abläufe und ein besseres Mitarbeitererlebnis – unter anderem durch:
Automatisiertes Onboarding: Neue Mitarbeitende erhalten direkt nach ihrem Start Zugriff auf alle relevanten Dokumente, Systeme und Schulungen.
Digitale Gehaltsabrechnung: Löhne, Abzüge und Benefits werden automatisch berechnet und verwaltet – zuverlässig und fehlerfrei.
Kundenservice und -support
Kunden und Kundinnen erwarten schnelle, präzise und personalisierte Antworten. Viele Support-Teams kämpfen jedoch mit hohen Ticketvolumen und langen Reaktionszeiten.
Automatisierung hilft, Routinetätigkeiten auszulagern und Supportprozesse effizienter zu gestalten – etwa durch:
Einsatz von Chatbots: KI-gestützte Assistenten beantworten häufige Fragen sofort, sodass sich Mitarbeitende auf komplexere Anliegen konzentrieren können.
Intelligente Ticketverteilung: Anfragen werden automatisch kategorisiert und an die richtigen Teams weitergeleitet – ohne manuelle Sortierung.
Vertrieb und Marketing
In Marketing und Sales geht es um gezielte Kundenansprache, schnelle Reaktion und datengestützte Entscheidungen. Hier reduziert Automatisierung den manuellen Aufwand – und steigert gleichzeitig Reichweite und Konversionsraten.
Beispiele dafür:
Lead-Management automatisieren: Interessenten werden automatisch qualifiziert, in CRM-Systeme überführt und mit gezielten Follow-ups versorgt.
Social-Media-Prozesse optimieren: Beiträge lassen sich im Voraus planen, Kampagnen analysieren und das Timing auf Basis von Interaktionsdaten anpassen.
Lieferketten- und Bestandsmanagement
Effiziente Lieferketten brauchen präzise Koordination zwischen Einkauf, Logistik und Lagerverwaltung. Schon kleine Störungen können teuer werden.
Business Process Automation sorgt hier für Transparenz und Planbarkeit – etwa durch:
Automatisierte Bestellauslösung: Sobald Lagerbestände unter definierte Schwellenwerte fallen, werden Beschaffungsprozesse angestoßen.
KI-basierte Bestandsprognosen: Systeme analysieren Verbrauchsmuster und helfen, Über- oder Unterbestände zu vermeiden.
IT und Sicherheit
IT-Abteilungen sichern Systeme, verwalten Zugriffe und halten Software aktuell – Aufgaben, die fehlerfrei und effizient erledigt werden müssen.
Mit automatisierten Workflows lassen sich Risiken minimieren und die Systemzuverlässigkeit erhöhen – etwa durch:
Automatisierte Updates: Patches und Sicherheitsupdates werden geplant und ausgerollt, ohne manuelles Eingreifen.
Zugriffsmanagement vereinfachen: Konten werden automatisch erstellt oder deaktiviert – abhängig von Rollen und Änderungen im System.
Recht und Compliance
Rechtsabteilungen und Compliance-Teams sind auf standardisierte, transparente Prozesse angewiesen – vom Vertragsmanagement bis zur regulatorischen Berichterstattung.
Hier schafft Automatisierung Klarheit und Verlässlichkeit – z. B. durch:
Vertragsprozesse automatisieren: Von der Erstellung über Freigaben bis zu Verlängerungsfristen läuft alles strukturiert und nachvollziehbar.
Berichtspflichten erfüllen: Daten werden automatisiert erfasst, formatiert und fristgerecht übermittelt – ganz ohne manuelle Tabellenarbeit.