Von Spaghetti-Monstern zu intelligenten Systemen: Die Wahrheit über Cloud-ERP-Implementierungen

Enterprise Resource Planning (Cloud-ERP) ist eine dieser Ideen, die in der Theorie brillant klingt – und in der Praxis oft zur Herausforderung wird. Unternehmen starten mit ambitionierten Zielen: mehr Effizienz, nahtlose Integration und eine zentrale „Quelle der Wahrheit“. Doch auf dem Weg dorthin begegnen sie unerwarteten Hürden, Anpassungen und dem unvermeidlichen organisatorischen Wandel.

Babbel – ein Unternehmen, das auf sprachlicher Präzision basiert – hat diese Erfahrung gemacht. Ihre Cloud-ERP-Reise war nicht einfach nur ein technologisches Upgrade. Sie mussten ein Spaghetti-Monster aus fragmentierten Systemen, uneinheitlichen Umsatzströmen und über Jahre gewachsenen Prozessen entwirren. Eine Herausforderung, die viele Unternehmen kennen.

Die Realität von Cloud-ERP-Implementierungen ist: Sie drehen sich nicht nur um Technologie, sondern vor allem um Menschen, Prozesse und Veränderungen. Die Software ist nur der Anfang.

Der Mythos der „perfekten Go-Live“-Strategie

Eine der größten Fehleinschätzungen bei Cloud-ERP-Implementierungen ist die Vorstellung, dass ein System erst dann live gehen darf, wenn alles perfekt ist. Diese Annahme kann den Fortschritt bremsen und Projekte unnötig in die Länge ziehen.

Babbel verfolgte eine andere Strategie: Sie erkannten, dass der wahre Wert eines Cloud-ERP-Systems nicht in einem fehlerfreien Start, sondern in seiner kontinuierlichen Weiterentwicklung liegt. Als sie Workday mit Hilfe von Deloitte einführten, war nicht alles perfekt. Es gab Feinheiten, die noch optimiert werden mussten – aber statt auf den perfekten Moment zu warten, gingen sie live. Diese Entscheidung ermöglichte es ihnen, frühzeitig aus der Praxis zu lernen und das System iterativ zu verbessern.

Cloud-ERP ist eine organisatorische Herausforderung, keine rein technische

Technische Probleme sind selten der Grund, warum Cloud-ERP-Transformationen ins Stocken geraten. Die Software funktioniert. Die APIs verbinden sich. Die Daten migrieren. Die eigentliche Herausforderung? Die Menschen, die mit dem System arbeiten.

• Finanzteams müssen sich auf neue Prozesse einstellen, die ihre gewohnten Abläufe verändern.

• HR und Buchhaltung haben unterschiedliche Herangehensweisen, die abgestimmt werden müssen.

• Führungskräfte erwarten präzise Berichte und Dashboards, unterschätzen aber oft den internen Anpassungsprozess.

Babbel hat nicht nur Workday implementiert – sie haben ihre internen Abläufe neu gestaltet. Sie haben Silos zwischen HR und Finanzwesen abgebaut und eine engere Zusammenarbeit etabliert. Das erfordert Offenheit für Veränderungen und eine klare Kommunikation.

Das Cloud-ERP-Dilemma: Flexibilität vs. Standardisierung

Jedes Unternehmen, das ein Cloud-ERP-System einführt, steht vor der Frage: Passen wir das System an unsere bestehenden Prozesse an, oder optimieren wir unsere Prozesse entsprechend den Best Practices der Software?

Die größte Gefahr? Alte Gewohnheiten einfach zu digitalisieren. Unternehmen investieren erhebliche Summen in neue Systeme, nur um ihre bestehenden – oft ineffizienten – Prozesse zu replizieren.

Babbel entschied sich bewusst für den zweiten Weg. Sie nutzten die standardisierten Workflows von Workday, anstatt das System an alte Strukturen anzupassen. Das führte zu einer schnelleren Implementierung, einer klareren Architektur und einer nachhaltig skalierbaren Lösung.

Transformation ist immer ein Drahtseilakt zwischen Geschwindigkeit und Stabilität: Wie kann man schnelle Erfolge erzielen, ohne langfristige Effizienz zu opfern? Genau hier kam Deloitte ins Spiel. Ihre Rolle war nicht nur technischer Natur – sie halfen, eine Struktur zu schaffen, die gleichzeitig flexibel und belastbar ist.

Ein besonders strategischer Schritt war die Entscheidung, HR vor Finance live zu bringen. Während das Finanzteam noch an der IFRS-Umstellung arbeitete, wurde das HR-System in Rekordzeit implementiert – eine bewusste Entscheidung, um schnell erste Erfolge zu erzielen und gleichzeitig die Grundlage für das gesamte System zu legen. Deloitte unterstützte Babbel dabei, bestehende Workflows kritisch zu hinterfragen und neue Standards zu setzen. Besonders wertvoll war dabei ihr Blick für das große Ganze: Einzelne Systeme zu ersetzen ist eine Sache – eine wirklich integrierte Lösung zu schaffen, eine ganz andere.

Warum Cloud-ERP-Erfolg langfristig gedacht werden muss

Eine Cloud-ERP-Transformation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Babbels Reise endete nicht mit dem Go-Live – sie begann dort erst richtig.

Die nächsten Schritte konzentrieren sich auf Optimierung und Skalierung:

• Implementierung des Workday Accounting Center, um Umsatzbuchungen weiter zu vereinheitlichen.

• Automatisierung von Rechnungs- und Zahlungsprozessen, um Fehlerquellen zu reduzieren.

• Skalierung des Systems, um künftiges Wachstum optimal zu unterstützen.

Unternehmen, die bei Cloud-ERP-Implementierungen scheitern, denken oft zu kurzfristig. Sie erwarten schnelle Erfolge, statt das System als langfristige Plattform für Wachstum und Effizienz zu sehen. Babbel verfolgt einen anderen Ansatz – und genau das wird langfristig den Unterschied machen.

Die Zukunft von Cloud-ERP: Intelligenter, vernetzter, automatisierter

Wer heute eine Cloud-ERP-Implementierung plant und glaubt, sie würde so ablaufen wie vor zehn Jahren, wird schnell feststellen, dass sich die Anforderungen verändert haben.

Die Zukunft gehört intelligenten, vernetzten Systemen:

• KI-gestützte Buchhaltung, die Routineaufgaben automatisiert.

• Dynamische Genehmigungsprozesse, die sich an Arbeitsmuster anpassen.

• Echtzeit-Datenanalysen, die präzise Einblicke ermöglichen und Entscheidungsprozesse beschleunigen.

Babbel geht diesen Weg konsequent. Sie optimieren nicht nur ihre Software – sie gestalten ihre Arbeitsweise neu. Und genau das macht den Unterschied.

Fazit: Fortschritt braucht Mut zur Veränderung

Cloud-ERP-Transformationen sind nicht nur eine technologische, sondern vor allem eine organisatorische Herausforderung. Erfolg hängt nicht allein von der Software ab, sondern von der Bereitschaft zur Veränderung.

Babbel hat verstanden: Warten auf Perfektion führt zu Stillstand. Stattdessen setzen sie auf kontinuierliche Verbesserung und iterative Anpassungen. Unternehmen, die langfristig erfolgreich sein wollen, sollten diesen Ansatz ernsthaft in Betracht ziehen.

Die Frage ist: Wird Ihr Unternehmen diesen Weg mitgehen?