PGA European Tour: Golfveranstalter auf digitalem Siegeszug

Während der Pandemie waren Unternehmen aller Branchen gezwungen, ihre Digitalisierungsprogramme zu beschleunigen und sich auf neue Arbeitsmethoden einzustellen. Für das Führungsteam des Golfveranstalters PGA European Tour war die Wiederaufnahme der PGA-Turnierserie unter sicheren Bedingungen, ganz zu schweigen von der Unterstützung eines komplexen Geschäftsmodells, eine echte Herausforderung.

Hier sprechen Chief Financial Officer Claire Giacometto, Chief Technology Officer Michael Cole und Chief People Officer Fran Merrylees über die Transformation der Finanz-, IT- und HR-Teams inmitten der Wirren der globalen Pandemie.

Komplexitätsabbau und Innovationsförderung sind das A und O

Komplexität gehört zum modernen Geschäftsalltag. Daher überrascht es kaum, dass die Geschäftsführung im Profisport Golf mit Herausforderungen ganz eigener Art konfrontiert ist. Wenn dann noch eine globale Pandemie hinzukommt, ist das Chaos perfekt. Hinter dem Führungsteam von PGA European Tour liegen 18 turbulente Monate, geprägt von der Chance, wichtige digitale Initiativen voranzubringen, und der Notwendigkeit, die Komplexität durch den Einsatz von Technologie zu bewältigen.

Aus der finanziellen Perspektive der CFO Claire Giacometto muss die Komplexität reduziert werden, um fristgerechte Zahlungen an Spieler und Personal und möglichst reibungslose Finanzprozesse zu gewährleisten.

„Wir sind eine kleine, aber recht komplexe Organisation. Da sich unser Geschäft auf viele verschiedene Länder mit unterschiedlichen Rechtsordnungen erstreckt, ist es im Hinblick auf Gehaltszahlungen oder Steuerberechnungen absolut unerlässlich, dass wir ein hochgradig zuverlässiges System haben, damit wir alle Vorgaben einhalten“, erklärte sie.

„Es ist von entscheidender Bedeutung, dass wir nie mit den Zahlungen in Verzug geraten, sonst steht schon das nächste Turnier vor der Tür und die Leute geraten unter Zeitdruck. Wir sind um Professionalität bemüht. Wir wollen die Spieler fristgerecht bezahlen und dieser Prozess soll aus ihrer Sicht möglichst reibungslos funktionieren.“ 

Als CTO hat Michael Cole gute Einblicke in die betriebswirtschaftliche und technologische Komplexität der Organisation. Für ihn spielt Technologie eine zentrale Rolle, nicht nur im Zusammenhang mit effizienten Geschäftsabläufen, sondern – bei PGA European Tour mit einem Markennamen, der für Erneuerung steht – auch in Sachen Imagepflege.

„Bei unseren Turnieren sind es nicht nur zwei Teams, die 90 Minuten lang auf einem Platz spielen, sondern 156 Spieler, die über einen Zeitraum von vier Tagen auf 18 Golfplätzen um den Sieg ringen. Hinzu kommt, dass wir gelegentlich unser Format ändern. Das sorgt für eine komplexe Organisationsstruktur. Wenn wir die gesamte Organisation effizienter und einfacher gestalten wollen, ist Technologie ein absolutes Muss“, erklärte er. 

„Wir sind immer auf der Suche nach innovativen und kreativen Ideen, wie wir unseren Fans neue, spannende Inhalte präsentieren können. Aber wir wissen auch, dass uns eine große Herausforderung bevorsteht, wenn wir unsere hochkomplexe Organisation mithilfe von Technologie einfacher gestalten wollen.“

COVID-19 und der neue Arbeitsalltag

2019 verlagerte PGA European Tour den Betrieb aus lokalen Rechenzentren in die Cloud, was die Agilität in der gesamten Organisation maßgeblich erhöhte. Als Golf, so wie die meisten Sportarten, der Corona-Pandemie zum Opfer fiel, traten die Vorteile dieser unternehmensweiten Agilität in aller Deutlichkeit zutage. 

„Als die Pandemie über uns hereinbrach, konnten wir die Belegschaft problemlos von einem auf den anderen Tag ins Homeoffice schicken, da alle dank des hohen Maßes an Agilität per Remote-Zugriff arbeiten konnten“, so Cole. „Das Homeoffice wurde praktisch zum erweiterten Büro.“

Die HR-Abteilung musste einerseits die Belegschaft im Homeoffice managen und andererseits sicherstellen, dass alle über die richtigen Tools und den entsprechenden Support verfügten, um ihre Arbeit zu erledigen – eine Aufgabe, die ganz eigene Herausforderungen mit sich brachte. Doch auf welche Schwerpunktbereiche konzentrierte sich das Team und welche Hürden mussten überwunden werden?

„Mit unserer cloudbasierten Lösung konnten wir Personaldaten jederzeit und überall abrufen. Das war für uns unglaublich wichtig“, so CPO Fran Merrylees. „Wie viele andere Unternehmen mussten auch wir Mitarbeiter zwangsbeurlauben; das war ein sehr schwieriger Prozess. In dieser Situation haben wir enorm davon profitiert, dass diese Daten jederzeit zur Verfügung standen, selbst aus der Ferne.“

Krisen stellen unsere Leistungsfähigkeit am stärksten auf die Probe. Insofern sind sie oft auch die größten Innovationstreiber. Die Pandemie hat viele Unternehmen vorangebracht, da sie einfach Möglichkeiten finden mussten, den Betrieb fortzusetzen. Für Giacometto und ihr Team war die Cloud der entscheidende Faktor bei der Umstellung auf agile Finanzprozesse.

„Prognosen, Liquiditätsmanagement, Steueranforderungen – in sämtlichen Bereichen war ständig mit spontanen Änderungen zu rechnen, sodass wir unsere Pläne immer wieder anpassen mussten. Ich hätte nie gedacht, dass es uns gelingen würde, all das aus dem Homeoffice zu erledigen. Doch alles lief wie am Schnürchen. Unser Cashflow-Prozess war trotz aller Widrigkeiten tadellos.“

Die Vorteile der Digitalisierung im Bereich Planung, Umsetzung und Analyse

Welche Bedeutung hat die Digitalisierung für Organisationen wie PGA European Tour nun, da die Welt wieder ins Rollen kommt und auch im Profisport langsam wieder der Alltag einkehrt?

Aus finanzieller Sicht betont Giacometto, wie wichtig es ist, dass dem gesamten Unternehmen eine einzige Lösung für die Planung, Umsetzung und Analyse zur Verfügung steht, um in Echtzeit auf den ständigen Wandel zu reagieren.

„Durch die lückenlose Dokumentation aller Aktivitäten im Zusammenhang mit unseren Daten können wir sicher sein, dass unsere Analysen verlässlich sind. Das erleichtert uns die Arbeit ungemein. Es war unglaublich hilfreich, eine Lösung zu haben, die jeder mit wenigen Handgriffen bedienen kann, um sich einen Überblick über die Lage zu verschaffen“, erklärte sie. „Wir veranstalten jede Woche Turniere, also müssen auch die Spieler jede Woche bezahlt werden. Natürlich müssen wir unsere Zahlungsfähigkeit sichern; daher erstellen wir eine Vielzahl von Cashflow-Prognosen und bemühen uns zusammen mit der Unternehmensleitung, fundierte betriebswirtschaftliche Entscheidungen zu treffen.“

Für die Personalleiterin Merrylees war die Zusammenführung von Finanzen und HR in einer einzigen Lösung wichtig.

„Der Vorteil einer modernisierten HR-Funktion ist, dass man einen ganzheitlichen Blick einnehmen und strategischer vorgehen kann. Außerdem bieten sich auf diese Weise völlig neue Möglichkeiten, mit Partnern im Unternehmen wie dem Finanzteam zusammenzuarbeiten. Wir können für die Zukunft planen und uns mithilfe von Echtzeit-Reporting bei wichtigen Themen wie Finanz- und Personalplanung mit den Stakeholdern kurzschließen. Manager und Mitarbeiter können mithilfe der Daten eigenständige Entscheidungen treffen. Dies erhöht den strategischen Wert ihrer Tätigkeit und wertet sie auf.“

Mit Blick auf die allgemeine Rolle von Cloud-Computing und Digitalisierung weist CTO Cole auf den direkten Zusammenhang zwischen einer effektiven Technologiebasis und der Ertragsrealisierung im Unternehmen hin.

„Für uns sind zwei Dinge entscheidend: die Förderung der Eigenständigkeit unserer Mitarbeiter und die Zugänglichkeit der Daten. Wir sind eine mitgliederbasierte Organisation. Wir brauchen einen Mechanismus, mit dem wir über 1.000 Berufsgolfern die Möglichkeit geben können, an Turnieren teilzunehmen. Unsere gesamten Einnahmen fließen in den Betrieb und – noch wichtiger – in den Preisfonds für die Spieler. Wir sind dafür verantwortlich, diese Einnahmen zu erwirtschaften, und Workday ist dafür verantwortlich, dass sie innerhalb des Unternehmens an der richtigen Adresse ankommen. In dieser Hinsicht fungiert Workday für uns wie ein Katalysator.“