Wie Sie durch kontinuierliche Neukalibrierung die Tempolücke schließen können

Es heißt, Schnelligkeit sei der ultimative Vorteil in der Geschäftswelt. Das zeigt sich derzeit in aller Deutlichkeit: Nun, da sich Unternehmen allmählich auf das Leben nach der Pandemie vorbereiten, verändert sich die Geschäftsdynamik noch schneller als sonst. Die Trends von heute können morgen schon zum Umbruch führen. Und die Umbrüche von morgen bilden die Grundlage für neue Arbeitsmethoden.

Die Frage ist: Wann und wie sollten Sie die betriebliche Transformation in die Wege leiten? Denn der nächste Umbruch kommt bestimmt. Und was passiert, wenn Sie nicht schnell genug reagieren?

Die Tempolücke

Viele Unternehmen tun sich schwer damit, diese Fragen zu beantworten. Die meisten stellen jedoch fest, dass sie nicht mit dem rapiden Tempo des Wandels Schritt halten können. Workday bezeichnet dieses Defizit als Tempolücke. Dieses Problem zeichnete sich schon vor der Pandemie ab, doch seit dem vergangenen Jahr wurde die Reaktionsfähigkeit aller Unternehmen auf die Probe gestellt. 

Leitende Führungskräfte bestätigen: Die Tempolücke ist ein reales Problem.

• 63 % bewerten ihre Prozesse und deren Umsetzung als zu langsam.

• 80 % geben an, dass es zu lange dauert, Entscheidungen zu treffen.

• 74 % geben zu, dass sie nicht auf die Zukunft vorbereitet sind. Sie wissen, dass Weiterbildungsmaßnahmen dringend notwendig sind, doch nur 10 % sind bereit, darauf Taten folgen zu lassen.

• 75 % beklagen, dass operative Silos ihre Reaktionsfähigkeit mindern.

• 67 % befürchten, an Einfluss zu verlieren. Sie haben Angst, irrelevant zu werden, falls es ihnen nicht gelingt, sich anzupassen.

Die Tempolücke überwinden

Die gute Nachricht: Viele unserer Kunden haben die Tempolücke bereits überwunden. Dabei waren insbesondere folgende Maßnahmen entscheidend:

• Wechsel von einer isolierten Finanzplanung zu unternehmensweiten Planungsprozessen

• Umstieg von jährlichen Planungszyklen auf eine kontinuierliche Planung, die nie an Aktualität verliert

• Loslösung von einer Strategie auf Basis von Momentaufnahmen, die angesichts des Wandels schnell obsolet werden, zugunsten einer kontinuierlichen Neukalibrierung, die schnelle Anpassungen ermöglicht

Um agil zu bleiben, setzen diese Unternehmen auf einen kontinuierlichen Planungsprozess, gestützt auf rollierende Prognosen und What-If-Szenarien. Außerdem entwickeln sie mit unserer flexiblen Modellierungsplattform mehrere solcher What-If-Szenarien – nicht nur für die Betriebsplanung, sondern auch für die Personal-, Vertriebs- und Bedarfsplanung.

Kontinuierliche Neukalibrierung erleichtert die Umsetzung von Plänen

Doch über die kontinuierliche Planung hinaus benötigen Unternehmen einen agilen Prozess, der es ermöglicht, Pläne dynamisch zu erstellen und in die Tat umzusetzen, die Ergebnisse zu analysieren und bei sich ändernden Bedingungen die Planung anzupassen. Durch diese kontinuierliche Neukalibrierung entsteht ein Kreislauf der ständigen Verbesserung:

1. Unternehmen bewerten ihre Performance und ergreifen entsprechende Maßnahmen (Analyse).

2. Diese Analysen dienen als Planungsgrundlage (Planung).

3. Diese Pläne werden in gemeinsamer Arbeit in die Tat umgesetzt (Umsetzung).

Progressive CFOs wirken bereits aktiv auf eine kontinuierliche Neukalibrierung hin. Die Mehrheit der Führungskräfte im Finanzwesen betrachtet die Fähigkeit zur kontinuierlichen Neukalibrierung ihrer Planungs- und Reportingprozesse als zentralen Aspekt ihrer Mission, die unternehmensweite Agilität zu verbessern. Schon vor der Pandemie begannen Unternehmen, sich zugunsten kontinuierlicher Planungsprozesse von jährlichen Planungszyklen zu lösen, da diese nicht die nötige Flexibilität boten. Kontinuierliche Planungsabläufe ermöglichen der Finanzabteilung hingegen die nötige Transparenz und Anpassungsfähigkeit, um schnell und effektiv auf plötzliche Verschiebungen der Markt- und Betriebsbedingungen zu reagieren.

Veraltete ERPs vergrößern das Defizit

Zur kontinuierlichen Neukalibrierung ist jedoch eine „Single Source of Truth“ erforderlich. Workday spricht in diesem Zusammenhang von einer intelligenten Basis aus hochwertigen, detaillierten, genauen und aktuellen Daten. Der Aufbau einer solchen intelligenten Datenbasis erfordert auch, sich von den Unzulänglichkeiten veralteter ERP-Systeme zu lösen. Denn das ERP-Modell ist rückständig und basiert auf reaktiven Analysen. Seine Grundlagen bilden veraltete, silogebundene Daten und starre Prozesse, die die aktuellen Anforderungen des Unternehmens nicht abbilden. Allzu oft begehen Unternehmen den Fehler, lediglich ihr altes ERP-System in die Cloud zu verlagern, sodass ihnen die Vorteile einer echten cloudnativen Lösung verwehrt bleiben. Wer an Altsystemen festhält, wird die Tempolücke eher vergrößern, als sie zu schließen.

Sogar Unternehmen, die eine moderne, cloudbasierte Planungslösung für Prognosen, Budgets und die Modellierung von What-If-Szenarien einsetzen, können das volle Potenzial und den ROI ihrer Planungsinvestitionen durch weitgehend manuelle und unflexible ERP-Altsysteme beeinträchtigt sehen. Das Fehlen von mehrdimensionalen Einblicken, d. h. in Kontext und Granularität der Daten, führt zu einem Mangel an Erkenntnissen. Und verzögerter Zugang zu Daten kann die Bemühungen zur Schaffung eines Umfelds für kontinuierliche Planung und Neukalibrierung
einschränken.

Kürzere Zyklen aus Planung, Umsetzung und Analyse

Hier kommen die Vorteile einer modernen, einheitlichen, unternehmensweiten Cloudumgebung zum Tragen. Die Workday Enterprise Management Cloud vereint beispielsweise Finanzen, Ausgabenmanagement, HR, Planung und Analyse in einer einzigen Lösung. Auch bildet sie das Rückgrat der digitalen Beschleunigung für Unternehmen mit einer hohen Metabolismusrate – d. h. Unternehmen, die die Notwendigkeit agilerer Abläufe eingesehen haben.

Mit dieser modernen Enterprise Management Cloud können Ihre Teams flexibel auf neue Chancen reagieren, da Planung, Umsetzung und Analyse sämtlicher geschäftlicher Aspekte in einer einzigen Lösung zusammengeführt werden. Kontinuierliche Planung ermöglicht Ihnen, mehrere Szenarien zu modellieren, um mit dem Wandel Schritt zu halten. Diese Pläne werden sofort in die Tat umgesetzt, da alle Mitarbeiter und Ressourcen aufeinander abgestimmt sind und so das bestmögliche Ergebnis erzielt werden kann. Mithilfe von Analysen auf Machine Learning-Basis erkennen Sie, wann eine Kurskorrektur erforderlich ist und auf welche Ereignisse Sie sich als Nächstes vorbereiten müssen, sodass Sie dem voranschreitenden Wandel stets einen Schritt voraus bleiben.

Einige unserer Kunden, die bereits auf diese Lösung umgestiegen sind, haben schon jetzt herausragende Ergebnisse erzielt. Gesundheitsdienstleister ChristianaCare wechselte beispielsweise in weniger als einer Woche von jährlichen zu kontinuierlichen Planungsprozessen – und das inmitten der coronabedingten Betriebsumstellung.

„Unserem Team gelang trotz der vielen Unbekannten zu Beginn der Pandemie eine 180-Grad-Wende“, erinnert sich Kevin Kain, Director of Financial Planning and Operational Analysis bei ChristianaCare. „Die Teammitglieder waren gezwungen, innovativ zu sein, schnelle Entscheidungen zu treffen und schließlich die finanziellen Folgen dieser Entscheidungen zu ermitteln. Mit Workday Adaptive Planning ist es unserer lokalen Kostenstelle gelungen, in kürzester Zeit von einem jährlichen Budgetierungsprozess auf monatliche Prognosen umzusteigen. Außerdem mussten wir unsere verschiedenen coronabedingten Ausgaben im Blick behalten und unsere Eindämmungsstrategien abwägen. All das gelang uns in vier Tagen.“

Welches Fazit lässt sich daraus ziehen? Die Unternehmen, die sich auf Transformationsstrategien zur Überwindung ihrer Agilitätsdefizite konzentrieren, werden sich als Branchenführer in ihrem jeweiligen Bereich profilieren. Marktteilnehmer, denen dies nicht gelingt, riskieren, den Anschluss zu verlieren.