Wie sich Herausforderungen bei der Headcount-Abstimmung meistern lassen

Eigentlich sollte es ganz leicht sein, den Personalbestand zu ermitteln. Es kann doch nicht so schwer sein, die genaue Anzahl der Beschäftigten zu ermitteln, die in Ihrem Unternehmen arbeiten, oder?

In Wirklichkeit ist es schwieriger, als Sie denken.

Finanz- und Personalbereich (HR) produzieren routinemäßig voneinander abweichende Headcount-Zahlen. Und das verursacht Probleme. Wenn Sie nicht wissen, wer für Sie arbeitet (und in welcher Position im Unternehmen), haben Sie keinen Einblick in die finanzielle Situation und die Performance Ihres Unternehmens.

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Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie nehmen an einem Meeting mit Führungskräften teil, um die Budgetzahlen des letzten Quartals zu besprechen und werden mit einigen scheinbar einfachen Fragen konfrontiert. Wie hoch ist unser aktueller Headcount? Welche Kosten sind damit verbunden? Entsprechen die Zahlen unserer Planung?

Eigentlich ganz einfach, oder? Nicht ganz. Finanz- und HR-Bereich messen Headcount oft mit unterschiedlichen Verfahren. Berücksichtigt er freie Mitarbeitende? Und was ist mit den 0,3 Vollzeitäquivalenten (VZÄ), wenn die betreffenden Mitarbeiter nur 15 Stunden in der Woche arbeiten?

Besonders problematisch wird es jedoch, wenn die Finanzabteilung erläutern soll, wie hoch die tatsächlichen Headcount-Kosten des Unternehmens sind und warum diese Zahl vom Plan abweicht. Dazu muss sie genau nachverfolgen, wer für welche Rolle, mit welcher Vergütung und in welchen Regionen eingestellt wurde – all dies unter Berücksichtigung der ursprünglichen Planung. Gerade diese Aufgabe erweist sich für die meisten Unternehmens als besonders schwierig, wenn nicht gar unmöglich.

So erklären Sie Headcount-Abweichungen

Sogar die ausgefeiltesten Pläne lassen sich nicht maßstabsgetreu umsetzen. Vielleicht haben schließlich einfach das Einstellungsdatum auf einen späteren Termin verschoben. Oder Sie konnten die Stelle gar nicht besetzen. Vielleicht änderte sich auch das Vergütungspaket, da die Personalanforderung für eine Rolle in Austin vorgesehen war, die dann schließlich in San Francisco besetzt wurde. Möglicherweise lag die Mitarbeiterfluktuation lag über dem erwarteten Niveau oder es kam zu unvorhergesehenen Freistellungen. Für Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Daten sind jedenfalls zahlreiche Ursachen denkbar. Und das ist zu erwarten.

Zur Erklärung dieser Abweichungen kann die Finanzabteilung oft nur eine einfache „Budget vs. Ist“-Analyse der Gehaltsaufwendungen liefern. Mit etwas Glück erfolgt diese Analyse nach Abteilung und lässt einige Schlüsse zu, wo im Unternehmen die Abweichung zu lokalisieren ist. Im günstigsten Fall gibt eine vergleichende Analyse zwischen den geplanten VZÄ und den Ist-Daten Aufschluss darüber, ob die Abweichung preis- oder volumenabhängig ist. Unabhängig davon vermittelt keine dieser Analysen erhellende Erkenntnisse zu den Ursachen dieser Abweichungen. Das liegt im Wesentlichen an den mangelnden Verknüpfungen zwischen den Hauptbuch-, HR- und Planungssystemen, die diesen Prozess steuern.

Die genauere Untersuchung dieser Abweichungen größtenteils manuell – durch den Austausch von E-Mails zwischen der Finanz- und HR-Abteilung. Dabei wird versucht, die Bewegungen von Stellen und Personalanforderungen nachzuvollziehen. Die Kosten dieser Vorgehensweise sind oft schwierig zu beziffern. Wie wäre es also, wenn Sie die zugrunde liegenden Ursachen für die größten Ausgabenposten in Ihrem Unternehmen problemlos analysieren und verfolgen könnten?

Visualisierung schafft Abhilfe

Bei Workday können wir durch Visualisierung in einem Wasserfalldiagramm den genauen Ursachen von Abweichungen auf den Grund gehen. So lassen sich insbesondere die Abstimmung von Abweichungen zwischen Budget und Ist und die entsprechenden Auswirkungen der zugrunde liegenden Faktoren darstellen. Möglich ist dies durch eine Aufschlüsselung nach Vollzeitäquivalenten und Gesamtvergütungsaufwendungen. Lag die Mitarbeiterfluktuation über dem prognostizierten Wert? Fanden Einstellungen früher als geplant statt? Gab es Veränderungen bei Niveaus oder Standorten?

Die zugrunde liegenden Ursachen sind nicht immer einfach zu ermitteln. Daher ist die Frage berechtigt, wie wir das gemacht haben. Mit Workday Adaptive Planning importieren Sie zunächst die aktuelle Personalliste und erstellen einen detaillierten Einstellungsplan auf der Grundlage eines detaillierten treiberbasierten Modells. Dieses berechnet automatisch unzählige Annahmen dazu, wen Sie wann und wo mit welchem Gehalt einstellen werden automatisch berechnet und bereitet diese Annahmen entsprechend auf. Mit der Stellen-ID lassen sich Stellen versionsübergreifend anhand von Istwerten abstimmen. Zusätzlich wird ein „Code für den Grund“ auf Positionspostenebene getaggt und das Wasserfalldiagramm somit automatisch aktualisiert.

Das ist aber noch nicht alles. Eine noch effektivere Automatisierung erhalten Sie, indem Sie Workday Human Capital Management (Workday HCM) mit Workday Adaptive Planning kombinieren.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Veröffentlichen Sie geplante Stellen aus Workday Adaptive Planning direkt in Workday HCM und weisen Sie Stellen-IDs automatisch zu.
• Senden Sie zum Kickoff E-Mail-Benachrichtigungen.
• Stimmen Sie neu erstellte Stellen anhand des modellierten Datenblatts in der Planung ab.
• Details aus Workday Adaptive Planning in Workday HCM anzeigen, um durch genauere Untersuchungen Fragen zu lösen

Die einheitliche Benutzeroberfläche bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie fließend und abteilungsübergreifend zusammenarbeiten können.

Fazit: Eine präzise Bugdetierung setzt einen reibungslosen Abstimmungsprozess beim Headcount voraus.

Sehen Sie sich diese Kurzdemo an, um Workday Adaptive Planning in Aktion zu erleben.