Schnellere Digitalisierung des Finanzwesens: In vier Schritten zur Wertschöpfung

In letzter Zeit setzt sich eine neue Methode im Bereich der Unternehmensführung durch. 

Wir nennen sie die Enterprise Management Cloud. Mit diesem Ansatz demonstriert Workday, wie Unternehmen die Grenzen des Enterprise Resource Planning (ERP) bei der Vorbereitung auf ihre digitale Zukunft überwinden können.

Traditionell kommt ERP in stark angepassten Legacy-Systemen zum Einsatz, deren Upgrades kostspielig und zeitaufwendig sind. Mit Blick auf die Zukunft des Finanzwesens hat Workday einen cloudbasierten End-to-End-Ansatz entwickelt, der die Evolution einer agileren, integrierten Plattform ermöglicht – die Voraussetzung für Unternehmen, um mit dem Tempo des Wandels im geschäftlichen Umfeld und im globalen Markt Schritt zu halten. 

Die Enterprise Management Cloud konzentriert sich auf die neuen Umsatztreiber unserer Zeit: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Kompetenzen und immaterielle Werte. 

Wie kommen wir zu dieser Erkenntnis?

Seit dem Börsengang von Workday im Jahr 2012 verzeichnen wir ein solides jährliches Wachstum. Inzwischen bieten wir unsere Services für über 9.000 Unternehmenskunden in mehr als 170 Ländern an. Gleichzeitig ist es uns gelungen, die Verwaltungsgemeinkosten gemessen am Ertrag bei 6 % zu stabilisieren. Um dies zu erreichen, mussten wir die Agilität eines Startups bewahren und dabei mit der gleichen Aggressivität wie ein Großunternehmen skalieren. Unser Hyperwachstum verdanken wir Workday Financial Management, Workday Accounting Center, Workday Prism Analytics, Workday Adaptive Planning und Workday Spend Management.

Alle Finanzprozesse bei Workday sind seit dessen Gründung cloudbasiert. Denn auf diese Weise lassen sich die Anzahl der Anwender und das wachsende Transaktionsvolumen problemlos skalieren. Außerdem können wir eine auf Veränderungen ausgelegte Finanzorganisation schaffen, ohne auf schnelle Entscheidungsprozesse oder Agilität zu verzichten. Zu diesem Zweck haben wir ein Vier-Punkte-Framework für die Digitalisierung des Finanzwesens entwickelt, das auf den Grundsätzen von Design Thinking, Erkenntnissen, Zusammenarbeit und Innovation beruht. 

Es geht hier jedoch um mehr als nur eine Idee. Bei Workday wenden wir dieses Framework selbst an, um die Finanzfunktion in den Mittelpunkt unserer Unternehmensstrategie zu rücken. Kürzlich hatte ich die Gelegenheit, dieses Framework CFOs und leitenden Finanzführungskräften aus ganz Europa auf dem CIMA CFO Strategy and Innovation Summit in Polen vorzustellen.

Mit Design Thinking die Digitalisierung des Finanzwesens beschleunigen

Bei Workday versuchen wir, Prozesse möglichst in allen Bereichen reibungslos zu gestalten und teamübergreifend zu testen, um unsere Annahmen zu validieren. Mit Empathie und Technologie unterstützten wir unsere Teams außerdem bei den verschiedensten Herausforderungen und suchen ständig nach Möglichkeiten, die Abläufe für alle unsere Kunden, ob intern oder extern, zu optimieren. Unsere Vision und unser ultimatives Ziel ist ein Zero-Day Close, d. h., Abschlüsse werden in weniger als einem Tag fertiggestellt. 

Sehen wir uns einen Anwendungsfall von Workday in Europa einmal näher an.

In Polen gelten ganz spezielle Reporting-Anforderungen, unter anderem im Hinblick auf Sprache und Wechselkurse lokaler Banken. Mit einem maßgeschneiderten Ansatz sorgt Workday dafür, dass für lokale Anbieter der Buchhaltungsaufwand vor Ort entfällt. Stattdessen wird mit benutzerdefinierten Berichten, Workday Prism Analytics und Workday Accounting Center gewährleistet, dass alle für Polen relevanten Anforderungen erfüllt sind. Wir können eine Saldenbilanz nach lokalen gesetzlichen Vorgaben ausführen, einschließlich aller nach lokalem Gesetz erforderlichen Wechselkurs- und anderer Anpassungsjournale – unter Verwendung der Multibook-Funktion von Workday zur Erfassung lokaler Rechnungslegungsgrundsätze im Gegensatz zu den US-amerikanischen GAAP. 

Wir gehen davon aus, dass wir durch diesen Ansatz unseren internen Ressourcenaufwand um einen Monat reduzieren und einen beträchtlichen Teil der Gebühren für externe Anbieter einsparen können. Als Nächstes befassen wir uns mit der Frage, wie wir die gleiche Funktionalität in anderen Ländern mit vergleichbaren Anforderungen nutzen könnten – etwa in der Tschechischen Republik, Frankreich und Deutschland –, um diesen lokalen Compliance-Zyklus von einem reaktiven in einen proaktiven Prozess zu verwandeln.

Erkenntnisbasierte Entscheidungen treffen

Die Grundlage für ein wettbewerbsfähiges Unternehmen in der schnelllebigen modernen Wirtschaft sind Erkenntnisse, mit denen Sie die besten Entscheidungen treffen und die Vorteile des schnellen Zugriffs auf Daten und Analysen nutzen können.

In einem aktuellen Webcast schildere ich, wie wir mit Workday Accounting Center und Workday Prism Analytics erhebliche Datenmengen aus unserem aktienbasierten Vergütungsprogramm E-Trade importieren und unsere manuellen Prüfungen und Prozesse automatisch durchführen. Unsere Technologie ermöglicht Journaleingaben mit entsprechenden Datenattributen, der Rechtsform, Kostenstellen und Konten. So wird ein Prozess, für den mein Team zweieinhalb Tage benötigte, auf wenige Stunden verkürzt.

Eine enge Zusammenarbeit zwischen Finanzwesen und IT fördern

Der Anwendungsfall des Aktienvergütungsprogramms ist nur einer von 75 Fällen im Bereich Automatisierung, die wir zusammen mit dem IT-Team von Workday on Workday (WoW) für Workday Prism Analytics mithilfe von 15 verschiedenen Datenquellen aus allen Bereichen der Finanzfunktion entwickelt haben. WoW IT sorgt für das reibungslose Funktionieren der Anwendungen von Workday und fungiert zudem als Innovation Lab, das neue Produkte testet und die IT-Strategie optimiert.  

Um Innovationen im Finanzbereich voranzutreiben, haben wir unserem Finanzteam die Verantwortung für das Finanzdatenmodell übertragen, einschließlich der Buchhaltungsrichtlinien, Mappings, Berechnungen und Metriken. Das Finanzteam ist somit in der Lage, Daten zu verwalten und anzureichern, um eigene Berichte, Analysen und Planungsmodelle auszuführen – ein entscheidender Vorteil für uns. Wir sind dazu nicht mehr auf die IT-Abteilung angewiesen, die sich jetzt verstärkt strategischen Technologieprojekten widmen kann.  

Kontinuierliches Lernen und Innovation ermöglichen

Ein besonderer Schwerpunkt liegt für uns darin, unseren Finanzteams neue Erfahrungen und Lernangebote bereitzustellen, insbesondere im Hinblick auf digitale und technische Kompetenzen. Dies hat sich als eine der besten Methoden bewährt, um die Skills und Kompetenzen unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erweitern und zukünftig benötigte Talente dauerhaft zu binden. Das belegen auch aktuelle Studien. Unsere jüngste CFO Indicator Survey unter mehr als 250 CFOs weltweit zeigt, dass eine überwältige Mehrheit von Finanzführungskräften Pläne verfolgt, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Möglichkeiten zur Erweiterung ihrer Skills und zum Erlernen neuer Kompetenzen bereitzustellen, um den zukünftigen Bedarf des Unternehmens zu decken.

Mein Finanzteam bei Workday zeigt die Motivation, aus bewährten Denkmustern auszubrechen und nach Wegen zu suchen, um Prozesse reibungslos zu gestalten und Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. 

Fazit

Unser Vier-Punkte-Framework für eine schnellere Digitalisierung des Finanzwesens setzen wir Tag für Tag in die Praxis um, was sich an unserem ROI ablesen lässt. In den letzten acht Jahre haben wir unsere betriebliche Effizienz um fast 60 % gesteigert. Bei einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 41 % konnten wir über 6 Mio. USD an Gemeinkosten pro Jahr einsparen. Diese Zahlen sind umso beachtlicher,wenn man bedenkt, dass wir Peakon und Scout RFP innerhalb von wenigen Wochen nach deren Übernahme in unsere Lösungen und Prozesse integriert haben.

In den letzten beiden Jahren haben unsere Finanzteams nahezu 98 % aller neuen, im Rahmen unserer Finanzmanagement-Lösung veröffentlichten Funktionen ganz oder teilweise übernommen. Wir sind stolz darauf, dass wir der erste und beste Kunde von Workday sind. 

Das Framework sorgt dafür, dass die Finanzabteilung zugunsten wertschöpfender Geschäftsaktivitäten von transaktionsbezogenen Aufgaben entlastet wird. So kann sie unter anderem ihre Rolle beim Aufbau eines datengestützten Unternehmens stärker wahrnehmen. Auch wenn die Automatisierung der Finanzfunktion in den meisten Unternehmen noch in den Kinderschuhen steckt, werden wir von der Zukunft viel schneller eingeholt, als uns allen vermutlich bewusst ist. Je besser es Organisationen jetzt gelingt, die Automatisierung von Buchhaltungsfunktionen in ihre Abläufe zu integrieren, desto stärker können sich die Finanzteams in den kommenden Jahren als strategische Partner für die Geschäftsführung und das Unternehmen positionieren.