Bankhaus Julius Bär etabliert mit Workday globale HR-Transformation

Die Bank Julius Bär mit Hauptsitz in Zürich ging mit konkreten Anforderungen auf die Suche nach einem neuen HR-System: Erstens, es musste eine zentrale Lösung für die weltweit mehr als 25 Länder sein, die globale Standards etabliert. Zweitens war die Transparenz der Daten wesentlich, um Mitarbeitern umfassende Self-Services bieten zu können. Das dritte Kriterium beschreibt Manuel Hugentobler, HR Services & Transformation bei Julius Bär in Zürich, als „Actionable Analytics“: Es sollte ein System sein, das alle HR-Disziplinen einschließlich Reporting abdeckt, wodurch Vorgesetzte und die HR-Organisation mehr Mittel zur Verfügung haben, um effektiv agieren zu können.

Strukturiert – Digitale Transformation sicher und eigenständig entwickeln

Die Wahl fiel schließlich auf Workday – die Gründe: die ansprechend strukturierte Benutzeroberfläche verbunden mit einer einheitlichen Architektur, zentraler Datenhaltung und einem überzeugenden Security-Konzept. „Ausschlaggebend war für uns zudem die Möglichkeit, mit Workday unabhängig von externen Partnern zu werden, wenn es um die Weiterentwicklung oder Einführung neuer Funktionalitäten geht“, erklärt Hugentobler zu den Auswahlkriterien.

Nach neun Monaten Implementierungszeit erfolgte der Go-Live von Workday für alle Standorte im September 2017. Sechs Funktionsbereiche bildeten dabei die globale Grundlage: Human Capital Management, Recruiting, Onboarding, Talent Management und Performance sowie Core Compensation. Etwa ein Jahr später kam das Modul Learning hinzu, im Januar 2019 folgte die stufenweise Implementierung von Absence Management für mehr als 80% der Länder.

Gestärkt – Standards und Prozessdesign für eine strategische Rolle von HR

„Unser Ansatz – den wir auch heute wieder so verfolgen würden – war, wo immer möglich die Prozess-Standards von Workday anzuwenden und damit auch zu honorieren, dass entsprechende Standards vorhanden sind“, sagt Hugentobler. „Dies reduziert den Konfigurationsaufwand und damit auch Kosten – sowohl in der Implementierung wie auch im Unterhalt.“ In diesem Kontext setzte Julius Bär globale Standards vor lokale Bedürfnisse, Anpassungen wurden nur vorgenommen, wenn rechtliche Gründe dies erforderten. „Wichtig zu sehen war auch, wie mit dem Design der Prozesse die strategische Rolle von HR gestärkt werden kann“, so Hugentobler zu seinen Erfahrungen. „Dieser Effekt wird erst mit dem Einsatz des Systems richtig spürbar und wir konnten ihn im Laufe der Zeit mehr und mehr ausschöpfen.“

Hinterfragt – Herausforderungen und Balance für den Go-Live

Einer klassischen Herausforderung von Transformationsprojekten begegnete auch Julius Bär: Wer Prozesse vereinfacht, hinterfragt zugleich, wie bisher gearbeitet wurde – dies bietet Potenzial für Diskussionen. „Doch ich persönlich finde das sehr begrüßenswert und man sollte sich demgegenüber auch offen zeigen“, so Hugentobler. Zudem galt es, mit der Implementierung fundamentale Überlegungen anzupacken und zu lösen – bei der Schweizer Wealth-Management-Gruppe war es etwa der Job-Katalog: Als grundlegende Basis, die verschiedenste Systemfunktionalitäten beeinflusst, musste er global konsistent erarbeitet werden.

Eine weitere Herausforderung sieht Hugentobler auch darin, für den System-Start die richtige Balance im Umfang der Funktionalitäten zu finden. „Bei uns wurde beispielsweise deutlich, dass das Modul Absence Management den Scope für den Go-Live sprengen würde – es wurde später eingeführt.“ Dann allerdings mit unvorhersehbaren Vorteilen: Im Zuge des Pandemie-bedingten Remote-Working konnte Julius Bär mit dem Absence Management von Workday innerhalb von zwei Wochen ein globales Tracking einführen, wer von Zuhause aus und wer im Office arbeitet. „Dies unterstützte uns dabei, die damit verbundenen rechtlichen Aspekte auf dem Radar zu haben und zu lösen – wie etwa steuerliche Fragen oder Sozialversicherungspflicht im Kontext von Julius Bär in der Schweiz mit grenzüberschreitenden Mitarbeitern.

Akzeptiert – Veränderung mit Katalysatoreffekt

Mit dem Go-Live als Start in die digitale HR-Transformation „sind wir hungrig, die Plattform zu perfektionieren“, so Hugentobler. „Und das vergangene Jahr mit Covid-19 wirkte wie ein Katalysator, um weiter an der Digitalisierung zu arbeiten. Hier kann HR durchaus eine tragende Rolle spielen.“ Bei Julius Bär war das Learning-Modul der Schlüssel, um eine unternehmensweite Anwendung von Workday zu fördern und hohe Akzeptanz zu erreichen. Die Mitarbeiter absolvieren im Schnitt mehr als ein Training pro Monat, nutzen dadurch die HR-Plattform regelmäßig und profitierten von ansprechenden Inhalten, angereichert mit Bildern und Videos. Das Konzept von Workday ermöglicht es Julius Bär, dies mit eigenen Ressourcen und Know-how zu realisieren, ebenso wie die Implementierung des Schweizer Lohnausweises Anfang 2021 erstmals in elektronischer Form.

Unabhängig – Plattform für individuelle Weiterentwicklung 

Der weitere Digitalisierungsprozess ist bei Julius Bär in vollem Gang. „Dies betrifft etwa Themen wie Case Management, Ticket Handling, Knowledge Base, um Informationen bzw. Policies mit Prozessen zu verknüpfen oder auch Chatbots“, erklärt Hugentobler die künftige Weiterentwicklung. „Diese sehe ich als zusätzliche Option, um mit dem System zu interagieren, was uns auch in die Richtung Machine Learning bringt.“

Generell bietet Workday Extend ein breites Spektrum an Möglichkeiten, die HR-Plattform um eigene Anwendungen und individuelle Lösungen zu erweitern. Eine Idee dazu von Julius Bär ist, den Prozess externer Aus- und Weiterbildung in Workday zu implementieren. „Das wäre ein echter Vorteil für alle Stakeholder und bildet eine Art Brücke zwischen den Standards von Workday und eigenen Themen, die wir integrieren wollen“, ergänzt Hugentobler.

Etabliert – Digitale HR-Organisation mit Raum für Neues

Auf die Frage, worauf er im Projekt mit Workday besonders stolz ist, sieht Hugentobler vor allem den Entwicklungsprozess: „Vor zwei Jahren hätte ich gesagt: Dass wir den Schritt mit Workday gemacht und in neun Monaten den Go-Live geschafft haben. Aus heutiger Sicht würde ich eher sagen: Wie sind wir Live gegangen und wo stehen wir heute? Das sind Themen wie Akzeptanz, aber auch, wie wir Workday im heutigen Kontext nutzen, um digitaler zu werden und Neues zu adressieren. Zum Beispiel haben wir im Rahmen des Line Manager Dashboards letztes Jahr Risk Indicators integriert, die signalisieren, welche Themen sie beobachten sollten. Dinge wie diese sind erst mit der Zeit erkennbar. Ich finde es cool, wo wir heute im Rahmen dieser gesamten Transformation stehen, was wir damit erreicht haben, wie wir die Lösung etablieren und der HR-Organisation einen Dienst erweisen konnten.“