Neue Studie: Warum Arbeit oft mühsamer ist, als sie sein sollte

In diesem Beitrag befassen wir uns mit folgenden Themen:

• Die Mitarbeitenden sind motiviert, doch die manuelle Integration überlastet sie

• Direkt in Workflows integrierte KI ist weitaus effektiver als eine isolierte Lösung

• Die KI-Akzeptanz steigt, wenn die Lösung vertrauenswürdig ist

Einer neuen Studie von Workday zufolge äußern sich Mitarbeitende positiv über den Einsatz von KI am Arbeitsplatz. Sie dienen jedoch häufig als Bindeglied zwischen isolierten Systemen, was die KI-Effizienz im Unternehmen bremst. Eigentlich sollte KI uns mehr Freiraum für strategische und kreative Arbeit bieten, doch mehr als 8 von 10 (82 % der) Mitarbeitenden verbringen enorm viel Zeit damit, Daten zwischen diversen Lösungen hin und her zu kopieren. 

Die Studie hebt folgende Punkte hervor:

• Mehr als 75 % der Mitarbeitenden setzen auf KI, um Reibungsverluste abzubauen, manuelle Arbeit zu reduzieren und sich den Arbeitsalltag leichter zu machen

• 43 % der befragten Mitarbeitenden empfinden ihre Arbeitstage zwar als stressig, aber nicht als produktiv 

• Nur 27 % der Unternehmen haben KI in den Kern ihres Unternehmens integriert

Da viele KI-Lösungen keinen direkten Zugriff auf die Kernlösungen des Unternehmens und die dazugehörigen Prozesse haben, sind die Mitarbeitenden durch Routineaufgaben überlastet. Sie übertragen, kopieren, kontrollieren und koordinieren KI-Ergebnisse mühsam mit zentralen Unternehmensfunktionen, beispielsweise bei der Einstellung, der Entgeltabrechnung oder dem Finanzabschluss.

Die Studie „Die Copy/Paste Economy: Warum aufgabenorientierte KI in Unternehmen versagt“ stützt sich auf eine Befragung von 6.100 Fachkräften aus Finanzen, HR, IT und Operations. Sie alle sind aktive KI-Anwender in Unternehmen mit über 500 Mitarbeitenden. 

Die Mitarbeitenden betonen, dass sie vom Wert ihrer Arbeit und der KI überzeugt sind, doch sie verbringen zu viel Zeit mit den falschen Tätigkeiten. Behandelt man KI nur als nachträglich aufgesetzte Lösung für isolierte Aufgaben, verkürzt sie lediglich die Dauer von Routinearbeiten. Wahre Transformation gelingt erst, wenn KI in die bereits genutzten Systeme und in jeden Workflow fest integriert wird. Nur so können sich die Mitarbeitenden der strategischen, kreativen und zwischenmenschlichen Arbeit widmen, die ein Unternehmen voranbringt.

Die Mitarbeitenden sind motiviert, doch die manuelle Integration überlastet sie

Entgegen der gängigen Behauptung, Mitarbeitende seien demotiviert und fürchteten sich vor KI, belegt die Studie: 97 % der Befragten lieben ihre Tätigkeit. Fast neun von zehn Befragten empfinden ein hohes Maß an Eigenverantwortung, spüren Fortschritt und identifizieren sich stark mit den Unternehmenszielen. 

Doch sie opfern einen wesentlichen Teil ihres Tages für Routineaufgaben, die eigentlich von Lösungen übernommen werden sollten: 

• 77 % müssen bei ihrer Arbeit inkonsistente Daten aus unterschiedlichen Lösungen abgleichen 

• 70 % geben dieselben Informationen immer wieder in verschiedene Systeme oder Lösungen ein

• 20 % verlieren wöchentlich mehr als sieben Stunden durch manuelle Integration 

• 25 % der IT-Fachkräfte sagen sogar, dass solche Tätigkeiten ihren Arbeitstag prägen

Vor dem Aufkommen von KI verknüpften Menschen ihre Systeme manuell, bewegten Daten zwischen Anwendungen, liefen Genehmigungen hinterher und übertrugen Informationen von einer Lösung in die andere.

„Mein Tag ist randvoll, doch ich fühle mich nicht wirklich produktiv, wenn ständige Koordinationspflichten und Systemprobleme meine eigentliche Arbeit stören“, erklärte ein Studienteilnehmer, ein leitender Mitarbeitender der Baubranche.

Die Studie beweist eindeutig: Den Mitarbeitenden mangelt es nicht an Motivation. Sie ersticken in Arbeit, die eigentlich von den Systemen erledigt werden müsste.

Direkt in Workflows integrierte KI ist weitaus effektiver als eine isolierte Lösung

Die meisten Unternehmen nutzen zwar KI, doch nur 27 % haben sie nahtlos in ihre zentralen Workflows integriert. Der Rest nutzt sie lediglich für Randaufgaben – etwa um Mails zu verfassen, Dokumente zusammenzufassen oder vereinzelte Fragen zu beantworten. 

KI-Agenten, die ohne Anbindung an Kernsysteme agieren, erzeugen meist plausibel wirkende Resultate, doch es fehlt ihnen an Kontext. Sie riskieren massive Verstöße gegen die Compliance, weil ihnen der Zugriff auf jene Richtlinien, Genehmigungsketten und Datenmodelle fehlt, die die tatsächlichen Abläufe im Unternehmen definieren. Mehr als zwei Drittel (68 %) der Mitarbeitenden klagen darüber, dass fehlende oder unklare Informationen ihre Entscheidungen bremsen. Fast die Hälfte sah sich deshalb gezwungen, die Kernsysteme vollständig zu umgehen.

Die Diskrepanz bei den Ergebnissen ist enorm. 60 % der Mitarbeitenden in Unternehmen mit integrierter KI in den Kernsystemen berichten von Zeiteinsparungen von mindestens 25 %. Wenn KI jedoch außerhalb dieser Kernsysteme arbeitet, profitiert nicht einmal ein Viertel der Mitarbeitenden von ähnlich großen Zeiteinsparungen.

Grundsätzlich wünschen sich Mitarbeitende den Einsatz von KI für wirkungsvollere Projekte. Besonders gefragt sind diese Anwendungsfälle:

• 47 % Überwachung der Kennzahlen  

• 44 % Support beim Onboarding 

• 40 % Budgetierung und Prognose 

• 38 % Weiterleitungsgenehmigungen 

• 37 % Unterstützung beim Finanzabschluss

Selbst in Unternehmen, die KI bereits in großem Maßstab nutzen, empfinden 82 % der Mitarbeitenden die Navigation durch Prozesse und Systeme als belastend. 

Die KI-Akzeptanz steigt, wenn die Lösung vertrauenswürdig ist 

Knapp neun von zehn (87 % der) befragten Mitarbeitenden fassen leichter Vertrauen zur KI, wenn sie bereits der zugrunde liegenden Lösung und den dazugehörigen Daten vertrauen. Die Mitarbeitenden vertrauen ohnehin auf die Systeme, die sie täglich nutzen – sei es für die Entgeltabrechnung, den Finanzabschluss oder um ihre Teams zu managen. Agiert die KI innerhalb dieser Lösungen, schließt sich diese Vertrauenslücke weitgehend.

Die Studie skizziert eine Roadmap für Führungskräfte, die einfache Anwendungsfälle hinter sich lassen und ein echtes KI-gestütztes Betriebsmodell etablieren möchten. Hier erfahren sie, wie das gelingt:

• Bringen Sie zunächst die Grundlage in Ordnung. Aktualisieren Sie Kernsysteme und Daten, sodass Ihre KI durchgängig konsistente und verlässliche Ergebnisse erzielt.

• Integrieren Sie KI in End-to-End-Prozesse. Verabschieden Sie sich von isolierten Aufgabenoptimierungen. Setzen Sie stattdessen auf Workflows, bei denen KI und Menschen klar definierte Arbeitsschritte verantworten.

• Setzen Sie auf ein Design für integrierte, intelligente und unsichtbare KI. Sorgen Sie dafür, dass KI direkt in den Workflow integriert ist – eingebettet in die Lösungen und Systeme, die Ihre Mitarbeitenden ohnehin nutzen, statt als weitere Einzellösung.

Lesen Sie die vollständige Studie.

Methode: Im Auftrag von Workday führte The Harris Poll eine globale Befragung von 6.100 Fachkräften aus Finanzen, HR, IT und Operations durch. Alle nutzen aktiv KI in Unternehmen mit über 500 Mitarbeitenden. Die Befragung erfolgte vom 2. bis 24. März 2026.