2025 ist Personalbeschaffung härter, komplexer – und entscheidender denn je. HR-Verantwortliche brauchen dafür einen klaren, flexiblen und strategisch durchdachten Plan, um gezielt zu rekrutieren und eine Belegschaft aufzubauen, die anpassungsfähig bleibt.
In diesem Beitrag befassen wir uns mit folgenden Themen:
2025 hat sich das Kräfteverhältnis auf dem Arbeitsmarkt verschoben: Aus einem Bewerbermarkt ist wieder ein Arbeitgebermarkt geworden. Der Workday Global Workforce Report zeigt, wie deutlich das ist – die Zahl der Bewerbungen übersteigt den Bedarf an Neueinstellungen, und in heiß umkämpften Feldern wie Tech und Kommunikation liegen oft mehr als 30 Bewerbungen auf eine einzige Stelle. Das verändert die Dynamik. Plötzlich haben Einstellungsentscheidungen ein Gewicht, das sich direkt und spürbar in der Unternehmensbilanz niederschlägt.
Viele HR-Leitungen nutzen diesen Moment, um innezuhalten. Statt nur den nächsten Vertrag zu unterzeichnen, stellen sie grundlegendere Fragen: Welche Fähigkeiten braucht das Unternehmen wirklich? Wo liegen schon vorhandene Stärken? Und wie lässt sich ein Einstellungsplan entwerfen, der nicht bei der nächsten Marktbewegung ins Wanken gerät?
Wer jetzt klug plant, kann gezielt Talente gewinnen, die nicht nur Lücken füllen, sondern das Fundament für die kommenden Jahre legen. Der Rahmen dafür ist klar umrissen: reaktionsfähig, kompetenzorientiert und so flexibel, dass er sich mit der Wirtschaft weiterentwickelt – oder ihr einen Schritt voraus ist.
2025 ist der Arbeitgebermarkt zurück – mehr Bewerbungen als offene Stellen. Für Einstellungsteams heißt das: jetzt strategisch denken, gezielt suchen und Talente gewinnen, die mehr können, als nur eine Vakanz zu füllen.
Ein strategischer Einstellungsplan ist eine dokumentierte, zukunftsorientierte Roadmap für den Aufbau einer Belegschaft, die ein Unternehmen braucht, um seine wichtigsten Ziele zu erreichen. Er verbindet Talententscheidungen direkt mit den Geschäftsprioritäten. Er identifiziert Rollen- und Kompetenzlücken und zeigt, wie man Kandidaten mit hohem Potenzial am besten anspricht – sei es durch Talentakquise, Weiterqualifizierung oder durch Weiterentwicklung interner Talente.
Anstatt immer nur auf die Personalfluktuation zu reagieren oder einem bestimmten Headcount hinterherzujagen, hat ein Unternehmen mit dem richtigen Plan ein klares Ziel vor Augen und ist dem Wandel immer einen Schritt voraus. Ein robuster strategischer Einstellungsplan beantwortet Fragen wie:
Ein gut durchdachter strategischer Recruiting-Plan vereint die Personaldaten mit der Unternehmensstrategie und den Wünschen der verschiedenen Funktionen – von der C-Suite, der HR-Abteilung, dem Finanzteam und Operations. Auf diese Weise können intelligente und systematische Einstellungsentscheidungen getroffen werden.
Unsere Herangehensweise bei der Personalbeschaffung verändert sich. Herkömmliche Ansätze wie die Neubesetzung von Stellen, die auf formalen Rollenbezeichnungen basieren, oder das Festhalten an starren Organisationsstrukturen sind heute nicht mehr ausreichend. Die effektiven Recruiting-Strategien von heute basieren auf Agilität, datengestützten Erkenntnissen und genaueren Kenntnissen darüber, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird. Folgende fünf Trends bestimmen die Zukunft der Personalbeschaffung und sollten Einfluss darauf haben, wie Sie Ihren strategischen Plan entwickeln.
Reine Stellenbezeichnungen verlieren gegenüber Kompetenzen an Bedeutung. Für Unternehmen zählen die Fähigkeiten, die zur Erreichung ihrer Ziele beitragen – nicht bloß Lebensläufe, die alle Formalkriterien erfüllen. HR-Fachleute sind sich einig: Dem Workday Global State of Skills Report zufolge haben 86 % der Befragten keinerlei Vorbehalte, Kandidaten allein auf der Basis ihrer Kompetenzprofile einzustellen.
Kompetenzbasierte Personaleinstellung verleiht den Teams mehr Flexibilität, sich anzupassen, Umstrukturierungen vorzunehmen und Innovationen voranzutreiben, da die Arbeit nach den Fähigkeiten der Mitarbeiter und nicht nach formalen Stellenbezeichnungen organisiert wird. Zudem erschließt sich dadurch ein größerer und vielfältigerer Talentpool mit Kandidaten, die vielleicht nicht die klassischen Qualifikationen mitbringen, aber dennoch erheblichen Mehrwert haben.
Die Besetzung von Positionen mit internen Mitarbeitern ist nicht nur gut für die Moral, sondern auch gut fürs Geschäft. Sie spart Zeit und Geld, beschleunigt das Onboarding und stärkt das institutionelle Wissen. Eine Studie von Workday hat aufgezeigt, dass 67 % der HR-Führungskräfte der Meinung sind, die interne Mobilität wirke sich positiv auf ihre Organisation aus und interne Neueinstellungen würden mit 80 % höherer Wahrscheinlichkeit als Top-Performer eingestuft. Dies hat enorme Auswirkungen auf die Dynamik in Bereichen wie Innovation und Wachstum.
Um die interne Mobilität zu fördern und umzusetzen, benötigen Unternehmen Einblick in die Kompetenzen ihrer aktuellen Belegschaft und eine Kultur, die Bewegung, Entwicklung und Vertrauen in die bereits im Team vorhandenen Talente fördert.
Bei internen Neueinstellungen ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie als Top-Performer eingestuft werden, um 80 % höher. Dies trägt wesentlich zur Förderung eines HR-gestützten Unternehmenswachstums bei.
KI im Personalwesen unterstützt die HR-Fachkräfte dabei, schnellere und besser durchdachte Entscheidungen zu treffen. Mithilfe von KI können die am besten geeigneten Kandidaten identifiziert und die Vorauswahl automatisiert werden. So werden Einstellungszeiten verkürzt und Voreingenommenheit im Recruiting-Prozess verhindert. Die Kombination von KI und menschlichem Know-how führt zu einem optimierten, personalisierten Erlebnis sowohl für die Kandidaten als auch für die HR-Teams.
Mehr als die Hälfte (54 %) der von Workday befragten KI-Pioniere im HR-Bereich sind überzeugt, dass die HR-Teams mithilfe von KI einen größeren strategischen Wert erzielen würden – besonders in Bereichen wie Performance-Management, Kompetenzen-Management und Talent-Recruiting.
Starre Rollenprofile entsprechen nicht mehr der heutigen Arbeitsrealität. Wenn sich Prioritäten verschieben, müssen sich die Teams schnell neu konfigurieren, ohne dass jedes Mal die Organisationsdiagramme überarbeitet werden. Aus diesem Grund entwickeln immer mehr Unternehmen ihre Rollen rund um die eigentliche Arbeit – und nicht mehr um die Stellenbezeichnungen.
Für die Personalbeschaffung bedeutet dies, dass Beschreibung und Umfang der Rollen überdacht werden müssen. Anstatt einen Ersatz für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter zu suchen, fragen die Führungskräfte: „Was muss dieses Team jetzt im Moment leisten?“ Dies kann zu hybriden Rollen, befristeten Projekteinsätzen oder der Einstellung von Arbeitskräften führen, die ein breiteres Kompetenzprofil haben und sich daher flexibel in verschiedenen Funktionen einsetzen lassen.
Eine Personalplanung mit veralteten Daten bedeutet verpasste Chancen. Moderne Einstellungsstrategien hängen vom Zugriff auf aktuelle, einheitliche Informationen in Bezug auf Personal, Performance und geschäftliche Anforderungen ab. Echtzeitdaten helfen den Teams, bessere Entscheidungen zu treffen – vom Personalmanagement über die Budgetplanung bis hin zur Priorisierung von Kandidaten und darüber hinaus.
Jetzt ist es an der Zeit, die Strategie in die Tat umzusetzen. Dieser Abschnitt dient als schrittweiser Leitfaden für Ihre Einstellungsstrategie und basiert auf sechs wesentlichen Bausteinen. Jeder Baustein spielt eine bestimmte Rolle bei der Ausarbeitung eines Plans, der flexibel ist, die Kompetenzen in den Vordergrund stellt und auf Ihre Geschäftsziele abgestimmt ist.
Verwenden Sie die folgenden Abschnitte, um Ihren Ansatz zu definieren und die Entscheidungen zu dokumentieren, die in Ihre Planung einfließen. Unabhängig davon, ob Sie das kommende Jahr planen oder mitten im Zyklus neu justieren müssen – diese Bausteine sorgen für Klarheit und Konsistenz.
Richten Sie Ihre Einstellungsstrategie von Anfang an an den gewünschten Geschäftsergebnissen aus. Klare Ziele helfen Ihnen dabei, die wichtigsten Rollen zu priorisieren und die Planung auf das Wachstum abzustimmen.
Effektives Recruiting beginnt mit der Abstimmung. Eine klare Verbindung zwischen Unternehmenszielen und den Prioritäten der Führungskräfte hilft, reaktive Entscheidungen zu vermeiden und den Fokus gezielt darauf zu legen, wo und wie Wachstum entsteht. Dieser Schritt prägt das „Warum“ hinter jeder Rolle, die Sie besetzen wollen.
Sobald die Ziele klar sind, bewerten Sie den derzeitigen Stand. Mit diesem Schritt erfassen Sie vorhandene Kompetenzen und identifizieren Bereiche, in denen Bedarf besteht.
Betrachten Sie dies als die Skill-Basis in Ihrem Unternehmen. Diese Analyse muss nicht vollständig sein, sollte jedoch aufzeigen, was gut funktioniert, wo Lücken bestehen und welche Aspekte durch Weiterentwicklung verbessert werden können. Eine ehrliche Bestandsaufnahme verleiht Ihrer Strategie Flexibilität und hilft, Überbesetzung zu vermeiden, wenn Lücken durch Weiterqualifizierung oder interne Veränderungen geschlossen werden können.
Interne Beförderungen erhöhen sowohl die Performance als auch die Mitarbeiterbindung. Eine klare Strategie für interne Mobilität hilft Ihnen dabei, maximal von den vorhandenen Talenten in Ihrer Belegschaft zu profitieren.
Ein robuster Plan zur internen Mobilität stellt sicher, dass die Menschen neue Chancen innerhalb der Organisation erkennen, verfolgen und sich darauf vorbereiten können. Setzen Sie auf Transparenz: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Angestellten möglichst schnell auf Vakanzen aufmerksam werden und sich unkompliziert bewerben können. Konzentrieren Sie sich anschließend auf Talentförderung: Führungskräfte sollten in der Lage sein, Talente frühzeitig zu erkennen, einen Stellenwechsel zu unterstützen und in den verschiedenen Teams zu koordinieren.
Mehr als die Hälfte (54 %) der von Workday befragten KI-Pioniere im HR-Bereich sind überzeugt, dass ihre HR-Teams mithilfe von KI einen größeren strategischen Mehrwert erreichen.
Nicht alle Rollen erfordern den gleichen Ansatz. In diesem Abschnitt wird erläutert, wo und wie Sie die richtigen Talente suchen, von der Masseneinstellung bis hin zur Nischensuche.
Erfolgreiche Personalbeschaffungsstrategien setzen meist auf einen Mix aus kontinuierlich gefüllten Talent-Pipelines, Mitarbeiterempfehlungen und gezielter Ansprache über Jobportale und Netzwerke wie LinkedIn. Erwägen Sie bei kritischen oder schwer zu besetzende Positionen eine proaktive Beschaffungsstrategie und überprüfen Sie frühere Kandidatenpools erneut, bevor Sie bei Null anfangen.
Auch die Arbeitgebermarke spielt hier eine Rolle. Achten Sie darauf, dass Ihre Kontaktaufnahme Ihre Identität authentisch vermittelt und Bewerbern einen überzeugenden Grund liefert, Ihr Unternehmen als Arbeitgeber in Betracht zu ziehen. Reflektieren Sie die Werte, die Ihre Social-Media-Präsenz ausstrahlt – und sorgen Sie für Stellenbeschreibungen mit einer stimmigen Tonalität, die diese Werte unterstreicht.
Mit den richtigen Lösungen lässt sich die Talentakquise effektiv gestalten, ohne dass der menschliche Aspekt verloren geht. In diesem Schritt planen Sie, wie Sie intelligentes Recruiting mithilfe von KI-gestützte Lösungen stärken – ohne dabei den Faktor Mensch zu ersetzen.
Suchen Sie nach Tools, die den gesamten Einstellungszyklus unterstützen, von der Kandidatensuche bis zur Unterzeichnung des Vertrags. KI kann dabei helfen, die am besten geeigneten Bewerberprofile zu priorisieren, die Planung zu automatisieren und aus großen Talentpools die hilfreichsten Erkenntnisse zu gewinnen. In jüngerer Zeit haben KI-Agenten sogar selbstständig Prozesse wie das Monitoring der Belegschaft übernommen, sodass sich die Teams auf die Einbindung der Kandidaten und Mitarbeitenden konzentrieren können.
Doch natürlich spielt das menschliche Urteilsvermögen nach wie vor eine zentrale Rolle. Setzen Sie auf eine Technologie, die die Stärken Ihres Teams fördert und gleichzeitig für einen personalisierten und fairen Prozess sorgt.
Ein strategischer Plan ist nur so stark wie Ihre Fähigkeit, seine Auswirkungen zu verfolgen. Dieser Schritt stellt sicher, dass Ihre Recruiting-Ergebnisse langfristig sichtbar und nutzbar bleiben.
Eine aussagekräftige Messung beginnt mit der Auswahl von KPIs, die sowohl die Effizienz als auch die Effektivität widerspiegeln. Dazu gehören etwa die Dauer bis zur Stellenbesetzung, die Qualität der eingestellten Mitarbeiter sowie deren langfristige Bindung an Ihr Unternehmen. Aber die Zahlen allein reichen nicht aus. Sie müssen systematische Abläufe aufbauen, mit denen erfolgreiche Maßnahmen überprüft, Problemfelder identifiziert und Methoden zur Anpassung an sich verändernde Ziele gefunden werden. Auf diese Weise gestalten Sie Ihren Einstellungsprozess mit der Zeit intelligenter und effizienter.
Eine Einstellungsstrategie liefert Mehrwert, wenn sie Entscheidungen beeinflusst, Prioritäten klarstellt und die Umsetzung verbessert. Dies geschieht nur, wenn sie als funktionierender Teil des Geschäfts und nicht als bloßes Dokument behandelt wird.
Der hier beschriebene Ansatz ermöglicht Ihrem Unternehmen eine systematische Planung, zielgerichtete Personaleinstellungen und die Verbindung von Talententscheidungen mit Geschäftsergebnissen. Dieser Ansatz hilft Ihren Teams, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – Kompetenzen, Timing und Bewerberauswahl – und reduziert damit Zufallsentscheidungen und nachträgliche Korrekturmaßnahmen.
Eine gut umgesetzte Strategie sorgt für Konsistenz bei der Beschreibung von Stellenprofilen, der Bewertung von Kandidaten und der Messung der Auswirkungen von Neueinstellungen. Dadurch wird Recruiting zu einem verlässlichen Hebel dafür, wie Ziele und Wachstum erreicht werden.
In 75 % der Branchen ist ein Anstieg der freiwilligen Fluktuation bei Mitarbeitern mit hohem Potenzial zu verzeichnen. Doch was bedeutet das für die Führungskräfte? Erfahren Sie mehr in dieser Workday Studie.
Anpassungsfähigkeit, Weiterqualifizierung und ein mitarbeiterorientiertes Arbeitsumfeld stehen für HR-Führungskräfte im ersten Halbjahr 2025 an oberster Stelle. Informieren Sie sich über die Prognosen für das kommende Jahr und sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen immer einen Schritt voraus ist.
Weiteres Lesematerial
Die HR-Funktion ist zu einer strategischen Beratungsinstanz für Entscheidungen in allen Unternehmensbereichen geworden. Diese aufgewertete Rolle bringt neue Herausforderungen mit sich. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie diese erfolgreich meistern.
Die Arbeitswelt verändert sich in schnellem Tempo. Führende Unternehmen und zukunftsorientierte Fachkräfte begreifen Weiterqualifizierung und lebenslanges Lernen als entscheidende Voraussetzungen, um auf neue Tätigkeiten und zukünftige Kompetenzanforderungen vorbereitetet zu sein.
Bei JLL binden die HR-Führungskräfte Megan Kleinick und Jane Curran KI gezielt ein, um die Mitarbeiter-Experience und die betriebliche Effizienz zu verbessern – mit klarem Fokus auf robuste Prozesse und erstklassige Datenqualität. Sie nutzen KI-gestütztes Recruiting, um große Bewerberzahlen zu managen, und setzen zunehmend auf generative KI-Tools sowie personalisierte KI-Agenten für verschiedene HR-Funktionen.