Automatisierung von Geschäftsprozessen – Guide für Finanzplanung

Die Qualität einer Firma hängt von ihren Systemen und Prozessen ab,die entscheidend für die Arbeitsabläufe sind. Firmen müssen sich darauf verlassen können, um erfolgreich zu sein.

In vielen Unternehmen gibt es zeitintensive und sich wiederholende Aufgaben, die das Wachstum hemmen können. Diese Aufgaben können auch die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden beeinträchtigen.

Mitarbeitende sollten keine Zeit mit Aufgaben verschwenden, die von Software erledigt werden können. Stattdessen sollten sie sich auf Aufgaben konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. Nur so können sie effizient arbeiten und das Beste aus ihrer Zeit herausholen.

Automatisierung erleichtert Firmen die effiziente Bewältigung kritischer, repetitiver Aufgaben wie Bestandsverwaltung oder Schichtplanung. Mit Software werden Aufgaben oder ganze Arbeitsabläufe automatisiert, um Mitarbeitende für höherwertige Aufgaben freizumachen. Auf diese Weise können Unternehmen flexibler auf Marktveränderungen reagieren - ein Kennzeichen erfolgreicher Unternehmen.

Erfahren Sie, wie Automatisierung Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen verbessern kann. Lesen Sie weiter für mehr Informationen.

Was ist der Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess besteht aus Schritten, die von Mitarbeitenden und Technologie durchgeführt werden. Das Ziel ist es, ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Ein Beispiel ist das Offboarding eines Mitarbeitenden. Um das Ziel zu erreichen, müssen Führungskräfte aus verschiedenen Abteilungen wie der Personalabteilung verschiedene Aufgaben übernehmen. Dazu gehören der Wissenstransfer, die Planung von Austrittsgesprächen, die Neuzuweisung von Aufgaben und die Benachrichtigung der Kunden.

Teams müssen auch klare Schritte bei der Finanzplanung und -analyse (FP&A) befolgen. Sie müssen Rechnungen bearbeiten und das Budget für das vierte Quartal erstellen.

Klare Geschäftsprozesse sind wichtig für erfolgreiche Unternehmen. Sie helfen, Abläufe zu verbessern und die Produktivität zu erhöhen. Wenn diese Prozesse leicht zu folgen sind und richtig eingesetzt werden, sorgen sie für Struktur, Klarheit und Konsistenz.

In den letzten Jahren hat Technologie es Unternehmen ermöglicht, mehrere manuelle Geschäftsprozesse zu automatisieren. Vor zehn Jahren wurden Rechnungen physisch zugestellt. Heute erfolgt die Zustellung elektronisch über eine moderne FP&A-Software in der Cloud.

Was heißt Prozesse zu automatisieren?

Geschäftsprozessautomatisierung nutzt Technologie, um wiederkehrende, manuelle Geschäftsprozesse zu automatisieren und Arbeitsabläufe zu verbessern.

Die Automatisierung kann auf eine einzelne Aufgabe in einem Prozess angewandt werden - z.B. das Senden einer Bestätigung für eine Kunden-E-Mail - oder auf mehrere Schritte in einem Prozess, wie z.B. die Begleitung von Bewerbern durch den Einstellungsprozess.

Der Einsatz von Automatisierung bei zeitkritischen Aufgaben und ineffizienten Arbeitsabläufen kann die Arbeitsmoral der Mitarbeitenden verbessern, da diese weniger Zeit mit dem Verschieben von Dateien und mehr Zeit mit engagierter Arbeit verbringen.

Die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Beseitigung von Engpässen, wie das Warten auf die Rechnungsablage, steigern die betriebliche Effizienz und senken die Kosten.

Automatisierungslösungen spielen eine Schlüsselrolle bei der Implementierung und Einhaltung von Best Practices. Sie reduzieren die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler. Eine PwC-Studie zur Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2023 in Deutschland unterstreicht die Vorteile digitaler Technologien. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Cloud-Systemen steigert nachweislich die Genauigkeit und Effizienz. Diese Technologien sorgen für eine präzisere und schnellere Datenverarbeitung. Dadurch verbessern sich Finanzberichterstattung und -analyse, was Kundenzufriedenheit und Vertrauen fördert.

Arten der Automatisierung von Geschäftsprozessen

Wie geht die Automatisierung und Geschäftsprozessen? Automatisierung gibt es nicht als Einheitslösung. Verschiedene Lösungen eignen sich besser für unterschiedliche Prozesse oder Aufgaben.

Aufgaben-Automatisierung: Die Verwendung von Software zur Automatisierung einer oder mehrerer sich wiederholender manueller Aufgaben in einem Prozess, wie z.B. die Planung von Posts in sozialen Medien über Plattformen oder die Automatisierung einer Umfrage, um Feedback von neuen Mitarbeitenden zu erhalten.

Workflow-Automatisierung: Automatisierung und Optimierung eines größeren, alltäglichen Arbeitsablaufs und nicht nur einer oder zweier Aufgaben.  

Prozessautomatisierung: Ein ganzheitlicherer Ansatz als die Workflow-Automatisierung, der darauf abzielt, unternehmensweite Prozesse und Strukturen - wie z.B. Sicherheitspraktiken - durch Automatisierung zu verbessern.

Robotergestützte Prozessautomatisierung: Der Einsatz von Technologien zur Ausführung sich wiederholender Back-Office-Aufgaben, die sonst  Mitarbeitende erledigen, wie z.B. das Abrufen von Daten oder das Ausfüllen von Formularen. Ein Beispiel ist der Einsatz der Optical Character Recognition-Technologie zur Erkennung von Text in Bildern und zur Umwandlung von JPEGs in auswertbare Dokumente.

Intelligente Automatisierung: Ähnlich wie die robotergestützte Prozessautomatisierung, aber auf weniger routinemäßige Aufgaben ausgerichtet, die Urteilsvermögen und Problemlösung erfordern, wie z. B. Finanzprognosen.

Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen

Nicht jede Aufgabe ist es wert, automatisiert zu werden, aber fast jede Branche kann in irgendeiner Weise von BPA profitieren. Bestimmte hochvolumige, regelbasierte Aufgaben wie Web Scraping und Datentransfer eignen sich gut für die digitale Transformation. Weitere Beispiele für Prozesse, die sich für die Automatisierung eignen, sind:

• Kundenanfragen. Kundenmanagement ist ein Prozess, der intensiven Kontakt erfordert, aber die Beantwortung von Kundenbeschwerden oder -fragen muss nicht immer mit menschlichem Einsatz verbunden sein. Und oft ist die automatisierte Kommunikation zeitnaher.

  Eine PwC-Studie zur Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen im Kundenservice zeigt, dass Investitionen in Technologien wie CRM-Systeme und Chatbots die Preise für Kundenservice-Dienstleistungen beeinflussen.
  Durch die Automatisierung einfacher Anfragen und die dadurch wachsende Anzahl von Self-Service-Angeboten werden komplexe Anfragen zunehmend von Service-Fachkräften bearbeitet, was die Effizienz steigert. Diese Entwicklung führt zu einem Anstieg des Marktvolumens und beeinflusst direkt die Effizienz im Kundenservice.

• Datenverwaltung. Automatisierung kann dabei helfen, E-Mails in Dokumente für den späteren Abruf zu konvertieren oder Formulare in Datensätze umzuwandeln. Dies beschleunigt den Zugriff auf die Daten und kann die Fehlerquote bei den Mitarbeitenden senken.
  

• Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle. Maschinen sind besonders nützlich beim Erkennen von Mustern in Daten. Die Fähigkeit, Trends zu erkennen, wie z.B. die Zunahme der Fehlzeiten von Mitarbeitenden, ermöglicht es Führungskräften in der Personalabteilung, zu handeln, bevor Trends zu Problemen werden.

Unternehmen aller Art haben Wege gefunden, die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu ihren Gunsten zu nutzen.

Versicherungsunternehmen haben erfolgreich Automatisierungstechnologie für anspruchsvolle, sich wiederholende Aufgaben wie das Underwriting eingesetzt. KI hat dazu beigetragen, die Bearbeitungszeit beim Versicherungsriesen Prudential von 22 Tagen auf 22 Sekunden zu verkürzen. Die Bearbeitung von Gruppenversicherungsansprüchen ist dank der automatisierten Datensysteme, die das Unternehmen im Jahr 2022 installiert hat, nun dreimal schneller.

Salesforce, ein Anbieter von Cloud-basierter Unternehmenssoftware, hat Automatisierung und KI geschickt eingesetzt, um seine technischen Schulden zu konsolidieren und seine Daten zu vereinheitlichen, parallel zur Expansion in neue Märkte.. Das Unternehmen hat sich zum Beispiel auf die Automatisierung verlassen, um schnell eine neue juristische Person zu gründen. Jetzt setzt Salesforce KI und maschinelles Lernen (ML) in seinen Back-Office-Abläufen ein, damit sich die Analysten auf strategischere Aufgaben konzentrieren können. 

Dank eines zentralen Standorts für das Finanzmanagement konnte Kainos seine Hauptbuchverwaltung transformieren. Die Zahl der manuell eingegebenen Rechnungen reduzierte sich von 50 auf 15 Prozent und halbjährliche externe Audits dauern jetzt nur noch eine statt zwei Wochen.

Wie Sie FP&A-Prozesse automatisieren

In Anbetracht der Tatsache, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen nachweislich die Genauigkeit erhöht, sollte es nicht überraschen, dass sie einzigartige und transformative Vorteile für die FP&A-Abteilung mit sich bringt, in der Präzision der wichtigste Erfolgsmaßstab ist.

Predictive Analytics, maschinelles Lernen und Echtzeitberichte stehen nicht mehr auf der Wunschliste von CFOs. Jetzt sind sie ein wesentlicher Aspekt der FP&A-Strategie, der den FP&A-Teams hilft, ihre finanziellen Erkenntnisse zu verbessern und Entscheidungen zu treffen, die die Erträge steigern, die Kosten senken und die Unternehmensleistung verbessern, so Deloitte.

Die Vorteile, die die Automatisierung für FP&A mit sich bringt, lassen sich an den Daten ablesen. Es wird erwartet, dass der globale Markt für Buchhaltungssoftware bis 2026 einen Wert von 20,4 Mrd. USD erreichen wird. Das Wachstum wird durch den Bedarf an Compliance, Genauigkeit und Effizienz sowie durch die Umgestaltung des CFO-Büros angetrieben.

Mit den richtigen Tools kann die Automatisierung dazu beitragen, viele Probleme zu lösen, mit denen FP&A-Teams häufig konfrontiert sind, von fehlerhaften Tabellenkalkulationen und ineffizienten Planungszyklen bis hin zu Datensicherheitsrisiken und Compliance-Problemen.

Analysten setzen automatisierte Lösungen ein, um Zahlungen effizient mit Rechnungen abzugleichen, was den Zeitaufwand für Abgleiche und den monatlichen Rechnungsabschluss reduziert. Zudem hilft Automatisierung, verdächtige Zahlungen in Echtzeit zu identifizieren, wodurch Zeit und Kosten für Betrugserkennung deutlich sinken.

Mit Blick auf die Zukunft werden die Automatisierung von Geschäftsprozessen und automatisierte Lösungen wahrscheinlich eine noch größere Rolle bei der Personalbeschaffung spielen. Da die Mitarbeitenden nicht mehr mit Tabellenkalkulationen und Excel-Datenbanken arbeiten, werden FP&A-Tech-Tools für die Gewinnung von Talenten unerlässlich sein. Schon heute verschaffen Mitarbeitende, die mit Automatisierungstools vertraut sind, den Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil inmitten eines historischen und anhaltenden Fachkräftemangels.

Worauf Sie bei einer FP&A-Automatisierungslösung achten sollten

Wenn es darum geht, die richtigen Automatisierungslösungen auszuwählen, müssen CFOs anspruchsvoll sein.

Die globale Unternehmenslandschaft, die durch die jüngsten Ereignisse neu gestaltet wurde, erfordert Tools, die nicht nur den aktuellen Anforderungen entsprechen, sondern auch zukünftige Herausforderungen antizipieren. Einige wichtige Kriterien, die Sie berücksichtigen sollten, sind:

• Benutzerfreundlichkeit. Ein intuitives Design reduziert die Schulungszeit und erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.
  

• Analyse- und Berichtsoptionen. Der Zugang zu tiefen Einblicken und anpassbaren Berichten gewährt CFOs einen unternehmensweiten Überblick und unterstützt die strategische Entscheidungsfindung.
  

• Integrationen. FP&A befindet sich mit seiner Technologie an einem Scheideweg. Tabellenkalkulationen sind immer noch Teil der täglichen Arbeit in vielen Unternehmen, und die Daten liegen auf mehreren Servern. FP&A-Automatisierungstools müssen in der Lage sein, sich mit zahlreichen Informations- und Datenströmen zu verbinden und diese nahtlos in eine zentrale Plattform zu integrieren.
  

• Mobile-Funktionalität. Führungskräfte im Finanzbereich müssen rund um die Uhr Zugang zu Informationen haben, um schnelle Entscheidungen treffen zu können. Die mobile Funktionalität ermöglicht auch die Arbeit von Teams an entfernten Standorten.
  

• Skalierbarkeit. FP&A-Software sollte mit dem Unternehmen wachsen, ohne den normalen Geschäftsablauf zu stören oder Probleme zu verursachen. Skalierbare Lösungen können eine höhere Belastung und Komplexität bewältigen, ohne die Leistung zu beeinträchtigen.
  

• Sicherheitsmaßnahmen. CFOs nennen häufig die Datensicherheit als eines ihrer Hauptanliegen in Bezug auf KI und Automatisierung. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die von ihnen installierten Lösungen fortschrittliche Funktionen wie Zugriffskontrolle und Berechtigungen enthalten.
  

• Warnmeldungen und Benachrichtigungsfunktionen. In der heutigen globalen Wirtschaft sind Makro-Ereignisse keine Seltenheit mehr. Fundierte Benachrichtigungsfunktionen ermöglichen es CFOs, schnell auf Störungen zu reagieren, die sich auf das Endergebnis auswirken könnten.
  

• Anpassungsfähigkeit. Qualitativ hochwertige, anpassbare Lösungen sorgen dafür, dass sich die Technologie an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpasst und nicht andersherum.

   

Entdecken Sie die Vorteile von Workday Adaptive Planning

Adaptive Planning von Workday ist die optimale Lösung für Unternehmen, die ein belastbares und zukunftsorientiertes Finanzwesen aufbauen wollen.

Mit Adaptive Planning können FP&A-Teams für mehrere Szenarien planen, z. B. für einen Einstellungsanstieg oder einen Umsatzrückgang, und weit in die Zukunft vorausschauen.

Automatisierte Softwarelösungen, darunter In-Memory-Berechnungen, KI- und ML-basierte Vorhersageanalysen sowie Echtzeit-Berichterstattung, transformieren den CFO in einen strategischen Partner. Sie sichern organisatorische Agilität, um jederzeit adäquat reagieren zu können.

Auch wenn die genaue Form der zukünftigen Geschäftslandschaft noch nicht bekannt ist, besteht kein Zweifel daran, dass man sich auf FP&A verlassen wird, um Marktveränderungen vorherzusagen und darauf zu reagieren. Aus diesem Grund müssen Finanzprofis davon befreit werden, Zeit mit der Bearbeitung von Tabellenkalkulationen und dem Auslesen von Daten zu verbringen. Durch den intelligenten Einsatz der Automatisierung von Geschäftsprozessen kann sich die Finanzabteilung stattdessen auf die Bereitstellung strategischer finanzieller Erkenntnisse konzentrieren, die dazu beitragen, die Unternehmensziele zu steuern und zu erreichen.