Ist es an der Zeit, Ihre Finanzplanungsprozesse zu automatisieren?

Falls Sie feststellen, dass Sie dieselben Daten Monat für Monat stets aufs Neue verschieben und bearbeiten, ist es an der Zeit, Ihre Prozesse im Bereich Finanzplanung und -analyse (FP&A) zu automatisieren. Warum? Das erläutert ein Artikel des CFO Magazine. Demnach nehmen automatisierte Systeme dem Finanz- und Buchhaltungsteam zeitintensive Routineaufgaben ab und „setzen diese auf Autopilot, wodurch Arbeitszeit und Kapazitäten frei werden”. 

Doch wo soll man anfangen? Grundsätzlich sollten Planungsfunktionen automatisiert werden, die sich durch Konsistenz und Wiederholbarkeit auszeichnen. Mit diesen Merkmalen lässt sich am meisten Zeit einsparen, da der gleiche Finanzbericht in regelmäßigen Abständen erstellt wird.

Unser Finanzteam bei Workday stützt sich auf viele dieser automatisierten Systeme. So werden Rechnungen und Inkassodaten beispielsweise über einen vollautomatisierten Prozess in Workday Adaptive Planning geladen.

Das ist einer der vielen Vorteile der Automatisierung. Hier finden Sie weitere Automatisierungstipps, damit Sie mit kontinuierlicher Planung durchstarten und strategische Erkenntnisse gewinnen können, statt sich mit banalen Aufgaben aufzuhalten.

1. Tipp: Übung macht den Meister

Je mehr Sie nach automatisierbaren Aufgaben Ausschau halten, desto geübter werden Sie darin, einzuschätzen, was automatisiert und was manuell erledigt werden sollte. Falls Sie z. B. als Erstes den Import von gespeicherten Rechnungen und Inkasso automatisiert haben, können Sie dasselbe Modell nutzen, um einen weiteren Datenbestand aus Ihrem ERP-System zu importieren.

2. Tipp: Gemeinsam sind Sie stark

Ein entscheidender Vorteil der Automatisierung ist, dass nicht nur Sie selbst Zeit sparen, sondern auch Ihre Teamkollegen. Dadurch dürfte z. B. der Zugriff auf Berichte einfacher für sie werden. Halten Sie alle über die neuesten Automatisierungen auf dem Laufenden, damit das gesamte Team effizienter und strategischer arbeiten kann. So lässt sich verhindern, dass automatisierte Prozesse verlorengehen oder schwer zu replizieren sind, wenn der Verantwortliche das Unternehmen verlässt. 

3. Tipp: Lassen Sie alle an den Vorteilen teilhaben

In erster Linie geht es bei der Automatisierung darum, dass sich niemand mehr um den Prozess kümmern muss, sobald er einmal eingerichtet ist und funktioniert. Bei der Frage, ob ein bestimmter Prozess automatisiert werden sollte, spielt es daher auch eine Rolle, ob das gesamte System davon profitiert. Jedes Mitglied Ihres Teams sollte Zugriff auf die automatisierten Funktionen haben und auch keine bösen Überraschungen erleben. Auch wenn Sie gerade nicht im Büro oder anderweitig beschäftigt sind, sollten automatisierte Programme funktionieren und problemlos allen zugänglich sein, die sie benötigen.

4. Tipp: Nicht alles muss automatisiert werden

Widerstehen Sie der Versuchung, alles zu automatisieren – insbesondere am Anfang. Finden Sie heraus, welche Berichte oder Datenanalysen Ihre Arbeit effizienter, präziser oder leichter verständlich machen dürften – am besten alles zugleich. Arbeiten Sie dann auf dieser Dynamik aufbauend mit dem Rest des Finanzteams zusammen, um strategisch zu bestimmen, in welchen Bereichen eine Automatisierung am sinnvollsten ist.

5. Tipp: Vergessen Sie den menschlichen Faktor nicht

Mit Automatisierung lassen sich hervorragende Ergebnisse erzielen, doch das Herzstück des Finanzwesens ist und bleibt das Team – Menschen, die ihr Urteilsvermögen und Wissen zum Vorteil ihrer Organisation einsetzen. Diese menschliche Komponente ist unersetzlich. Ihr System sollte Ihre Arbeit ergänzen und beschleunigen, allerdings auf der Grundlage menschlicher Entscheidungen.

Angesichts der aktuellen Geschäftsdynamik stellt ein strategisches Automatisierungskonzept einen klaren Wettbewerbsvorteil für Sie und Ihr Team dar. Umgekehrt sollten Sie allerdings auch bedenken, dass Ihre Mitbewerber davon profitieren, wenn Sie auf Automatisierung verzichten.