Warum eine integrierte Personalplanung für die Agilität des Unternehmens unerlässlich ist

Das Homeoffice gehört zur neuen Normalität. Zu Beginn der globalen COVID-19-Pandemie erließen Unternehmen auf der ganzen Welt Homeoffice-Bestimmungen – manche verbindlich, andere auf freiwilliger Basis. Studien zufolge wird sich der weltweite Anteil der Mitarbeiter im Homeoffice bis 2021 verdoppeln. Zudem geben 76 Prozent der befragten Arbeitnehmer weltweit an, dass sie weiterhin von zu Hause aus arbeiten möchten. 

Dieser Trend lässt sich wahrscheinlich auch nach der Pandemie nicht umkehren. Kate Lister, President of Global Workplace Analytics, schätzt, dass bis zum Jahr 2025 etwa 70 Prozent der Mitarbeiter mindestens eine Arbeitswoche pro Monat per Remote-Verbindung arbeiten werden. 

Für Unternehmen, die sich agile Arbeitsweisen wünschen, werfen diese grundlegenden Veränderungen einige wichtige Fragen in Bezug auf die Personalplanung auf. Was bedeuten diese Veränderungen für traditionelle Büroflächen? Welche Auswirkungen haben sie auf die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter? Welche Auswirkungen hat das „Work Anywhere“-Credo auf die Talentakquise, -entwicklung und -bindung?

Trotz vieler Unwägbarkeiten ist eines sicher: Jahrzehntealte Personalplanungsprozesse haben ausgedient. Daher müssen die Entscheidungsträger darüber nachdenken, wie sie sich auf die Zukunft vorbereiten können.

Räumen Sie der Personalplanung neue Priorität ein

Führungskräfte haben sich bei Einstellungsfragen bisher an der Anzahl der Mitarbeiter und den Kosten pro neuem Mitarbeiter orientiert. Diese eingeschränkte Sichtweise ist zum Teil deshalb so weit verbreitet, weil sie durch traditionelle Planungsprozesse gestützt wird, geprägt von manuellen, mühsamen Aufgaben, veralteten und oft lückenhaften Daten sowie einer fragmentierten Kommunikation und Entscheidungsfindung in abteilungsinternen Silos. Oft bleiben traditionelle Planungsprozesse aufgrund ihrer Vertrautheit und vermeintlichen Zuverlässigkeit im Hinblick auf die Jahres- oder Quartalsplanung unangetastet, doch die Pandemie hat eindrucksvoll gezeigt, dass eine solche statische Umgebung für die Personalplanung der modernen Welt nicht mehr gerecht wird.

Dies gilt insbesondere jetzt, da sich die Rolle des HR-Managers wandelt. Noch bevor die Pandemie zu einer täglichen Herausforderung für HR-Führungskräfte wurde, prägte Deloitte den Begriff „Exponential HR“ für den weitergefassten Einflussbereich von HR, der sich auf das gesamte Ökosystem eines Unternehmens erstreckt. Der Begriff beschreibt auch eine Verschiebung des Horizonts von HR: Neben den Mitarbeitern und der Organisation rücken zunehmend die Personalplanung und sogar die Arbeitsweisen selbst in den Fokus der Funktion. In diesem dynamischeren und strategischeren Szenario greift die HR-Abteilung Analysen und Markttrends auf und bewertet die eigenen Kompetenzen und den Technologiebedarf, während das Unternehmen wächst und für die Zukunft plant.

Viele Unternehmen beklagen jedoch eine fragmentierte Personalplanungsumgebung. In diesen Unternehmen konzentriert sich die Finanzabteilung auf die Mitarbeiteranzahl (und die damit verbundenen Kostenüberlegungen), während die HR-Abteilung eher um den Aufbau der idealen Belegschaft bemüht ist (wobei hier Kompetenz- und Kapazitätsplanung, Nachfolgeplanung, Talentbeschaffung und ähnliche Themen im Vordergrund stehen). Eine fragmentierte Personalplanung ist geprägt von Entscheidungssilos, einer mangelnden Abstimmung von Zielen und Prioritäten und letztlich schlechten Einstellungsentscheidungen, die dem Wachstum und den Zukunftsplänen des Unternehmens nicht gerecht werden. Wenn diese traditionelle Planung vorherrscht, kann die HR-Abteilung den dynamischen Anforderungen des Unternehmens nur schwer Genüge tun. Und das ist ein großes Problem.

Integrierte, kontinuierliche Personalplanung als Schlüssel zu unternehmensweiter Agilität

Tatsache ist: Agilitätshürden gefährden das Unternehmen. Dies ist womöglich der Grund, warum eine steigende Zahl von HR-Führungskräften auf ein integriertes Personalplanungsmodell umsteigt.

Dieses Modell zeichnet sich dadurch aus, dass die isolierte und fehlerhaft ausgerichtete HR-Umgebung von Personalplanungsprozessen abgelöst wird, die auf die Ziele anderer Bereiche – Unternehmensstrategie, Finanzen, Betrieb, Abteilungsbudgetierung und Prognosen – abgestimmt sind. So entsteht ein umfassender und dynamischer Personalplan, der mit den strategischen Unternehmenszielen in Einklang steht. Letztlich hilft dieser Ansatz der HR-Abteilung, die taktische Personalplanung in eine strategische Personalplanung zu überführen, durch die die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden können.

HR-Teams, die den Wechsel zu integrierten Planungsprozessen vollzogen haben, können den Status quo besser einschätzen, Veränderungen vorhersehen, schnell den Kurs wechseln und die Agilität im gesamten Unternehmen erhöhen.

Szenarioplanung optimal einsetzen

Angesichts der neuen Realität am Arbeitsplatz gibt es kaum eine nützlichere Komponente der integrierten Planung als die Szenarioplanung. Die Szenarioplanung versetzt HR-Führungskräfte in die Lage, anhand einer Reihe von möglichen Ergebnissen verschiedene What-If-Szenarien zu modellieren. Die Fähigkeit, Modelle schnell und einfach zu iterieren und mehrere Notfallpläne zu entwickeln, erweist sich heute mehr denn je als Wettbewerbsvorteil für Unternehmen, die das Potenzial ihrer Belegschaft maximieren wollen.

Personalplanungsszenarien können nicht nur Aufschluss über die aktuellen Anforderungen geben, sondern auch die langfristigen Auswirkungen von Neueinstellungen, Outsourcing, Personalentwicklung, Remote-Arbeit und mehr sichtbar machen. Mit einer modernen Personalplanungsumgebung können Sie diverse Szenarien erstellen:

• Kosten für Umschulung und Weiterqualifizierung: Durch die digitale Transformation und die aktuellen Marktbedingungen ändern sich die Aufgabenbereiche der Mitarbeiter im Unternehmen. Daher müssen Entscheidungsträger aufschlussreiche Modelle zu den Auswirkungen von Umschulungs- bzw. Weiterqualifizierungsprogrammen für den internen Kompetenzaufbau entwickeln.

• Mitarbeiterproduktivität im Homeoffice: Die Beurteilung der Auswirkungen der Homeoffice-Regeln auf die Produktivität kann zu neuen Kennzahlen und Benchmarks führen.

• Einstellung, Weiterbildung oder externe Beschaffung von Fachkräften: Unternehmen müssen eine Kosten-Nutzen-Analyse für die Einstellung, Weiterbildung oder externe Beschaffung von Fachkräften (bzw. ein Hybridmodell) erstellen, die zur Bewältigung aktueller und zukünftiger Geschäftsanforderungen gebraucht werden.

• Mitarbeiterbindung: Die Ermittlung der finanziellen und betrieblichen Vor- und Nachteile verschiedener Maßnahmen zur Personalbindung und -entwicklung wird immer wichtiger, da die Zunahme der Remote-Arbeit den Mitarbeitern mehr Möglichkeiten als je zuvor bietet.

Die meisten HR-Abteilungen konzentrieren sich bei der Modellierung auf den Best Case, den Worst Case und das wahrscheinlichste Szenario. Doch was einen modernen, integrierten Planungsansatz tatsächlich auszeichnet, ist die Möglichkeit, schnell und einfach Kurskorrekturen vorzunehmen und ein Modell neu zu kalibrieren. Anschließend kann anhand der daraus resultierenden Kosten- und Zeitauswirkungen die Effektivität des Plans bewertet werden. Die Szenarioplanung ermöglicht es der HR-Abteilung, anhand der Ist-Daten aus HCM-, CRM- und anderen Unternehmensanwendungen sowie externen Kontextdaten eine möglichst fundierte Grundlage für strategische Entscheidungen zu treffen – und neue Szenarien schnell zu implementieren, wenn sich die Bedingungen ändern.

Planung für das Unerwartete

Vielleicht liegen Funktionen wie die Szenarioplanung für Ihre HR-Organisation noch in weiter Ferne, aber Tatsache ist, dass Sie mit einer modernen, cloudbasierten Planungslösung bereits auf dem besten Weg sind, eine agilere HR-Funktion mit strategischerer Ausrichtung zu schaffen. Und da Veränderungen und Umbrüche heute eher die Regel als die Ausnahme sind, wird es dafür höchste Zeit.

Wenn Sie sich eingehender darüber informieren möchten, wie integrierte Personalplanungsfunktionen wie die Szenarioplanung Ihrem Unternehmen helfen können, agiler und konkurrenzfähiger zu werden, laden Sie Ihr Exemplar von „Optimale Planung für eine resiliente Belegschaft: Leitfaden für mehr Agilität durch strategische Personalplanung“ herunter.