Le rôle de la technologie dans l'accélération des entreprises à forte croissance

Dans le monde des entreprises à forte croissance, la rapidité est primordiale. Au milieu de toute cette agitation, les organisations capables de rapidement mettre en œuvre leurs idées pourront prendre une longueur d'avance et la conserver. 

Quand la moindre seconde compte, la technologie joue un rôle essentiel pour façonner la trajectoire des entreprises. On ne parle pas ici d'un simple outil pour des améliorations graduelles, mais d'un véritable moteur du changement qui redéfinit les business models et ouvre de nouvelles possibilités.

Nous avons récemment rencontré des DAF de toute l'Europe pour comprendre le rôle primordial que joue la technologie lorsque la rapidité est essentielle. Qu'il s'agisse d'utiliser l'analyse des données pour soutenir la prise de décision stratégique ou d'adopter des technologies émergentes comme l'intelligence artificielle, les DAF progressistes savent que la technologie est à la fois un catalyseur et une boussole qui aide les organisations à réduire la complexité tout en soutenant leur croissance.

Une seule équipe, une seule perspective

Simon Gatland est Chief Accounting Officer et Global Head of Finance au sein du groupe Apex. Fondée il y a 20 ans, cette entreprise d'administration de fonds basée aux Bermudes fournit des services professionnels aux fonds spéculatifs. L'objectif de son CEO et fondateur, Peter Hughes, était de devenir le premier administrateur de fonds indépendant au monde. Depuis 2017, l'entreprise suit une trajectoire de croissance par fusions-acquisitions avec une nouvelle acquisition tous les 45 jours en moyenne et 43 acquisitions effectuées au cours des cinq dernières années. Elle compte désormais environ 12 000 collaborateurs, répartis dans 97 bureaux et plus de 30 pays.

Apex Group n'avait jamais eu de plateforme centralisée auparavant, ce qui compliquait singulièrement la vie de Simon Gatland et de son équipe. Il donne l'exemple d'une entreprise qu'Apex a récemment acquise au Luxembourg et de la complexité que cela a engendrée pour son organisation. « Nous avons acheté cette entreprise il y a cinq ans et nous sommes toujours en train d'extraire manuellement des centaines de milliers de transactions de leurs systèmes bancaires à l'aide d'un processus principalement basé sur Excel. Nous importons ensuite ces fichiers en passant par au moins cinq étapes pour les intégrer à notre système ERP, puis pour faire remonter toutes les données. Nous sommes actuellement dans une position où nous devons procéder ainsi pour la quasi-totalité de nos acquisitions, car nous ne sommes pas en mesure d'ingérer ces données de manière unifiée. » 

Le rôle de Simon Gatland consiste à soutenir le DAF en analysant les performances financières de toutes les entreprises au sein du groupe. Son problème réside dans le fait que chaque acquisition s'accompagne de ses propres systèmes Finance, RH et CRM. Il s'est donc associé à Workday pour réorganiser l'ensemble de ses activités et envisager une méthode de travail beaucoup plus cohérente pour toutes ces entreprises.

Pour lui, Workday est la pièce maîtresse qui permettra de transformer l'équipe Finance en conseillers stratégiques capables de créer de la valeur ajoutée pour l'entreprise. « À l'heure actuelle, notre délai de clôture est d'environ un mois. Et bien évidemment, les équipes Finance font constamment des clôtures de fin de mois. » Cela complique la création de valeur pour l'organisation, explique-t-il, « car nous ne faisons que deux choses : de la comptabilité et du reporting financier. Il est donc devenu difficile d'être un partenaire stratégique et d'essayer de contribuer à la réussite de l'entreprise. » Pour Simon Gatland, la fonction RH est elle aussi concernée : « Nous avons 73 fournisseurs de services de paie différents, chacun d'eux avec ses propres processus manuels. Workday nous offre la possibilité de regrouper tous ces différents services dans un seul système cohérent, afin de pouvoir identifier des tendances et utiliser tous les outils d'une manière bien plus unifiée dans toute l'organisation. »

Suppression des points de friction

Man Group est une entreprise bien établie, ancrée dans la tradition. Autrefois fournisseur de rhum pour la Royal Navy, le groupe s'occupe aujourd'hui de la gestion de fonds d'investissement alternatifs. Il a commencé à utiliser Workday en 2019 avec dans un premier temps Workday Financial Management et Workday Human Capital Management. Depuis, il a étendu sa pile en ajoutant notamment Workday Adaptive Planning et Workday Talent Management. 

Tim Perkins est responsable de la technologie de l'entreprise, qui englobe différents domaines, notamment la Finance et les RH. Il a derrière lui 20 ans d'expérience dans les logiciels de comptabilité. Lorsque Man Group s'est lancé en quête d'une nouvelle plateforme pour la Finance et les RH, Tim et son équipe ont examiné la plupart des solutions disponibles sur le marché. « Toutes ressemblaient beaucoup aux systèmes que je déployais il y a 20 ans, à l'exception de Workday, qui n'était pas comme les autres et reposait sur une structure clairement différente. L'histoire de l'architecture sous-jacente était bien meilleure et l'on pouvait voir qu'il s'agissait d'un seul et même produit. Lorsque j'ai parlé à d'autres fournisseurs, il est vite apparu que leur système n'était qu'un assemblage de composantes acquises au fil des années. »

Comment Workday a-t-il facilité la croissance de Man Group ? Selon Tim Perkins, lorsqu'il s'agit de croissance organique, la priorité consiste à supprimer les points de friction. « Beaucoup de choses peuvent vous ralentir, explique-t-il. Il est juste préférable que ce ne soit pas votre système RH ou la Finance. L'un des principaux atouts de Workday est son Business Process Framework. Nous avons pu l'utiliser pour concevoir des processus optimaux afin de pouvoir structurer correctement les approbations et les étapes clés. »

Selon Tim, lorsqu'il s'agit de se développer par le biais d'acquisitions, le cadre d'intégration permet d'accélérer les choses. « Il nous offre un excellent moyen d'intégrer des données au système, précise-t-il. Workday dispose également d'une bibliothèque très complète d'options de chargement des données, et lorsque vous achetez une nouvelle entreprise, pouvoir intégrer rapidement les données est un atout inestimable. » Il cite également le modèle de données comme un élément permettant d'accélérer les acquisitions. « J'ai travaillé avec beaucoup d'autres systèmes, et lorsque vous créez une nouvelle entreprise, vous devez répliquer toutes les données statiques, ce qui est une corvée en soi et rend également le système nettement moins efficace pour gérer les requêtes. Alors qu'avec Workday, l'entreprise est juste un autre attribut, avec toutefois des caractéristiques particulières. Mais cela signifie aussi que l'acquisition de nouvelles entreprises est beaucoup plus facile pour nous. »

Les avantages inattendus de l'unité

Avant de passer à Workday, Man Group utilisait des systèmes distincts pour la Finance et les RH. Au début de l'implémentation, Tim Perkins a examiné les interactions entre ces deux anciens systèmes et les a trouvées relativement limitées : il y avait un certain degré d'intégration autour des flux de paie et des dépenses, mais c'est à peu près tout. « Lorsque nous avons commencé à déployer Workday, je me suis dit que ce serait bien de tout avoir sur une même plateforme, mais que de toute façon cela ne changerait pas grand-chose, résume-t-il. Mais la réalité a été bien différente, et les synergies que nous avons pu créer étaient bien plus importantes que ce à quoi je pouvais m'attendre. »

Il souligne les avantages évidents, comme le fait que les utilisateurs disposent d'un seul identifiant pour les deux systèmes et ont une vision cohérente des effectifs entre la Finance et les RH, sans parler des avantages inattendus au fur et à mesure qu'ils ont avancé dans leur projet. « Par exemple, pour les approbations concernant les factures et les transactions par carte d'achat, si quelque chose est en suspens depuis longtemps, nous pouvons le faire remonter le long de la chaîne hiérarchique, ce qui est très efficace pour obtenir ces approbations. » Workday a également permis à Tim et à son équipe de mieux planifier la croissance. « Notre modélisation financière, des ressources humaines et des effectifs est beaucoup plus intégrée. Nous bénéficions ainsi d'une meilleure représentation des effets liés à l'embauche de plusieurs personnes ou à la hausse des effectifs au cours du cycle budgétaire qu'avant. »

Sam Allen, Finance Transformation Director chez Checkout.com, est du même avis. Ce service de paiement existe depuis 2009 et emploie actuellement 2 000 personnes, réparties dans des bureaux aux quatre coins du monde. Il compte parmi ses clients certaines des plus grandes entreprises au monde, comme Netflix, Sony et Sainsbury's.

Checkout.com a commencé par déployer Workday Financial Management en janvier 2022. Quelques mois plus tard, ils ont acquis Workday Accounting Centre et déployé le premier cas d'usage en septembre 2022. Quelques semaines plus tard, ils ont adopté Workday Adaptive Planning pour leurs processus de budgétisation et de prévisions. Et une semaine après, Workday HCM était déployé.

Selon Sam Allen, la suite complète Workday déployée depuis 2022 permet à Checkout.com de bénéficier d'avantages similaires, soulignant la façon dont elle a contribué à rapprocher les différentes parties de l'entreprise. « Je sais que je me suis beaucoup rapproché de l'équipe RH, qui est d'ailleurs là aujourd'hui, car nous utilisons la même plateforme et le même environnement, explique-t-il. Leur activité a un impact sur la nôtre, et vice-versa. Nous devons donc rester assez proches et parler de l'activité de chacun. Nous pouvons apprendre les uns des autres en ce qui concerne la façon dont nous gérons les plateformes Workday dans nos domaines respectifs, ce qui me paraît très utile. »

Libérer la croissance de demain

Pour Simon Gatland, il s'agit de rendre Apex Group aussi efficace que possible. En tant que groupe financé par des fonds de capital-investissement, il est important de disposer d'une plateforme qui facilitera la sortie le moment venu. « Et il faut pour cela être extrêmement efficace », précise-t-il.

En tant qu'entreprise de services, l'efficacité signifie surtout être capable de rapprocher les revenus avec le travail des collaborateurs. « Le nirvana que nous essayons d'atteindre est le suivant : nous avons un pipeline de ventes dans Salesforce et nous voulons pouvoir l'alimenter et l'adapter en temps réel à l'affectation de nos ressources. Nous prenons donc nos données de ventes, nous examinons notre pipeline, nos probabilités et notre répartition géographique, et nous observons tout cela à travers le prisme de Workday : nous l'examinons dans Workday Adaptive Planning, nous l'analysons dans une perspective de planification des ressources, et nous associons le tout aux décisions d'embauche des RH. »

Cela permettrait à Apex Group de lancer un nouveau client et d'identifier de manière précise et en temps réel les domaines nécessitant de l'upskilling ou l'ajout de ressources. « C'est la voie que nous suivons, et l'objectif final est de nous assurer que nous pouvons tout réunir et présenter une vue unifiée au conseil d'administration qui, en temps quasi réel, pourra ensuite agir en fonction des informations. »

Sam Allen explique qu'il cherche à rendre Checkout.com aussi agile que possible. « Vous mettez ces stratégies, ces plans et ces architectures système en place, ce qui peut prendre deux, trois, voire cinq ans. Mais en même temps, vous devez pouvoir vous adapter aux changements dans l'entreprise et dans le secteur. » Selon lui, Checkout.com peut changer beaucoup de choses quotidiennement. « Nous devons pouvoir adapter nos programmes de déploiement et de transformation en conséquence pour nous assurer de pouvoir répondre à ces besoins de l'entreprise. »