L'impact révolutionnaire de l'automatisation intelligente sur la comptabilité

Imaginez le travail d'un comptable comme une pyramide. À la base de celle-ci se trouvent toutes les tâches manuelles et chronophages liées à la collecte et au traitement des données. À son sommet se trouvent les insights et les analyses susceptibles d'éclairer les décisions. Où est le problème ? « Trop de comptables doivent passer trop de temps à la base de la pyramide », a expliqué Rob Zwiebach, Vice President of Product Management and Financial Management chez Workday, lors de Workday Rising Europe.

La capacité à inverser la tendance (ou mieux encore, la pyramide) n'est qu'une des raisons pour lesquelles les directeurs financiers d'aujourd'hui considèrent le potentiel de l'IA. Un rapport de Deloitte a révélé que les DAF ont en particulier hâte de tirer trois avantages de l'IA :

• La réduction des coûts

• L'amélioration de l'expérience client

• L'augmentation des marges, de l'efficacité et/ou de la productivité

À l'occasion de Workday Rising Europe, Alex Young, Master Data and Change Manager chez Just Eat Takeaway (JET), et Rob Zwiebach, Vice President, Product Management and Financial Management chez Workday, ont discuté de la façon dont l'IA et l'automatisation intelligente transforment la fonction comptable et permettent aux équipes Finance de fournir les insights dont leurs entreprises ont besoin.

Résoudre la pénurie de talents en éliminant les contraintes

La comptabilité souffre d'une pénurie de talents. Selon Rob Zwiebach, près de trois experts-comptables sur quatre ont atteint l'âge de la retraite en 2020, et un nombre insuffisant de jeunes souhaite prendre la relève. 

« Les jeunes diplômés sortant de l'université ne se lancent plus dans ce domaine comme ils le faisaient autrefois, et nous pensons, à tort ou à raison, que les métiers de la comptabilité sont perçus comme étant trop contraignants », a-t-il expliqué. 

Pour Alex Young, c'est justement l'une des difficultés que rencontre l'équipe Finance de son entreprise, une société de livraison de repas en ligne basée aux Pays-Bas qui compte environ 15 000 collaborateurs dans le monde et dont le chiffre d'affaires annuel s'élève à environ 5,6 milliards de dollars. C'est un vrai problème pour JET, car les comptables du service Finance ne se contentent pas d'additionner des chiffres : ils jouent aussi le rôle d'analystes et constituent de véritables partenaires au sein de l'entreprise. Avec toutefois une pénurie de comptes, « nous constatons que leur rôle se limite à faire tourner la machine », a confié Alex Young.

L'IA promet de bouleverser à la fois la perception et la réalité du travail des comptables. « Laissez l'IA s'occuper des tâches fastidieuses et laissez l'humain s'occuper des tâches plus intéressantes à valeur ajoutée », a expliqué Rob Zwiebach. 

Par exemple, les écritures comptables et les notes de frais impliquaient auparavant beaucoup de tâches manuelles pour garantir une tenue précise des registres. Tout cela n'est plus nécessaire. Les plateformes dotées de fonctionnalités de Machine Learning (ML) peuvent analyser rapidement les écritures comptables et signaler les anomalies en se basant sur les modèles passés et les transactions associées. Des solutions comme Workday Expenses alertent ensuite les utilisateurs sur les écritures comptables potentiellement mal classées ou erronées qui doivent être ajustées, en expliquant pourquoi ces écritures ont été signalées et en formulant des recommandations basées sur des insights pour apporter les corrections nécessaires.

Pour les comptables, il ne reste alors plus qu'à prendre une simple décision : accepter l'écriture telle quelle ou la corriger. Et à chaque réponse d'un utilisateur, l'IA devient plus intelligente. 

« Le système apprend grâce au feedback humain », a encore expliqué Rob Zwiebach. « C'est du véritable Machine Learning. Et plutôt que de confier à quelqu'un la tâche fastidieuse de parcourir méticuleusement d'immenses quantités de données, le système offre une expérience guidée sur les points qui nécessitent probablement une intervention humaine. »

Réaliser des gains de temps et d'efficacité

L'IA peut effectuer rapidement les tâches manuelles, répétitives et souvent source d'erreurs auparavant confiées aux comptables. La technologie permet donc à ces derniers de se concentrer sur des tâches d'analyse qui non seulement sont plus gratifiantes, mais leur permettent également de devenir de véritables partenaires stratégiques de l'entreprise.

Prenons l'exemple d'un des processus comptables exigeant le plus de tâches manuelles, à savoir la facturation des fournisseurs. En temps normal, ce processus implique, au mieux, des pièces jointes à des e-mails et, au pire, du courrier postal. En utilisant une plateforme de gestion financière qui automatise ce processus, les utilisateurs peuvent simplement envoyer une facture à la plateforme directement par e-mail. Le système examine alors les factures, extrait divers éléments, comme le nom du fournisseur et le montant, puis signale les éventuelles données manquantes en s'appuyant sur le ML pour analyser les anciennes factures. Et tout cela sans la moindre intervention humaine.

« À terme, notre objectif pour 2024 est de passer à un traitement véritablement sans contact des factures avec bon de commande », a annoncé Rob Zwiebach.

Le gain de temps est une aubaine pour JET. « Comme il nous faut deux semaines pour clôturer nos comptes, nous avons l'impression d'être en clôture permanente, a ajouté Alex Young. Ce gain de temps est stratégique pour nous. »

En attendant, JET gagne déjà un temps précieux en utilisant Workday Accounting Center pour ingérer des événements métier et des données externes, et les transformer en données comptables détaillées. Par le passé, les équipes Finance de JET devaient télécharger les données depuis un fournisseur tiers, effectuer leurs calculs dans des feuilles de calcul pour créer des écritures, puis charger ces écritures dans leur système comptable. Désormais, toutes ces données sont directement intégrées à sa plateforme de gestion financière. 

« Workday Accounting Center fait désormais tout le travail, ce qui permet à deux de nos collaborateurs de gagner plusieurs heures à chaque clôture mensuelle », s'est félicité Alex Young.

Tirer le maximum des données

La comptabilité et l'IA ont un point commun : elles s'appuient toutes les deux sur des données, des quantités massives de données fiables. Cependant, pour obtenir les données dont ils ont besoin, les comptables n'ont jamais eu d'autre choix que d'utiliser des processus manuels, y compris d'innombrables feuilles de calcul qui sont souvent source d'erreur. L'IA atténue ce risque. 

Pour Rob Zwiebach, « l'automatisation intelligente met en place des contrôles qui aident le DAF à s'assurer que ses données sont correctes ».

Outre l'efficacité opérationnelle, les insights basés sur les données sont le principal moteur d'adoption de l'IA dans la fonction Finance, selon une enquête Workday réalisée auprès de 2 355 cadres dirigeants. 

« L'expérience utilisateur devrait davantage consister à exploiter les insights du système et à gérer les exceptions et les approbations qu'à simplement saisir des données », a ajouté Rob Zwiebach.

Dans un futur proche, les capacités d'automatisation intelligente devraient rapidement être étendues, a-t-il encore confié. Par exemple, avec une plateforme de gestion financière capable de tirer parti d'un grand modèle de langage, les comptables pourront générer automatiquement des lettres de relance, c'est-à-dire des avis de recouvrement envoyés aux clients pour les alerter de retards de paiements. Au lieu d'être obligés d'écrire ces lettres de A à Z à chaque fois, les collaborateurs devront simplement répondre à quelques invites, par exemple sur le ton qu'ils souhaitent adopter, afin de générer la lettre.

« Avec les processus traditionnels, les professionnels de la comptabilité doivent passer beaucoup de temps à collecter et à traiter des données, a poursuivi Rob Zwiebach. Notre objectif est de tirer parti de l'automatisation intelligente pour les aider à renverser la pyramide et à consacrer leur temps aux insights et aux actions concrètes. »