Perché le aziende non possono più rimandare la modernizzazione dei sistemi ERP

Questo è il primo di una serie di tre articoli che trattano il tema del rinnovamento dell'ERP. Questi materiali sono stati pubblicati originariamente su CIO.com e vengono qui riproposti col permesso del titolare del copyright.  

La lampadina fu inventata negli anni Settanta dell'Ottocento e le prime centrali elettriche entrarono in funzione nei primi anni Ottanta dello stesso secolo. Eppure, nel 1900 meno del 5% dei macchinari industriali era azionato da motori elettrici. Per assistere alla loro diffusione occorrerà attendere gli anni Venti, ossia 50 anni dopo l'invenzione della nuova tecnologia.

Le ragioni di questo ritardo sono di natura più psicologica che tecnologica. I proprietari delle fabbriche non vedevano il vantaggio di elettrificare le catene di montaggio, che all'epoca erano azionate da motori a vapore collegati ai macchinari per la produzione tramite lunghe cinghie in pelle. Fu solo quando i proprietari iniziarono a immaginare le fabbriche libere dai vincoli imposti da un'alimentazione centralizzata che la rivoluzione prese piede e la produttività schizzò a livelli record. 

"Nelle vecchie fabbriche era la macchina a vapore a scandire il passo. In quelle nuove potevano farlo i lavoratori", ha scritto la BBC.

Questa storia presenta paralleli con le sfide che oggi devono affrontare gli utenti dei software di Enterprise Resource Planning (ERP), sistemi complessi pensati per la produzione industriale che oggi sono usati da quasi tutte le grandi imprese. Le aziende hanno adottato in massa gli ERP tra gli anni Novanta del secolo scorso e il primo decennio del nuovo, con lo scopo di aumentare l'efficienza migliorando gli insight sull'operatività aziendale. Ma ora questi sistemi di vecchia generazione rallentano il passaggio a quelle strategie "digital-first" che nove aziende su dieci dichiarano di aver già adottato o di voler adottare.

Dal processo al progresso

L'ERP è nato per promuovere l'efficienza dei processi, non la trasformazione aziendale. In un contesto che si trasforma continuamente caratterizzato da globalizzazione, vincoli normativi, preferenze dei clienti in continua evoluzione, tecnologie e tanti altri fattori, le aziende si trovano zavorrate da rigidi sistemi legacy e ritardi tecnologici che impediscono loro di realizzare appieno il proprio potenziale. 

Consideriamo il modello di fornitura "as-a-service". Comparso inizialmente per i software, si è poi esteso alla quasi totalità dell'economia compresi veicoli, macchinari industriali e apparecchiature. Il mercato del cloud "as-a-service" condiviso crescerà del 21% annuo fino a superare gli 800 miliardi di dollari entro il 2025, secondo le previsioni di IDC. 

Passare a un modello di vendita in abbonamento ha ripercussioni su quasi tutti gli aspetti aziendali, tra cui contabilità, gestione delle scorte, rapporti tra canali diversi e retribuzione dei commerciali. Molti sistemi ERP legacy non sono semplicemente all'altezza. Le loro architetture fragili e altamente personalizzate non sono in grado di incorporare la comparsa improvvisa di nuove fonti di reddito, nuove pratiche contabili e nuove entità legali.

Un'altra sfida è rappresentata dalla conformità. Alcune aziende sono soggette a centinaia di norme locali, statali e federali, che cambiano in continuazione. Sono previste nuove regole della SEC statunitense che imporranno alle aziende di fornire dati su aspetti quali formazione sulla conformità, miglioramento della diversity del personale, approvvigionamenti sostenibili e riduzione delle emissioni. Molti di questi dati non sono mai stati raccolti in passato, e i sistemi ERP on-premise vanno aggiornati e collaudati ogni volta che entra in vigore una nuova norma. 

Ernesto Boada, CIO ad interim di Workday, dichiara: "Le aziende si trovano zavorrate da rigidi sistemi legacy e ritardi tecnologici. Con questo tipo di sistemi, l'IT non è in grado di fornire all'azienda i dati necessari per prendere decisioni tempestive".

Il costo dell'inerzia

Applicazioni rigide e carenza di risorse IT ostacolano il processo decisionale e allungano i tempi di attuazione delle decisioni. Tuttavia, molti dirigenti aziendali considerano la modernizzazione dell'ERP un passaggio costoso e complesso, che non giustifica l'investimento necessario. Come i proprietari delle fabbriche agli inizi del Novecento, non riescono a guardare oltre i limiti dei processi e delle infrastrutture attuali per intravedere il potenziale inutilizzato che potrebbero mettere a frutto se cambiassero modo di lavorare.

Bo Lykkegaard, Associate Vice President, European Software Research presso IDC, dichiara: "Il sistema ERP è spesso considerato la spina dorsale dell'azienda, e la chirurgia spinale è complessa e costosa. Tuttavia, l'urgenza di ricavare migliori insight, di diventare più agili e di rendere il personale più produttivo sta spingendo le aziende di tutte le dimensioni ad ammodernare il proprio ERP".

Per ammodernare l'ERP, però, non basta sovrapporre "nuove" tecnologie a vecchie pratiche aziendali. Le grandi innovazioni avvengono quando le aziende utilizzano le tecnologie in modi nuovi, che consentono loro di costruire qualcosa di completamente inedito. L'ERP moderno automatizza attività prima svolte dagli esseri umani applicando l'intelligenza artificiale, ed è quindi in grado di trasformare mansioni manuali – come la contabilità e l'analisi finanziaria – in ruoli strategici. Il risultato è che i dipendenti smettono di seppellirsi tra le scartoffie e svolgono compiti più significativi, come sviluppare le skill e migliorare la customer satisfaction. 

Boada commenta: "Le aziende si impongono sul mercato quando combinano tecnologie e processi per innovare, invece di guardare alla modernizzazione dell'ERP dalla prospettiva dei costi".

Business è sinonimo di conoscenza

Le aziende leader di oggi vivono di informazioni. Nel 1975 le attività immateriali come la proprietà intellettuale rappresentavano circa il 17% del valore medio delle aziende. Oggi invece il dato si attesta al 90%. L'ERP cloud di oggi favorisce la trasformazione digitale perché rende le informazioni direttamente accessibili a chi ne ha bisogno, in un sistema collaborativo e interconnesso pensato apposta per reagire in fretta al cambiamento.

Con l'ERP cloud, infatti, i processi decisionali e di pianificazione non devono più fare affidamento su scenari predefiniti basati su dati elaborati in batch, ma possono basarsi su previsioni costanti in tempo reale ottenute combinando dati su gestione finanziaria e operativa, risorse umane e dati esterni. I report periodici su formazione, crescita e performance della forza lavoro potranno essere sostituiti con analisi continuative dell'engagement e del benessere dei dipendenti, cioè informazioni che l'85% dei dirigenti afferma essere essenziali per fornire la migliore customer experience. 

Grazie a processi automatizzati, framework configurabili e supporto nella gestione del cambiamento, i moderni sistemi ERP migliorano l'agilità aziendale. Grazie a queste funzionalità, l'azienda non solo si adatterà più facilmente ai cambiamenti, ma riuscirà anche ad attrarre i talenti in un contesto caratterizzato da una grave carenza di skill. Inoltre, rimarrà concentrata sul cliente dal momento che i dipendenti non dovranno più dedicarsi a tediose attività di back-office, e potrà monitorare costantemente soddisfazione ed engagement dei dipendenti utilizzando sondaggi integrati. 

Un sistema moderno consente di semplificare i processi di back-end, far incontrare domanda e offerta e rendere accessibili i dati importanti a chiunque ne abbia bisogno. In più, è in grado di integrarsi con sistemi specifici del settore in modo da fornire un quadro più completo della realtà aziendale. Infine, grazie a strumenti che richiedono scarsa o nessuna scrittura di codice, permette ai clienti di espandere le funzionalità esistenti o crearne di nuove quando le condizioni cambiano senza dover modificare o rendere indisponibili le applicazioni essenziali. Le personalizzazioni stimolano l'innovazione invece di legare le aziende a un determinato fornitore e versione del software.

Il cloud come catalizzatore

Meno della metà (41%) degli ERP, CRM e delle applicazioni aziendali attualmente risiede nel cloud, ma si prevede che la migrazione dagli ambienti on-premise accelererà in futuro: un altro 36% intende trasferire queste applicazioni mission-critical nel cloud nel giro dei prossimi tre anni. Per una migrazione efficace verso un sistema ERP moderno, i CIO devono operare in tandem con gli altri business leader, allineando il percorso di migrazione con gli obiettivi aziendali auspicati. Per riuscirci, i responsabili IT devono cercare piattaforme che consentano un'implementazione rapida delle funzionalità utilizzando una base dati sicura e affidabile in grado di adattarsi a cambiamenti frequenti.

Boada afferma: "Quando i CIO collaborano con gli altri top manager per ammodernare l'ERP, hanno l'occasione di passare dalla mentalità del 'teniamo le cose come stanno' a quella del 'pensiamo a come cambiare le cose'." 

È ora di lasciarsi alle spalle i motori a vapore e dotare la propria azienda di strumenti all'avanguardia. Non aspettare 50 anni per deciderti. 

Nel prossimo articolo della serie, che verrà pubblicato il 15 agosto, esploreremo il percorso per costruire un ambiente ERP moderno per l'azienda. Per saperne di più su come i CIO affrontano la modernizzazione delle loro tecnologie essenziali, visita CIO.com e consulta le risorse disponibili.