Un nuovo sondaggio sottolinea le sempre nuove sfide che le aziende devono affrontare in tutto il mondo. La buona notizia è che la complessità correlata alla gestione paghe per più paesi può essere affrontata strategicamente.
Con la diffusione del lavoro da remoto e l'ampliamento dei pool di talenti, sempre più aziende si trovano a gestire organici internazionali. Ma ciò non significa che la gestione paghe stia diventando più semplice. In realtà, negli ultimi anni la complessità della gestione paghe è aumentata in alcuni paesi a causa di nuove normative fiscali e nuove disposizioni governative.
Questo è uno dei risultati principali che emerge da un nuovo report che descrive in dettaglio il panorama globale della gestione paghe. Il 2023 Global Payroll Complexity Index di Alight – che classifica 40 paesi, 25 dei quali in Europa o Medio Oriente, inclusi nove dei primi 10 – evidenzia i fattori principali che determinano la complessità e alcune strategie infallibili per gestire il cambiamento.
Che sia chiaro, le cose possono cambiare rapidamente. Prendiamo ad esempio la Turchia. Il paese ha scalato 29 posizioni, passando dal 36° al 7° posto e la sua complessità è cresciuta del 29%. Perché? Perché serve compilare più campi dati per elaborare le paghe e sono cambiati i calcoli per la previdenza sociale e le normative per la rilevazione di presenze e assenze, tra le varie cose. Nel frattempo, la Svizzera è salita dall'8° al 3° posto dell'indice di complessità perché gli obblighi manuali di reporting e di conservazione dei dati hanno aggiunto livelli di complessità gravosi a livello di tempo.
La gestione paghe si trova all'intersezione tra persone, processi e normative, ed è quindi un'attività stressante già per le aziende che operano in un solo paese. Una gestione poco avveduta può causare errori costosi per il datore di lavoro e preoccupazioni per i dipendenti. Per le aziende multinazionali, che devono tenere traccia di un numero maggiore di variabili legate alla gestione paghe, il rischio di errori e di violazioni della conformità è maggiore. Man mano che gli obblighi evolvono, le aziende possono restare aggiornate concentrando la propria strategia globale di gestione paghe su tre aspetti: efficienza, automazione e dati.
Il primo passo per adattarsi è la consapevolezza di ciò che è cambiato. Vediamo innanzitutto i tre principali fattori di complessità, quindi approfondiamo le strategie di mitigazione del rischio.
La risposta a questa domanda sta in due parole: disposizioni governative. Sembrano cambiare continuamente e hanno un impatto significativo sulla complessità, soprattutto nei 10 paesi in cima all'indice di complessità.
1. Detrazioni obbligatorie
Le aliquote fiscali nazionali e locali cambiano così come i programmi di previdenza sociale. Ogni paese prevede diverse detrazioni obbligatorie e alcune possono o meno applicarsi ai dipendenti, come gli alimenti per i figli o altri tipi di prelevamenti dallo stipendio.
La Germania si è classificata al secondo posto nell'indice di quest'anno, rispetto al quarto posto del 2021, perché la sua complessità complessiva è aumentata del 2%. Uno dei motivi principali è l'elevato numero di detrazioni obbligatorie del paese. In modo analogo, la complessità dell'Italia, che si trova al quarto posto, è in parte determinata dai prelevamenti da effettuare per ordine del tribunale.
2. Calcoli della previdenza sociale
Ogni sistema di previdenza sociale nazionale ha requisiti diversi. Il sistema svizzero è particolarmente complesso e questo è uno dei motivi per cui, insieme alle quattro lingue nazionali e alle normative diverse dei 26 cantoni, il paese si colloca al terzo posto nell'indice.
3. Obblighi di reporting
La Francia, che si è aggiudicata il primo posto nell'indice di quest'anno, come nel 2021, dimostra come gli obblighi di reporting siano fonte di complessità. Il paese richiede la comunicazione di un gran numero di informazioni, il periodo di conservazione dei dati è il più lungo in assoluto (oltre 20 anni) e sono necessari frequenti aggiornamenti legali obbligatori. Inoltre, il reporting della gestione paghe alle autorità è un processo manuale.
Le aziende intelligenti non si limitano a essere consapevoli che il panorama della gestione paghe cambia costantemente, ma investono in strategie di gestione paghe progettate per gestire i rischi e renderle resilienti. Come oggi avviene in tanti altri ambiti aziendali, la giusta tecnologia può rendere i processi a prova di futuro e rafforzare la competitività.
Naturalmente la tecnologia da sola non è una panacea. Insieme alla formazione continua dei professionisti del settore paghe e alle conoscenze degli esperti, le tre strategie seguenti possono creare un enorme valore aggiunto.
"L'integrazione semplificata con i sistemi core permette di automatizzare i processi, migliorare l'accuratezza dei pagamenti, la sicurezza dei dati e la conformità." Questi investimenti tecnologici portano con sé un ulteriore importante vantaggio: il supporto di una cultura incentrata sui dipendenti che permette un accesso on-demand agli stipendi percepiti e a calcoli trasparenti per i diversi benefit.
1. Migliorare l'efficienza della gestione paghe
Anche se gli obblighi relativi alla gestione paghe variano da paese a paese, la centralizzazione delle operazioni può comunque garantire grande efficienza. L'integrazione delle attività specifiche del paese in un unico sistema centrale semplifica la conservazione dei dati e rende la gestione paghe accurata e tempestiva per tutti i dipendenti, ovunque lavorino.
Le piattaforme all'avanguardia per la gestione paghe includono funzionalità di AI e analytics che promuovono l'efficienza in altri modi. Segnalando le anomalie, i sistemi più nuovi aiutano i team a individuare gli errori più rapidamente, riducendo le risorse e il tempo necessari per apportare correzioni.
2. Automatizzare i processi
Non esiste un motivo valido per restare ancorati a un processo manuale che può essere automatizzato. Un sistema di gestione paghe centralizzato aiuta ad automatizzare i processi in tutti i paesi, riducendo gli errori e garantendo la conformità a normative che cambiano continuamente.
L'automazione può essere anche di supporto a una cultura HR incentrata sui dipendenti che include un accesso on-demand agli stipendi percepiti e trasparenza sui benefit.
3. Mettere a frutto il potenziale dei dati
L'aumento del numero di campi dati da compilare per alcuni paesi e la crescente domanda di insight da parte dell'HR ma anche dal resto dell'azienda rendono, ora più che mai, la gestione paghe incentrata sui dati. Le aziende che investono in sistemi che offrono analytics integrati e accesso on-demand ai dati globali stanno investendo sulla propria capacità di gestire la complessità. I dati potenziano l'agilità, che a sua volta favorisce la crescita.
Complessità e rischi vanno a braccetto. Quando si tratta di gestione paghe, tali rischi vanno oltre i semplici errori e le violazioni della conformità. Si tratti di problemi e sviste che possono essere costosi da correggere, ma possono anche comportare problemi più ampi: mancanza di engagement dei dipendenti, scarse performance operative e persino riduzione degli utili netti. Il percorso da seguire per le aziende multinazionali è chiaro: investire in tecnologie che migliorino i processi di gestione paghe e li prepari all'inevitabile prossima ondata di cambiamenti.
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