急拡大する臨時ワークフォースが CIO の優先事項である 5 つの理由

今日、境界を持たないスキル エコノミーが出現したことで、これまで存在していた業務の境界がなくなってきています。こうした中、CIO は、社外ワークフォースを活用しビジネス アジリティを実現しながら、セキュリティ リスクとコンプライアンス リスクを綿密に管理できるインフラを構築する、という使命に直面しています。

コンサルタント、ギグ ワーカー、契約従業員などの社外ワークフォースを活用することは、いまやミッションクリティカルな課題となっています。なぜならば、ビジネスニーズの変化、社員の期待の変化、不安定な経済下における人財市場の逼迫といったさまざまな要因によって、需要のあるスキルとそうしたスキルを持つ従業員の供給との間にミスマッチが生じているからです。 

これは深刻な問題です。Workday グローバル レポート『アクセラレーションのギャップの解消: 持続可能なデジタル トランスフォーメーションに向けて』によると、シニア エグゼクティブの 3 分の 1 以上が、トランスフォーメーション目標を達成する上での最大の障壁として、必要なワークフォース スキルの不足を挙げています。

企業はこうしたスキル ギャップを解消し、労務コストを管理するため、人財戦略を拡大して代替労働力を活用する方向へと進んでいます。実際のところ臨時ワークフォースは増大しています。現在、臨時ワークフォースを個人契約の従業員と認識している回答者の割合は 36% にのぼっており、27% に過ぎなかった 2016 年と比較すると大幅に増加していることがわかります。  

企業の人財戦略が変化する中、IT チームも進化してきており、デジタル トランスフォーメーションや組織レジリエンス全般でより大きな責任を負うようになっています。 

次のことを考えてみてください。多くの企業では、人事部門 (HR) は人財管理 (HCM) システムで社員を管理する一方、調達管理部門はベンダー管理システム (VMS) で臨時従業員を管理しています。このような別々のシステムを用いるアプローチでは断絶が生じます。個人契約の従業員の実に 68% が、予算編成やプランニングの対象となる社外ワークフォースに含まれていないため、組織内におけるスキルの全体像を見ることができません。 

そのため、CIO と IT リーダーは人事部門と連携することによって、仕事の未来に対応できる、社外ワークフォースを考慮したソリューションを実現する必要があります。また、コネクテッド エコシステム内で社外ワークフォースを管理するという難題に最も適切に対処できるのは CIO です。これらの難題にはワークフォースの可視化、セキュリティ、人財プランニング、人財配置などが含まれます。

臨時ワークフォースの管理は CIO の優先事項とすべきであり、その理由は以下の 5 つです。 

1.臨時従業員は深刻なサイバーセキュリティ脅威につながりうる

すべての従業員、すなわち正社員、時給労働者、ベテラン従業員、期間従業員、契約従業員などはサイバーセキュリティの脆弱性につながる可能性があります。Verizon 社のレポート『2022 Data Breach Investigations Report』によれば、サイバーセキュリティ侵害の 80% 以上が、ソーシャル エンジニアリング (個人を巧みに操ったり欺いたりすることによって組織の情報を意のままにすること) によるものです。その結果、セキュリティの侵害の大半は、悪意や故意の有無にかかわらず企業の内部関係者が原因となっています。臨時従業員の離職率は平均よりも高いほか、IT 管理の観点から見た場合、臨時従業員の退職は正社員の退職ほど厳格に扱われないことが多いため、セキュリティ リスクはさらに高くなります。 

こうした断絶が生じる原因の多くは、企業が自社のコア ワークフォースを管理する方法にあります。確かに企業は社員のプロビジョニングとデプロビジョニングを自動的に行う人財管理ソリューションを使用していますが、契約従業員のプロビジョニングには依然として手動システムを使用しています。その結果として多くの場合、臨時従業員が退職した際に、アクセス コントロールが適切に更新されるようにする自動プロセスやデュー デリジェンスを発動できない状態になっています。こうした不規則なオフボーディングによって、元契約従業員が退職後もアクセスできる孤立状態のアカウントが生まれ、各ネットワーク、システム、資産、建物へのアクセスが日々危険にさらされることになります。実際のところ近年の大規模なアクセス侵害の多くは、退職後も会社システムにアクセスし続けた元契約従業員によるものです。

これらのインシデントは、それがヒューマン エラーによるものであれ悪意によるものであれ、膨大な損害とコストにつながります。IBM Security のレポートによると、2022 年におけるデータ侵害コストの平均は 435 万ドルまで上昇しています。この数字は 2021 年から 2.6% 増加しており、2020 年からは実に 12.7% も増加しています。こうした脅威に対抗するには、CIO は手動プロセスを許容できないものとして認識する必要があります。もっと優れた代わりの方法はないのでしょうか？それは VMS を組織の人財管理のコア部分に直接接続することです。これにより、ワークフォース全体で単一のシステム オブ レコードを実現し、従業員の分類を問わずに継続的なモニタリングと適切なオフボーディングを実行することができます。

2.デジタル アクセラレーション戦略には統合ワークフォース エコシステムが必要

CIO は組織のデジタル アクセラレーションを主導するための一歩を踏み出しています。テクノロジーを活用することによって、競合他社を引き離し、市場シェアを拡大させ、長期的な成功を収めることを目指しています。特にパンデミック以降、CIO の役割にはより流動的なアプローチによってリソースを管理することや、デジタル インフラをアップグレードしてリモートワークのニーズに対応することが含まれるようになりました。これらを実現するため、高パフォーマンス組織は臨時従業員を活用したオンデマンド人財配置モデルを導入するようになってきています。しかし、これらの組織のワークフォース エコシステム アプローチでは、オンデマンド アプローチに追随できていません。

たとえば正社員であるチーム メンバーの追跡は多くの場合、人財管理システムで行われます。一方、臨時従業員は通常、調達管理部門やオペレーション部門、個々のビジネス ラインの下に置かれ、その追跡は寄せ集めのレガシー システムや 1 度しか使用しないアプリケーションを通じて行われます。このようにサイロ化されたアプローチでは、新しいシステムが追加されるたびに複雑なインテグレーションが必要となるだけでなく、各リーダーは必要なリアルタイム データにアクセスできないため、臨時従業員を適時かつ適切なプロジェクトに効果的に配置することが難しくなります。

このインテグレーション マネジメントの罠から抜け出し、将来でも有効なアプリケーション アーキテクチャを構築するため、CIO は、人財管理とシームレスにインテグレーションでき、すべての従業員 (正社員、現場の時給労働者、契約従業員、ギグ ワーカーなど) をサポートできるクラウドベースの VMS に投資する必要があります。コネクテッド ワークフォース エコシステムでは、オンボーディング プロセスが簡素化され、データは運用可能な状態になっています。そのため、リーダーは契約従業員がどこに配置されているのか、どのシステムにアクセスできるのか、どれだけの費用が契約従業員にかかっているのかを容易に把握することができます。また、リーダーは契約従業員のスキルや過去の実務経験に関する詳細なデータにもアクセスできるため、これらの従業員を新しいプロジェクトに迅速かつ効果的に配置することができます。

3.リーダーが増大する課題に対応するには、ワークフォース全体の可視化が必要

組織がその人財、財務、オペレーションに関して収集するデータ量は、想像を絶するほどの量になります。

しかし、企業がこうした分散したデータを効果的に取り込み、リーダーが優れた意思決定を下せるようにしない限り、そうした情報はまったく役に立ちません。 

ワークフォース データに関して言えば、臨時従業員の情報を組織の人財管理システムに統合する必要があります。これにより、財務部門、人事部門、オペレーション部門、調達管理部門の各リーダーは、コスト全体を容易に把握し、タレント マネジメント戦略を十分に分析することができます。また、調整されたワークフォース データにより、財務部門リーダーや人事部門リーダーは労務コストおよび臨時従業員コスト全体を容易に把握できるため、予算管理が効率化されます。その結果、ヘッドカウント プランニングをより効果的に行えるようになります。さらに、ワークフォースの全体像が可視化されることで、より迅速な採用とソーシングが可能になり、企業は重要な人財ニーズを短期間で満たすことができます。  

ただし、そのために CIO は、データを管理する以上の機能を備えたテクノロジー ソリューションを導入して、唯一の正しいリアルタイム情報源を作り出す必要があります。ワークフォース管理テクノロジーは、IT チームが増大するビジネスニーズに合わせてデータを革新的に活用するのに役立つものでなければなりません。しかも、技術的負債が蓄積するようなものであってはなりません。次のことを考えてみてください。IT チームは企業リーダーから、ビジネスの優先順位の変化に合わせてテクノロジー スタックを変更するか拡張するよう求められています。このことを考慮すると、CIO にはアジリティを勘案して設計されたテクノロジーが必要です。セルフサービスによる設定 (たとえば各プロセスや組織構造などのビジネス属性をローコードやノーコードで変更できる) が可能なプラットフォームならば、継続的なオペレーションと変更にすばやく対応することができます。 

4.統合されたワークフォース管理アプローチによって複雑さを軽減

今日のテクノロジー リーダーは、レガシー システムを合理化しながらコンプライアンスも遵守しなければならないという厳しいプレッシャーに直面しています。特にワークフォース管理テクノロジーを評価する際には、綱渡りのような難易度の高いバランス調整が必要となります。臨時従業員を規定するルールにはさまざまなものがあり、組織は契約従業員を正社員と同じように扱うことはできません。一方、それぞれの従業員クラスを管理するためにまったく別のシステムを使用すると、不要なサイロ化と余分な作業が生じてしまいます。 

企業の人財管理システムに包括的に統合された VMS を導入すれば、CIO はすべてのクラスの従業員の人事システムを統合しながら、ステータスの違いを尊重し、共同雇用責任をなくすことができます。同様に、権限や許可を割り当てる際の複雑さを軽減することもできます。シングル プロビジョニング メカニズムを採用すれば、ワークフォース全体にセキュリティ プロトコルを適用することができます。たとえば社外従業員の契約が終了した後、企業システムからのデプロビジョニングを適切に実行することができます。

このインテグレーションでは、ワークフローを効率化し、データを運用可能な状態にするだけでなく、組織のエンタープライズ リソース プランニングへの投資を有効活用します。また、API インテグレーションを通じてすべてをまとめることで、企業は各プロセスの標準化をさらに進め、ワークフローを自動化することができます。 

5.リスクを効果的に管理するには臨時ワークフォースの管理が不可欠

今日の CIO は、最高経営責任者 (CEO) から信頼されるアドバイザーとして、自動化されたコントロールとリアルタイムのモニタリングを通じて組織のリスク管理アプローチを変革する責任を担っています。また、契約従業員はサイバーセキュリティの脆弱性や労働法の脆弱性などさまざまなリスクをもたらすため、CIO は彼らの業務を十分に監視する必要があります。 

また、2 つの組織が同一の個人に対してそれぞれ雇用者の権利と義務を持つ場合、別のリスクが発生します。このような状況は、企業が人材派遣会社を利用して臨時従業員を雇用する場合によく生じます。人材派遣会社の専門知識やコミットメントが欠如している場合、適切な管理が行われないと、法的な問題に巻き込まれる可能性があります。 

人材派遣会社がもたらすリスクに対処する最も効果的な方法は、コントロールを自動化できるテクノロジー ソリューションを選ぶことです。適切な VMS システムとは、臨時従業員に適用される労働法の改正を完全に把握できるだけでなく、在籍期間におけるポリシーの遵守、平等な給与、自動化されたプロビジョニングなどの雇用に関する事項を追跡し、人材派遣会社の利用に起因する法的責任を回避できるシステムを意味します。

重要な点は、今日の人財不足によって、組織にとって最も価値のある資産は人であるという事実が明確に示されたということです。臨時ワークフォースが拡大する中、革新的な CIO はどのような管理システムに投資すべきでしょうか。それは、状況にいかなる変化があっても、臨時の人財をダイナミックに配置することによってビジネス効果を最大限に高め、コンプライアンス リスクとセキュリティ リスクを綿密に管理でき、次の最善策を講じるために必要なインサイトとアジリティを得られる統合管理システムです。