企業にベンダー管理システムが必要な理由

業界の急速な変化への対応、スキル ギャップの解消、優秀な人財の獲得などの理由から、今日の企業の多くは、これまで以上に多数の非正規社員 (臨時従業員、コンサルタント、ギグ ワーカーなど) を採用するようになっています。実際、2022 年の調査対象となった従業員の 36% は個人契約で働いています。この割合は、2016 年に実施された調査と比べて 27% 増加しています。この変化により、非正規社員の管理がビジネス戦略の最前線に台頭してきています。 

これを受けて、ソーシング、エンゲージメント、管理、請求処理、レポート、オフボーディングなど、臨時従業員のエンドツーエンドのライフサイクル管理に対応するテクノロジーを模索する企業が増えています。Deloitte 社が MIT Sloan Management Review と共同でまとめたレポート『Workforce Ecosystems: A New Strategic Approach to the Future of Work』によると、今日のマネージャは 2 つの現状の間で板挟みになっていると感じることが多いようです。

その 1 つは、社外ワークフォースがワークフォース全体に占める割合が増えているという現状です。2 つ目は、管理業務、システム、プロセスが正社員向けに設計されていることです。

非正規社員の管理において変化やワークフォースの適応力に対応する最善の方法は、ヒューマン キャピタル マネジメント (HCM) システムにシームレスに接続するベンダー管理システム (VMS) を活用することです。VMS を使用すると、非正規社員専用のシステムを活用できます。また、堅牢な請求処理機能、ベンダーとのコラボレーションの強化、臨時従業員をサポートする独自の機能などを活用できるというメリットがあります。

ベンダー管理システムとは

一言で言えば、VMS は非正規社員のライフサイクルを管理できるソフトウェア ソリューションです。主な VMS ソリューションの基本的な機能は、臨時従業員のデータの保管と管理ですが、多くの VMS は社外ワークフォースをサポートする次のような多様な機能を備えています。

• 請求処理機能
• ダイレクト ソーシング 
• オンボーディング/オフボーディング ポリシー
• 作業指示書 (SOW) の管理
• ベンダーのコラボレーション/パフォーマンス管理
• リソーシング/支出管理
• データの精度とレポート

社外ワークフォースが増加する中、社外ワークフォース戦略を成功させるためには VMS が欠かせません。VMS ソリューションは、プログラム管理オフィス (PMO) チームやマネージド サービス プロバイダ (MSP) によって最も頻繁に使用されています。非正規社員に関連する日常的な管理業務のサポートに役立ち、収集されたデータは組織全体で活用できます。人事 (HR)、財務、IT 部門の各リーダーは、データに簡単にアクセスして分析できるため、ワークフォース プランニングの強化やアクションにつながるワークフォース戦略の改善を実現できます。

ベンダー管理システムが組織にもたらすメリット

Mercer 社の『Global Talent Trends』レポートによると、組織の 62% は、社外ワークフォースに対するより多くのオーナーシップや権限を人事部門に与えています。重大なスキル ギャップを解消するため、人事部門は社外ワークフォースの採用を増やしています。そのため、予算編成、プランニング、収益予測において臨時従業員のニーズを考慮しなくてはなりません。米国人材マネジメント協会によると、人財プランニングや予算編成において、社外ワークフォースのニーズが考慮されていない割合は 68% に上ります。

多くのエグゼクティブ チームは現在、人財、財務、業務データを統合し、ビジネス戦略を刷新して、プランニングの段階で社外ワークフォースのニーズを評価できるテクノロジーを検討しています。VMS では、ギグ ワーカー、コンサルタント、短期契約社員などの有無にかかわらず、各チームが社外ワークフォースのプランニングを行うために必要なデータを活用できます。VMS 内でより安全にベンダーと連携することもできるため、ベンダーのパフォーマンスをより適切に把握して互いに有益な関係を築くことができます。 

VMS ソリューションは、連携されたテクノロジー エコシステムの作成においても有用です。これは、あらゆる部門のエグゼクティブが優先すべきことの 1 つです。人財管理/財務管理ソフトウェアとネイティブに接続できれば、VMS で社外ワークフォースに関連するあらゆるデータのハブを作成し、そのデータをシステム間でシームレスに共有できるようになります。これにより、臨時従業員のコスト、ソーシング、プランニングの可視性を高めつつ、シンプルで連携されたテクノロジー エコシステムを構築してワークフォース全体の管理に使用できます。 

堅牢なレポートと分析が可能になり、SOW 関連業務では詳細なコストの内訳を確認できるため、エグゼクティブは社外ワークフォースのニーズを俯瞰的に把握できます。リーダーは非正規社員のニーズを後回しにすることなく、最初から考慮することができます。これにより、戦略全体を強化してファイナンシャル プランニングを改善できます。

臨時従業員のデータの一元化

人件費は、臨時従業員に伴う最大の経費の 1 つです。多くの企業が臨時従業員の情報を把握していますが、自社の人財管理システムや、非正規社員向けに構築されていない人財管理システムを使用する傾向にあります。あらゆるタイプの非正規社員を一元的に確認できないと、調達管理チームによる関連コストの追跡・管理が難しくなってしまいます。

臨時従業員に関する包括的な単一のデータソースを確保することで、調達管理チームはコストや従業員を効率的に管理できます。データを統合することで、コストやニーズの予測プロセスを合理化し、このプロセスを VMS、人財管理/財務管理ソフトウェア間のネイティブな接続によって強化できます。

ワークフォースの総合管理

臨時従業員に関する単一のデータソースを確保し、そのシステムを自社の人財管理システムと接続することで、組織の可視性を高めることができます。リーダーは、正社員と臨時従業員のデータを個別に確認するのではなく、ワークフォース全体のデータを確認・分析できます。ワークフォースに関する総支出をエンドツーエンドで確認したり、SOW 関連業務をリソーシングしたりすることで、エグゼクティブ チームは採用や予算編成を戦略的にプランニングできます。

VMS と人財管理システムを接続すれば、システムを日常的に使用する社員も大きな価値を見出せるようになります。面倒なタスクを排除してシステムのデータ効率を高めることで、採用マネージャ向けに信頼性の高いタレント プールを構築できます。大量のデータ入力も必要ありません。両方のシステムを連携させればワークフローも簡素化されるため、社員は合理的かつ効率的に業務を遂行できます。

セキュリティ リスクとコンプライアンス リスクの低減

非正規社員を雇用する際にセキュリティ リスクを低減する方法を検討していますか？VMS ソリューションを使用すると、ソーシングからオンボーディングまでのワークフローを簡素化できます。従業員は、ライフサイクルを通じてあらゆるステップを確実に完了できるようになります。

ワークフローは企業固有のニーズに合わせて作成できます。在職中のコンプライアンスを重視する場合や、オフボーディング後にアクセス権の削除が必要な場合など、VMS は組織のシステムやプロセスと連携して臨時従業員をサポートします。

変化に対応する VMS の選択

社外ワークフォースが増加するにつれて、企業には備品の提供、給与の支払いなどの新たなニーズが発生します。チームが VMS を再設定できなかったり、VMS を使用しにくいと感じたりしてしまうと、社員は VMS を使いたくないと思うかもしれません。 

企業に適した VMS は、直感的であり、企業や経済に変化が生じても企業のニーズに対応できる柔軟性を備えている必要があります。チームのニーズに合わせてワークフローを調整すれば、アジリティも高まります。これにより、複雑さのないスマートな働き方を実現できます。これらのワークフローの変更が必要になった場合、チームは適切に更新を管理できます。VMS への移行後も、アジリティを維持するために必要な柔軟性を継続的に確保できます。

VMS を人財管理システムに接続すると、エンドツーエンドの可視化とオートメーションを実現できます。面倒な事務作業を削減し、権限を強化してワークフォース全体を管理できます。企業が継続的にビジネス戦略を最適化し、非正規社員を活用する中で、VMS は必要に応じて変化に適応するために重要なあらゆるものを提供してくれます。

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