Workday の L&D チームが Sana Learn を活用してコースの作成時間を 50% 短縮している方法

このブログでは以下についてご紹介します。

• 信頼性の高い基盤上に構築する

• ラーニング エクスペリエンスをより魅力的にする

• コースの作成時間を半減する

• コストを削減しながらグローバルに拡大し、質を高める

当社は本日、Sana を搭載した Workday ラーニングの一般提供開始を発表します。この新しいソリューションには、信頼性の高い Workday の人財・スキル データと、Sana を活用した AI ネイティブなラーニング エクスペリエンスが組み合わされています。組織はすでに使用しているワークフォース データを活用し、パーソナライズされたトレーニングを提供することができます。

Sana を搭載した Workday ラーニングは、当社の L&D チームが熟知する Sana Learn ソリューションを基盤としています。チームは 3 年前、Sana Learn を活用して、世界 35 か国の社員 20,000 人を対象としたラーニングの設計・提供方法を再構築する取り組みを開始しました。Sana 社のパートナーシップは時間とともに深まり、Workday は最終的に同社を買収する運びとなりました。AI の可能性を早くから信じていた当社の L&D チームは、AI がインストラクショナル デザイナーとその支援を受ける社員にどのような場面で真の価値を生み出すのかについて、多くの知見を得ています。とはいえ、取り組みはまだ始まったばかりです。

信頼性の高い基盤上に構築する

Workday の調査によると、社員の 87% は、基盤となるシステムを信頼できれば、意思決定に対する自信が AI によって高まると回答しています。2016 年以降、Workday ラーニングは当社の L&D チームが信頼できるシステムであり続けています。

Workday ラーニングは、当社のラーニング戦略を支えるガバナンスやレポーティングの基盤となっています。このシステムを使用することにより、社員はコースの検索・登録を行い、マネージャは進捗を追跡し、リーダーは行動規範といった重要なプログラムの完了状況を確認しています。

Sana Learn はこの基盤を置き換えたのではなく、この基盤上に構築されています。信頼とインフラがすでに整備されているため、当社は AI が最も価値を生み出す領域、つまり魅力的なラーニング エクスペリエンスの創出、コンテンツ作成方法の効率化、複数の言語・地域に対応するラーニングの作成・拡大に専念することができました。

ラーニング エクスペリエンスをより魅力的にする

当社は AI を活用したラーニングが最も大きな効果をもたらす領域、すなわち注目度の高い全社向けプログラムから着手しました。その成果はすぐに表れました。必須コースと選択コースの両方で完了率が 25% 上昇したほか、一部のプログラムでは過去最高の完了率を達成しました。Workday の Everyday AI プログラムの一環として実施した責任ある AI の全社向けコースの完了率は 86% に達し、同種の全社向けプログラムが過去に達成した割合を大きく上回りました。このエクスペリエンスでは、ユーザー フィードバックの参加率も大幅に向上しました。

こうした成果の背景には逆説的な事実があります。つまり、AI はトレーニングを無機質なものにするのではなく、より個人的・魅力的に感じられるようにします。 

Sana Learn はすべての学習者に専用の AI チューターを提供します。AI チューターは複雑な教材をわかりやすく説明し、難しい概念を実践的なガイダンスへと落とし込み、次に何を学ぶべきかを提案します。社員はリアルタイムで質問し、学習中の教材に関連した説明を受けることができます。ナレーターが一般的な E ラーニング コンテンツの学習を案内することにより、AI を活用したラーニングはより魅力的になるだけでなく、人間らしさを感じられるものになります。 

さらにラーニングは協働的に行われるようになっています。インタラクティブなアンケート機能により、Workmate は質問やシナリオに対して同僚がどのように回答したのか確認することができます。これはハイブリッド ワーク環境において貴重なつながりをもたらします。

当社のインストラクショナル デザイナーの 1 人は次のように述べています。「学習者はお互いのフィードバックを確認できることをとても気に入っています。他のコメントに返信するよう促すと、多くの人がアクションを起こしてくれました」

AI シナリオ シミュレーションはコラボレーションをさらに進化させます。Workday の目標設定プログラムでは AI が学習者のリーダー役を務め、マネージャの観点からフィードバックを提供します。これにより、Workmate は安全な環境下で自身の目標を検証できます。

「学習者が E ラーニング上で実践的な演習機会を得られるのは素晴らしいことです。学習者はフィードバックをもらったり、目標を改善したりするために別の場所へ移動する必要がなくなります」と別のインストラクショナル デザイナーは述べています。

コースの作成時間を半減する 

以前のツールを使用していた頃と比べ、コースを作成する時間は 50%、既存のコースを移行する時間は 60% 短縮されました。L&D で隠れたコストになりがちなコースの保守時間も大幅に短縮されました。複数のコースに使用されるポリシーやテキストを一括更新できるようになったことで、チームがコンテンツを更新する時間は年間あたり 70％ 短縮されました。 

こうした成果を達成できたのは、コースを作成・更新する方法を根本的に変えたことにあります。Sana Learn は、迅速なコンテンツ作成や保守の実現を長年妨げてきた制作上のボトルネックを解消しました。かつては白紙のスライドを使ってゼロから作成していましたが、現在は効率的に作業を開始できます。デザイナーが原資料 (概要、PDF、プレゼンテーション、既存のコース ファイル) を提供すると、AI を活用したオーサリング ツールが、構造化されたインタラクティブ ラーニング エクスペリエンスへと数分で変換します。 

デザイナーは AI エディターが提案した学習目標、理解度確認、実践シナリオを、ブランド化されたテンプレート内で確認・調整できます。一方統合されたライティング アシスタントは、レッスン本文の自動作成、長文ポリシーの簡素化、クイズ問題の生成など、日常的な作業をすばやく処理します。

当社のインストラクショナル デザイナーの 1 人は次のように述べています。「コースの概要をテンプレートに入力すれば、AI が数分で具体的な内容に仕上げてくれます。白紙のページを前にして考え込む必要はなくなりました」

また、インタラクティブ機能がオーサリング環境に直接組み込まれているため、デザイナーは作業スペースを離れることなく、アンケート、クイズ、振り返り、シナリオ演習をコースに取り込むことができます。

あるインストラクショナル デザイナーは次のように言います。「インタラクティブな要素をコンテンツ内に簡単に取り込むことができます。アドオンを追加する必要はありません。学習者のエンゲージメントを高めるために複数のツールを使い分ける必要もありません。デザイナーに必要なものがすべて揃っているワンストップ ショップです」

結果がすべてを物語っています。Workday の L&D チームは現在、節約された時間を主要な業務に振り向け、ラーニング戦略を策定し、ビジネスへの影響を高めることに注力しています。

コストを削減しながら規模を拡大し、質を高める

AI の価値を早期に実現したもう 1 つの例は、地域や言語をまたいで大量の L&D コンテンツを管理する Workday のセールス イネーブルメント チームです。

Sana Learn を導入するまで、ローカライズは複雑で時間のかかる作業でした。1 つのコンテンツをローカライズする場合、社内のローカライズ チーム、外部ベンダー、13 ページに及ぶマニュアルが必要になりました。

Sana Learn の導入により、チームは翻訳プロセス全体をエンドツーエンドで自動化しました。ビデオのトランスクリプトは自動で生成・翻訳されるため、手作業での字幕作成は不要になりました。数週間もの時間を要し、引き継ぎが何度も発生していた作業が、今では数回のクリックで完了できるようになりました。外部ベンダーも、社内での引き継ぎも、13 ページのマニュアルも必要ありません。

しかしスピードが上がっても品質が伴わなければ意味はありません。チームは翻訳の質を検証しました。日本のチーム メンバーが AI の翻訳内容を確認したところ、修正を加える必要ないことがわかりました。そのため必須プロセスであった現地レビューを廃止することに決め、市場投入までの時間を短縮し、リソース コストを削減しました。

チームは現在、1 つのコースを設計する際に並行して複数言語にローカライズし、各国の Workmate や社員が同じコンテンツを使って学習できるようにしています。これは製品発売、新しい働き方、規制の変化に対応する上で極めて重要です。

Sana を搭載した Workday ラーニングのご紹介

Workday ラーニングと併せて Sana Learn を活用することで、当社がラーニング コンテンツを作成・保守・提供する方法は大きく変わりました。社員がより熱心にラーニングに取り組むようになり、コンテンツがビジネスのスピードに合わせて作成されるようになったほか、世界中の学習者が質の高いエクスペリエンスを享受できるようになりました。これらすべては、Workday ラーニングのガバナンスと信頼性の高い基盤によって支えられています。

ラーニング エクスペリエンス全体に AI を組み込む取り組みの一環として、L&D チームは今後数か月以内に Sana を搭載した Workday ラーニングを導入することを予定しています。Workday が目指しているのは、ビジネスの変化や社員のニーズに即したラーニングを構築し、ラーニング チームが容易に規模を拡張できる環境を実現することです。 

それが私たちが信じる L&D の未来です。

Workday の Web セミナーに参加すると、Sana を搭載した Workday ラーニングを活用してグローバルなラーニング プログラムを再設計する方法をご確認いただけます。今すぐご登録ください。