COVID-19 危機下でも一丸となって事業の継続を守る

Workday の経営幹部は、この困難な時期に組織のあらゆるレベル、特に人事、会計、財務計画と分析 (FP&A) の領域で意思決定を促し自発性を高めるために、どのように連携すべきかについて検討を重ねてきました。

Workday の共同プレジデント兼最高財務責任者 (CFO) を務める Robynne Sisco は、顧客志向に関する最近の Web セミナー「The C-Suite Data Advantage: How Workday Executives Reduce Costs and Make Better Decisions Using Planning and Analytics (経営幹部のデータ活用: Workday 経営幹部によるプランニングと分析を利用したコスト削減および意思決定向上の方法)」の中で「リーダーにとって想定外の事態に直面することは日常茶飯事」と述べ、次のように語っています。「このようなときにこそ、自社の使命とコア バリューに立ち返る必要があります。私たちにとってそれは、社員に権限を委譲し裁量を与える、いわゆるエンパワーメントを意味します。なぜなら社員こそが、予期しないニーズに対応して事業を継続するために創造的な方法を編み出すことのできる絶好の立場にあり、組織を立て直し、さらに強化して、次の「ニュー ノーマル」(新常態) で成功する方法を私たちに教えてくれるからです」

この Web セミナーには Sisco のほかに、Workday の Leadership and Organizational Effectiveness 部門でシニア バイス プレジデントを務める Greg Pryor と、財務部門の数人のシニア リーダーも参加し、COVID-19 危機下での Workday システムを活用した業務運営について自身の体験を語りました。また、正確で互いに関連付けられたデータが、社員、お客様、および幅広い業務を支える全社レベルの意思決定にいかに重要であるかについても説明しました。 

エンプロイー エクスペリエンスを理解する

Pryor は、すでに社内に導入していた優れたツール、Best Workday Survey が、在宅勤務への移行中にエンプロイー エクスペリエンスを明確に把握するために役立ったと説明しています。Workday では 2 年半前から毎週金曜日に、全社員を対象に 2 ～ 3 の簡単な質問に答えるアンケートを行ってきました。このツールを使えば「在宅勤務の社員の意欲を把握し、グループ分けをすることで、社員のエクスペリエンスをより深く理解できる」と Pryor は話しています。 

このアンケートで得たデータから、在宅勤務者の満足度は高いことがわかっていました。全社員を在宅勤務に切り替えなければならなかったときも、Pryor は、「在宅勤務に移行した後でも社員は互いにつながり、能力を発揮し、高い生産性で仕事を続けられるはずだと確信していた」と振り返ります。

さらに、Workday のツールは、Workmate (Workday の従業員、役員、契約社員の総称) の個々の状況に応じた業務支援にも役立っています。たとえば、どのリーダーが自身のチームに卓越したエクスペリエンスを提供しているかを把握できます。この情報に基づき、たとえばそのリーダーに声をかけて、タウン ホール ミーティングやラーニング モジュールなどでベスト プラクティスを共有してもらいます。これにより、チーム運営に悩みを抱えるリーダーのために有用な情報やコースを提供できます。現在の状況では、地理的分散を乗り越えるリーダーシップやつながりの維持などに関するコースが役立つでしょう。

危機下でのシナリオ プランニング

Workday のリーダーは常に社員のウェルビーイングを重視しています。そのためには金銭面での安心も欠かせません。今回の非常事態にあたり Workday では財務面で 2 つの対応を行いました。まず、3 月初旬、Workday の経営陣が Workmate に在宅勤務を求め、必要経費として 1 人あたり最大 250 ドルの給付金を支給して移行をサポートしました。さらに、社員については、大半の社員に予定外の出費への備えとして、一時金の形で 2 週間分の給与に相当する額の臨時ボーナスを支給しました。

Workday の FP&A 部門でシニア ディレクターを務める Kinnari Desai によると、この経費方針に対応するため、FP&A チームはこれらの新しい経費科目を追跡、監視、予測して、損益計算書と営業キャッシュフローをモデリングするためのシナリオを作成する必要がありました。何よりも、すばやい対応と正確な分析が求められました。

さらに、Workday の社員救済プログラムのための迅速なシナリオ分析も必要でした。Desai は次のように話しています。「財務の観点では、この財務的影響を特定し、それに基づいて予測を立てる必要がありました。これを可能にしたのが Workday の柔軟なデータモデルです。私たちは、COVID-19 緊急在宅勤務用の機器購入費とその他の COVID-19 関連費という 2 つのワークタグをわずか数分で作成しました」

今回の危機とその対応は Workday のコストセンター プランにも影響を及ぼしたと Desai は話しています。「危機対応の影響をコストセンター レベルで明確にする必要がありました。そうすれば、損益計算書と営業キャッシュフローに対する財務的影響をすばやく把握し、対応できるからです」

今日のような危機的状況においては、シナリオ プランニングが重要な役割を果たします。Desai は次のように説明しています。「データは完全なものではなく、常に変化します。しかし、単一のデータモデルを利用し、同じデータソースで作業する仕組みのおかげで、アジャイルな対応と、考え得るさまざまな結果の予測が可能になりました。その後すぐに、作成した中で有望な 2 ～ 3 のシナリオを Sisco に提出して、データに基づく意思決定に役立ててもらうことができました」

セルフサービスも助けになっていると、Workday の財務部門でシニア ディレクターを務める Kae Arima は話しています。データ照合が不要なので、業務部門はより重要な仕事に注力できるようになり、財務部門はデータをひとつひとつ確認する番人としての役割から解放されます。このデータの民主化が「財務部門の役割を向上させている」と Arima は説明しています。「財務部門はもはやデータ収集係ではなく、アドバイザーとして活躍しています。また、インサイトをすばやく獲得し、現在の状況を乗り切るうえでより的確な意思決定ができるようになりました。」

M&A における財務と人事の連携

COVID-19 危機の発生前から、財務部門と人事部門は Workday ソリューションで効果的な M&A 戦略を実施していました。その主な内容には、社員のシームレスな統合、買収された企業の社員の感情の評価、キャッシュフローへの影響を把握するためのシナリオ プランニングの実行などが含まれます。

2019 年 11 月に発表された Workday による Scout の買収時には、新しい組織と社員を既存の財務ツールや財務プロセスに迅速に統合するには何が必要か、新しい SKU や収益をどのように扱うかなど、いくつかの大きな課題が浮上しました。

しかし、Workday システムのおかげで、財務部門は無用な複雑さに悩まされることなく、すばやく変更を反映させて移行することができました。たとえば Scout の買収では、プランニング サイクルの途中で Workday ファイナンシャル マネジメントにコストセンターを追加し、2 か月以内に Workday ヒューマン キャピタル マネジメントでコストセンターに Workmate になった社員を追加しました。それと並行して、新しい SKU をすばやく作成して、データ構造に自動的に追加されるようにしました。

「すべての Workday システムで同じデータモデルを使用し、データをシームレスにやり取りできるため、異なるソースから取得したデータを手動でまとめる必要がなく、単一のシステムで連結損益を予測し、レポートを作成できます。データの照合や入力よりも、迅速な分析に集中することができました。おかげで、ビジネスパートナーとともにビジネスの背景を理解し、売上への影響を考えることに時間を費やせました」と Desai は語っています。

「従業員ファースト」の企業文化

人事の観点から、Workday 独自の M&A 活動は、いかにして変化にすばやく対応し帰属意識を育むかについて価値あるインサイトをもたらしました。これは、今日の状況下では特に重要な意味を持ちます。Workday のオンボーディング ツールは、簡単に使用できる関連性の高いコンテンツを厳選して提供するなどの方法で社員の移行を促進および円滑化すると Pryor は説明しています。

Best Workday Survey については、「どのようにすれば社員が性別、年齢、国や地域、宗教、勤務形態などの違いを超えて帰属意識を持てるかをリーダーたちが理解するのに役立ち、新しい社員のエンプロイー エクスペリエンスを把握し、グループ分けすることで理解を深めることができる」と話しています。

さらに、こう続けます。「不確実な時期に救世主となるのはアジリティです。私たちはデータが見ることができて、すばやく対応することができます。データの民主化と単一アーキテクチャでのデータ活用を推進することで、意思決定の精度を高め、基本的なヒューマン スキルを向上させることができます。これは、Workday が目指す未来像の中で特に重要な部分です」

この記事で取り上げた Web セミナーはこちらからご覧いただけます。