Toekomstgerichte CIO's grijpen de mogelijkheid aan om traditionele ERP-omgevingen opnieuw vorm te geven, waarbij ze de nadruk leggen op het transformeren van bedrijfsprocessen en het creëren van een basis voor een besluitvormende organisatie. Ontdek waarom het verwaarlozen van de digitale ERP-kern een doodlopende strategie is.
Dit is het eerste artikel in een serie van drie waarin het onderwerp ERP-modernisering wordt verkend. Deze content is oorspronkelijk verschenen op CIO.com en is hier met toestemming overgenomen.
In de jaren 1870 werden elektrische lampen uitgevonden en begin jaren 1880 waren elektriciteitscentrales in gebruik. Toch werkte in 1900 minder dan 5% van de fabrieksapparatuur op elektromotoren. Een brede toepassing zou pas plaatsvinden in de jaren 1920, bijna 50 jaar nadat de technologie werd geïntroduceerd.
De reden voor deze lange vertraging had meer te maken met psychologie dan met technologie. Fabriekseigenaren zagen geen overtuigend voordeel in het elektrificeren van assemblagelijnen. In die tijd werden die aangedreven door stoommachines die via lange leren riemen waren aangesloten op productiemachines. Pas toen er een nieuw fabrieksontwerp werd bedacht zonder de beperkingen van gecentraliseerde aandrijving, vond er verandering plaats en steeg de productiviteit tot recordhoogte.
"In de oude fabrieken bepaalde de stoommachine het tempo. In de nieuwe fabrieken konden arbeiders dat doen", schreef de BBC.
Deze geschiedenis weerspiegelt de uitdagingen waarmee de huidige gebruikers van Enterprise Resource Planning (ERP) te maken hebben. ERP is een complex softwaresysteem dat zijn oorsprong vindt in de productiesector en dat in bijna elke grote onderneming aanwezig is. Bedrijven hebben ERP in de jaren negentig en 2000 op grote schaal ingevoerd om de efficiëntie te verbeteren door beter inzicht te krijgen in hun bedrijfsvoering. Maar nu vertragen die verouderde systemen de transitie naar de 'digital-first' bedrijfsstrategieën, die negen van de tien organisaties zeggen te hebben geïmplementeerd of van plan zijn te implementeren.
"Als CIO's en andere businessleaders samenwerken aan ERP-modernisering, kunnen ze overstappen van 'as-is' naar 'to-be' denken."
Ernesto Boada
Interim Chief Information Officer
Workday
ERP gaat over procesefficiëntie, niet over bedrijfstransformatie. In een omgeving waarin veranderingen ongekend snel plaatsvinden als gevolg van globalisering, regelgeving, veranderende klantvoorkeuren, technologie en andere factoren, weerhouden starre legacysystemen en technische achterstand bedrijven ervan om hun potentieel te realiseren.
Overweeg 'as-a-service'-levering. De trend die begon bij software, heeft zich uitgebreid naar bijna alle hoeken van de economie, waaronder voertuigen, industriële apparatuur en apparaten. Volgens IDC zal de markt voor gedeelde cloud-as-a-service naar verwachting jaarlijks met 21% groeien tot meer dan $ 800 miljard in 2025.
De overstap naar een abonnementsmodel heeft gevolgen voor bijna elk onderdeel van een bedrijf, inclusief accounting, voorraadbeheer, kanaalrelaties en vergoedingen voor verkooppersoneel. Veel legacy-ERP-systemen zijn simpelweg niet geschikt voor deze taak. Broze, speciaal gebouwde architecturen zijn niet berekend op de plotselinge opkomst van nieuwe inkomstenbronnen, kostenberekeningsmethoden en juridische entiteiten.
Ook compliance vormt een uitdaging. Sommige bedrijven moeten zich houden aan honderden voorschriften op lokaal, staats- en federaal niveau, en de regels veranderen voortdurend. Er staan nieuwe SEC-voorschriften op stapel die bedrijven verplichten om data te verstrekken over zaken als compliancetraining, verbetering van de diversiteit van het personeelsbestand, duurzame inkoop en emissiereductie. Veel van deze data zijn nog nooit eerder vastgelegd en on-premise legacy-ERP-systemen moeten worden geüpgraded en getest telkens wanneer een nieuwe regel in werking treedt.
"Starre legacysystemen en technische achterstand houden bedrijven tegen", aldus Ernesto Boada, interim-CIO bij Workday. "IT kan met die systemen niet de data ontsluiten die de business nodig heeft om snel beslissingen te nemen."
Inflexibele applicaties en beperkte IT-resources staan snelle besluitvorming in de weg en zorgen dat de implementatie langer duurt. Veel businessleaders zien ERP-modernisering echter als een complexe en dure taak die de noodzakelijke investering niet rechtvaardigt. Net als de fabriekseigenaren aan het begin van de 20e eeuw kunnen ze niet voorbij de beperkingen van hun huidige processen en infrastructuur kijken om zich voor te stellen wat verandering allemaal zou kunnen opleveren.
"Het ERP-systeem wordt door velen beschouwd als de ruggengraat van elke organisatie, en een operatie aan de ruggengraat is een kostbare en complexe aangelegenheid", zegt Bo Lykkegaard, Associate Vice President, European Software Research bij IDC. "De urgentie om betere zakelijke inzichten, een grotere bedrijfsflexibiliteit en een hogere productiviteit van werknemers te realiseren drijft organisaties van elke omvang er echter toe om hun ERP te moderniseren."
Maar bij ERP-modernisering gaat het niet om het simpelweg stapelen van 'nieuwe' technologie bovenop de oude manier van werken. Baanbrekende innovaties ontstaan wanneer organisaties technologie inzetten om iets geheel nieuws te creëren. Nu kunstmatige intelligentie taken automatiseert waarvoor voorheen mensen nodig waren, kan moderne ERP intensieve handmatige taken zoals accounting en financiële analyse omzetten in strategische taken. Hierdoor kunnen mensen hun focus verleggen van papierwerk naar meer zinvolle taken zoals het ontwikkelen van competenties en het verbeteren van de klanttevredenheid.
"Succes ontstaat wanneer organisaties technologieën en bedrijfsprocessen samenbrengen om te innoveren in plaats van ERP-modernisering uit te voeren die op kosten is gebaseerd", zegt Boada.
De meest succesvolle bedrijven van vandaag draaien op informatie. Immateriële activa zoals intellectueel eigendom maakten in 1975 ongeveer 17% uit van de gemiddelde bedrijfswaarde. Vandaag is dat 90%. Moderne, cloudgebaseerde ERP ondersteunt digitale transformatie door informatie direct beschikbaar te stellen aan iedereen die die informatie nodig heeft, in een onderling verbonden systeem dat bij uitstek geschikt is om samen te werken en snel te reageren op veranderingen.
Dat betekent dat planning en besluitvorming kunnen overgaan van geplande scenario's op basis van data die in batches worden verwerkt naar realtime, bedrijfsbrede, continue forecasts die data van finance, operations en HR plus externe data omvatten. Periodieke rapporten over training, ontwikkeling en prestaties van het personeel kunnen worden vervangen door voortdurende analyses van employee engagement en welzijn van werknemers, waarvan 85% van de executives nu zegt dat ze cruciaal zijn voor het bieden van de beste customer experience.
Moderne ERP verbetert de wendbaarheid van de organisatie door procesautomatisering, frameworks en ondersteuning bij verandermanagement te bieden. Daardoor kunnen organisaties niet alleen beter inspelen op veranderingen, maar zijn ze ook beter in staat om talent aan te trekken in een omgeving met grote uitdagingen als het gaat om vaardigheden. Zo'n systeem helpt organisaties gefocust te blijven op de klant door werknemers te bevrijden van routinematige backoffice-taken die het moreel aantasten. Ondertussen worden de tevredenheid en betrokkenheid van werknemers voortdurend gemonitord door middel van geïntegreerde surveys.
Met een modern systeem kunnen de backendprocessen van het bedrijf worden gestroomlijnd en vraag en aanbod op elkaar worden afgestemd, en worden cruciale data toegankelijk voor iedereen die ze nodig heeft. Het kan worden gekoppeld aan branchespecifieke systemen om een organisatie een completer beeld te geven van de business. Met tools die geen of weinig programmering vereisen, kunnen klanten voortbouwen op bestaande functionaliteit of nieuwe mogelijkheden creëren wanneer de omstandigheden veranderen. Dit kan zonder de kernapplicaties aan te passen of offline te halen. Aanpassingen stimuleren innovatie in plaats van organisaties te binden aan een bepaalde leverancier en softwareversie.
Moderne, cloudgebaseerde ERP ondersteunt digitale transformatie door informatie direct beschikbaar te stellen aan iedereen die die informatie nodig heeft, in een onderling verbonden systeem dat bij uitstek geschikt is om samen te werken en snel te reageren op veranderingen.
Minder dan de helft (41%) van de ERP-, CRM- en andere line-of-business-applicaties bevindt zich momenteel in de cloud. Maar de verschuiving van on-premise omgevingen naar de cloud zal naar verwachting gaan versnellen, aangezien nog eens 36% van plan is deze missiekritieke applicaties in de komende drie jaar te migreren. Een succesvolle migratie naar een modern ERP-systeem vereist dat CIO's en businessleaders op één lijn zitten en het migratietraject afstemmen op de gewenste bedrijfsresultaten. Hiervoor moeten IT-leaders denken aan platforms die snelle levering van zakelijke functionaliteit bieden op een vertrouwde, veilige datakern die frequente verandering ondersteunt.
"Als CIO's en andere businessleaders samenwerken aan ERP-modernisering, kunnen ze overstappen van 'as-is' naar 'to-be' denken", aldus Boada.
Het is tijd om de stoommachines aan de kant te schuiven en moderne businesstools te benutten. Doe dit niet pas over 50 jaar.
In het volgende artikel in deze serie (gepubliceerd op 15 augustus) onderzoeken we hoe de weg naar een moderne ERP-omgeving eruitziet. Kijk voor meer informatie over hoe CIO's essentiële modernisering aanpakken op CIO.com.
Het vooruitzicht om complexe, bedrijfskritieke systemen te moeten transformeren, is genoeg om sommige CIO's ervan te weerhouden essentiële modernisering door te voeren. Maar handhaving van de status quo vormt een nog groter risico. Ontdek hoe de weg naar een moderne ERP-omgeving eruitziet.
Hoe een ERP-strategie eruit zou moeten zien, wordt vaak grotendeels bepaald door de CIO van een organisatie. Een succesvolle transformatie vereist echter een effectief partnership met andere stakeholders, met name de CFO. Ontdek waarom het opbouwen van krachtige relaties in het hele bedrijf cruciaal is voor ERP-modernisering, en voor de zakelijke voordelen die voortkomen uit een aanpasbaar platform.
We mogen met trots vertellen dat Workday is benoemd tot Leader in de nieuwe categorie 2022 Gartner Magic Quadrant for Cloud ERP for Service-Centric Enterprises.
Meer om te lezen
In dit rapport lezen leaders op het gebied van applicaties, finance en IT welke technologieën hun bedrijf kunnen transformeren en wanneer en hoe ze deze het beste in hun ERP-strategie opnemen.
De AI-verordening van het Europees Parlement maakt de weg vrij voor 's werelds eerste allesomvattende regelgevingskader voor AI. Chandler C. Morse, Vice President of Public Policy bij Workday, vertelt er meer over.
Uit ons rapport blijkt dat technologyleaders over de hele wereld met soortgelijke uitdagingen te maken krijgen. Er wordt ook ingegaan op hoe één type CIO, de AI-pionier, hun organisatie naar de best mogelijke toekomst leidt door kunstmatige intelligentie in te zetten.