Harvard Business Review: 4 Trends im Bereich Beschaffung für 2021 und die Zeit danach

Angesichts eines turbulenten Jahres voller Veränderungen ist der Bedarf an einer verstärkten unternehmensweiten Digitalisierung deutlich geworden. Doch in einer Studie der Harvard Business Review gaben 92 % der befragten Führungskräfte im Bereich Beschaffung an, dass ihre digitalen Prozesse zu Beginn der Pandemie kein Best-in-Class-Niveau erreicht hätten.

Angesichts dieser digitalen Hürden sahen sich die Beschaffungsteams mit immensen Herausforderungen konfrontiert. So mussten sie beispielsweise mit einer volatilen Nachfrage, unterbrochenen Lieferketten und fragmentierter Zusammenarbeit bei der Telearbeit zurechtkommen, als in mehreren Ländern Homeoffice-Vorschriften erlassen wurden. Plötzlich war es Aufgabe der Beschaffungsabteilung, die Mitarbeiter mit persönlicher Schutzausrüstung zu versorgen, ein diverseres Lieferantenökosystem zu fördern und dabei die Geschäftskontinuität zu erhalten. Gleichzeitig war das Team dafür verantwortlich, Risiken und Kosten für das Unternehmen zu reduzieren.

Zunehmend wurden Beschaffungsteams zu Rate gezogen, wenn es darum ging, wie man mit den Unsicherheiten umgehen sollte. Immer deutlicher zeichnete sich eine neue Rolle für die Beschaffungsfunktion ab. Und während die Beschaffungsabteilung als strategischer Geschäftspartner immer mehr an Bedeutung gewann, veränderte die globale Pandemie – in Verbindung mit dem Social Justice Movement und den weltweiten Umbrüchen – die Rolle der Beschaffung auf dramatische Weise und katapultierte sie in der Unternehmensstrategie ganz nach vorne. Oder, mit den Worten des Journalisten Fareed Zakaria: „Der größte Effekt der Corona-Pandemie ist die Beschleunigung von Trends, die bereits im Gange waren.“

Um mit dieser Trendbeschleunigung Schritt zu halten, müssen Beschaffungsteams in die Lage versetzt werden, ihre Arbeit besser, schneller und intelligenter als je zuvor zu erledigen. In ihrem jüngsten Bericht fordert die Harvard Business Review ein innovatives neues Betriebsmodell und sagt voraus, dass sich die Beschaffung wie folgt entwickeln wird:

Priorisierung von Lieferantenbeziehungen

Die Rolle der Beschaffungsabteilung ist nicht mehr länger darauf beschränkt, nur die Kosten zu senken. Der Aufbau und die Pflege enger Lieferantenbeziehungen spielt für die Erholung von der Krise eine zentrale Rolle. Angesichts einer volatilen Nachfrage, sich ändernder Verbrauchergewohnheiten und dynamischer Märkte waren Lieferantenbeziehungen in der Zeit der Ungewissheit von grundlegender Bedeutung, um Unternehmen auf den Weg der Erholung zu bringen und letztlich zum Erfolg zu führen.

Darüber hinaus waren Beschaffungsteams von Unternehmen, die in Echtzeit mit ihren Lieferanten zusammenzuarbeiteten, besser aufgestellt, kreative Lösungen für Betriebsunterbrechungen zu finden – z. B. verlängerte Zahlungsfristen, neu verhandelte Mindestsätze und für beide Seiten vorteilhafte Verträge.

Lieferanten haben sich nicht nur als wichtiges Instrument zur wirtschaftlichen Erholung bewährt – sie sind auch eine wichtige Ressource für Unternehmen, die sich einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen wollen. Unternehmen, die das Potenzial ihrer Lieferantennetzwerke ausschöpfen, können Produktinnovationen vorantreiben, die wiederum den Umsatz steigern. Zum Zweck der Innovationsförderung werden betriebswirtschaftliche Strategien für das Lieferantenmanagement aktuell neu bewertet. In der jüngsten Studie von Harvard Business Review Analytics Services gaben 60 % der befragten Führungskräfte an, dass sie ihre Pläne zur Digitalisierung des Lieferantenmanagements vorantreiben.

Wenn Beschaffungsteams strategisch mit Lieferanten zusammenarbeiten, sind sie besser aufgestellt, Risiken zu minimieren und Wettbewerbsvorteile für das Unternehmen zu generieren. Mithilfe von Technologie sind führende Beschaffungsteams in der Lage, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und die Kluft zwischen Lieferanten und Stakeholdern zu überbrücken. Dies hat wiederum einen großen Einfluss auf das gesamte Unternehmen.

Mehr Transparenz durch Automatisierung

Eine weitere wichtige Veränderung in der Unternehmenslandschaft ist die Automatisierung. In einer neuen Studie der Harvard Business Review erklärt Dr. Elouise Epstein, Partnerin bei Kearney, einer weltweit tätigen Unternehmensberatung: „Unsere bisherigen Geschäftsprozesse in der Beschaffung haben ausgedient.“ Und weiter: „Digitale Technologien haben inzwischen ein Niveau erreicht, das eine Automatisierung der meisten Routineaufgaben in diesem Bereich innerhalb der nächsten drei bis fünf Jahre ermöglicht.“ Die zunehmende Automatisierung des Ausgabenmanagements entlastet Beschaffungsteams in allen Branchen zugunsten strategischer Aufgaben, sodass sie bessere Ergebnisse für das Unternehmen erzielen können.

Außerdem setzen Führungskräfte im Bereich Beschaffung auf Automatisierung und Digitalisierung, um ihren Stakeholdern vollständige Transparenz zu bieten. Durch die Zusammenführung ihrer Vertrags-, Lieferanten- und Projektdaten erhalten wichtige Entscheidungsträger in diesem Bereich einen ganzheitlichen Überblick über den gesamten Beschaffungsprozess.

Mithilfe einer einheitlichen Kernlösung für Beschaffungsdaten können Beschaffungsteams nicht nur Zeit sparen, sondern auch den Reportingprozess vereinfachen. Mit automatisierten Berichten können Beschaffungsleiter die Ergebnisse standort- und geräteunabhängig abrufen und der Unternehmensleitung Empfehlungen auf der Grundlage von Echtzeitinformationen bereitstellen. Da sich die Beschaffung zunehmend zu einer strategischen Funktion für das Ausgabenmanagement entwickelt, sind Automatisierung und eine zentrale Datenbasis unverzichtbar, um die Einkaufszyklen zu verkürzen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Eine agile und resiliente Beschaffungsfunktion

Angesichts der globalen Unsicherheiten und der durch die Pandemie verursachten Unterbrechungen der Lieferketten wurde deutlich, dass die Beschaffungsabteilung in der Lage sein muss, das Unternehmen schnell zu stabilisieren und Geschäftskontinuität sicherzustellen. Künftig wird von ihr erwartet, dass sie eine zentrale Rolle im Hinblick auf die Förderung unternehmensweiter Agilität und resilienter Liefernetzwerke spielen wird.

Neben der Versorgung der Mitarbeiter mit persönlicher Schutzausrüstung, dem Aufbau neuer Lieferantenbeziehungen und der Unterstützung des Unternehmens beim Umgang mit dem Wandel sah sich die Beschaffungsabteilung mit einer weiteren Kernaufgabe betraut – dem Risikomanagement. Beschaffungsleiter mit lückenlosen Einblicken in ihre Verträge und echtzeitbasierten Funktionen für die Zusammenarbeit waren in der Lage, schnell den Kurs zu ändern und Risiken zu bewerten, ohne etwas zu übersehen.

Wenn uns das vergangene Jahr eines gelehrt hat, dann ist es, dass Veränderungen unvermeidlich sind. Stark schwankende Märkte und Verbrauchergewohnheiten machten flexible Geschäftsprozesse zu einer unverzichtbaren Voraussetzung. Mit einem agilen und resilienten Beschaffungsteam sind Unternehmen in der Lage, sich dynamisch an die aktuelle Umgebung anzupassen und sich durch strategische Planung auf bevorstehende Umbrüche vorzubereiten.

Förderung eines verantwortungsbewussten Unternehmens

Dank transparenterer Einblicke in die Bereiche Lieferanten, Compliance und Resilienz wird dem Beschaffungsteam eine zentrale Rolle bei der Wahrung der Unternehmenswerte zuteil. Die Förderung eines diverseren Lieferantennetzwerks ist eine Möglichkeit, dieser Erwartung gerecht zu werden. Unterbrochene Lieferketten im vergangenen Jahr offenbarten Risse in den konventionellen Lieferantenbeziehungen und veranlassten viele Unternehmen dazu, Verträge mit kleineren lokalen Anbietern abzuschließen, um die bestehenden Lieferketten krisenfester zu machen. Mit solchen krisenfesten Programmen zur Förderung der Lieferanten-Diversität erzielen sie inzwischen beeindruckende Resultate und unterstützen gleichzeitig zentrale Unternehmensziele.

Die Beschaffung ist auch ein wichtiger Impulsgeber zur Förderung ethisch einwandfreier Geschäftspraktiken. Compliance und Risikomanagement waren schon immer Kernaufgaben der Beschaffung, doch durch die jüngsten Menschenrechtsgesetze wurde die Rolle der Beschaffung bei der Gewährleistung fairer Arbeitsmärkte noch einmal unterstrichen.

Gesetze in Kalifornien, der Europäischen Union und Australien verlangen von global agierenden Unternehmen den Nachweis, dass es in ihren Wertschöpfungsketten keine Menschenrechtsverletzungen gibt. Unternehmen erwarten von ihren Beschaffungsteams, dass sie ihre Lieferanten und Unterlieferanten genauer unter die Lupe nehmen, um diese Gesetze einzuhalten und gerechtere Arbeitsbedingungen zu schaffen. Für diese Fokussierung auf die soziale Verantwortung prägt Shashi Mandapaty, CPO von Johnson & Johnson CPO, in der Studie den Begriff „Corporate Citizenship“.

Das neue Betriebsmodell der Beschaffung

Die Ereignisse des vergangenen Jahres haben die Entwicklung der Beschaffung zu einem wirklich strategischen Unternehmensbereich nur noch beschleunigt. Mithilfe von Cloud-Lösungen können führende Beschaffungsteams ihre Lieferantenbeziehungen pflegen, Transparenz für die Unternehmensleitung schaffen, die unternehmensweite Agilität fördern und ihr Unternehmen dabei unterstützen, seinen Werten Rechnung zu tragen.

In ihrer neuesten Studie beschreibt die Harvard Business Review die wichtigsten Veränderungen, die auf die Beschaffungsabteilung zukommen werden, und erläutert, wie Führungskräfte im Ausgabenmanagement ihre Teams dabei unterstützen können, mit der neuen Realität umzugehen. Erfahren Sie, wie Sie die Beschaffungsabteilung in Ihrer eigenen Organisation aufwerten und zu einem strategischen Partner für Ihr Unternehmen machen können.