Viele Professional Services-Unternehmen stehen ihren Kunden auf dem Weg zur digitalen Transformation zur Seite, doch in ihrem eigenen Geschäft verlassen sie sich noch immer auf fragmentierte, manuelle Prozesse. Durch die Digitalisierung der hier beschriebenen Bereiche können sie wettbewerbsfähiger werden.
Einen maßgeblichen Anteil ihres Umsatzes erwirtschaften Unternehmen im Professional Services-Bereich, indem Sie ihre Kunden bei der digitalen Transformation unterstützen. Doch manchmal kommt dabei die Modernisierung ihres eigenen Geschäfts zu kurz.
Laut einer globalen Workday-Forschungsstudie sind gerade einmal 29 % der Führungskräfte in diesem Bereich von der Realisierbarkeit ihrer aktuellen Finanz- und Geschäftspläne bzw. der Zukunftspläne ihres Unternehmens hinsichtlich der digitalen Transformation überzeugt. Im branchenweiten Vergleich sind es 45 %.
Wenn Sie selbst in dieser Branche tätig sind, sollten Sie die Digitalisierung in diesen fünf zentralen Geschäftsbereichen vorantreiben, um isolierte, zeitaufwändige und starre Prozesse zu vermeiden.
Die Herausforderung: In vielen Unternehmen sind Planungsprozesse nicht miteinander verzahnt und darüber hinaus einem starren Jahresrhythmus unterworfen. In anderen werden sie nur auf Anfrage des Managements durchgeführt. Dieser Ansatz ist überaus problematisch, denn eigentlich sollten sich Annahmen ändern, sobald sich das Geschäft ändert.
Und angesichts einer von Disruptionen geprägten Geschäftslandschaft müssen Unternehmen lernen, schnell den Kurs zu wechseln und flexibel auf veränderte Umstände zu reagieren. In Zukunft wird diese Agilität unerlässlich sein, da sich die Technologie zunehmend an die Erwartungen und Ansprüche der Kunden anpasst.
Nur 29 % der Führungskräfte in der Professional Services-Branche sind von der Realisierbarkeit ihrer aktuellen Finanz- und Geschäftspläne bzw. der Zukunftspläne ihres Unternehmens in Sachen digitaler Transformation überzeugt.
Hier ein Beispiel: Die Headcount-Planung wird typischerweise isoliert von anderen Finanzdaten wie Umsatzchancen, Kosten und Gewinnspanne betrachtet. Auch herrscht in vielen Unternehmen Unsicherheit im Hinblick auf den konkreten Kompetenzbedarf in den einzelnen Servicebereichen. Die traditionelle Bottom-up-Planung ist ein fragmentierter, eindimensionaler Prozess ohne hinreichende Datengrundlage, der dazu führt, dass sich viele Firmen bei der Planung auf eine übergeordnete Perspektive beschränken, ohne die benötigten Mitarbeiterkapazitäten und -kategorien genau zu kennen.
Die Lösung: Sorgen Sie für eine enge Verzahnung von Planungs- und Betriebsabläufen. Die Datengrundlage für die Headcount-Planung könnten beispielsweise gegenwärtige Tätigkeits- und Talentprofile, Mitarbeiterkompetenzen und Personalanforderungen für das Recruiting bilden. Auch Schätzungen finanzieller Auswirkungen, die aus Projekt- und Finanzlösungen bezogen werden, könnten unmittelbar in die Analyse einfließen.
Digitale Prozesse ermöglichen eine aktive Planung, die sich an Echtzeit-Datenquellen orientiert, den Betriebsrhythmus des Unternehmens berücksichtigt und mehr Akteure in den Ablauf einbindet. In einem weiteren Schritt können Sie auch die einzelnen Servicebereiche, Recruiting und Human Capital in den Headcount-Planungsprozess integrieren.
Angesichts einer Austrittsrate von rund 13,4 Prozent ist es gerade im Bereich Professional Services wichtig, vorhandene Talente ans Unternehmen zu binden.
„Wir leben in disruptiven Zeiten“, schreibt Doug Henschen, Vice President und Principal Analyst, Constellation Research, in „Why the Digital Era Demands Agile Planning“.
„Um Innovationen vorantreiben und auf Veränderungen reagieren zu können, benötigen Unternehmen Einblicke in die Geschäftsbedingungen sowie solide Planungs- und Prognoseprozesse“, so Henschen weiter. „Sie brauchen Was-wäre-wenn-Analysen, um neue Geschäftsmodelle zu testen und die Auswirkungen neuer Produkte und Services zu messen.“
Unternehmen jeder Art und Größenordnung können ihre Methoden zur Entwicklung, Planung und Umsetzung ihrer Strategien an eine Welt im ständigen Wandel anpassen.
Die Herausforderung: LinkedIn-Daten zufolge verzeichnet der Professional Services-Bereich die höchste Fluktuationsrate aller Branchen. Neben der Vergütung führen Beschäftigte häufig Burnout, flexible Arbeit und die Karriereentwicklung als Schlüsselfaktoren an, die über ihren Verbleib im Unternehmen entscheiden. In der „Studie zu Mitarbeitererwartungen 2022“ von Workday bezogen sich viele der 1,8 Millionen Mitarbeiterkommentare aus über 1.000 Unternehmen auf die berufliche Weiterentwicklung.
Unternehmen tun sich überdies schwer damit, vorhandene Kompetenzen zu erkennen und zu fördern. Es ist gut möglich, dass das nötige Know-how längst in Ihrem Betrieb vorhanden ist, dass es Ihnen aber nicht gelingt, diese Kompetenzen zu identifizieren und mit passenden Geschäftschancen zu verknüpfen. Und angesichts einer Austrittsrate von rund 13,4 Prozent ist es gerade im Professional Services-Bereich wichtig, vorhandene Talente an das Unternehmen zu binden.
Die Lösung: Zur Talententwicklung und -förderung benötigen Unternehmen eine digitale Strategie für das Mitarbeiter-Engagement, die auf kontinuierlichem Lernen, wegweisenden Karrierepfaden und einem kompetenzbasierten Ansatz als Grundlage für effektive Prozesse in den Bereichen Personalplanung, Recruiting und interne Mobilität basiert.
Arbeitgeber können die berufliche Entwicklung ihrer Mitarbeiter fördern, indem sie ihnen ein digitales Fundament bereitstellen, das Informationen zu Karrierepfaden, Mentoring-Programmen und Karrierechancen in anderen Servicebereichen und sogar in anderen Regionen bietet. Das beinhaltet den Aufbau von internen Talentmärkten zur Erkundung neuer Karrieremöglichkeiten.
Die digitale Monetarisierung birgt enorme Chancen, solange sie einem ganzheitlichen und agilen Konzept folgt – ein integraler Bestandteil cloudbasierter Lösungen.
Angesichts des rasanten Wandels und eines anhaltenden Personalmangels in vielen Branchen setzt sich zunehmend ein kompetenzbasierter Ansatz durch, mit dem Unternehmen ihren Talentpool vergrößern und Mitarbeiter mit den erforderlichen Kompetenzen finden, um das Unternehmen im dynamischen Geschäftsumfeld von heute auf Erfolgskurs zu bringen.
Einfach ausgedrückt: Führungskräfte im Professional Services-Bereich profitieren jetzt von einem offenen und vernetzten Kompetenz-Ökosystem, das es ihnen ermöglicht, Mehrwert für das Unternehmen zu generieren und ML-basierte Anwendererlebnisse in Workday und in externen Lösungen zu optimieren.
„Elementare Voraussetzungen für den Umstieg auf einen kompetenzbasierten Ansatz sind Technologien wie KI und ML [künstliche Intelligenz und Machine Learning]. Anhand von Schlüsselattributen ermöglichen diese Automatisierung und stellen Erkenntnisse und Prognosen bereit, mit denen sich Kompetenzen identifizieren und auf Tätigkeiten abstimmen lassen. So können Mitarbeiterdaten schnell in einen strategischen Vorteil verwandelt und Unternehmen bei ihren Anpassungsbemühungen unterstützt werden“, erklärt Aneel Bhusri, Mitgründer, Co-CEO und Chair von Workday.
Durch die Zusammenführung von Kompetenzdaten können sich Firmen im Bereich Professional Services einen ganzheitlichen Überblick über die Skills und Kompetenzen der Belegschaft verschaffen und maßgeschneiderte Karrierewege gestalten, die den Erfolg und die Zufriedenheit der Mitarbeiter fördern.
„Unternehmen setzen zunehmend auf kompetenzbasierte Talentstrategien, die Mitarbeiter besser einbinden und in der Karriereentwicklung unterstützen. Wir sind da keine Ausnahme“, schreibt Amy Richmond, Managing Director bei PwC, in einem kürzlich veröffentlichten Workday-Artikel.
Die Herausforderung: Als Führungskraft eines Professional Services-Unternehmens haben Sie zur Projektzuweisung vermutlich schon einmal Namen von Mitarbeitern auf einem Whiteboard oder in einer Tabelle notiert. Vielleicht haben Sie dabei festgestellt, dass Sie manchmal nicht genau sagen können, welcher Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe am besten geeignet ist, über welche Skills und Kompetenzen er verfügt und ob er gerade verfügbar ist. Möglicherweise wissen Sie nicht einmal, welche Projekte am dringendsten sind.
Die Lösung: Verwalten Sie Ihren Personalbeschaffungsprozess online und integrieren Sie ihn in Ihre Personal-, Finanz-, Professional Services Automation (PSA)- und Planungssysteme. So erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über alle Mitarbeitenden (nicht nur die Kollegen an Ihrem Standort) sowie deren frühere Projekte und Verfügbarkeit (einschließlich Projektzuweisungen, bezahlter Urlaubszeiten, Abwesenheiten und globaler Feiertage), Projektanforderungen und Kompetenzprofile. Auf diese Weise lassen sich enorme Vorteile in den Bereichen Ressourcenprognose, digitale Projektzuweisung und Talentoptimierung realisieren.
Der Einsatz von KI-Technologien wie Machine Learning kann dabei ebenfalls helfen. Intelligentes Ressourcenmanagement bietet Ihnen Echtzeit-Einblicke in die Belegschaft und ermöglicht eine wesentlich effizientere, effektivere und intelligentere Ressourcenzuteilung.
„Wir werden niemals komplett auf die menschliche Komponente verzichten können“, so Patrice Cappello, Global Head of Professional Services Industry Strategy bei Workday. „Doch durch Machine Learning lassen sich wesentlich mehr Dimensionen berücksichtigen, wenn es um die Ermittlung des idealen Teams für ein bestimmtes Projekt geht. So können diejenigen, die für das Ressourcenmanagement zuständig sind, schneller und mit größerer Präzision und Gewissheit datengestützte Entscheidungen treffen.“
Die Herausforderung: Geschäftlicher Erfolg hängt von den präzisen Einblicken in die Rentabilität der einzelnen Servicebereiche, Kundensegmente und Regionen ab. Doch gerade bei der Rentabilitätsanalyse mangelt es Professional Services-Unternehmen an einer projektbasierten Bewertung.
Oft wird die Projektrentabilität noch immer isoliert von Finanzplanungs- und Reporting-Prozessen betrachtet. Wenn Projektmanager die Finanzdaten ihrer Projekte in Tabellen oder lokalen Projektmanagementlösungen protokollieren, erhalten andere Akteure keinen Zugriff auf die nötigen operativen Daten, um ergebniswirksame Umsatztreiber zu identifizieren. Dadurch bleiben rentable Projekte und Kunden unerkannt.
Die Lösung: Etablieren Sie die Protokollierung der Projektrentabilität als Standardverfahren und wichtige Leistungskennzahl (KPI). Binden Sie sie als Schlüsselkomponente in Ihren PSA-Prozess ein. Sobald Sie eine vernetzte PSA-Lösung implementiert haben, können Sie Kosten und Umsätze aus Transaktionen in Echtzeit erfassen (z. B. Zeit, Ausgaben, Entgeltabrechnung und Rechnungen von Auftragnehmern, die sich sowohl auf den Umsatz als auch die Kostenberechnungen auswirken). Mit einer solchen Lösung können Sie projektspezifische Finanzdaten in die Planung einbeziehen und Transparenz über aktuelle Kennzahlen in allen Servicebereichen erhalten.
Die Herausforderung: Vielen Firmen mangelt es an lückenlosen Einblicken in ihre Opportunity-to-Cash-Prozesse. Typisch für manuelle, fragmentierte Monetarisierungsprozesse sind Einzelverträge, tabellenbasierte Preise, falsche Rechnungen, entgangene Umsätze und langwierige Abschlüsse. Oft fehlt den Unternehmen auch die nötige Agilität zur Entwicklung innovativer Serviceangebote.
Für die talentorientierte Dienstleistungsbranche war es schon immer eine Herausforderung, zeitnahe und genaue Angebote zu erstellen, da die meisten Unternehmen keine CPQ-Lösungen (CPQ = Configuration, Price, Quote) verwenden. Somit mangelt es an einem unternehmensweiten Überblick über Chancen, Leistungsbeschreibungen oder Ressourcenanforderungen.
Viele Serviceangebote werden derzeit manuell in uneinheitlichen und nicht zusammenhängenden Tabellen und Dokumenten verwaltet, was zu Verzögerungen und Fehlern führt, die den Kundenservice beeinträchtigen und für das Unternehmen kostspielig werden können.
Auch führt die Verwaltung von Serviceangeboten außerhalb des Stammdatensystems dazu, dass zu Beginn eines Projekts meist ein interner Entwurf oder ein internes Leistungsziel festgelegt wird, das zu keinem Zeitpunkt die aktuelle Lage widerspiegelt. Gleich nach dem Projektstart kommt es zu Änderungen: Ressourcen, wöchentliche Aufgaben, Projektprognosen – nichts bleibt beim Entwurf. All diese Anpassungen wirken sich auf die Fakturierung, den Umsatz (Umsatzverluste) und den Cashflow aus.
Die Lösung: Die digitale Monetarisierung birgt enorme Chancen, solange sie einem ganzheitlichen und agilen Konzept folgt – ein integraler Bestandteil cloudbasierter Lösungen. Mit einer einzigen Plattform, die kundenorientierte (CRM- oder CPQ-Lösungen), operative (PSA) und finanzielle Prozesse integriert, lässt sich die Anzahl der Touchpoints und der Prozessverantwortlichen minimieren.
Der Einsatz einer CPQ-Lösung im Dienstleistungssektor resultiert in präzisen Angeboten, die eine genaue Projektbesetzung ermöglichen. Die Daten aus den Projekten werden dann für künftige Aufträge in das Angebotsmodul zurückgespeist, sodass nach und nach die Profitabilität des Unternehmens steigt.
Sobald der Prozess von der Opportunity bis zur Fakturierung optimiert wurde, wird es einfacher, sich auf profitable Projekte zu konzentrieren, Prognosen zu erstellen, Innovationen zu fördern und neue Umsatzquellen zu erschließen. Auch neue Geschäftsmodelle lassen sich so leichter entwickeln.
Erfolgreiche Professional Services-Unternehmen machen vieles richtig – von der fristgerechten Projektabwicklung bis hin zu einer hohen Kundenzufriedenheitsrate. Einer der Gründe dafür ist, dass sie über die nötige technologische Basis für Automatisierung, Datentransparenz und fundierte Entscheidungen verfügen.
Die unternehmensweite Digitalisierung von Kernprozessen fördert Agilität und Effizienz. Das entlastet Spitzenkräfte von Routineaufgaben, sodass sie sich sinnvolleren Aufgaben zuwenden können, die das Unternehmen auf Erfolgskurs bringen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Workday Professional Service-Firmen dabei hilft, die digitale Transformation voranzutreiben, besuchen Sie unsere Website.
Dieser Artikel wurde erstmalig im Januar 2020 veröffentlicht und für diese Fassung aktualisiert.
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