Wie Sie eine fragmentierte globale HR-Landschaft vereinheitlichen und zusammenführen

Von hochauflösender digitaler Bildgebung bis hin zu Robotern, die chirurgische Präzision ermöglichen: Die jüngsten medizinischen Durchbrüche versprechen, die Lebensqualität von Patienten rund um den Globus zu verbessern – und Siemens Healthineers gehört zu den Unternehmen, die dabei eine Vorreiterrolle spielen.

Der innovative Medizintechnikhersteller, dessen Ziel es ist, den Menschen zu einem längeren und gesünderen Leben zu verhelfen, hat vor kurzem den weltweit ersten Photonen zählenden Computertomographen (CT) eingeführt. Er ermöglicht Ärzten detailliertere Diagnoseansichten und erweitert den Kreis der Patienten, die für Scans in Frage kommen. Doch diese bahnbrechende Erfindung ist nur einer der Erfolge, die Siemens Healthineers in letzter Zeit verzeichnen konnte. Derzeit stammen 35 Prozent des Umsatzes aus Innovationen, die in den letzten drei Jahren eingeführt wurden.

Das Unternehmen weiß jedoch, dass Technologie nur dann nützlich ist, wenn sie zugänglich und intuitiv ist. Um seine 68.000 Mitarbeiter dabei zu unterstützen, Innovationen für klinische Fachkräfte auf der ganzen Welt bereitzustellen, konzentriert sich Siemens Healthineers auf die Vereinfachung von Arbeitsabläufen und die Steigerung der Effizienz, insbesondere bei den Personalprozessen. Die Argumentation ist klar: Wenn die Mitarbeitenden mehr Zeit haben, können sie mehr Zeit für ihre Kernaufgaben investieren und damit die Innovation vorantreiben.

Das ist in einer komplexen globalen HR-Prozess- und IT-Landschaft natürlich keine kleine Aufgabe. Siemens Healthineers verfügt über mehr als 500 HR-bezogene Systeme, die miteinander kommunizieren müssen – und es ist nicht immer möglich, alle miteinander in Einklang zu bringen. „Dies alles führt zu einer stark fragmentierten HR-IT-Landschaft rund um den Globus“, erklärte Stefan Bayer, Senior Vice President IT for Function Services, auf der Workday Rising EMEA.

Um diese kostenintensive und wenig flexible Struktur zu vereinfachen, erneuert Siemens Healthineers seine HR-IT-Einrichtung mit Workday als Kernkomponente. Die Wahl des richtigen Partners war nur der erste Schritt. Als Nächstes musste das Team aus HR- und IT-Experten genau definieren, wie die globale Einführung ablaufen und wo sie beginnen sollte.

Auf den Punkt gebracht

Siemens Healthineers war einst die Medizintechnik-Sparte der Siemens AG, dem globalen Ingenieur- und Fertigungsriesen. Aber nach einem erfolgreichen Börsengang im Jahr 2018 ist das Unternehmen offiziell eigenständig und jetzt sogar im DAX gelistet. Siemens Healthineers hat den Krebsspezialisten Varian in den USA übernommen und wird im Jahr 2021 10.000 Mitarbeitende beschäftigen.

Diese Akquisition machte deutlich, dass ein einheitliches HR-System benötigt wird, mit dem die Teams kommunizieren, kooperieren und effizienter arbeiten können. „Die Unternehmen bringen natürlich ihre eigene HR-IT-Landschaft ein“, so Bayer. „Und die Chance, die wir sehen, besteht nun darin, die beiden Welten zusammenzubringen und mit Workday eine neue Reise zu beginnen.“

Während Workday im Zentrum des IT-Ökosystems steht, werden viele Anwendungsbereiche diesen zentralen Kern umgeben. Um das System zu straffen, muss das Team damit beginnen, die Komplexität zu reduzieren. „Und das ist etwas, das wir mit Bedacht angehen müssen“, so Bayer. Die Personal- und die IT-Abteilung sind im Begriff, die Anwendungslandschaft gemeinsam zu analysieren, um festzustellen, welche Anwendungen einen strategischen Zweck erfüllen – und welche wegmüssen.

Die Erwartungen an die Benutzerfreundlichkeit zu erfüllen, ist eine der obersten Prioritäten für die HR- und IT-Abteilung, da die Messlatte für intuitive Verbraucheranwendungen immer höher liegt. HR-Tools müssen auf dem neuesten Stand bleiben, um Mitarbeitende nicht zu frustrieren, sagt Bayer. „Wir sind alle daran gewöhnt, wie wir im Privatleben mit Anwendungen oder Diensten umgehen. So muss es auch für uns bei der Arbeit sein.“

Ein Wellenansatz

Vereinfachung ist aber nie einfach. Um das IT-Ecosystem auf das Wesentliche hin auszurichten, musste Siemens Healthineers zunächst mit den alten Verbindungen zur Siemens AG arbeiten. Denn während sich die beiden Unternehmen 2018 trennten, blieben viele IT-Verbindungen bestehen.

Bayer und sein Team zogen einen „Big Bang“-Prozess und eine IT-Migration in Betracht, um alte Verbindungen auf einen Schlag zu trennen, aber die Komplexität des Systems stellte ein zu großes Risiko dar. Daher entschied sich das Unternehmen für einen Wellenansatz: Die erste Phase der Implementierung konzentriert sich auf Nordamerika, wo 25.000 Healthineers tätig sind. Die zweite Phase umfasst mehrere kleine bis mittelgroße Länder und die dritte Phase wird sich auf Deutschland konzentrieren.

„Dann hätten wir die beiden größten Märkte mit der höchsten Komplexität auf Workday“, sagt Bayer. „Ich hoffe, dass wir im Jahr 2025 eine globale Vorlage haben werden, die wir für die übrigen Länder verwenden können, um die endgültige Einführung zu beschleunigen.“

Obwohl das Unternehmen einen regionalen bzw. länderspezifischen Ansatz verfolgt, definiert es Prozesse, die weltweit gelten werden. Die Entwicklung ist noch im Gange, aber das Team will nur solche Ausnahmen zulassen, die den länderspezifischen Vorschriften oder Marktsituationen entsprechen. „Wenn es einen guten Grund gibt, besteht kein Zweifel daran, dass wir uns mit der Anforderung auseinandersetzen müssen“, sagt Bayer. „Bedeutet das zwangsläufig, dass wir all diese umgebenden Systeme behalten müssen? Nein.“

Bayer sagt, dass die Beibehaltung der globalen Vorlage die Priorität des Teams sein wird – aber man kann nicht über Nacht von 500 HR-Systemen auf eines umsteigen. Er geht davon aus, dass Siemens Healthineers am ersten Tag noch eine dreistellige Zahl von Systemen betreiben wird, von denen viele mit dem Workday-Kern verbunden sind – mit dem Ziel, das IT-Ökosystem in Zukunft weiter zu verschlanken. „Es besteht immer die Möglichkeit, diesen Weg weiterzuverfolgen“, sagte er.

Impuls für den Wandel

Während einige bei Siemens Healthineers dachten, dass es am besten wäre, die Vergangenheit einfach zu vergessen, war Bayer der festen Überzeugung, dass dieser Ansatz nicht funktionieren würde. „Man muss die Menschen mitnehmen.“

Aber um dorthin zu gelangen, wo man hinwill, muss man wissen, wo man anfängt. Um die individuelle HR-IT-Situation in den verschiedenen Ländern zu verstehen, führte das IT-Team eine globale Systemanalyse durch. Alle lernten, wie Prozesse automatisiert werden und welche lokalen Themen entscheidend sind. Das wird ein wichtiger Erfolgsfaktor sein und dazu beitragen, die Reise vom Ist- zum neuen Soll-Zustand zu entwerfen.

„Unterschätzen Sie das Change Management nicht“, sagte Bayer. „Es ist eine große Umstellung für die gesamte Organisation.“

Bayer geht außerdem davon aus, dass die Partnerschaft mit Workday für den Erfolg des Unternehmens von zentraler Bedeutung sein wird. Während viele Unternehmen eine Plattform auf eigene Faust implementieren und dann mit dem Plattformanbieter abklären, ob sie alles richtig gemacht haben, plant das Team von Siemens Healthineers, bei jedem Schritt mit Workday in Kontakt zu bleiben. Dies wird dazu beitragen, jede Gelegenheit zu nutzen, das Projekt zu optimieren und späte Überraschungen zu vermeiden.

Bayer plant auch weiterhin, die Weisheit der Vielen anzuzapfen. Da so viele andere Unternehmen Workday erfolgreich implementiert haben, gibt es viele erfahrene Führungskräfte, die bereit sind, ihre Erfahrungen weiterzugeben. „Zusammen mit Workday und der Partnerschaft kommt auch die Community“, sagte er. “Das zu nutzen, würde ich auf jeden Fall empfehlen.“