Video: Tipps für HR-Transformation mit Betriebsräten

Melitta, ein Name, den viele sofort mit Kaffee und Filtertüten assoziieren, hat sich in den letzten Jahren auf eine bemerkenswerte Reise der digitalen Transformation begeben. Doch das Unternehmen ist weit mehr als nur Kaffee. Mit einem breit gefächerten Portfolio, das von Backpapier bis hin zu Staubsaugerbeuteln reicht, und zahlreichen Standorten weltweit, steht Melitta vor komplexen Herausforderungen, insbesondere im Bereich Human Resources (HR).

Eine zentrale Frage, die sich in vielen HR-Abteilungen stellt, ist: „Wie viele Mitarbeitende arbeiten eigentlich bei uns?“ Diese scheinbar einfache Frage ist oft schwer zu beantworten. Unzählige Variablen wie Teilzeitarbeitskräfte, Auszubildende und die Ehepartner von Geschäftsführern machen die Zählung komplex. Ohne geeignete digitale Werkzeuge ist diese Aufgabe nahezu unmöglich zu bewältigen. Hier kommt die Digitalisierung ins Spiel.

Melitta hat sich entschieden, diese und andere Herausforderungen der digitalen Ära anzunehmen und Workday, das Human Capital Management (HCM)-System, zu implementieren. Diese Entscheidung fiel nicht leichtfertig, denn die digitale Transformation erfordert nicht nur technologische Umstellungen, sondern auch einen Kulturwandel innerhalb des Unternehmens. 

In diesem Blogpost erfahren Sie: 

• Warum Echtzeitdaten in der HR-Transformation so wichtig sind
• Wie Melitta Workday einführt
• 4 Tipps für die erfolgreiche Digitalisierung mit Betriebsräten
• Wie die Integration von generativer KI mit Workday gelingt

Echtzeitdaten als Gamechanger

Vor der Einführung von Workday benötigte Melitta bis zu vier Monate, um aktuelle Mitarbeiterzahlen zu ermitteln. Diese langwierigen Prozesse verursachten erhebliche Kosten und waren ineffizient. Mit der neuen HCM-Lösung können diese Daten nun in Echtzeit auf Knopfdruck abgerufen werden. Christian Köller erinnert sich an eine kürzliche Anfrage aus dem Kommunikationsbereich: „Wie viele Nationen arbeiten eigentlich bei uns?“ Innerhalb von zwei Minuten konnte er den entsprechenden Report erstellen. Zukünftig können Kollegen diese Informationen selbstständig abrufen, was die Effizienz erheblich steigert.

Das Unternehmen hat erkannt, dass nur durch digitale Lösungen den Herausforderungen der Märkte gerecht werden kann. Melanie Pudlo, Teil des Projektteams bei Melitta, betont die Wichtigkeit der Digitalisierung: „Wir haben jetzt schon gemerkt, dass wir entsprechend nur durch Digitalisierung diesen Herausforderungen der Märkte auch gerecht werden können.“ sagt Christian Köller, Head of HR Digital bei Melitta.

Eine neue Ära der HR bei Melitta

Die Einführung von Workday markiert den Beginn einer neuen Ära der HR bei Melitta. Mit Echtzeitdaten und effizienteren Prozessen ist das Unternehmen nun besser gerüstet, um den Anforderungen einer globalisierten und digitalisierten Welt zu begegnen. Die digitale Transformation ist nicht nur eine technische Umstellung, sondern auch ein kultureller Wandel, der das gesamte Unternehmen durchdringt.

Melitta hat bei der Einführung von Workday zunächst mit dem Core-Modul begonnen. „Es ist wichtig, die Grundlagen zu legen und die einfachen Dinge sehr gut zu machen“, erklärt Köller. Ein solides Fundament an Personalstammdaten ist entscheidend, um darauf aufbauend zuverlässige Kennzahlen und Berichte erstellen zu können. Ohne korrekte Basisdaten, wie beispielsweise das Geschlecht der Mitarbeitenden, ist jedes weiterführende Reporting, wie etwa Diversitätsanalysen, nutzlos.

Eine wesentliche Herausforderung bei der Implementierung eines neuen Systems ist die Einbindung der zahlreichen Stakeholder. Melitta hat hierfür zwei Jahre Vorbereitungszeit investiert, um die relevanten Interessengruppen zu identifizieren und deren Einstellung zur Veränderung zu analysieren. Besonders kritisch war die Einbindung der Mitarbeitenden und des Betriebsrats. 

Mit dem Betriebsrat: Transparenz und Kommunikation

Melitta legte großen Wert auf Transparenz und frühzeitige Einbindung der Stakeholder. Der Betriebsrat war von Anfang an in die Prozesse involviert, nahm an Status-Calls teil und hatte die Möglichkeit, aktiv Fragen zu stellen. Diese offene Kommunikation erwies sich als äußerst effektiv, um Vertrauen aufzubauen und Widerstände abzubauen. Kurz vor dem Go-live organisierte Melitta einen Workshop, um offene Fragen zu klären und technische Details zu erläutern. Diese 4 Maßnahmen trugen maßgeblich dazu bei, dass das Projekt erfolgreich voranschreiten konnte.

1. Globale Umsetzung und lokale Anpassungen

Das Projektmanagement für die Einführung von Workday in 21 Ländern stellte eine logistische Herausforderung dar, insbesondere unter Berücksichtigung unterschiedlicher Zeitzonen und Kulturen. Vor einigen Jahren hätte man wahrscheinlich die Experten eingeflogen, aber Melitta entschied sich, den Großteil der Arbeit remote durchzuführen. „Wir haben ein Change-Konzept aufgesetzt und Agenten vor Ort eingesetzt, die an den Status-Calls und Konzeptentwicklungen teilnahmen“, erklärt Köller. Diese lokalen Experten spielten eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung und sorgten dafür, dass das globale Konzept an die spezifischen Bedürfnisse der verschiedenen Regionen angepasst wurde.

2. Einbindung aller Mitarbeitenden

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Transformation war die Einbindung aller Mitarbeitenden, sowohl der kaufmännischen als auch der gewerblichen. Besonders bei den gewerblichen Mitarbeitenden, die oft keinen direkten Zugang zu digitalen Geräten haben, war dies eine Herausforderung. „Wir haben unsere Change Agents, die wir intern 'Set de Light's' nannten, vor Ort eingesetzt, um die gewerblichen Mitarbeitenden zu begleiten“, berichtet Pudlo. Um sicherzustellen, dass jeder Zugang zu den neuen Systemen hatte, wurden mobile Endgeräte bereitgestellt, und es wurde darauf geachtet, dass die notwendigen Infrastrukturen vorhanden waren. Diese Maßnahmen stellten sicher, dass die Transformation alle Ebenen der Belegschaft erreichte.

3. Technologie und Praxis vereinen

Eine entscheidende Frage war, ob die Mitarbeitende ihre eigenen Geräte nutzen durften oder ob das Unternehmen Geräte bereitstellte. Melitta entschied sich für eine gemischte Lösung. „Wir haben sowohl betriebliche als auch private Endgeräte zugelassen, um maximale Flexibilität zu gewährleisten“, erklärt Köller. Dies ermöglichte es den Mitarbeitenden, unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Verfügbarkeit auf das System zuzugreifen, und trug erheblich zur erfolgreichen Implementierung des neuen HCM-Systems bei.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass die Mitarbeiter hauptsächlich über ihre Firmen-Laptops auf das System zugreifen. „Man nimmt sich die Zeit für Schulungen und führt sie am Laptop durch“, erläutert Köller. Mobile Geräte werden hauptsächlich für einfache Self-Service-Funktionen wie die Abfrage von Gehaltsabrechnungen und das Eintragen von Abwesenheiten genutzt. Diese grundlegenden, aber relevanten Funktionen machen das System im Alltag der Mitarbeiter unverzichtbar.

4. Einbindung des Betriebsrats

Ein weiterer Schlüssel zum Erfolg war die enge Einbindung des Betriebsrats. „Wir haben uns gemeinsam für Workday entschieden“, betont Köller. Diese gemeinsame Entscheidung und die Beteiligung aller kritischen Stakeholder von Anfang an erhöhten die Akzeptanz und Motivation erheblich. Besonders stolz ist Melitta auf die dynamische Konzern-Betriebsvereinbarung (KBV), die auf die aktuelle Systemkonfiguration und das Sicherheitskonzept verweist. Dadurch können Änderungen im System vorgenommen werden, ohne die gesamte KBV anpassen zu müssen, was Flexibilität und Effizienz erhöht.

Ein speziell für den Betriebsrat geschaffenes Dashboard ermöglicht es den Mitgliedern, schnell und einfach auf die benötigten Informationen zuzugreifen. 

Diese Transparenz und der einfache Zugang zu relevanten Daten haben das Vertrauen des Betriebsrats in das neue System gestärkt und den Übergang zur digitalen Arbeitsweise erleichtert.

Die Umstellung auf ein digitales System erfordert auch einen signifikanten Mindset-Change bei den Mitarbeitenden, die sich traditionell auf Papierdokumente verlassen haben. Köller erklärt, dass dieser Prozess Zeit benötigt: „Das Vertrauen in das System baut sich erst mit der Zeit auf. Man kann das nicht einfach mit einem Schalter umlegen.“ 

Generative KI mit Workday

Nach dem erfolgreichen Abschluss der ersten Phase steht Melitta nun vor der nächsten Herausforderung. In Phase zwei sollen weitere Module implementiert werden, darunter Talent und Performance Management, globale Zeiterfassung und Recruiting. „Wir freuen uns besonders auf die Einführung von Workday Help und dem Case Management System“, ergänzt Köller. Diese neuen Funktionen sollen die Effizienz weiter steigern und den Mitarbeitenden den Zugang zu wichtigen Informationen erleichtern.

Diese Technologie ermöglicht es, Betriebsvereinbarungen automatisch in Knowledge Base-Artikel umzuwandeln und in mehreren Sprachen zur Verfügung zu stellen. „Das ist eine wirklich coole Funktion, die uns helfen wird, schnell und effizient auf Anfragen zu reagieren“, erklärt Köller begeistert.

Mit der erfolgreichen Implementierung von Phase eins und dem geplanten Abschluss von Phase zwei im April 2025, hat Melitta eine solide Basis geschaffen, die das Unternehmen flexibel und effizient auf die zukünftigen Herausforderungen vorbereitet. Die Reise der digitalen Transformation bei Melitta zeigt, wie wichtig es ist, sowohl technologische als auch menschliche Aspekte zu berücksichtigen, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.

Abschließend betont Köller: „Die Technik ist ein Enabler, aber die Menschen sind entscheidend. Es ist wichtig, alle Gruppen mitzunehmen und sicherzustellen, dass jeder die Veränderungen versteht und unterstützt.“ Melitta bleibt auch nach Abschluss des Projekts offen für Innovationen und weitere Verbesserungen, um weiterhin erfolgreich im digitalen Zeitalter zu bestehen.