Agile HR-Analytics: Revolution im Personalwesen

Was Sie in diesem Blog-Post finden:

• HR-Analytics: Definition und Anwendungsfelder
• Was ist HR Analytics?
• Was ist der Unterschied zwischen HR Analytics und People Analytics?
• HR-Analytics in 4 Schritten
• Was sind die Vorteile von agile HR-Analytics?
• Was macht ein HR-Analyst?

HR-Analytics: Definition und Anwendungsfelder

Personalverantwortliche haben viel Erfahrungswissen, wenn es um den Umgang mit Mitarbeitenden geht – vom Recruiting bis zur Mitarbeiterzufriedenheit. Und sie haben in der Regel viele Daten, wie Gehaltsabrechnungen, Bewerbungsunterlagen oder Mitarbeiterbefragungen. HR-Analytics sorgt dafür, dass sich beides optimal ergänzt: Durch die smarte Analyse von oft ungenutzten Datenquellen gewinnen HR-Manager eine Basis für faktenbasierte Entscheidungen. So können sie präzise und messbare Strategien für die Personalarbeit entwickeln und umsetzen.

Unternehmen können mit HR-Analytics effektiv Talente finden, Mitarbeitende binden und entwickeln und ihre HR-Prozesse optimieren und digitalisieren. HR-Analytics spielt damit für ihre Wettbewerbsfähigkeit und Zukunft eine bedeutende Rolle.

HR-Analytics ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg zur digitalen HR-Organisation. Das gilt für alle Branchen, von der Informationstechnologie über Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen und Einzelhandel bis hin zu Produktion und Fertigung. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen benötigen im Wettbewerb um Fachkräfte fundiertes Wissen in verschiedensten Bereichen. Dies gilt besonders für die Planung des Personalbedarfs und das Leistungsmanagement.

Was ist HR Analytics?

HR-Analytics umfasst das Sammeln, Verknüpfen und Interpretieren großer Datenmengen im Personalwesen. Die HR-Daten können dabei auch mit Informationen aus verschiedenen anderen Unternehmensbereichen wie Controlling, Management und IT verbunden werden. Ebenso kann externes Wissen etwa aus Studien und Umfragen einfließen. HR-Analytics beruht dabei auf einem interdisziplinären Fundament von Sozial- und Verhaltenswissenschaften, Business Intelligence, Big Data, Informatik und Statistik.

Ziel von HR-Analytics ist, das gesammelte Rohmaterial in verwertbares Wissen über die eigene Organisation zu verwandeln. Unternehmen können aus den Ergebnissen datengestützt strategische Entscheidungen ableiten. Daraus entwickeln sie passgenaue Maßnahmen, setzen sie um, monitoren sie und nehmen gegebenenfalls Anpassungen vor. Das ist die Grundlage agiler HR.

Führungskräfte sind mithilfe von HR-Analysetechnologien beispielsweise in der Lage, die Ursachen hinter überdurchschnittlich hoher Mitarbeiterfluktuation zu erkennen und dagegen anzugehen – oder einen solchen Trend sogar rechtzeitig vorherzusehen. Sie erhalten über HR-Analytics wichtige Erkenntnisse, um die HR-Strategie mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.

Neben der Personalplanung sowie Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung gehören auch Recruiting, Leistungsmanagement sowie Personalentwicklung zu den Anwendungsfeldern von HR-Analytics. Hier können Trends erkannt, Prognosen erstellt und Entwicklungen beobachtet werden. Das alles erfordert intelligente technische Lösungen, wie sie beispielsweise das Workforce Management von Workday bietet – von der Talentakquise bis zur ausgefeilten Einsatzplanung.  

Die intelligente Vernetzung bisher häufig unverbundener Daten hat einen großen Vorteil, der auch für klein- und mittelständische Unternehmen entscheidend ist: Sie ermöglicht prädikatives Handeln.

Es geht im Personalwesen nun nicht mehr wie bisher darum, den Ist-Zustand zu verwalten, bei Problemen zu reagieren und mehr oder weniger intuitive Maßnahmen zu ergreifen. Stattdessen schließt HR-Analytics die Zukunft auf: Der Ansatz spielt eine wichtige Rolle im breiteren HR-Prozess, indem er bestimmte Muster und Entwicklungen sichtbar macht, die der Mensch allein wegen der schieren Masse der Daten oft nicht sehen kann. Der datengesteuerte Ansatz von HR-Analytics ermöglicht es so, Personalmaßnahmen gezielter auf die Unternehmensziele auszurichten und deren Wirksamkeit zu messen.

Das Ziel von HR-Analytics ist dabei nicht, alle Personalentscheidungen auf Zahlen zu reduzieren. Vielmehr soll die Datenauswertung mittels digitaler Tools quantifizierbare Ergebnisse liefern, um erfahrungsbasierte Urteile mit Fakten zu unterfüttern – oder überhaupt erst auf Herausforderungen hinzuweisen, die dann die Kontextualisierungsfähigkeiten agiler HR-Manager benötigen. Denn geeignete Maßnahmen formulieren ist immer noch deren Aufgabe.

Was ist der Unterschied zwischen HR Analytics und People Analytics?

Wer sich mit der Digitalisierung von HR-Prozessen und der digitalen Transformation von Unternehmen insgesamt beschäftigt, stößt schnell auch auf einen weiteren Begriff: People Analytics. Auf den ersten Blick sind People Analytics und HR-Analytics kaum zu unterscheiden. Beide beschäftigen sich mit der datengestützten Analyse von HR- und weiterer Daten im Unternehmen, um der Führungsebene im Bereich Personal und darüber hinaus eine solide Entscheidungsgrundlage für gezielte Optimierungen und strategische Anpassungen an die Hand zu geben.

Bei genauerem Hinsehen ergeben sich jedoch ein paar kleinere Unterschiede zwischen HR-Analytics und People Analytics. Sie liegen weniger im Vorgehen und den verwendeten Tools selbst als vielmehr im Erkenntnisinteresse: Während HR-Analytics das Personalmanagement und damit zusammenhängende Prozesse durchleuchtet, zielt People Analytics eher auf die Motive und Bedürfnisse von Mitarbeitern ab. Ziel von People Analytics ist es, Einblicke in das Mitarbeiterverhalten, die Motivation und das Engagement zu erhalten, um daraus Erkenntnisse für den gesamten Geschäftserfolg zu gewinnen.

Auch wenn es wichtig ist, diese verschiedenen Herangehensweisen von People Analytics und HR-Analytics im Hinterkopf zu behalten: Die Übergänge bleiben fließend und die Überschneidungen sind deutlich. Denn jeder agile HR-Analyist, der Recruiting- und Onboarding-Prozesse optimieren und die Mitarbeiterentwicklung steuern will, muss sich letztlich auch mit dem Wohlergehen und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden auseinandersetzen.

HR-Analytics in 4 Schritten

Klein- und mittelständische Unternehmen, die den Weg zur agilen HR-Organisation beschreiten, können HR-Analytics in vier konkreten Schritten implementieren. Im Folgenden zeigen wir Ihnen anhand konkreter Umsetzungsbeispiele, wie sie dabei vorgehen können.

Schritt 1: Das Problem definieren

Wer mit HR-Analytics arbeiten will, braucht zu Beginn eine klare Problemdefinition. Steht das Unternehmen vor ganz bestimmten Herausforderungen? Welche Bereiche sollen genau bearbeitet werden? Diese Problembeschreibung ist deshalb so wichtig, weil sie über den Verlauf der gesamten Analyse bestimmt. Sie hilft dabei, zielführende Fragen zu stellen, sich auf die richtigen Aspekte zu konzentrieren und sicherzustellen, dass Ressourcen effektiv eingesetzt werden.

Der konkrete Fokus der Analyse stellt sicher, dass die Ergebnisse auch tatsächlich einen Mehrwert liefern und strategische Entscheidungen unterstützen. Er versetzt die Analysten außerdem in die Lage, die richtigen Daten zu beschaffen und sie entsprechend aufzubereiten.

Klare Problemstellungen lassen sich außerdem besser in messbare Ziele umwandeln, die sich objektiv bewerten und bei Bedarf anpassen lassen.

Schritt 2: Daten sammeln

Die von HR-Analytics gesammelten Daten stammen aus internen Systemen wie HR-Managementsystemen (HRMS), Personalinformationssystemen (HRIS) oder Mitarbeiterportalen. Letztere geben Informationen über Leistungsentwicklung, Gehälter sowie Anwesenheit der Mitarbeiter.

HR-Analytics bezieht außerdem Daten aus Bewerbermanagementsystemen (Applicant Tracking System) ein. Diese Systeme enthalten Informationen über Bewerbungen, Lebensläufe, Qualifikationen und den Bewerbungsprozess selbst. Derlei Daten lassen sich für die Analyse und Optimierung des Recruitings einsetzen.

Mitarbeiterbefragungen geben Aufschluss über die Zufriedenheit, das Engagement und die Bindung von Mitarbeitenden. Unternehmen schaffen hier eine gute Datengrundlage, wenn sie diese Umfragen regelmäßig durchführen.

Mit Leistungsbeurteilungen, 360-Grad-Feedback und verwandten Bewertungsverfahren ist es möglich, Weiterbildungsbedarf zu eruieren, das Talentmanagement zu steuern und Leistungsschwierigkeiten auf den Grund zu gehen.

Eine Workforce-Management-Plattform wie von Workday kann viele dieser Funktionen effizient vereinen und auch schon beim nächsten Schritt, der Datenanalyse, unterstützen.  

In die Analyse fließen auch externe Daten ein, beispielsweise zu Arbeitsmarkttrends, Wettbewerbsinformationen, Branchenbenchmarks und so weiter.

Bei diesem Schritt des Datensammelns ist elementar, den Datenschutz und weitere gesetzliche Regelungen zu beachten.

Schritt 3: Datenanalyse

Die Dateninterpretation beginnt mit einer deskriptiven Analyse: Dabei geht es zunächst um das Verstehen und Dokumentieren historischer Daten. Darauf folgt die prädikative Analyse. Auf Basis statistischer Modelle werden die Daten interpretiert, um potenzielle künftige Entwicklungen zu zeigen.

Die präskriptive Analyse liefert schließlich Handlungsempfehlungen, um den negativen Auswirkungen der identifizierten Trends und Strukturen entgegenzuwirken. Sie liefert datengestützte Einblicke, um wirklich informierte Entscheidungen zu treffen.

Um in diesem Schritt die richtigen Ergebnisse zu erhalten, ist der Einsatz von Analysetools zentral: Neben speziell entwickelten HR-Analytics-Plattformen stehen Business-Intelligence-Tools zur Verfügung, die besonders der Visualisierung und Aufbereitung der Informationen über Dashboards dienen. Desweiteren nutzen HR-Analysten Statistiksoftware und Textanalyse-Tools.

Schritt 4: Datenbasiertes Handeln

Die Datenanalyse stellt nunmehr ein starkes Fundament bereit, um darauf aufbauend problemorientiert zu handeln. Eine zu hohe Mitarbeiterfluktuation ist beispielsweise anhand von Leistungskennzahlen, Fehlzeiten und Fluktuationsraten zu erkennen. HR-Analytics kann nun dabei helfen, über das Sammeln und Auswerten von Daten die Gründe zu eruieren: Ist der Arbeitsdruck zu hoch, fehlen den Mitarbeitenden Weiterbildungsmöglichkeiten? Je nachdem, welcher Mangel identifiziert wurde, kann HR nun gezielt gegensteuern, etwa mit einer Anpassung der Arbeitszeiten und besser zugeschnittenen Entwicklungsmöglichkeiten.

Was sind die Vorteile von agile HR-Analytics?

HR-Analytics bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die weit über den eigentlichen Bereich der Personalabteilung hinausgehen.

1. Verbesserte Entscheidungsfindung

Bei HR-Analytics kommen Digitalisierung und Personalarbeit zusammen: Verbesserungswürdige Prozesse und Schwachstellen können sehr genau identifiziert und angegangen werden. Das reduziert Risiken und eröffnet neue Chancen.

HR-Analytics kann auch Wahrscheinlichkeiten berechnen, beispielsweise die Wahrscheinlichkeit, dass ein Mitarbeiter kündigt. So lässt sich gezielter gegen unerwünschte Entwicklungen vorgehen. Diese Fähigkeit, Voraussagen zu treffen, ist ein weiterer entscheidender Vorteil von HR-Analytics.

2. Effizienzsteigerung

Da HR-Analytics intelligente Tools verwendet, lassen sich große Datenmengen in kurzer Zeit zuverlässig auswerten. Dies steigert die Effizienz. Beispielsweise kann die Analyse von Daten aus Bewerbungen, Einstellungsverfahren und Mitarbeiterleistungen helfen, den Einstellungsprozess effizienter zu gestalten. Ein Weg dazu ist die Identifikation der erfolgreichsten Rekrutierungskanäle.     

Auch bei der Personaleinsatzplanung wird angesichts des Fachkräftemangels Effizienz immer wichtiger. Dazu gehört, die Mitarbeitenden nicht einfach zu verwalten, sondern sie auch möglichst nach Vorlieben und Fähigkeiten einzusetzen. Die Workforce-Management-Plattform von Workday ermöglicht genau das, wie unser erfolgreiches Kundenbeispiel zeigt.

3. Kostenoptimierung

HR-Analytics identifiziert gezielt Schwachstellen in der Organisation und in Prozessen. Damit wird es möglich, passgenaue Pläne zur Kostenreduktion zu entwickeln. Die Optimierung von HR-Vorgängen führt insgesamt zu gesenkten Kosten: Wer den zukünftigen Personalbedarf gut voraussehen kann, kann rechtzeitig mit Weiterbildung und Einstellungen auf diesen Bedarf hinarbeiten und den finanziellen Aufwand langfristig reduzieren.

4. Mitarbeiterbindung und -entwicklung

Durch die Analyse von Daten zu Mitarbeiterengagement und Arbeitszufriedenheit kann HR-Analytics eruieren, welche Faktoren Einfluss auf die Mitarbeiterbindung haben. Dadurch ist es auch möglich, Mitarbeiterbindung zu prognostizieren. Unternehmen können so proaktiv Maßnahmen ergreifen, um Mitarbeiter zu halten und die Effizienz ihres Teams langfristig zu sichern.

Werden die Daten fortlaufend analysiert, ist es möglich, Trends zu erkennen und die Wirksamkeit der Maßnahmen zu überprüfen. Denn die Optimierung der Mitarbeitererfahrung wird mehr und zur Priorität für viele Unternehmen.

5. Strategische Ausrichtung:

Integrieren Unternehmen HR-Analytics in ihre strategische Planung, können sie ihre Personalplanung besser mit ihren übergeordneten Unternehmenszielen synchronisieren. Damit ist es möglich, langfristige Ziele und Maßnahmen zu definieren. Dies kommt der künftigen Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens nachhaltig zugute.

Was macht ein HR-Analyst?

HR-Analysten versorgen die Geschäftsführung auf einer soliden Datengrundlage mit Erkenntnissen und sind daran beteiligt, Empfehlungen für die strategische Personalarbeit zu entwickeln.

Die Arbeit des HR-Analysten erstreckt sich auf drei Bereiche: die Datensammlung und -auswertung, die Ergebnisaufbereitung und -kommunikation sowie die strategische Entscheidungsfindung. In jedem dieser Bereiche kommen jeweils intelligente HR-Analysetechnologien zum Einsatz.

Daten sammeln und auswerten. HR-Analysten nutzen HR-Informationssysteme, um Daten aus verschiedenen Quellen wie Gehaltsabrechnungen und Mitarbeiterbefragungen zu sammeln. Dabei entwickeln sie Kennzahlen und Metriken, um die Effektivität von Personalprozessen und -maßnahmen zu messen.

Ergebnisse aufbereiten und kommunizieren. Der HR-Analyst bereitet Ergebnisse und Zahlen auf, um sie der Geschäftsführung kompakt und verständlich zu präsentieren. Dabei spielen Visualisierungen und Dashboards eine wichtige Rolle.

Unterstützung bei der strategischen Entscheidungsfindung. Die technischen Möglichkeiten der Datenanalyse versetzen HR-Analysten in die Lage, an der Lösungsfindung mitzuwirken. Sie unterstützen das agile HR-Management und die Unternehmensführung in der Konzeption von Lösungen und Maßnahmen, die mehr Effizienz und Effektivität in die Personalprozesse bringen, und überwachen die Fortschritte. Sie identifizieren Verbesserungspotenziale, bewerten und überprüfen Stellen und sind ins Leistungsmanagement involviert.

Fazit

HR-Analytics wird das Personalwesen und die strategische Entscheidungsfindung in Unternehmen nachhaltig transformieren: Führungskräfte können künftig stärker datengestützt prädikativ handeln, denn die intelligente Datenanalyse mithilfe sich stets verbessernder Tools erlaubt eine zielgerichtete Entwicklung und Implementierung von Maßnahmen im Personalbereich.

Die agile Transformation in HR führt damit dazu, dass persönliche Expertise im Personalbereich auf einer soliden Datenbasis aufruhen kann. Denn wer Trends und Strukturen früh erkennt, kann auch im Rückgriff auf Erfahrung schnell gegensteuern – sei es bei ineffektiven Recruiting-Prozessen, der Mitarbeiterbindung und -entwicklung oder dem Leistungsmanagement.

HR-Analytics gilt so zunehmend als wichtiger Bestandteil des strategischen Personalmanagements, das eine wichtige Rolle für die Gesamtstrategie des Unternehmens spielt.

Das noch verhältnismäßig junge Feld der intelligenten HR-Datenanalyse steht in der Zukunft aber noch vor großen Herausforderungen. Zum einen geht es um die Ausbildung von ausreichend Fachkräften mit entsprechenden Kompetenzen und technischen Fähigkeiten. Auch wird es eine große Aufgabe für Unternehmen sein, überhaupt eine gute Datengrundlage zu generieren. Datenschutz und ethische Aspekte spielen dabei eine Rolle. HR-Analytics ist schließlich auf einen guten Rückhalt im Management angewiesen. Und nicht zuletzt stellt die Interpretation der Daten selbst eine große Herausforderung dar, denn Fehler sind nicht ausgeschlossen.

Doch schon jetzt ist klar: Unternehmen, die sich gut für die Zukunft aufstellen wollen, können mit Investitionen in HR-Analytics einen weiteren großen Schritt in die Digitalisierung gehen und sich mehr Handlungsspielraum und einen Wettbewerbsvorsprung erarbeiten.