Zwei Unternehmen gehen auf Erfolgskurs

Unternehmen aller Branchen beschleunigen derzeit ihre digitale Transformation, um sich besser an das veränderte Geschäftsumfeld anzupassen und ihr nachhaltiges Wachstum sowie ihren Erfolg zu fördern. Doch jeder Marktteilnehmer muss sehr konkrete Probleme lösen und ganz spezifische Anforderungen erfüllen. Im Gespräch mit potenziellen Kunden müssen wir daher verschiedene Dinge in Erfahrung bringen: wie die Lösung im Hinblick auf verschiedene Dimensionen skaliert werden muss, welche kundenspezifischen Anforderungen erfüllt werden müssen, welche Sprachen unterstützt werden sollen und oft auch welche komplexen regionalen Eigenheiten zu beachten sind. 

Das Einzigartige an Workday ist, dass alle Arten von Mitarbeitern aus Unternehmen völlig unterschiedlicher Größe und aus verschiedenen Branchen dieselbe Lösung auf einzigartige, aber gleichermaßen produktive Weise nutzen können: Das ist der wichtigste Vorteil einer cloudbasierten Komplettlösung mit zentraler Datenquelle.

Da Workday über eine äußerst flexible und anpassungsfähige Architektur verfügt, kommt die Plattform selbst mit den größten Workloads klar, die sich aus diesen organisatorischen Unterschieden ergeben können. Wir haben Workday speziell mit Blick auf diese Herausforderungen entwickelt, damit die Anwendung nicht nur im Hinblick auf Headcount und Basistransaktionsrate skalierbar ist, sondern auch über mehrere Dimensionen hinweg, die sich in unserer langjährigen Erfahrung mit Großkunden-Deployments als wichtig herausgestellt haben.

Große potenzielle Kunden möchten oft über die Mitarbeiteranzahl, die Transaktionen pro Sekunde und andere Skalierungskennzahlen sprechen. Fast immer können wir auf Kunden mit ähnlichen oder größeren Workloads verweisen, doch um jedem Kunden möglichst umfassend zu unterstützen, müssen wir über die Zahlen hinausgehen und das Geschäft und alle damit verbundenen Anwendungsfälle genauer unter die Lupe nehmen. Die Rohdaten können zwar ein guter Indikator sein, doch kein Unternehmen lässt sich allein anhand der Zahlen beschreiben.

Zwei Beispiele aus der Praxis

Betrachten wir zwei aktuelle Workday-Kunden, die einander, oberflächlich betrachtet, sehr ähnlich sind. Folgende Eigenschaften treffen auf beide Unternehmen zu:

• Großkunden von Workday Human Capital Management (HCM)
• Vorreiter im Bereich digitale Transformation
• Über 300.000 Vollzeitbeschäftigte
• Jährlich über 50.000 Neueinstellungen
• Tauende externe Mitarbeiter

Oberflächlich betrachtet könnte man davon ausgehen, dass sich die Anforderungen beider Kunden nur unwesentlich unterscheiden: Beide beschäftigen eine ähnliche Anzahl an Mitarbeitern, wachsen in vergleichbarem Tempo und auch die Einstellungsrate stimmt überein. Doch bei genauerer Betrachtung der tatsächlichen Betriebsabläufe und Geschäftsgrundlagen fällt auf, dass es, im Gegenteil, sogar signifikante Unterschiede bei den Anforderungen gibt.

Die beiden Kunden sind in verschiedenen Branchen tätig, einer im Handel und der andere im Dienstleistungssektor.  Doch auch innerhalb ihrer jeweiligen Branche sind sie einzigartig und stützen ihren Erfolg auf unterschiedliche Kriterien. Im Laufe unserer erfolgreichen Zusammenarbeit mit mehreren Großunternehmen haben wir uns einen großen Wissens- und Erfahrungsschatz angeeignet, der zu vielen gelungenen Deployments geführt hat.

Unabhängig davon, ob Workday für 5.000 oder 500.000 Beschäftigte zum Einsatz kommen soll, beginnt das Deployment immer mit einer sorgfältigen Prüfung und Charakterisierung des Geschäfts und der Anwendungsfälle des jeweiligen Kunden. Bei dieser Untersuchung geht es darum, die Betriebsabläufe im Detail zu beleuchten, um wirklich alle geschäftlichen Aspekte zu verstehen – nicht nur die obligatorischen Kennzahlen wie Headcount und Transaktionsrate pro Sekunde (TPS), sondern auch eine Vielzahl anderer Details, die möglicherweise einen wesentlichen Einfluss auf das Geschäft haben.

Dazu sehen wir uns folgende Aspekte an: 

• Wie die Anwender mit der Lösung interagieren werden
• Reporting-Anforderungen
• Wie aktuelle und künftige Geschäftsprozesse optimiert werden können
• Welche Systemschnittstellen und Drittlösungen implementiert werden müssen
• Wie sich saisonale Faktoren auf das Geschäft auswirken 
• Wie die Lösung die Transformation des Unternehmens langfristig unterstützen wird

Kehren wir nun zu unserem Beispiel zurück, um zu zeigen, wie scheinbar ähnliche Geschäftsanforderungen zu sehr unterschiedlichen Herausforderungen führen können.

Das saisonale Einstellungsproblem

In beiden Unternehmen wächst die Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ähnlichem Tempo. Doch während unser Kunde aus dem Dienstleistungssektor das ganze Jahr über ein stetiges Wachstum verzeichnet, was zu recht typischen Anforderungen an die Skalierbarkeit führt, konzentriert sich die Einstellungsaktivität bei unserem Kunden aus dem Handelsgewerbe auf ein sehr kurzes Zeitfenster.

Die Schwierigkeiten fangen schon damit an, dass das Handelsunternehmen in intensiven Einstellungskampagnen um Kandidaten werben muss, um alle offenen Stellen zu besetzen. Wie das Diagramm unten zeigt, konzentrieren sich die Einstellungsaktivitäten auf Monate vor den Feiertagen: September, Oktober und November. In dieser Zeit kommt es zu einem Sturm von Online-Bewerbungen, dem die Infrastruktur, die unserer Benutzeroberfläche zugrunde liegt, standhalten muss – ein erster Test für unsere Skalierbarkeit.

Sobald die Bewerbungen – teilweise mehr als 35.000 pro Tag – über das System eingereicht werden, beginnen Hunderte von Recruitern mit der Sichtung: Täglich werden mehr als 100.000 Berichte erstellt; es werden Hintergrundprüfungen durchgeführt und Stellengesuche eingereicht, sodass der Workload für die Reporting-, Integrations- und Machine-Learning-Ressourcen innerhalb von Workday HCM massiv steigt.

Durch unsere skalierbare Workday-Architektur ist gewährleistet, dass die benötigte Kapazität den entsprechenden Ressourcen je nach Bedarf zugewiesen wird, wobei sich spezialisierte Ressourcen und solche mit mehreren Rollen je nach Phase des Einstellungszyklus an die verschiedenen Transaktionsarten anpassen und flexibel einsetzen lassen. Mit anderen Worten: Was mit ERP-Altsystemen zur Herausforderung werden kann, gehört bei Workday zum Tagesgeschäft.

Zentralisierte und dezentralisierte Organisationsmodelle 

Sehen wir uns nun einen weiteren Aspekt an, in dem sich die beiden Unternehmen unterscheiden. Unser Großkunde aus dem Handelsgewerbe weist eine klassische hierarchische Organisationsstruktur mit verschiedenen Funktionsbereichen auf, die dem gesamten Unternehmen zuarbeiten, und mehreren regionalen Niederlassungen, die das Kerngeschäft unterstützen. Bei diesem Modell lassen sich durch Zentralisierung und Koordination Skaleneffekte erzielen, die sich positiv auf die Unternehmensergebnisse und die Realisierung strategischer Ziele auswirken. Bei unserem Großkunden aus dem Dienstleistungssektor setzt sich die Organisationsstruktur hingegen aus voneinander unabhängigen operativen Gruppen zusammen, die auf bestimmte Branchen spezialisiert sind. Dieses dezentrale Modell ermöglicht verschiedenen Gruppen innerhalb des Unternehmens unabhängige Arbeitsabläufe, sodass sie in der Praxis wie eigenständige Unternehmen fungieren. Agilität, Flexibilität und Differenzierung sind die Stützpfeiler dieses Modells.

Diese unterschiedlichen Geschäftsmodelle wirken sich auf die operativen Workloads und die Auslastung der Systemressourcen aus. Integrationen und Berichte, die für unseren Handelskunden global geplant werden, werden für unseren Dienstleistungskunden in einigen Fällen lokal geplant.

Der Handelskunde mit der zentralisierten Struktur kann in kürzester Zeit globale Konfigurationsänderungen an seinem Mandanten vornehmen und Prozesse zentral optimieren, sodass sie für alle Anwender übernommen werden. Aktivitäten wie Workday Learning-Kampagnen können je nach Geschäftsanforderungen zeitlich gestaffelt oder verteilt werden. Bei unserem Kunden aus dem Dienstleistungssektor mit der dezentralen Organisationsstruktur, bei der das Augenmerk auf Unabhängigkeit und Autonomie liegt, lassen sich durch globale Konfigurationsänderungen, -verbesserungen und -optimierungen hingegen in vielen Fällen keine schnellen Skaleneffekte erzielen, doch er profitiert von der Flexibilität, die es ihm erlaubt, innerhalb der jeweiligen Organisation eigene Lösungen zum Einsatz zu bringen. 

Wie Sie sehen, sind die Zahlen wichtige Indikatoren, doch sie spiegeln die tatsächlichen Geschäftsbedingungen eines Unternehmens nur bedingt wider. Nur durch unser eingehendes Verständnis der geschäftlichen Anforderungen und Herausforderungen jedes einzelnen Kunden und dank unserer flexiblen und anpassungsfähigen Architektur ist es uns möglich, Unternehmen jeder Größe aus einer Vielzahl verschiedener Branchen und Regionen effektiv zu unterstützen. Und auch in jeder Phase des Wachstums und Wandels stehen wir ihnen als zuverlässiger Partner zu Seite. So bringen wir jeden Kunden auf Erfolgskurs – so spezifisch und einzigartig seine konkreten Anwendungsfälle auch sein mögen.