Excel ist nach wie vor das am häufigsten verwendete Tool im FP&A-Toolkit. Lernen Sie die erweiterten Excel-Funktionen kennen, die Finanzfachkräfte für intelligente Analysen verwenden, und erfahren Sie, warum die Integration von Excel in Finanzmanagementsoftware die beste Lösung ist.
In diesem Beitrag befassen wir uns mit folgenden Themen:
Wenn Sie im Bereich FP&A arbeiten, wissen Sie, dass es kaum einen Tag im Leben eines Finanzanalysten ohne Excel gibt. Ob für Budgetplanung, Prognosen oder schnelle Ad-hoc-Analysen – Excel ist nach wie vor eine der vertrauenswürdigsten und bekanntesten Lösungen für Finanzexperten, um aussagekräftige Antworten zu erhalten. Und selbst bei fortschreitender Entwicklung der Finanztechnologie ist Excel weiterhin die am häufigsten verwendete Anwendung im Finanz-Toolkit.
Laut einer Befragung der Association for Financial Professionals von 2025 verlassen sich 96 % der FP&A-Teams im Arbeitsalltag auf Excel. Die Anwendung ist zwar verbreitet, erledigt aber weit mehr als nur grundlegende Aufgaben. Die richtigen Funktionen verwandeln Excel in ein leistungsstarkes Tool, das strategische Einblicke ermöglicht. Dieser Leitfaden stellt die wichtigsten Funktionen für die FP&A-Datenanalyse vor – mit Beispielen aus der Praxis, die deren Einsatzmöglichkeiten verdeutlichen.
Nach wie vor setzen 96 % der FP&A-Teams bei ihrer täglichen Arbeit auf Excel.
Diese 10 erweiterten Funktionen für die Excel-Datenanalyse ermöglichen es FP&A-Teams, Rohdaten systematisch in aussagekräftige Erkenntnisse zu verwandeln. Sie machen Umsatztrends sichtbar, zeigen relevante Kostenfaktoren auf und ermöglichen eine genauere Modellierung des Cashflows – so werden Spreadsheets zur verlässlichen Grundlage für intelligentere Finanzentscheidungen.
Mit den Funktionen SUMMEWENN und SUMMEWENNS können Sie Werte addieren, die eine oder mehrere Bedingungen erfüllen. In der Finanzplanung erweisen sie sich als besonders wertvoll, da Analysten damit Daten nach Abteilung, Zeitraum oder Kostenart trennen können, ohne mehrere separate Berichte anfertigen zu müssen.
Für eine einzelne Bedingung verwenden Sie die Formel =SUMMEWENN(Bereich; Kriterium; [Summe_Bereich]). Wenn Sie mit mehreren Bedingungen arbeiten möchten, verwenden Sie =SUMMEWENNS(Summe_Bereich; Kriterienbereich1; Kriterium1; [Kriterienbereich2; Kriterium2] …).
Zum Beispiel: =SUMMEWENNS(C2:C100; A2:A100; "Marketing"; B2:B100; "Q2") ermittelt sämtliche Marketing-Ausgaben des zweiten Quartals. FP&A-Analysten nutzen diese Funktion, um Kampagnenkosten mit dem Budgets zu vergleichen, Mehrausgaben rechtzeitig zu erkennen und die Resultate direkt in die monatliche Varianzanalyse zu integrieren.
XVERWEIS löst als zeitgemäße Alternative die Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS ab. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, einen bestimmten Wert in einem Bereich zu suchen und den zugehörigen Wert aus einem anderen Bereich auszugeben. Im Gegensatz zu SVERWEIS kann diese Funktion in beliebiger Richtung suchen und erfordert keine Sortierung der Daten.
Die Syntax für diese Funktion ist =XVERWEIS(Suchwert; Suchbereich; Rückgabebereich).
Beispiel: Mit =XVERWEIS("MitarbeiterID123"; A2:A500; D2:D500) können Sie eine Mitarbeiter-ID im HR-System finden und direkt die zugehörigen Entgeltabrechnungskosten anzeigen lassen. Durch die Abstimmung von Finanz- und Personaldaten entstehen präzisere Personalprognosen – Analysten sparen damit wertvolle Zeit beim Abgleich von Mitarbeiterzahlen mit der Entgeltabrechnung.
Mit INDEX rufen Sie den Wert einer Zelle in einem bestimmten Bereich ab, wohingegen VERGLEICH die relative Stelle eines Werts in einem Bereich bestimmt. In Kombination ermöglichen sie flexible Suchvorgänge. Diese Funktion ist anpassungsfähiger als SVERWEIS, weil sie nicht auf feste Spaltenpositionen angewiesen ist.
Die Standardformel lautet =INDEX(Rückgabebereich; VERGLEICH(Suchwert; Suchbereich; 0)).
Beispiel: =INDEX(Umsätze; VERGLEICH("West"; Regionen; 0)) zeigt Ihnen die Vertriebszahlen aus der Region West an. FP&A-Teams können mit diesem Ansatz Szenarien für verschiedene Regionen oder Produkte modellieren und dabei Annahmen flexibel anpassen – ganz ohne Formeln umschreiben zu müssen.
ZÄHLENWENNS ermittelt die Anzahl der Zellen, die mehreren Kriterien entsprechen. Damit können Finanzteams im Handumdrehen Daten validieren und Ausreißer erkennen.
Die Syntax der Funktion ist: =ZÄHLENWENNS(Bereich1; Kriterium1; [Bereich2; Kriterium2] …).
Beispiel: =ZÄHLENWENNS(Abteilung;"IT";Betrag;">10000") zeigt, wie häufig IT-Anschaffungen den Betrag von 10.000 USD übersteigen. FP&A-Teams gewinnen dadurch Einblick in Ausnahmen, was die Compliance-Kontrolle vereinfacht und ihnen hilft, Trends in großen Datasets schneller zu identifizieren.
TEXT-Funktionen dienen der Formatierung von Zahlen und Daten, wohingegen DATUMSFUNKTIONEN Berechnungen mit Zeitwerten durchführen. Die Funktion =NETTOARBEITSTAGE ist ein echter Helfer: Sie gibt mit =NETTOARBEITSTAGE(Startdatum; Enddatum; [Feiertage]) die Anzahl der Arbeitstage zwischen zwei Terminen aus.
Beispiel: =NETTOARBEITSTAGE("01.04.2025";"30.06.2025") ermittelt die Geschäftstage für das zweite Quartal 2025. FP&A-Teams greifen darauf zurück, wenn sie Entgeltabrechnungen oder Projektkosten abgrenzen – damit Wochenenden und Feiertage automatisch erfasst werden.
Mit PivotTables lassen sich umfangreiche Datasets schnell neu ordnen und übersichtlich zusammenfassen. Analysten können durch das Ziehen von Feldern in Zeilen, Spalten und Werte auf unkomplizierte Weise interaktive Übersichten generieren – ohne sich mit komplizierten Formeln auseinandersetzen zu müssen. Excel bietet hier eine seiner leistungsstärksten Lösungen, um Finanzdaten anschaulich zu vermitteln.
Beispiel: Ein FP&A-Analyst kann mit einer PivotTable die tatsächlichen Kosten den prognostizierten Ausgaben gegenüberstellen – aufgeschlüsselt nach Abteilung und Monat sowie gruppiert nach Geschäftsbereich und Zeitraum, um Trends sofort sichtbar zu machen.
Mit einem Blick sehen Führungskräfte, in welchen Bereichen das Budget über- oder unterschritten wird. Anschließend lassen sich die zugrunde liegenden Transaktionen im Detail analysieren – von Zahlungen an Lieferanten bis zu Ausgaben einzelner Projekte. Durch diesen Kontext wird das Finanzreporting zu einem interaktiven Prozess, der es Führungskräften ermöglicht, auf Performance-Trends zu reagieren.
Mit XKAPITALWERT lässt sich der Kapitalwert bei Cashflows mit unterschiedlichen Zeitabständen ermitteln, XZINSFUSS hingegen berechnet die interne Rendite. Diese Funktionen verarbeiten unregelmäßige Cashflows wesentlich effizienter als die Standard-Berechnungen für Kapitalwert und Zinsfuß.
Die Formeln lauten =XKAPITALWERT(Abzinsungssatz; Werte; Termine) und =XZINSFUSS(Werte; Termine).
Ein Beispiel: Mit =XKAPITALWERT(0,1; CashFlows; Termine) lässt sich prüfen, ob die Einführung eines neuen Produkts die gewünschte Rendite bringt. Diese Funktionen helfen FP&A-Fachkräften dabei, in der Kapitalplanung verschiedene Szenarien durchzurechnen – etwa bei Expansionen, Übernahmen oder Investitionen mit schwer kalkulierbarem Cashflow.
WENNFEHLER ist eine praktische Funktion, mit der Sie festlegen können, wie das System auf Fehler in Formeln reagiert. Statt mit Fehlermeldungen das Modell zu überladen, lassen sich auch saubere Alternativen wie eine 0 oder eine leere Zelle ausgeben.
Die Syntax dieser Funktion ist einfach strukturiert: =WENNFEHLER(Wert; Wert_falls_Fehler).
Beispiel: Die Formel =WENNFEHLER(A2/B2;0) ersetzt einen Division-durch-Null-Fehler automatisch durch den Wert 0. Dadurch laufen Roll-up-Berechnungen problemlos, und konsolidierte Finanzaufstellungen bleiben übersichtlich und genau – auch wenn die Basisdaten lückenhaft oder widersprüchlich sind.
Mit Datentabellen führen Analysten problemlos Sensitivitätsanalysen durch – indem sie einen oder zwei Eingabewerte anpassen und die Ergebnisse sofort in strukturierter Form einsehen. Diese Funktion spielt eine Schlüsselrolle im FP&A-Bereich, um zu prüfen, wie sich veränderte Basisannahmen – etwa beim Umsatzwachstum oder beim Abzinsungssatz – auf Gewinn, Cashflow oder weitere Kennzahlen auswirken.
Beispiel: Ein FP&A-Team erstellt eine Datentabelle mit einer einzigen Eingabevariable, um zu veranschaulichen, wie sich verschiedene Umsatzwachstumsraten auf das Betriebsergebnis auswirken. Schon durch die Änderung einer einzigen Annahme kann das Management verschiedene Szenarien direkt nebeneinander vergleichen – und so Risiken und Chancen deutlich besser einschätzen.
Mit dem Scenario Manager können Teams unterschiedliche Eingabewerte in einem Modell definieren und miteinander vergleichen. Analysten müssen Annahmen nicht mehr manuell umstellen, sondern können benannte Szenarien erstellen – etwa Best Case, Base Case und Worst Case – und die Ergebnisse in einer konsolidierten Ansicht überprüfen.
Beispiel: Ein Analyst könnte mit dem Scenario Manager verschiedene Szenarien vergleichen – vom Best-Case über den Base Case bis zum Worst-Case. Dazu passt er einfach die Annahmen zu Mitarbeiterzahl, Kapitalausgaben und Verkaufsvolumen an. Die Gegenüberstellung dieser Optionen verschafft Entscheidungsträgern einen klaren Überblick über mögliche Ergebnisse und erleichtert so die Abwägung von Kompromissen sowie die Entwicklung von Notfallplänen.
Moderne Finanzführungskräfte benötigen beides: die Agilität von Excel und das Potenzial vernetzter Systeme.
Für schnelle Analysen und Modellierungen hat sich Excel als die FP&A Reporting-Lösung schlechthin bewährt. Mit der zunehmenden Bedeutung der Finanzabteilung stoßen eigenständige Spreadsheets jedoch an ihre Grenzen – sei es bei Zusammenarbeit, Genauigkeit oder Skalierbarkeit. Moderne Finanzführungskräfte benötigen beides: die Agilität von Excel und das Potenzial vernetzter Systeme.
Die Integration von Excel in cloudbasierte Finanzsoftware bietet Unternehmen folgende Vorteile:
Im Arbeitsalltag bleibt Excel ein unverzichtbarer Faktor, allerdings kommt sein volles Potenzial erst zum Tragen, wenn es mit professionellen Planungslösungen für Unternehmen kombiniert wird. Durch diese Kombination können FP&A-Teams ihre gewohnte Flexibilität verwalten und gleichzeitig die für moderne Finanzplanung erforderliche Konsistenz und Skalierbarkeit erzielen.
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