Eine moderne Finanzabteilung muss schneller und besser arbeiten, sie stößt aber nur allzu oft an die Grenzen ihrer Finanztechnologie. Hier erfahren Sie, wie Sie das ändern können.
In diesem Beitrag befassen wir uns mit folgenden Themen:
Im heutigen, zunehmend schnelllebigen Geschäftsumfeld kann die Finanzabteilung nicht schnell genug reagieren. Fast neun von zehn CFOs gaben einer Umfrage vonAccenture zufolge an, dass strategische Entscheidungen schneller getroffen werden. Gleichzeitig sagten 67 %, dass sie sich aufgrund der großen Anzahl der zu treffenden Entscheidungen gelähmt fühlen.
Finanzführungskräfte wissen, dass Geschwindigkeit nicht das alleinige Ziel ist – es kommt auf die Zeitersparnis an. Das Finanzteam muss „Aufgaben schneller erledigen, Zeit sparen und diese Zeit effektiver nutzen.“ – Mark Smith, Partner und Head of Software Research bei Ventana Research (jetzt Teil der ISG).
Die Finanzteams von heute müssen schneller und besser arbeiten. Allzu oft stoßen sie jedoch an die Grenzen ihrer Finanztechnologie. Laut Ventana Research wird bis 2026 lediglich ein Drittel der Finanzabteilungen ein Maß an Technologiekompetenz erreicht haben, das als „digital transformiert“ bezeichnet werden kann. CFOs, denen dies gelingt, haben einen größeren Einfluss auf das Management ihres Unternehmens.
Doch auch in Organisationen, die noch nicht auf eine vollständige digitale Transformation eingestellt sind, können CFOs ihre Teams in die Lage versetzen, effizienter und effektiver zu arbeiten. Dies lässt sich durch den Einsatz von Technologien erreichen, die die Konsolidierungs- und Abschlussprozesse ihres Unternehmens nahtlos in die Planungsprozesse einbinden.
Üblicherweise funktionieren Finanzprozesse nicht „nahtlos“. In vielen Unternehmen finden der Konsolidierungs- und Abschlussprozess sowie der Planungsprozess in voneinander getrennten Silos mit ebenfalls voneinander getrennten Datasets statt.
Infolgedessen sind Finanzabteilungen stundenlang allein mit der Beschaffung der erforderlichen Daten beschäftigt. Buchhaltungsteams machen sich beim Monatsabschluss große Sorgen, da sie sich bei der Qualität und Konsistenz der Daten, die aus unterschiedlichen Quellen in diversen Anwendungen stammen, nicht sicher sein können. Tatsächlich zeigt Ventana Research, dass sich über zwei Drittel der Unternehmen darauf konzentrieren, das heikle Aufbereiten und Optimieren von Daten und den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens zu überwinden. Lediglich ein Drittel gibt sich mit den Prozessen der Konsolidierungen zufrieden.
Bei der Planung ist man gezwungen, zwischen Konsolidierungs- und Planungsprozessen und -tools zu wechseln: So werden Daten extrahiert, in Pivot-Tabellen übertragen und anschließend in Reporting- oder Planungslösungen geladen. Es handelt sich dabei um einen schwerfälligen und fehleranfälligen Prozess, bei dem die Posteingänge mit Excel-Dateien und Dateinamen wie „Final“, „Final v2“, „Final v3“ geflutet werden.
Führende CFOs verfolgen ein anderes Konzept. Sie versetzen ihre Finanzteams in die Lage, schneller und besser zu arbeiten – also sowohl agil als auch anpassungsfähig zu sein –, indem sie Technologien nutzen, die Ihre Konsolidierungs- und Planungsprozesse vereinheitlichen. Sie brechen so die Silos zwischen Buchhaltung und Planung auf.
Mit einer Lösung, die Konsolidierung und Planung mit einer einheitlichen Datenbasis kombiniert, können die Finanzteams problemlos beide Prozessen verbinden. Buchhaltungs- und Finanzabteilung haben jeweils eigene Bereiche, arbeiten aber mit denselben aktuellen Daten. Infolgedessen verbringen Konsolidierungs- und Planungsteams weniger Zeit mit der Datenerfassung und mehr mit deren Auswertung – und teilen ihre Erkenntnisse mit ihren Geschäftspartnern. „Es geht nicht nur darum, die Abschlüsse zu beschleunigen. Es geht auch darum, die Zeit für Analysen und Audits zu nutzen und dem Management zu helfen, die Dynamik des Unternehmens besser zu verstehen“, sagte Smith.
Anstatt mehrere Versionen von Excel-Tabellen hin- und herzuschieben, können Planungsteams an einem zentralen Ort planen und die verschiedenen Dimensionen des Plans aufschlüsseln und analysieren. Sie verwenden die Daten, um ein klares und differenziertes Bild der Finanzdynamik zu erhalten, die die Unternehmens-Performance beeinflusst. Und sie beschleunigen ihre Datenanalysen und stellen ihren Stakeholdern Informationen schneller zur Verfügung.
Brandon Smith-Daigle, Vice President, Product Strategy Planning and Analytics bei Workday, fügte während des Webinars hinzu: „Sie können sich die Performance ihres Unternehmens ansehen und strategische Entscheidungen treffen, ohne sich mit Tabellen und Daten aus verschiedenen Quellen herumschlagen zu müssen.“
Bei der Planung ist man gezwungen, zwischen Konsolidierungs- und Planungsprozessen und -tools zu wechseln: So werden Daten extrahiert, in Pivot-Tabellen übertragen und anschließend in Reporting- oder Planungslösungen geladen. Es handelt sich dabei um einen schwerfälligen und fehleranfälligen Prozess, bei dem die Posteingänge mit Excel-Dateien und Dateinamen wie „Final“, „Final v2“, „Final v3“ geflutet werden.
Mit KI und Machine Learning (ML), die in die Konsolidierungs- und Planungslösung integriert sind, können Planungsteams eine unbegrenzte Anzahl von Prognosen und so viele Versionen wie nötig erstellen. Und wenn sich die Annahmen ändern, können sie ihre Pläne leicht anpassen. „Diese Flexibilität ermöglicht es einem Unternehmen, Veränderungen proaktiv vorwegzunehmen, anstatt als Reaktion darauf zu überlegen, was man tun könnte“, sagte Smith-Daigle.
Eine wirklich nahtlose Konsolidierungs- und Planungslösung sorgt dafür, dass Finanz- und Rechnungswesen nicht als separate Teile, sondern als ein zusammenhängendes Ganzes kooperieren und funktionieren. So kann die Finanzabteilung das Unternehmen dabei unterstützen, sich schnell an alle Veränderungen anzupassen – sei es eine neue Fusion, ein verändertes wirtschaftliches Umfeld oder geänderte Vorgaben. „Es geht nicht nur darum, schneller zu arbeiten, sondern auch darum, agil zu sein“, sagte Smith. „Und vor allem geht es darum, sich an die Bedürfnisse und Veränderungen in Ihrem Unternehmen anzupassen.“
Ab der ersten Hälfte des Jahres 2024 wird Workday ein neues Angebot auf den Markt bringen, das Planung mit Abschluss und Konsolidierung vereint. Workday Adaptive Planning and Consolidation verbindet die robuste und agile Planung von Workday Adaptive Planning mit den umfassenden Abschluss- und Konsolidierungsfunktionen von Workday Financial Management. Die Lösung optimiert und vereinfacht das Management, den Abschluss- und Konsolidierungsprozess, den Planungsprozess sowie die Finanzberichterstattung und -analyse.
Unternehmen können dieneue Workday-Lösung nutzen und gleichzeitig ihre anderen Anwendungen, Hauptbücher und ERPs beibehalten. Sie können ihre Konsolidierungs- und Planungsprozesse vereinheitlichen, um den Abschluss zu beschleunigen, die Planungsflexibilität zu erhöhen und schnellere, fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen, auch wenn sie noch nicht bereit sind, ihre Finanzfunktion vollständig zu digitalisieren.
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Mit Stand 30. April 2024 hat Workday in der Studie „Financial Planning Software Reviews and Ratings“ von Gartner Peer Insights mehr als 280 Fünf-Sterne-Bewertungen erzielt.
