Excel war stets die Grundlage für die Finanzplanung und -analyse (FP&A), konnte aber nicht die Geschwindigkeit und Skalierbarkeit bieten, die im modernen Finanzwesen benötigt werden. Entdecken Sie, warum moderne Finanzführungskräfte einen ganzheitlichen, vernetzten Planungsansatz bevorzugen, der alle Unternehmensbereiche integriert.
In diesem Beitrag befassen wir uns mit folgenden Themen:
Excel-Spreadsheets sind seit Langem der Eckpfeiler von FP&A. Sie sind flexibel, leicht zugänglich und nahezu allen Finanzteams ausnahmslos vertraut. Jahrzehntelang war Excel bei FP&A nicht nur ein Hilfsmittel für die Planung – es war die Planungslösung schlechthin.
Bei den meisten Unternehmen ist das nach wie vor der Fall. AFP stellte fest, dass 96 % der FP&A-Fachkräfte Spreadsheets für die Planung verwenden und 93 % sie täglich oder wöchentlich für die Finanzberichterstattung einsetzen. Doch obwohl Excel im Finanzwesen nach wie vor allgegenwärtig ist, stößt es angesichts der Geschwindigkeit und Komplexität der heutigen Geschäftswelt an seine Grenzen.
Manuelle Prozesse, Versionskonflikte und isolierte Workflows hindern die Finanzabteilung daran, rechtzeitig fundierte Entscheidungen zu treffen. Die geschäftlichen Anforderungen haben sich weiterentwickelt, und FP&A muss dieser Entwicklung folgen. Für FP&A-Teams, die mit Agilität, Geschwindigkeit und detaillierten Einblicken die Führung übernehmen möchten, erfordert der Weg in die Zukunft ein neues Modell und eine neue FP&A-Software.
Trotz zunehmender Einschränkungen bleibt Excel aus gutem Grund tief im Finanzwesen verankert. Excel ist schnell, weithin zugänglich und ermöglicht den Anwendern nahezu vollständige Kontrolle über ihre Modelle. In den Händen erfahrener Analysten kann Excel ein leistungsstarkes Werkzeug sein, um Prognosen zu erstellen, Szenarien durchzuspielen und Studien zu liefern. Dieses Vermächtnis – und das damit verbundene Vertrauen – machen es schwierig, Excel ganz aufzugeben.
Finanzteams setzen aus einigen wichtigen Gründen weiterhin auf Excel:
Vertrautheit und Zugänglichkeit: Fast jeder Finanzprofi weiß, wie man Excel verwendet. Dies reduziert den Weiterbildungsaufwand und erleichtert es, Modelle zwischen Teams zu teilen.
Flexible, leistungsstarke Modellierung: Excel lässt sich in nahezu jede Planungslösung integrieren, von Umsatzmodellen bis hin zu Personalprognosen. Seine offene Struktur unterstützt Kreativität und kundenspezifische Anpassungen.
Geschwindigkeit und Kontrolle: Für schnelle Analysen oder sehr kurzfristige Anfragen gibt Excel den Analysten die Freiheit, schnell zu handeln, ohne auf Systemaktualisierungen oder IT-Support warten zu müssen.
Diese Stärken sind real, bringen jedoch auch Nachteile mit sich. Die steigenden Anforderungen an die Finanzteams – etwa unternehmensweite Zusammenarbeit, Echtzeit-Prognosen oder eine schnelle Reaktion auf Marktveränderungen – machen die Grenzen der Leistungsfähigkeit von Excel deutlich.
In einer zunehmend dynamischen und kollaborativen Planungsumgebung werden die Einschränkungen von Spreadsheet-basierten Prozessen immer deutlicher. Für CFOs und Teams, die versuchen, das Unternehmen mit Klarheit und Tempo zu lenken, sind diese Grenzen mehr als nur frustrierend – sie bremsen den Unternehmenserfolg.
Excel ist nicht mit den Kernlösungen des Unternehmens verbunden. Excel-Dateien müssen exportiert, umformatiert und manuell in Planungsmodelle eingepflegt werden. Das Ergebnis: veraltete Eingaben, verzögerte Aktualisierungen und ständige Abstimmungsarbeiten.
Mit mehreren Bearbeitern ohne zentralisierte Version befinden sich die Excel-Modelle oft auf persönlichen Laufwerken oder in E-Mail-Threads. Das führt zu Verwirrung darüber, welche Version aktuell ist, und kostet Zeit bei der Abstimmung der Beteiligten.
Excel bietet keine integrierten Kontrollen, um Genehmigungen zu verwalten, Änderungen nachzuverfolgen oder den Zugriff rollenbasiert zu beschränken. Je mehr Anwender ein Modell bearbeiten, desto höher ist das Risiko von Fehlern, Missverständnissen und Audit-Problemen.
Was für eine einzelne Abteilung funktioniert, kann auf Unternehmensebene zu Problemen führen. Excel wird bei umfangreichen Datasets, komplexer Logik oder bei mehreren gleichzeitig arbeitenden Anwendern sehr langsam.
Spreadsheets wurden nicht dazu konzipiert, Trends aufzuzeigen, Anomalien zu erkennen oder schnelle What-If-Szenarien zu modellieren. Diese Schwachpunkte hindern die Finanzabteilung daran, Gespräche unter strategischen Gesichtspunkten effizient zu führen.
Die Tätigkeit der Finanzabteilung beschränkt sich längst nicht mehr auf die Buchhaltung im Backoffce. Von FP&A-Teams wird erwartet, dass sie zukunftsorientierte Erkenntnisse liefern, die eine Unternehmenslenkung in Echtzeit ermöglichen. Dies bedeutet, rollierende Prognosen zu erstellen, unterschiedliche Szenarien zu modellieren und nahtlos mit Partnern aus HR, Vertrieb und Operations zusammenzuarbeiten.
Die Transformation dieser Rolle mittels Technologien wie KI und Automatisierung steht für CFOs und Finanzführungskräfte ganz oben auf der Agenda. Laut Workday Global CFO AI Indicator Report stehen Kernfunktionen der Finanzplanung an erster Stelle bei der KI-gestützten Transformation. Besonders Prognosen, Budgetentscheidungen und strategische Unterstützung in verschiedenen Geschäftsbereichen sind hierbei die treibenden Kräfte.
Diese Anforderungen übersteigen deutlich den Funktionsumfang, für den herkömmliche Spreadsheets entwickelt wurden. Was moderne Führungskräfte wirklich brauchen, sind keine starren Vorlagen, sondern flexible strategische Einblicke, die sich den verändernden Gegebenheiten anpassen. Und dieser Wandel definiert neue Maßstäbe für die Anforderungen an FP&A.
Moderne FP&A-Lösungen haben den Planungsprozess neu gestaltet und enthalten innovative Funktionen wie:
Abteilungsübergreifende Planung: Finanzen, HR und Operations arbeiten mit demselben Echtzeit-Dataset – Datensilos, umständliche Exporte und Zahlendebatten gehören somit der Vergangenheit an.
Treiberbasierte Modellierung und rollierende Prognosen: Teams können ihre Annahmen dynamisch an sich wandelnde Geschäftsbedingungen anpassen und so die Beteiligten bei der Abstimmung unterstützen und ihnen einen Vorsprung verschaffen.
Schnelle Szenarioplanung: What-If-Analysen sind in Minuten statt Stunden erledigt und Führungskräfte können verschiedene Optionen rasch bewerten und schnell auf Veränderungen reagieren.
Selfservice-Dashboards, Datenvisualisierungen und Echtzeit-Einblicke: Geschäftspartner können sofort handeln, ohne auf Studien der Finanzabteilung warten zu müssen – alle entscheidungsrelevanten Informationen sind jederzeit abrufbereit.
Viele Teams haben bereits mit der Umstellung begonnen, doch die Fortschritte können je nach Team unterschiedlich ausfallen. Der Aufbau einer reaktionsschnellen, kollaborativen FP&A-Funktion beginnt damit festzulegen, wo auf Ihrem Entwicklungspfad Sie genau stehen.
Um Excel erfolgreich hinter sich zu lassen, müssen FP&A-Teams strategisch planen. Effektive Transformationen gelingen am besten in mehreren Phasen, indem Finanzführungskräfte kritische Schmerzpunkte identifizieren, schnelle Gewinne realisieren und die Modernisierung der Planungsprozesse vorantreiben. Hier finden Sie eine praktische Roadmap zur Modernisierung Ihrer FP&A-Systeme und -Funktionen.
Untersuchen Sie, wo Excel Verzögerungen, Ineffizienzen oder Risiken in Ihrem Planungsprozess verursacht. Ist die Konsolidierung von Budgets zu zeitaufwendig? Weichen die Prognosen für den Headcount von den tatsächlichen Einstellungszahlen ab? Verbringt Ihr Team zu viel Zeit damit, Formeln zu aktualisieren, statt wertvolle Einblicke zu liefern? Identifizieren Sie die spezifischen Aufgaben, bei denen Spreadsheets hinderlich sind.
Wählen Sie einen oder zwei Planungsprozesse aus, bei denen Verbesserungen unmittelbar wirksam werden, wie beispielsweise Umsatzprognosen, Personalplanung oder Management-Reporting. Suchen Sie nach gut sichtbaren Bereichen oder bereits identifizierten Problempunkten. Schnelle Vorteile schaffen Vertrauen und sind ein wirkungsvoller Impuls für eine breiter angelegte Transformation.
Involvieren Sie IT, HR, Operations und zentrale Führungskräfte rechtzeitig, um gemeinsame Prioritäten, effiziente Datenflüsse und abgestimmte Erwartungen sicherzustellen. Derartige Gespräche ermöglichen es den Finanzteams, bisher unerkannte Notwendigkeiten aufzudecken, und sie bilden das Fundament für die Einführung modernisierter FP&A-Prozesse und -Lösungen.
Wechseln Sie von Toolkits zu speziell entwickelten Planungsplattformen. Entscheiden Sie sich für eine Finanzplanungssoftware, die Unternehmensplanung durch Live-Daten-Integration, skalierbare Modellierung, integrierte Governance und intuitive Oberflächen optimiert. Die richtige Lösung sollte die Planung vereinfachen, die Abhängigkeit von der IT verringern und Finanzabteilungen in die Lage versetzen, schnelle Einblicke in sämtliche Unternehmensbereiche zu erhalten.
Fokussieren Sie sich auf Ergebnisse mit greifbarem Mehrwert. Verfolgen Sie, welche Verbesserungen es bei der Prognosegenauigkeit, bei verkürzten Planungszyklen und schnelleren Neuprognosen gibt und wie stark sich Ihre Geschäftspartner im Prozess engagieren. Diese Ergebnisse werden dazu beitragen, Glaubwürdigkeit zu schaffen, die Akzeptanz zu sichern und die Einführung effektiv voranzutreiben.
Eine moderne Planung auf Plattformbasis ist der Schlüssel zu einer zukunftsorientierten Finanzabteilung.
Excel hat die Basis für FP&A geschaffen. Während die Rolle der Finanzen immer stärker auf Echtzeitdaten fokussiert ist und dabei zunehmend strategischer wird, sind veraltete Lösungen nicht in der Lage, den modernen Anforderungen an Tempo, Komplexität und Kollaboration gerecht zu werden. Eine moderne Planung auf Plattformbasis ist der Schlüssel zu einer zukunftsorientierten Finanzabteilung.
Spreadsheets sind nach wie vor wertvoll – für schnelle Modellierungen, Datenanalysen und bewährte Arbeitsabläufe. Allerdings sollten sie nicht länger den Kern der Unternehmensplanung bilden. Durch eine kontinuierliche, kooperative und datengesteuerte Planung entwickelt sich die Finanzfunktion zu einer proaktiven Kraft bei der Gestaltung der Unternehmens-Performance.
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