Risikoanalyse durchführen

In diesem Beitrag befassen wir uns mit folgenden Themen:

• Warum Risikoanalysen wichtig sind
• Risikoanalyse durchführen
• Wesentliche Erfolgsfaktoren

Jedes Unternehmen ist anfällig für Risiken. Und mit der Ausweitung des Geschäftsbetriebs durch schnell wachsende Teams, neue Technologielösungen und wechselnde Compliance-Vorschriften wächst auch das Risikopotenzial. Veränderung bietet Chancen, schafft aber auch neue Schwachstellen.

Ein aktuelles Beispiel: Immer mehr Unternehmen verlagern ihre Kernsysteme in die Cloud. Durch den Wechsel werden Agilität und Transparenz über Abläufe und Daten zweifellos gesteigert. Gleichzeitig entstehen jedoch Angriffsflächen für Cybersecurity-Bedrohungen und ein höheres Potenzial für Ausfallzeiten.

Der Zunahme dieser Arten von Risiken steht eine sinkende Anzahl an Führungskräften – darunter spezialisierte Riskomanager – gegenüber, die diese Risiken identifizieren und beseitigen können. Laut Gartner hat weniger als jede fünfte Führungskraft im Enterprise Risk Management (ERM) ein hohes Vertrauen in ihre Fähigkeit, Risiken zu erkennen und zu minimieren – oder ein Gespür dafür, wann über die reine Überwachung hinaus Handlungsbedarf angesagt ist.

Das Wissen, wie und wann man eine Risikoanalyse durchführt, unterscheidet Unternehmen, die auch unter Druck erfolgreich sind, von solchen, die daran scheitern.

Warum Risikoanalysen wichtig sind

Im heutigen Umfeld des konstanten Wandels, des schnellen Innovationstempos und wechselnder Vorschriften bieten Risikoanalysen die nötige Struktur, um potenzielle Bedrohungen für das Unternehmen effektiv zu überwachen. Sie zeigen nicht nur auf, wo Risiken bestehen, sondern auch, mit welcher Wahrscheinlichkeit sie eintreten, wie schwerwiegend die Folgen sein können und welche Strategien zu ihrer Beseitigung notwendig sind.

Der grundlegende Vorteil einer Risikoanalyse ist Transparenz. Bedenken, die unbestimmt oder auch überfordernd erscheinen mögen, werden transparent analysiert. Führungskräfte sehen sofort, was falsch laufen könnte, wer betroffen wäre und wie gravierend die Folgen sein können.

Für Chief Risk Officers oder andere ERM-Führungskräfte steigern zeitnahe Risikoanalysen die Effektivität in den drei Kernbereichen, die Gartner als besonders wichtig hervorhebt: Management neuer Risiken, Stärkung der Verantwortlichkeit im ERM-Bereich und Erweiterung der technologie- und datengestützten Einblicke in Risiken.

Im realen geschäftlichen Umfeld sind Risikoanalysen dann am wirkungsvollsten, wenn sie zeitlich auf bedeutende Änderungen, Risiken oder transformative Entwicklungen abgestimmt sind, zum Beispiel:

• Vor der Einführung eines neuen Prozesses oder Systems: Identifizieren Sie Schwachstellen bei Gesundheit und Sicherheit oder in der Workflow-Planung, bevor neue Verfahren nachgelagerte Probleme verursachen.

• Nach einem Vorfall oder Beinahe-Versagen: Ermitteln Sie Ursachen, analysieren Sie Auswirkungen und erstellen Sie einen Plan, um wiederholte Probleme zu vermeiden.

• Während organisatorischer Änderungen: Strukturelle Änderungen decken häufig neue Risikobereiche auf. Ein frischer Blick hilft dabei, Abläufe zu optimieren und Konfusion zu vermeiden.

• Bei der Einführung neuer Ausstattung oder Tools: Prüfen Sie die Nutzungsrichtlinien und weisen Sie frühzeitig auf mögliche Bedenken in Bezug auf Sicherheit, Schulung oder Betrieb hin.

• Als Reaktion auf aktualisierte Gesetze oder Standards: Prüfen Sie Ihre Praktiken, um eine optimale Abstimmung zu gewährleisten und Geldstrafen, Verzögerungen oder Nachbesserungen zu vermeiden.

• Im Rahmen von Routineprüfungen: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Analysen stets aktuell sind und auf kleine Abweichungen reagieren, bevor sich diese summieren.

Bei konsequenter Anwendung schärfen Risikoanalysen das Bewusstsein für operative Abläufe und schaffen für Teams eine gemeinsame Sprache im Umgang mit Ungewissheit. Das Risikomanagement sollte nie in den Händen einer einzelnen Person liegen. 

Risikoanalyse durchführen

Risikoanalysen sind effektiv, wenn sie die tatsächlichen Entscheidungsprozesse im Unternehmen widerspiegeln. Sie sollten direkt in die täglichen Abläufe integriert und von Personen mit entsprechender Entscheidungsbefugnis unterstützt werden. Der folgende Prozess in acht Schritten sorgt dafür, dass sich Ihre Risikoanalyse in der Praxis bewährt.

    1. Umfang und Ziele definieren

Definieren Sie zunächst, was Sie analysieren möchten: einen internen Prozess, ein Tool oder Technologiesystem, einen potenziellen neuen Markt, eine Produkteinführung oder -initiative (oder einen anderen Aspekt). Dokumentieren den Anwendungsbereich Ihrer Analyse, die betroffenen Teams oder Assets und die Ergebnisse, die Sie vermeiden möchten.

    2. Potenzielle Gefahren und Risiken identifizieren

Prüfen Sie Bereiche innerhalb des festgelegten Analyseumfangs, um sämtliche Risikofaktoren zu erfassen. Indem Sie Ihre Erkenntnisse – unabhängig vom Umfang – dokumentieren, lassen sich Gefahren angemessen priorisieren. In einem Unternehmensumfeld können folgende Risiken auftreten:

• Gefahren für die physische Sicherheit: Unsichere Arbeitsmittel, unzureichende Betriebsstätten oder mangelhafte Praktiken am Arbeitsplatz können Unfälle, Verletzungen oder Betriebsausfälle verursachen.

• Regulatorische Lücken: Die Nichteinhaltung neuer Gesetze und Standards – etwa zu Datenschutz, Arbeitspraktiken oder Umweltauflagen – kann Geldstrafen, rechtliche Schritte oder den Verlust von Betriebsgenehmigungen nach sich ziehen.

• Finanzielle Risiken: Lücken bei Budgetplanung, Prognosen oder Kontrollen erhöhen das Risiko von Cashflow-Engpässen, Kreditausfällen oder ungeplanten Verlusten.

• Schwachstellen in der Cybersicherheit: Veraltete Systeme, unzureichende Überwachung oder menschliche Fehler können sensible Daten und kritische Infrastruktur Angriffen aussetzen.

• Abhängigkeiten von Lieferanten: Eine starke Konzentration auf einzelne Anbieter oder Partner ohne Notfallpläne kann Störungen massiv verstärken, wenn ein Lieferant seinen Verpflichtungen nicht nachkommt oder ausfällt.

• Reputationsrisiko: Negative Schlagzeilen, ethische Fehltritte oder Unzufriedenheit von Stakeholdern können das Vertrauen in die Marke schwächen und die Marktposition langfristig gefährden.

Nutzen Sie mehrere Quellen – einschließlich frühere Berichte, interne Audits und Einblicke von Fachexperten, die wissen, wo Risiken am ehesten entstehen. Eine erfolgreiche Gefahrenerkennung muss gründlich und kontinuierlich erfolgen.

    3. Gefährdungsziele identifizieren

Analysieren Sie für jede Gefahr, welche Personen, Systeme, Prozesse und Assets potenziell betroffen sind. Betrachten Sie nicht nur direkte Stakeholder, sondern ziehen Sie auch nachgelagerte Auswirkungen auf Kunden, Anbieter, sensible Daten oder den laufenden Betrieb in Betracht. 

Ein Ransomware-Angriff kann beispielsweise damit beginnen, dass Mitarbeitende keinen Zugriff mehr auf zentrale Systeme haben, was den täglichen Betrieb zum Erliegen bringt. Diese Ausfallzeit verzögert Zahlungen an Lieferanten, unterbricht Kundenaufträge und kann bei Datenlecks Meldepflichten gegenüber Aufsichtsbehörden auslösen. Was zunächst nach einem einzelnen IT-Problem aussieht, kann schnell zu finanziellen Verlusten, Reputationsschäden und Compliance-Verstößen führen. 

Je genauer Sie in dieser Phase Risiken und mögliche Folgeschäden erfassen, desto gezielter lassen sich später wirksame Kontrollen entwickeln.

    4. Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen bewerten

Nachdem Sie die Gefahren und betroffenen Ziele ermittelt haben, besteht der nächste Schritt in der Bewertung des jeweiligen Risikos. Der klassische Ansatz nutzt eine Risikomatrix, die Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen gegenüberstellt. Viele Unternehmen setzen heute zusätzlich auf moderne Methoden wie Szenarioanalysen oder quantitative Modelle. 

Moderne Enterprise Risk Management-Plattformen verknüpfen Daten aus Finanzwesen, Operations, Compliance und IT – so erkennen Führungskräfte Abhängigkeiten, die einer manuellen Matrix entgehen könnten. Automatisierte Scoring-Modelle reduzieren Verzerrungen bei der Risikoklassifizierung, während Dashboards mit Echtzeit-Daten Teams ermöglichen, wechselnde Bedingungen zu verfolgen und Prioritäten bei neuen Informationen anzupassen. 

    5. Risiken priorisieren und Verantwortung festlegen

Nutzen Sie Bewertungen zu Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen, um eine klare Risikohierarchie zu erstellen. Auf Risiken mit hoher Priorität sollten zügig in detaillierte Aktionspläne folgen, während weniger dringende Risiken beobachtet werden können, bis sich die Bedingungen ändern. Für jedes priorisierte Risiko muss eine verantwortliche Person bestimmt werden: jemand mit der Befugnis, Ressourcen zuzuweisen, und dem Know-how, Probleme effektiv anzugehen.

    6. Kontrollen auswählen und implementieren

Bestimmen Sie für jedes Risiko mit hoher Priorität die wirksamsten Maßnahmen, um die Gefährdung zu verringern oder ganz zu beseitigen. Kontrollmaßnahmen können etwa neue Prozesse sein, die Implementierung von Data Governance, gezieltes Training, überarbeitete Richtlinien oder formale Notfallpläne.Sie sollten jedoch immer der Schwere der Bedrohung angemessen sein.

Orientieren Sie sich an der Hierarchie der Kontrollen: Beginnen Sie mit Strategien, die die Ursache des Risikos verlagern oder ganz beseitigen, und ergänzen Sie dann nach Bedarf administrative und technische Maßnahmen. So stellen Sie sicher, dass Reaktionen angemessen, nachhaltig und nicht zu sehr von Behelfslösungen abhängig sind.

7. Kommunizieren und dokumentieren

Erfassen Sie Ergebnisse in einem transparenten und handlungsorientierten Format. Dies kann die Aktualisierung des Risikoregisters, Berichte an die Führungsebene oder das Briefing der für die Kontrollmaßnahmen verantwortlichen Teams umfassen. Ebenso wichtig ist eine effektive Kommunikation: Erstellen Sie präzise Executive Summarys für das Führungsteam, detaillierte Maßnahmen-Briefings für operative Teams und nutzen Sie kollaborative Plattformen oder Dashboards, um den Zugang zu Informationen zu gewährleisten. 

8. Überwachen, prüfen und anpassen

Eine Risikoanalyse ist nur wirksam, wenn sie fortlaufend aktualisiert wird. Legen Sie ein Prüfintervall fest, das dem Rhythmus Ihres Unternehmens entspricht (z. B. vierteljährlich, halbjährlich oder nach größeren Organisationsänderungen). Verwenden Sie Audits, Vorfallanalysen und Performance-Metriken, um Ihre Risikoprofile und Kontrollen kontinuierlich zu optimieren. 

Ein kontinuierlicher Zyklus aus Überwachung und Anpassung stärkt die organisatorische Resilienz und verankert Risikobewusstsein in der täglichen Entscheidungsfindung. So wird Risikomanagement zur dauerhaften Unternehmenspraxis statt zu einem einmaligen Projekt.

Wesentliche Erfolgsfaktoren

Risikoanalysen schaffen Transparenz in Umgebungen, in denen Ungewissheit unvermeidbar ist. Indem Führungskräfte systematisch festlegen, wie Risiken identifiziert und gemanagt werden, stärken sie die Resilienz ihrer Organisation – und schaffen die Voraussetzung, auch bei veränderten Bedingungen sicher zu handeln. Die Erfolgschancen einer Risikoanalyse sind am größten, wenn sie Folgendes umfasst:

• Klar abgegrenzter Anwendungsbereich: Abdeckung relevanter Risiken, ohne den Rahmen zu weit zu fassen

• Geteilte Verantwortlichkeit: Abstimmung zwischen Teams und klar benannte Verantwortliche mit Handlungsbefugnis

• Effektive Tools: Lösungen, die Daten zentralisieren, Transparenz schaffen und schnelle Reaktionen ermöglichen

• Kontinuierliches Monitoring: Ein fester Rhythmus aus Prüfung und Anpassung, der auch bei veränderten Bedingungen die Relevanz der Risikoanalysen gewährleistet

Wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, können Führungskräfte das Risikobewusstsein zu einem festen Bestandteil der Art und Weise machen, wie Teams planen und handeln. Mit der richtigen Struktur und unterstützenden Technologielösungen entwickeln sich Risikoanalysen zu echten erkenntnisgestützten Systemen, die fundierte Entscheidungen und nachhaltige Performance sicherstellen.

Bei der Unterstützung der Belegschaft in Bezug auf organisatorische Veränderungen zeichnet sich ein starker Abwärtstrend ab. Statten Sie Führungskräfte mit den erforderlichen Kompetenzen aus, damit sie entschlossen handeln und die Transformation auf allen Ebenen Ihres Unternehmens vorantreiben können – gestützt auf die Erkenntnisse dieser Workday-Studie.