Strategic Workforce Planning (Strategische Personalplanung) verwandelt Unsicherheit in Chancen: Sie passt die Talentstrategie flexibel an dynamische Unternehmensziele an. Mit einem klaren Framework lassen sich Kompetenzlücken früh erkennen und fundierte, datengestützte Entscheidungen treffen.
In diesem Beitrag befassen wir uns mit folgenden Themen:
Mit strategischer Personalplanung können Unternehmen ihren Talentbedarf antizipieren einschätzen und ihre Personalressourcen auf langfristige Ziele ausrichten. Unabhängig davon, ob Sie Wachstumspotenziale erschließen, sich an neue Technologien anpassen oder Ihre Kernkompetenzen erweitern möchten – eine proaktive Planung gewährleistet, dass Sie zum richtigen Zeitpunkt über die richtigen Skills verfügen.
Obwohl sich die meisten HR-Führungskräfte der Bedeutung der Personalplanung bewusst sind, wird das Thema vielfach eher stiefmütterlich behandelt. Laut einer Studie von Workday haben nur 54 % der Führungskräfte einen klaren Überblick die Kompetenzen in ihrem Unternehmen, und mehr als die Hälfte befürchtet einen künftigen Talentmangel.
Ein robustes Framework für die Personalplanung, kombiniert mit Best Practices für die Umsetzung, kann das Talentmanagement von einer administrativen Belastung in eine strategische Priorität und einen echten Wettbewerbsvorteil verwandeln.
Gerade einmal 54 % der Führungskräfte haben einen klaren Überblick über die Kompetenzen in ihrem Unternehmen, und 51 % sorgen sich wegen zukünftigen Talentmangels.
Strategische Personalplanung ist ein kontinuierlicher Prozess, der das Talentangebot einer Organisation auf die geschäftlichen Anforderungen abstimmt. Er widmet sich zentralen Fragen in den Bereichen Talentmanagement, Recruiting, interne Führungsstrukturen und Unternehmenskultur sowie Mitarbeiterbindung und -Engagement.
Zu den wesentlichen Aktivitäten der Personalplanung gehören:
Angebots- und Bedarfsanalyse: Bewertung des vorhandenen Personalbestands und Prognose der zukünftigen Talentanforderungen
Szenariomodellierung: Beurteilung verschiedener Geschäfts- und Marktszenarien, um die Auswirkungen auf die Personalbesetzung zu verstehen
Beurteilung von Kenntnissen und Lücken: Ermittlung kritischer Kompetenzlücken und Priorisierung abwanderungsgefährdeter Rollen
Aktionsplanung: Entwicklung gezielter Maßnahmen wie Weiterqualifizierung, Recruiting und Nachfolgeplanung, um Kompetenzlücken zu schließen
Überwachung und Anpassung: Verfolgung des Fortschritts mit Kennzahlen und Anpassung der Pläne an sich ändernde Bedingungen
Die Relevanz der Personalplanung wird von Führungskräften zwar größtenteils bestätigt, jedoch geht Gartner davon aus, dass nur etwa 15 % diese tatsächlich in der Praxis umsetzen. Mit einer ganzheitlichen, zukunftsorientierten Sicht ihrer Belegschaft können Unternehmen nicht nur Kompetenzlücken erkennen und proaktiv erforderliche Talente entwickeln, sondern sich auch einen strategischen Vorteil gegenüber weniger dynamischen Mitbewerbern verschaffen.
Gartner schätzt, dass nur 15 % der Unternehmen aktive Personalplanung betreiben, auch wenn die Mehrheit deren Stellenwert anerkennt.
Die Personalplanung ist ein langfristiger, kontinuierlicher Prozess. Um die Aktualität der Unternehmensziele und eine nachhaltige Ausrichtung der wichtigen Stakeholder zu gewährleisten, empfiehlt sich die Implementierung eines Frameworks, das Struktur und Orientierungshilfe bietet. Dieses Framework unterstützt Sie in sechs Schritten dabei, die dynamischen Komponenten des Prozesses zur strategischen Personalplanung zu steuern, agil zu bleiben und Talente dort einzusetzen, wo sie maximalen Mehrwert und Impact erzielen.
Erfolgreiche strategische Personalplanung erfordert eine klare Ausrichtung an den übergeordneten Unternehmenszielen. Beginnen Sie damit, Führungskräfte aus dem gesamten Unternehmen einzubinden, um die 3 bis 5 wichtigsten strategischen Ziele zu definieren, wie beispielsweise den Eintritt in einen neuen Markt, die Einführung eines neuen Produkts oder die Integration neuer Technologien.
Durch die Definition der erforderlichen Rollen können Sie leichter die entsprechenden Skills identifizieren, die Ihr Unternehmen zur Erreichung dieser Geschäftsziele benötigt. Eine Visualisierung der Personalstruktur unterstützt Sie bei der Organisation Ihrer Belegschaft. Idealerweise sollte ein gemeinsames Dashboard oder eine Matrix verfügbar sein, auf die Ihr Team zugreifen und die es als Orientierungshilfe nutzen kann.
Wenn Sie Ihre Ziele definiert haben, richten Sie den Blick nach innen. Werten Sie Personaldaten aus verschiedenen Quellen aus, zum Beispiel HRIS-Systemberichte, Einblicke von Managern, Pulsbefragungen von Mitarbeitenden. Identifizieren Sie Ihre Stärken und Schwächen in Bezug auf Kompetenzen. Dies ist entscheidend, um Defizite zu erkennen, für die Sie möglicherweise in aktivere Einstellungsstrategien investieren oder die Entwicklung von Kompetenzen beschleunigen sollten, um Ihre Ziele zu erreichen.
Analysieren Sie Ihre Belegschaft auf diese Weise regelmäßig – vierteljährlich oder sogar monatlich, je nach Umfang und Geschwindigkeit Ihrer aktuellen Talentinitiativen. Ein Echtzeit-Überblick über Ihre Belegschaft ist notwendig, um die richtigen Entscheidungen bezüglich Budgetplanung, Priorisierung und Ressourcenzuteilung zu treffen.
Leiten Sie – basierend auf Ihren Personalanalysen – den konkreten Talentbedarf aus den Unternehmenszielen ab. Nutzen Sie historische Einstellungsmuster, Fluktuationsraten und Branchen-Benchmarks, um die Rollen und Anforderungen für jedes Ziel zu quantifizieren. Anschließend modellieren Sie mögliche Zukunftsszenarien, z. B. stabiles Geschäftswachstum, rapide Expansion oder Marktdisruption, und visualisieren die Auswirkungen auf Ihre Personalbesetzung.
Die Prognose zukünftiger Ergebnisse stellt sicher, dass Sie den Personalbedarf besser auf Ihre Unternehmensziele abstimmen können. Teilen Sie diese handlungsorientierten Prognosen mit Stakeholdern und zeigen Sie auf, wo Investitionen in Headcount oder Skills erhöht oder umgeschichtet werden sollten, um die organisatorischen Prioritäten zu unterstützen.
Kombinieren Sie Ihr bestehendes Personalportfolio mit verschiedenen Bedarfsszenarien, um Engpässe und Überkapazitäten exakt zu bestimmen. Führen Sie einen Drilldown nach Funktion, Region und Kenntnisniveau durch, um festzustellen, wo Kapazitäten nicht mit den zukünftigen geschäftlichen Anforderungen im Einklang sind.
Bewerten Sie für jede identifizierte Lücke sowohl die möglichen Auswirkungen (beispielsweise könnte ein Mangel an Cloud-Entwicklern die Einführung wichtiger Produkte verzögern) als auch die Möglichkeit, diese intern bzw. extern zu schließen. Visualisieren Sie diese Erkenntnisse in einer übersichtlichen Lückenmatrix, die jedes Defizit nach Dringlichkeit und strategischem Nutzen einordnet. Damit sind die Führungskräfte in der Lage, Lösungen dort zu priorisieren, wo sie am dringendsten benötigt werden.
Bestimmen Sie anhand priorisierter Kompetenzlücken konkrete Maßnahmen zur Talentförderung. Kooperieren Sie bei gravierenden Engpässen mit der Talentakquise, um externe Mitarbeiter oder Vertragsspezialisten schnell einzustellen. Entwickeln Sie für strategische Kompetenzen interne Mobilitätspfade und gezielte Learning-Programme.
Legen Sie klare Zuständigkeiten für jede Initiative fest, definieren Sie messbare Meilensteine und nehmen Sie Prüfpunkte zur Fortschrittskontrolle in Governance-Meetings auf, um Verantwortlichkeit sicherzustellen und bei Bedarf Kurskorrekturen vorzunehmen.
Betrachten Sie dieses Framework als einen kontinuierlichen Prozess, nicht als einmalige Aufgabe. Legen Sie einen Rhythmus fest, in dem Sie HR-Kennzahlen wie die Besetzungsdauer kritischer offener Rollen, die Abschlussquote bei Zertifizierungen und die Mitarbeiterbindung in wichtigen Funktionen verfolgen. Holen Sie wertvolles Feedback von Managern dazu ein, ob die Performance der Talente den Erwartungen entspricht.
Verwenden Sie diese Erkenntnisse, um Nachfragemodelle zu optimieren, Aktionspläne zu verfeinern und die Governance zu verbessern. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass sich Ihr Prozess mit dem Unternehmen entwickelt.
82 % der Unternehmen setzen in diesem Jahr verstärkt auf interne Mobilität, um Talente zu binden und Wachstum zu fördern.
Derzeit erleben wir einen intensiven Wettbewerb um externe Talente. Und obwohl Neueinstellungen für jedes Unternehmen wichtig und notwendig sind, lassen viele Organisationen ihren vorhandenen Talentpool ungenutzt und überschreiten dadurch ihr Personalbudget.
Interne Mobilität beschleunigt nicht nur die Kompetenzentwicklung und verkürzt Einstellungszeiten, sondern signalisiert der aktuellen Belegschaft außerdem, dass ihre Weiterentwicklung und Karriereziele vom Unternehmen anerkannt werden. Dieser doppelte Vorteil stärkt nicht nur Engagement und Loyalität, sondern stellt auch sicher, dass wichtige Rollen von Personen besetzt werden, die mit der Unternehmenskultur und dem Geschäftsmodell bereits vertraut sind.
Einer Workday-Studie zufolge betrachten Unternehmen die interne Mobilität als Priorität – 82 % rücken sie stärker in den Fokus, um Talente zu binden, und fast drei Viertel rechnen damit, dass das Interesse an interner Mobilität im nächsten Jahr steigen wird.
Zu den wesentlichen Vorteilen interner Mobilität zählen:
Kürzere Zeit bis zur Produktivität: Mitarbeitende, die intern wechseln, sind schneller einsatzbereit und werden bei der ersten Kalibrierung in ihrer neuen Rolle mit 80 % höherer Wahrscheinlichkeit als „Top-Performer“ bewertet.
Kosteneinsparungen beim Recruiting: Durch die interne Besetzung von Rollen reduzieren sich Ausgaben für externe Einstellungen, Agenturgebühren und Onboarding-Kosten.
Besseres Mitarbeiter-Engagement: Karrierechancen steigern die Motivation und Mitarbeiterbindung durch das Aufzeigen klar definierter Karrierepfade.
Diversifizierung von Skills: Durch funktionsübergreifende Wechsel erweitern Mitarbeiter ihre Skillsets und fördern eine vielseitige und resiliente Belegschaft.
Stärkung der Arbeitgebermarke: Der Ruf, Mitarbeiter aus den eigenen Reihen zu befördern, macht das Unternehmen attraktiv für hochkarätige Bewerber, die auf der Suche nach wachstumsorientierten Organisationen suchen.
Durch den Fokus auf interne Mobilität schaffen Sie eine Talentlandschaft, in der erworbene Kenntnisse und internes Wissen im Unternehmen bleiben. Dort werden akute Kompetenzlücken nicht nur sofort geschlossen, sondern zusätzlich eine stets verfügbare Pipeline qualifizierter Führungskräfte und Spezialisten aufgebaut. Diese ermöglicht es Ihrem Team, sich schnell an wechselnde geschäftliche Anforderungen anzupassen.
Moderne Personalplanung erfordert Agilität, datengestützte Erkenntnisse und nahtlose Zusammenarbeit – Features, die cloudnative und KI-gestützte Plattformen bieten. Durch die Zusammenführung Ihrer HR-, Performance- und externen Marktdaten in einer einheitlichen Lösung erhalten Sie Echtzeit-Einblicke in Talentangebot und -nachfrage.
Cloudbasierte, KI-gestützte Personalplanungsplattformen transformieren den Planungsprozess, indem sie Daten, Analysen und Kollaborationstools in einer einzigen Umgebung vereinen. Statt zwischen Spreadsheets und Präsentationen hin- und herzuwechseln, erhalten Stakeholder direkten Zugriff auf:
Eine konsolidierte Übersicht über HR-, Performance- und externe Marktdaten, die in Echtzeit aktualisiert wird
ML-gestützte Prognosen, die drohende Kompetenzlücken und Personalbesetzungsrisiken bereits Wochen oder Monate im Voraus erkennen
Automatisierte Workflows, die Routineaufgaben wie Berichtsgenerierung, Aktualisierung von Szenarien und Stakeholder-Alerts erledigen, sodass sich Ihr Team auf strategische Prioritäten konzentrieren kann
Interaktive Dashboards, in denen HR-, Finanz- und Führungskräfte eng zusammenarbeiten, um Entscheidungszyklen zu beschleunigen und die Ausrichtung auf die Unternehmensziele zu gewährleisten.
Mit einem plattformgestützten Ansatz verwandeln Sie die Personalplanung von einer jährlichen Pflichtübung in eine kontinuierliche, strategische Kompetenz.
Die passende HR-Lösung kann die Fluktuation um bis zu 45 % senken und in fünf Jahren durchschnittlich 650.000 US-Dollar einsparen. Laden Sie den Workday-Guide herunter und entdecken Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen.
Weiteres Lesematerial
Die HR-Funktion ist zu einer strategischen Beratungsinstanz für Entscheidungen in allen Unternehmensbereichen geworden. Diese aufgewertete Rolle bringt neue Herausforderungen mit sich. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie diese erfolgreich meistern.
Die Arbeitswelt verändert sich in schnellem Tempo. Führende Unternehmen und zukunftsorientierte Fachkräfte begreifen Weiterqualifizierung und lebenslanges Lernen als entscheidende Voraussetzungen, um auf neue Tätigkeiten und zukünftige Kompetenzanforderungen vorbereitetet zu sein.
Bei JLL binden die HR-Führungskräfte Megan Kleinick und Jane Curran KI gezielt ein, um die Mitarbeiter-Experience und die betriebliche Effizienz zu verbessern – mit klarem Fokus auf robuste Prozesse und erstklassige Datenqualität. Sie nutzen KI-gestütztes Recruiting, um große Bewerberzahlen zu managen, und setzen zunehmend auf generative KI-Tools sowie personalisierte KI-Agenten für verschiedene HR-Funktionen.