Die Grundlagen verstehen: Was ist Beschaffung?

Heute stehen Beschaffungsteams mehr denn je vor der Aufgabe, ihren Unternehmen bei der Entscheidung zu helfen, wie sie die Geschäftskontinuität wahren und gleichzeitig für die Zukunft planen können. Mithilfe der Technologie können sie sich schneller von einer taktischen Einheit zum strategischen Partner entwickeln. 

Unternehmen stellen zunehmend fest, dass eine Verbesserung bei der Beschaffung, beim strategischen Sourcing und Supply Chain Management über ihren Erfolg entscheidet. Mit einem effizienten Beschaffungsprozess können sie ihre betriebliche Effizienz steigern, Kosten senken, Risiken minimieren und die Zusammenarbeit und Bindung von Lieferanten stärken. Zur Unterstützung dieser Bemühungen müssen die Beschaffungsteams über die geeigneten cloudbasierten Funktionen verfügen.

In diesem Artikel gehen wir ausführlicher darauf ein, welche Arten von Beschaffung es gibt, mit welchen Technologien diese gesteuert und unterstützt werden und warum Automatisierung und Technologie immer wichtiger werden, um reibungslose Beschaffungsprozesse und den Erfolg der Beschaffungsteams zu gewährleisten.

Was bedeutet Beschaffung?

Die Beschaffung umfasst die Prozesse eines Unternehmens, mit denen die für das Geschäft notwendigen Waren und Leistungen bezogen werden. Man unterscheidet vor allem zwei Arten von Beschaffung: die direkte und die indirekte Beschaffung.

Bei der direkten Beschaffung erhält das Unternehmen Teile oder Materialien, die es für seine (in der Regel gefertigten) Endprodukte benötigt. Bei produktorientierten Unternehmen werden Sourcing und Beschaffung in der Regel vom Fertigungs- oder vom Operations-Team übernommen.

Eine indirekte Beschaffung erfolgt überwiegend in serviceorientierten Firmen, insbesondere bei externen Arbeiten, Beratungsleistungen, Werbung, Hausmeisterdiensten, Büromaterial oder in anderen Bereichen des laufenden Geschäftsbetriebs. „Indirekte“ Ausgaben stellen oft einen erheblichen Teil der betrieblichen Aufwendungen dar. In serviceorientierten Unternehmen ist üblicherweise das für den Beschaffungsprozess zuständige Team der Finanzabteilung gegenüber rechenschaftspflichtig.

Ein weiteres Kernstück der Beschaffung ist das Sourcing, das den Versand von Ausschreibungsunterlagen, die Überprüfung von Angeboten, Verhandlungen mit Lieferanten und die Verwaltung von Liefer- und Leistungsverträgen umfasst. Sourcing ist der vorgelagerte Prozess, der Unternehmen bei strategischen Entscheidungen über Lieferanten und Kosten hilft, während die Beschaffung als nachgelagerter Prozess dem Eingang und der Zahlung von Waren und Leistungen dient.

Immer mehr Unternehmen versehen die Rolle des Beschaffungsleiters mit einer Vorstandsfunktion in Form eines CPO (Chief Procurement Officer), der unternehmensweit das strategische Ausgabenmanagement leitet.

Was ist Procure to Pay?

Procure to Pay (P2P) bedeutet „Von der Beschaffung bis zur Bezahlung“ und umfasst den Prozess, in dem Unternehmen die Waren und Leistungen von ihren Lieferanten beziehen und bezahlen. In der Regel legt die Beschaffungsabteilung zunächst fest, mit welchen Lieferanten und für welche Leistungen Verträge geschlossen werden. Dann erstellen die Mitarbeiter Bedarfsanforderungen und wählen die benötigten Waren oder Leistungen aus. Nach der Verarbeitung dieser Anforderungen erstellt die Beschaffungsabteilung Bestellaufträge und bezahlt die Rechnungen für die ausgewählten Waren oder Leistungen. P2P umfasst auch die Katalog- und Bestandsverwaltung, den Einkauf, Eingang und die Lagerung sowie die Bearbeitung und Bezahlung von Rechnungen.

Was ist Source-to-Pay?

Source-to-Pay (S2P) bedeutet „Vom Sourcing zur Bezahlung“ und umfasst alle Beschaffungsfunktionen im Vorfeld von P2P. Dazu gehören das Sourcing bestimmter Produkte und Leistungen, darunter das interne Management von Beschaffungsprojekten sowie externe Projekte im Ausschreibungsstadium. Lösungen wie Workday Strategic Sourcing tragen zur Verschlankung folgender Prozesse bei:

• Projekt-Intake
• Sourcing-Pipeline
• Vertrags- und Lieferantenmanagement
• Anfragen und Ausschreibungen (Informationsanfragen, Angebote oder Kostenvoranschläge)
• Umgekehrte Auktionen

Was ist Beschaffungssoftware?

Beschaffungssoftware automatisiert die Beschaffung von Waren und Leistungen und sorgt für schnellere, fundierte Entscheidungen bei Ausgabenanalysen, strategischem Sourcing, Beschaffung und Bezahlung. Beschaffungstools waren früher Bleistift, Papier und Taschenrechner. Dann wurden die Daten in Kalkulationstabellen erfasst, die nach wie vor für viele kleinere Unternehmen ein wichtiges Hilfsmittel sind. Doch inzwischen sind Beschaffungstechnologien in vielen Unternehmern fester Bestandteil der ERP-Lösungen.

Workday bietet sowohl Sourcing- als auch Beschaffungssoftware, die sich auch in unsere zentrale Lösung Workday Financial Management integrieren lassen. Manche Workday-Kunden schätzen die Zusatzfunktionen der Lösung Workday Human Capital Management, in der die Personal-, Finanz- und Beschaffungsdaten zusammengeführt werden und die einen lückenlosen Überblick über die Backoffice-Abläufe bietet.

Unternehmen haben außerdem jederzeit im Blick, ob bevorzugte Lieferanten und Verträge berücksichtigt wurden und ob es Möglichkeiten gibt, neue Verträge zu erstellen oder nicht-vertragliche Ausgaben festzulegen oder zu kürzen. Eine integrierte Lösung gewährt zudem Einblicke in Ausgaben, die nicht nur nach einzelnen Abteilungen, sondern auch nach Projekt, Marketingkampagne und sogar nach Mitarbeiter aufgeschlüsselt werden können.

Praktische Vorteile einer automatisierten Beschaffung

Eine automatisierte Beschaffung kann den Compliance-Prozess erheblich vereinfachen. Dies liegt daran, dass Sourcing- und Einkaufsteams aufgrund fragmentierter manueller Systeme häufig gezwungen sind, unverhältnismäßig viel Zeit für Daten- und Prozessprobleme aufzuwenden. Dies führt oft dazu, dass frustrierte Mitarbeiter den Einkaufsprozess komplett umgehen, was zu Maverick-Ausgaben führt, die für das Unternehmen ein zusätzliches Risiko darstellen.

Für die meisten Firmen, die den Beschaffungsprozess automatisieren, bestehen die größten Vorteile in strategischen Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen. Durch den geringeren Aufwand beim Bezug von Leistungen und Waren bei genehmigten Lieferanten – insbesondere nach Verhandlung von Mengenrabatten – lassen sich erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Durch einen vereinfachten Rechnungsabgleich können die Unternehmen zudem von Nachlässen bei frühzeitigen Zahlungen profitieren. Unter dem Gesichtspunkt der Effizienz kann eine automatisierte Beschaffung ferner dazu beitragen, das Risiko menschlicher Fehler zu verringern, indem manuelle Aufgaben wie die Dateneingabe von der Agenda der Belegschaft gestrichen werden. Dadurch bleibt diesen wieder mehr Zeit für strategischere Initiativen wie Vertragsverhandlungen und Lieferantenmanagement.

Wie verändert die Technologie das Beschaffungswesen?

Der Einsatz von Software zur Unterstützung des Beschaffungsprozesses, insbesondere zur Automatisierung von Workflows, Genehmigungen und Überprüfungen bei gleichzeitigem Zugriff auf genaue und zeitnahe Daten bietet einem Unternehmen folgende Vorteile:

• Vereinfachte Prozesse. Technologie vereinfacht den Beschaffungsprozess, indem sie unterschiedliche und getrennte Elemente in einen kohärenten Prozess zusammenführt. 

• Mehr Transparenz und Datenkontrolle. Mit einem schlankeren Beschaffungsprozess können Unternehmen ihre Ausgaben besser optimieren und mit den wichtigsten Stakeholdern interagieren. Am erfolgreichsten sind jene Führungskräfte im Bereich Sourcing und Beschaffung mit Plattformen, auf denen funktionsübergreifende Teams Daten schnell und effizient austauschen, ihre Überlegungen erfassen und Daten in einem zentralen Hub zusammenführen können. Bei einer solchen Lösung haben alle interessierten Parteien sofortigen Zugriff auf die Einkaufsdaten, was Zeit spart, die normalerweise für das Durchsuchen ungeordneter Tabellen und E-Mails aufgewendet wird.

• Zeiteinsparungen. Mit der richtigen Lösung können Sourcing- und Beschaffungsteams Aufgaben, die bisher in mühsamer Kleinarbeit erledigt wurden, automatisieren und Stakeholdern und Geschäftspartnern einen sofortigen Überblick verschaffen. Unternehmen können zudem mobile Einkaufsaktivitäten unterstützen durch Geschäftsprozesse, die für den mobilen Einsatz optimiert sind. Die Automatisierung ermöglicht es allen Stakeholdern, Aufgaben möglichst effizient und effektiv zu erledigen.

• Bessere Entscheidungen. Die Software für strategisches Sourcing zentralisiert die Daten und kollaborativen Funktionen, die für die Analyse und Entscheidungsfindung benötigt werden, und sorgt für transparente zukünftige Ausgaben. Der Zugriff auf zuverlässige Daten bietet dem Unternehmen zudem die Möglichkeit, die Effektivität seiner Ausgaben besser zu bewerten. Und wenn die Teams ihr Wissen über Produkte, Anbieter und Märkte kollaborativ einbringen können, werden sie mit größerer Wahrscheinlichkeit die besten Materialien, Produkte und Leistungen von den am besten geeigneten Anbietern auswählen und beziehen. Digital transformierte Sourcing- und Beschaffungsabteilungen haben einen besseren Einblick in die Märkte und Lieferanten. Damit erhalten die Sourcing- und Beschaffungsteams die Möglichkeit, die Stakeholder über Preistrends zu informieren, die sich möglicherweise auch auf Aspekte wie Produktkosten, Qualität und vieles mehr auswirken.

• Größere Akzeptanz. Intuitive und einfach zu bedienende Sourcing- und Beschaffungslösungen erhöhen die unternehmensweite Akzeptanz und tragen so zu einer besseren Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien bei. 

• Wertsteigerung. Durch den Wegfall mühsamer, geringwertiger Arbeiten bleibt den Sourcing- und Beschaffungsexperten wie der Buchhaltung mehr Zeit für strategische Initiativen. Der Zeitaufwand für das Transaktionsmanagement verringert sich entsprechend.

• Bessere Skalierbarkeit. Technologie und Automatisierung sind bei der Skalierung der Sourcing- und Beschaffungsfunktionen insbesondere dann wichtig, wenn ein Unternehmen wächst oder sich seine Anforderungen ändern.

• Erhöhte Transparenz. Mit transparenten Prozessen können Entscheidungsträger für strategisches Sourcing die Beziehungen zu Lieferanten und die vertraglichen Verpflichtungen bequem überprüfen, sodass sich ihre Verwaltung viel einfacher gestaltet. Zulieferer erhalten indessen einen transparenteren Zugriff auf Projekte und können als strategische Partner des Unternehmens auftreten. Workday Procurement erweitert beispielsweise die Workday-Erfahrung auf Lieferanten, und zwar über unser Lieferanten-Portal, das den Anbietern die Möglichkeit bietet, ihre personenbezogenen Daten zu pflegen und ihre Waren und Leistungen zu spezifizieren. Lieferanten können zudem ihre Bestellungen prüfen, Kataloge einsehen und laden, Angebotsanfragen einsehen und beantworten sowie Rechnungen aus Bestellungen anzeigen und erstellen. So können Unternehmen die Rechnungsverarbeitung und Zahlungen automatisieren und gleichzeitig das Lieferantenmanagement verbessern. 

Vorteile der Verknüpfung von Workday Procurement mit anderen Lösungen

Integrierte Lösungen verschaffen den Unternehmen umfassende Einblicke in ihre Ausgaben, sodass diese leichter Ausgabenparameter festlegen und Ineffizienzen erkennen können. In vielen Fällen gelingt es Unternehmen, die Workday Procurement in ihre anderen Enterprise-Management-Lösungen integrieren, Maverick-Ausgaben deutlich zu verringern und in allen Geschäftsbereichen Einsparungen zu erzielen. Durch zunehmende Automatisierung und Reporting in Echtzeit haben sie zudem ihre vertraglichen Verpflichtungen besser im Blick und können ihre Ressourcen für künftige Projekte genauer einteilen.

Mit dieser erstklassigen Lösung für Finanz- und Beschaffungsmanagement können die Unternehmen:

• Die größtmögliche Wirkung erzielen. Eine Digitalisierung der Beschaffung bietet den Teams die Möglichkeit, ihre Ausgaben in Echtzeit zu prüfen. Da die Sourcing-Daten und Ausgabenanalysen mit den Finanzplänen und -analysen verbunden sind, erhalten die Unternehmen Einblicke in wiederkehrende Trends, in die jährliche Budgetierung und sie erfahren, wie Sourcing und Beschaffung ihre geschäftlichen Anforderungen am besten unterstützen können. Mit Workday Strategic Sourcing haben die Unternehmen von Beginn an ihre Ausgaben im Blick und können ausgehend von den Sourcing-Daten entsprechende Maßnahmen durchführen. 

• Schneller datengestützte Entscheidungen treffen. Durch die Konsolidierung aller beschaffungsrelevanten Daten in einer zentralen Lösung können die Abteilungen leichter ihre Performance analysieren und strategische Entscheidungen treffen. Moderne Beschaffungsteams müssen zudem in der Lage sein, schnell auf sich stetig verändernde Umstände und Möglichkeiten zu reagieren. Dies setzt den Zugriff auf Daten und deren aktuelle Auswertung voraus.

• Einsparungen identifizieren und neuen Zwecken zuführen. Workday liefert Ihnen für jede Transaktion genaue Erkenntnisse über das Wer, Was, Wann, Wo und Warum. Da Sie Ihre Daten unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten erfassen und analysieren, können Sie genau ermitteln, woher Ihre Unternehmensausgaben stammen. 

Strategische Partnerschaft mit dem Unternehmen

Ein leistungsfähiges Beschaffungswesen ist eine treibende Kraft für Umsatzwachstum, Effizienz und Transformation und macht Unternehmen intelligenter, schneller und besser skalierbar. Mit dem Echtzeit-Zugriff auf Marktdaten und -trends wird die Beschaffung zu einem entscheidenden Faktor für strategische Entscheidungen. Der Einsatz von Technologien wie Automatisierung und fortschrittliche Analysen versetzt den Beschaffungssektor in die Lage, komplexere Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen und einen Mehrwert zu schaffen.

Möchten Sie wissen, wie Workday Ihnen helfen kann, Ihr Beschaffungswesen auf das nächste Level zu bringen? Erkunden Sie, wie Sie und Ihr Team Procure-to-Pay optimieren und wertvolle Zeit sparen können.