Die vier Grundpfeiler eines effektiven Lieferantenmanagement-Programms

Effektives Lieferantenmanagement ist für Führungskräfte im Beschaffungsbereich wichtiger denn je, wenn es darum geht, Risiken zu mindern und Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Seit über einem Jahr zeigt sich, dass schwankende Nachfrage und volatile Lieferketten nur durch eine engere Zusammenarbeit und strategischere Partnerschaften mit Lieferanten zu bewältigen sind.

In einer Studie von Harvard Business Review berichten 95 % der befragten Führungskräfte, dass die Pandemie zu Unterbrechungen ihrer Sourcing- und Beschaffungsprozesse geführt hat. Und obwohl sich die überwiegende Mehrheit der Beschaffungsleiter einig ist, dass das Lieferantenmanagement im Hinblick auf die Wahrung der Geschäftskontinuität eine wichtige Rolle spielt, verfügen nur 21 % über leistungsstarke Funktionen zur Analyse von Lieferantendaten. 

Nimmt man dazu noch die aktuellen Menschenrechtsbestimmungen und die stetig steigende Inflation, so wird die Liste der Aufgaben, die Führungskräfte in diesem Bereich bewältigen müssen, immer länger. Durch Gesetze wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den australischen Modern Slavery Act sind Beschaffungsteams gefordert, mehr Daten über ihre Lieferanten zu erfassen als je zuvor, um ethisch vertretbare Beschaffungspraktiken zu gewährleisten. Hinzu kommt, dass die Inflationsrate laut dem Verbraucherpreisindex für die USA den höchsten Stand seit über einem Jahrzehnt erreicht hat, was sowohl bei den Lieferanten als auch bei den Beschaffungsteams zu steigenden Kosten führt. Und da die Lieferkettenprobleme voraussichtlich bis Anfang 2022 andauern werden, müssen Beschaffungsleiter datengestützte Entscheidungen treffen können, um ihre Wertschöpfungsketten zu entlasten. Mit effektiven Lieferantenmanagement-Programmen fällt es ihren Teams leichter, mit Lieferanten zu kommunizieren, strategisch zu planen und notwendige Innovationen voranzutreiben. 

In einer Welt, in der Homeoffice- und Hybridmodelle zur neuen Norm geworden sind, ist es nicht immer einfach, sich mit Lieferanten in verschiedenen Regionen der Welt abzustimmen – und doch ist dies aus betriebswirtschaftlicher Sicht entscheidend. Wie können Beschaffungsleiter vor diesem Hintergrund mit ihren Lieferanten kooperieren, ohne die geschäftlichen Anforderungen aus dem Blick zu verlieren? 

Die vier Grundpfeiler eines effektiven Lieferantenmanagement-Programms

Führende Beschaffungsteams, die das Management von Lieferantenbeziehungen (SRM) als Priorität betrachten, haben bessere Voraussetzungen, unsichere Zeiten zu meistern und trotz des disruptiven Wandels erfolgreich zu sein. Angesichts unvorhersehbarer Lieferketten und sich ändernder Verbrauchergewohnheiten ist es unerlässlich, dass Beschaffungsleiter bei der Ausarbeitung ihrer SRM-Strategie auf folgende Aspekte achten:

• Offene Zusammenarbeit: Als Vermittler zwischen Lieferanten und Stakeholdern müssen Beschaffungsleiter dafür sorgen, dass Zusammenarbeit der zentrale Bestandteil des SRM-Programms ist. Dazu können sie beispielsweise beiden Seiten einen zentralen Hub zur Verfügung stellen, über den Anforderungen und Kriterien ausgetauscht werden können. Zu oft kommt es vor, dass essenzielle Informationen in langen E-Mail-Threads verloren gehen. Durch die Abschaffung dieses Prozesses können Beschaffungsteams die Kommunikationskanäle öffnen und in Echtzeit auf dem Laufenden bleiben. 

• Vereinfachte Compliance: Ob Lieferanten ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen, lässt sich ohne einen eigens dafür eingerichteten Prozess kaum feststellen. Dabei ist Transparenz angesichts steigender Bußgelder und erhöhter finanzieller Risiken bei Rechtsverletzungen für Führungskräfte im Sourcing-Bereich von entscheidender Bedeutung – nicht nur in Bezug auf die Lieferanten, sondern auch auf die erweiterte Wertschöpfungskette. Vor diesem Hintergrund haben viele führende Beschaffungsteams ihre Compliance-Prozesse durch Automatisierung vereinfacht: Mittels vorgefertigter Formulare sind sie in der Lage, große Mengen an Compliance-Daten von ihren Lieferanten zu sammeln und zu einem einheitlichen Bild zusammenzusetzen. 

• Detailliertere Einblicke: Heutzutage reicht es nicht mehr aus, sich einen Überblick über die direkten Lieferanten des Unternehmens zu verschaffen. Für eine effektive Planung benötigen Beschaffungsteams auch detaillierte Einblicke in die Wertschöpfungsketten ihrer Lieferanten. Ebenso wichtig ist die Einsicht in vertragliche Verpflichtungen und Vertragserneuerungen. Lückenlose Transparenz über den gesamten SRM-Prozess bietet der Beschaffungsabteilung einen ganzheitlichen Überblick über die Lieferantenqualität und ermöglicht eine bessere Ressourcenzuweisung.

• Datengestützte Beziehungen: Durch eine auf Kennzahlen basierte Kommunikation mit ihren Lieferanten sind Beschaffungsleiter eher in der Lage, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und die Performance zu steigern. Dazu benötigen sie vor allem historische Performance-Daten, um Trends und Wachstumschancen zu ermitteln. Ausgehend von einer Basis aus Lieferantendaten können sie dann mit Stakeholdern zusammenarbeiten, um qualitatives Feedback einzuholen und zu analysieren, wie ihre Lieferpartner das Unternehmen noch besser unterstützen können. 

Obwohl die überwiegende Mehrheit der Führungskräfte im Beschaffungsbereich das Lieferantenmanagement als wichtigen Treiber für die Geschäftskontinuität betrachtet, binden 4 von 10 diesen Bereich eigenen Aussagen zufolge nicht in ihre Planung ein. Im ausgehenden Jahr 2021, in dem Lieferkettenprobleme der Weihnachtsstimmung einen Dämpfer zu versetzen drohen, sollten Führungskräfte effektivere Lösungen für das Lieferantenmanagement ganz oben auf ihre Wunschliste setzen. 

Best Practices für die Entwicklung eines SRM-Programms

Beschaffungsteams mit einer zuverlässigen Lösung für das Lieferantenmanagement arbeiten zusammen mit ihren Lieferanten an der Umsetzung wichtiger Geschäftsziele wie Diversität in der Lieferantenbasis, strategische Kosteneinsparungen und mehr verwaltete Ausgaben. Was sind die Bestandteile eines erfolgreichen SRM-Programms? 

• Frühzeitige Einbindung von Stakeholdern: Ohne das Engagement aller Beteiligten versagt selbst das beste SRM-Programm. Binden Sie wichtige Partner möglichst früh in den Prozess ein, um sich ein Bild von ihren Anforderungen an das SRM-Programm zu machen. Eine frühzeitige Zusammenarbeit mit Stakeholdern kann Ihnen auch helfen, Kategorien für die Performance-Bewertung festzulegen und obligatorische Lieferanteninformationen, etwa Sarbanes-Oxley-Compliance, historische Finanzdaten und weitere Details in Erfahrung zu bringen. Die unmittelbare Einbindung interner Entscheidungsträger bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, Fürsprecher für Ihr Vorhaben zu gewinnen. So können Sie nicht nur dessen Akzeptanz steigern, sondern auch die Beteiligung innerhalb des Unternehmens fördern. 

• Zentraler Zugriff auf Lieferantendaten: Eine zentrale Datenbasis bildet die Grundlage für die Entwicklung eines SRM-Programms. In vielen Unternehmen sind Lieferantendaten an unterschiedlichen Orten gespeichert bzw. abgelegt, darunter separate Datenbanken, E-Mail-Threads, Schreibtische oder auch Schubladen. Durch die Konsolidierung dieser Daten können Sie sich einen ganzheitlichen Überblick über den aktuellen Lieferantenprozess verschaffen und Lücken aufdecken. 

• Internes und externes Training: Effektives Änderungsmanagement kann entscheidend sein, wenn es um die Akzeptanz eines neuen Prozesses bei Stakeholdern und Lieferanten geht. Für die Implementierung des SRM-Programms sollten Sie mehrere Trainingssitzungen einplanen, um Ihre Partner in der Anwendung des neuen Programms zu schulen und dessen Vorteile zu kommunizieren. Überdies können diese Trainings dazu beitragen, die Beziehungen zu anderen Geschäftsbereichen zu verbessern, da sie den internen Austausch fördern und die Beschaffungsfunktion stärker in den Fokus rücken. 
  

Ein SRM-Programm von Grund auf neu zu konzipieren mag als eine nahezu unlösbare Aufgabe erscheinen. In einem Fall musste ein führender Finanzdienstleister sein SRM-Programm anhand von Folienpräsentationen mit Daten zur Lieferanten-Performance zusammenbauen. 

Doch im Zuge des Unternehmenswachstums konnten die Daten zentralisiert und automatisiert werden, was die Transparenz im gesamten Unternehmen erhöhte und handlungsorientierte Einblicke in die Lieferantenbeziehungen ermöglichte. Anders ausgedrückt: Mit der richtigen Vorbereitung und einer proaktiven Einbindung interner Stakeholder können Sie eine effektive Strategie entwickeln, die zu besseren Beziehungen führt und die Performance steigert. 

Praktische Tipps zur Entwicklung eines völlig neuen SRM-Programms finden Sie in diesem Leitfaden zum Lieferantenmanagement mit sieben Maßnahmen zur Optimierung Ihres SRM.