Warum eine intelligente Datengrundlage für fundierte Entscheidungen bedeutsam ist

Stellen Sie sich vor, Sie sind der CFO eines Versicherungsunternehmens. Sie versuchen herauszufinden, womit Sie am meisten verdienen. Welche Policen, Produkte oder Vertriebskanäle generieren Gewinne bzw. Verluste? Woher stammen die meisten Schadenforderungen und welchen Einfluss haben sie auf den Gewinn? Wie können Sie auf die zugrundeliegenden Finanz- und Betriebsdaten zugreifen, um Wachstumstreiber zu erkennen?

Wenn Sie in der Lage sind, diese Fragen zu beantworten, können Sie zuversichtlich und informiert entscheiden, wo sich Investitionen in Technologie und Mitarbeiter lohnen, um besser auf Marktveränderungen zu reagieren. Dies ist von großer Bedeutung, um fundierte Entscheidungen im Unternehmen treffen zu können. Lesen Sie weiter, falls Sie diese Fragen noch nicht beantworten können. 

Wettbewerb in einer Welt voller Daten

Um fundierte Entscheidungen zu treffen, kommt es vor allem darauf an, Daten nutzbar zu machen. Doch auch diese Aufgabe kann sich als schwierig herausstellen. Daten wachsen exponentiell. Zwischen 2010 und 2020 hat sich die Menge der erzeugten, gespeicherten und kopierten Daten um 5.000 % vergrößert. Anzeichen für eine Verlangsamung gibt es nicht. Bis 2025 wird die Weltbevölkerung täglich schätzungsweise 483 Exabyte an Daten generieren. Angesichts des explosionsartigen Anstiegs von Volumen und Tempo wird es für Unternehmen immer schwieriger, Daten für den Geschäftsbetrieb verwaltbar und nutzbar zu machen. Dies macht es noch schwerer, in einer sich rasant verändernden Welt voller Daten einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen. 

Unternehmen, die sich in diesem Daten-Tsunami nicht zurechtfinden, gehen nach und nach unter. In einer 2021 bei 85 Fortune-1000-Unternehmen durchgeführten Befragung bezeichneten vergangenes Jahr lediglich 24 % ihr Unternehmen als datengesteuert. Und obwohl die Nachfrage nach den begehrten Datenwissenschaftlern steigt, ist ihre Fluktuation bemerkenswert hoch. Ihr größter Kritikpunkt? Die Unternehmen haben ihre Weichen noch nicht auf Erfolg gestellt. 

Der Grundstein für ein datengesteuertes Unternehmen

Es ist nicht damit getan, Lösungen zu entwickeln und sie auf eine vorhandene Umgebung anzuwenden. Unternehmensleiter und Finanzführungskräfte müssen vielmehr neue Wege der Datennutzung beschreiten und sich langsam noch oben arbeiten. Die Entwicklung zu einem zukunftsfähigen Unternehmen, das fundierte Entscheidungen treffen kann, hängt von einem einheitlichen Stammdatensystem ab, das alle Daten einspeist, anreichert und transformiert. Mit anderen Worten: Es bedarf einer intelligenten Datengrundlage.

Ein erfolgreiches Unternehmen benötigt eine einheitliche, allgemein zugängliche Datenbasis, um seine Finanzen und das Unternehmen insgesamt zu modernisieren. Beispielsweise hat Deloitte die intelligente Datengrundlage als „Common Information Model“ (CIM) bezeichnet. Aus Sicht von Deloitte ist die Umsetzung eines effektiven CIM eine Voraussetzung für die konsistente Planung, Erfassung, Auswertung und Messung der Performance im gesamten Unternehmen. „Ein gut entwickeltes CIM schafft eine konsistente Sicht auf die Daten“, bemerkt Katie Glynn, Senior Manager of Digital Controllership von Deloitte. „Während Buchhalter an Daten denken, denken wir an Finanzdaten. Doch es sind auch betriebliche und operative Daten zu berücksichtigen, um eine für das Finanzwesen verlässliche Zukunftsvision zu entwickeln.“

Deloitte identifiziert eine Reihe von Prinzipien für eine nachhaltige Transformation des Finanzwesens. Merkmale eines effektiven CIM: 

• Granularität. Der Detailgrad der Daten ist entscheidend, damit eine Automatisierung ermöglicht, der Datenabgleich reduziert, Rückschlüsse gezogen, Entscheidungen getroffen und aussagekräftige Berichte generiert werden können.

• Eindeutigkeit. Jedes Datenelement erfüllt einen einzigartigen Zweck. Vermeiden Sie Überschneidungen oder mehrere Anwendungsfälle, um eine Verwässerung der Daten zu vermeiden.

• Flexibilität. Schaffen Sie eine Grundlage, um auf künftige Ereignisse wie Reorganisationen, Übernahmen und geschäftliche Veränderungen reagieren zu können. Achten Sie insbesondere auf das Reporting und stellen Sie sicher, dass es derzeitigen und künftigen Anforderungen entspricht.

• Integration. Sorgen Sie dafür, dass Compliance- und Unternehmensanforderungen ein integrierter Teil der Datengrundlage oder des CIM sind. Berücksichtigen Sie zudem Bedürfnisse jenseits von FP&A wie Unternehmensfinanzierung, externes Reporting, lokales Rechnungswesen und Steuern.

• Konsistenz. Zur Finanzkonsolidierung und Vergleichsanalyse stellen Sie Konsistenz zwischen allen Regionen, Unternehmensbereichen und Niederlassungen her. 

• Governance. Definieren Sie Schutzmechanismen, um die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften sicherzustellen und eine allmähliche „Datendrift“ zu vermeiden. 

Ist die intelligente Datengrundlage erst einmal in allen finanziellen und anderen Abteilungen etabliert und akzeptiert, steht den Unternehmen ein umfangreicher Datenbestand zur Verfügung, der Workflows in allen Bereichen des Rechnungswesens und der Planung vereinfacht und letztendlich die Entscheidungsfindung erleichtert.

Eine Planungslösung mit modernen Funktionen 

Eine intelligente Datengrundlage kann trotz ihres Stellenwerts nicht allein funktionieren. Für ihre zukunftsfähige Entwicklung (und Planung) ist ein breites Spektrum von Funktionen und Technologien erforderlich. Dazu zählen:

• In-Memory-Architektur. Werden große Datenmengen im Speicher abgelegt, ermöglicht dies eine drastische Verkürzung der Verarbeitungszeit. Batch-Prozesse für Ihre Jahresabschlussberichte gehören damit der Vergangenheit an.

• Echtzeit-Daten. Eine sich stetig verändernde Systemlandschaft erfordert Echtzeit-Daten, damit aktuelle Bedingungen und Einschränkungen richtig eingeschätzt, entsprechend fundierte Entscheidungen getroffen und schnelle Kurskorrekturen vorgenommen werden können. 

• Objektdatenmodell. Zur umfassenden Nutzung der aus Ihren Daten gewonnenen Erkenntnisse benötigen Sie keine traditionelle Kontenplanstruktur, sondern ein Objektdatenmodell. Mit systemeigenen Dimensionen und granularen Reporting-Funktionen sind Sie flexibler und können noch genauere Analysen durchführen.

• Ein vernetztes Sicherheitsmodell. Um Erkenntnisse aus Ihren Verwaltungs-, Betriebs- und Finanzdaten ziehen zu können, hängt davon ab, ob alle Daten in einer zentralen Lösung vorliegen und aus jeder Anwendung sicher darauf zugegriffen werden kann. 

• Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML). KI und ML müssen fester Bestandteil der Planungslösungen sein, damit Risiken gemanagt, Anomalien erkannt und schneller bessere Entscheidungen getroffen werden. 

• APIs und Integrationen. Sorgen Sie für eine nahtlose Integration Ihres Ökosystems aus verschiedenen Datenquellen und Unternehmenslösungen in eine einheitliche vernetzte Umgebung, die sozusagen aus einem Guss besteht. 

Fundierte Geschäftskenntnisse und -prognosen

Während immer mehr Finanzteams die digitale Transformation ihrer Buchhaltung und FP&A vorantreiben, erkennen die Entscheidungsträger die Vorteile einer intelligenten Datengrundlage, die zeitgemäße Fähigkeiten in sich vereint, z. B. nachhaltige unternehmensweite Erkenntnisse, zukunftsorientierte Planung und flexible Entscheidungen. Um dies zu erreichen, entscheiden sich viele dieser Teams für Workday.

Es ist nicht länger notwendig, eine umfassende Umgebung zu entwickeln, die sich aus einer Vielzahl isolierter Technologie- und Middleware-Lösungen zusammensetzt (inklusive individueller Programmierungen, die einen Zugriff auf die Finanzen noch weiter erschweren). Jetzt lassen sich fundierte Entscheidungen anhand einer einzigen Lösung treffen, die die Daten in das Rechnungswesen integriert und sie für fortschrittliche Analysen und Planung nutzbar macht. Und Ihre Finanzen bleiben dabei jederzeit unter Kontrolle.

Stefan Ball, Senior Solution Marketing Manager von Workday, berichtet, wie Workday-Kunden operative Personal- und Finanzdaten zusammenfließen lassen und einen Unternehmensdaten-Hub entwickeln, der der Finanzabteilung unterstellt ist. „Wir können aus diesen operativen Daten Buchhaltungsdaten erstellen, während gleichzeitig die Verbindung zurück zu den Quelldaten bestehen bleibt“, erläutert Stefan Ball. All das wird dann durch das in Workday bereits bestehende Sicherheitsmodell verbunden und gesichert.“

Durch den Zugriff auf diese einheitliche Datengrundlage können Finanzteams stets sinnvolle Rückschlüsse ziehen, abteilungs- und bereichsübergreifend zusammenarbeiten, in Echtzeit reagieren und jederzeit Anpassungen vornehmen. Das Einbinden großer Mengen von internen und externen Betriebsdaten ermöglicht detaillierte und flexible Planungen, Prognosen und Analysen mit lückenloser Dokumentation. So werden aus Daten nützliche KPIs und Kennzahlen, die wertvolle Erkenntnisse liefern, da vergleichende Analysen durchgeführt und Treiber, Muster und Zusammenhänge erkannt werden. 

Auch der Blick in die Zukunft wird erleichtert. „Wir erweitern unsere Struktur durch Machine Learning, sodass Sie beispielsweise abweichende Journaleingaben leichter erkennen oder Prozesse wie den Import von Rechnungen oder Spesenbelegen besser automatisieren können. Indem wir Abweichungen erkennen, bevor unsere Kunden sie in ihren Analysen suchen müssen, helfen wir ihnen, ihre Daten so sauber wie möglich zu halten“, erläutert Ball.

Durch diesen Unternehmensdaten-Hub erhält das Unternehmen diverse Einblicke in seine operativen Daten. Nehmen wir das vorhin erwähnte Beispiel des Versicherers. (Denken Sie daran, dass Sie der CFO eines Versicherungsunternehmens sind.) Eine einheitliche Umgebung, die fundierte Entscheidungen unterstützt, bietet Ihrem Finanzteam nicht nur die Möglichkeit, die Makrotreiber der Rentabilität zu ermitteln, sondern auch Finanz-, Betriebs- und Personaldaten miteinander zu verbinden, um herauszufinden, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am stärksten zum Umsatz und Gewinn beitragen. Damit ließen sich unter anderem Aspekte wie Klima- oder Geodaten und sogar durch die Pandemie beeinflusste Faktoren analysieren. Aus nahezu jeder Perspektive (Kundenservice, Abteilung, Region usw.) können Sie auf Ihre Opportunity-Pipeline zugreifen, Kapazität und Nachfrage sowie Auftragszusagen und Prognosen vergleichen.

Zukunftsorientierte Entscheidungsfindung

Führungskräfte wissen genau, dass die Solidität und Langlebigkeit ihres Unternehmens von der Fähigkeit abhängt, jederzeit fundierte Entscheidungen treffen zu können – und zwar datengesteuert. Allerdings wissen nur wenige, wie man das schafft.

Wer weiß, wie sehr es auf eine gut konzipierte Datengrundlage ankommt, ist besser für die Zukunft gerüstet und erzielt natürlich auch bessere Ergebnisse. Wie Ball feststellt: „Alle Daten an einer Stelle verfügbar zu haben, ist ein Aspekt. Das Endziel ist jedoch, Entscheidungsprozesse zu verbessern“.