Internationale Vorschriften und globales Wachstum effizient in Einklang bringen: Ist Ihr ERP-System dieser Aufgabe gewachsen?

Die zunehmende Komplexität der globalen Geschäftswelt stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Eine flexible ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) ist daher wichtiger denn je. 

Länderspezifische Vorschriften, Währungen und Compliance-Anforderungen zählen für multinationale, in unterschiedlichen Rechtssystemen operierende Unternehmen mit veralteten ERP-Systemen zu den größten Herausforderungen. (Eine ERP-Lösung bezeichnet im Wesentlichen eine Suite von betriebsrelevanten Softwareanwendungen, z. B. für Finanzwesen, Personalmanagement, Lieferkettenmanagement, Customer Relationship Management (CRM) und Bestandsverwaltung, die zentral in einer Lösung verwaltet werden.)

Globale ERP-Strategien sind entweder dezentral oder zentral organisiert. 

Dezentrales ERP: Separate Systeme

Infolge des Wachstums verfügen multinationale Großunternehmen über ein entsprechend umfassendes Hauptbuch, an das die Tochtergesellschaften ihre Finanzergebnisse für die Firmenzentrale übermitteln müssen. Die Zentrale übernimmt üblicherweise auch die globale Planung, Kontenabstimmung und Geschäftsanalyse auf Basis des Hauptbuchs.

Derweil bleibt die Beschaffung lokaler Finanzlösungen in der Regel den Tochtergesellschaften in den einzelnen Ländern überlassen, sodass diese oft unabhängig vom Mutterunternehmen agieren, bis sie ihre Finanzergebnisse vorlegen müssen. Eine solche lokale Finanzlösung ist zudem zeit- und arbeitsintensiv, da sie eine Auseinandersetzung mit den Compliance- und Reporting-Vorgaben des jeweiligen Rechtssystems voraussetzt.

Die Finanzdaten in den lokalen ERP-Systemen werden anschließend zusammengefasst und an das Mutterunternehmen weitergeleitet. Dieser Ansatz mag grundsätzlich funktionieren. Doch er begrenzt das Unternehmen in seiner betrieblichen Agilität, da sämtliche Änderungen an den Reporting-Dimensionen nicht nur in einem, sondern in allen länderspezifischen ERP-Systemen implementiert werden müssen. Das kann bedeuten, dass sich die Unternehmensziele in einzelnen Ländern nicht so einfach replizieren lassen.

Zudem ist eine isolierte, länderspezifische Finanzfunktion mit hohen Kosten verbunden, da die aus den zugrunde liegenden Hauptbüchern in die Zentrale zurückfließenden Daten zu Reportingzwecken manuell abgeglichen werden müssen.

Und schließlich können dezentrale ERP-Systeme in Ermangelung einer gemeinsamen Datenbasis den Erkenntnisgewinn des Unternehmens beschränken und zu Verzögerungen führen.

Zentrales ERP mit Top-Down-Ansatz

Das umgekehrte Szenario ist eine zentralisierte ERP-Strategie, gekennzeichnet durch die Einführung einer globalen ERP-Lösung. Gehen wir wieder vom Beispiel eines multinationalen, weltweit tätigen Unternehmens aus, so bedeutet dieser Ansatz, dass das konzernweite Reporting im Fokus steht und dass die Unternehmenszentrale ihre Buchhaltungspraktiken durchsetzen kann.

Wie zu erwarten, liegt die größte Herausforderung genau diametral zum dezentralen Ansatz. 

So scheitert ein konzernweites Reportingmodell in der Regel an den lokalen Reportinganforderungen: Die Anpassung der globalen ERP-Lösung an die länderspezifischen Vorschriften erfordert einen hohen Konfigurationsaufwand. Dadurch stehen wiederum weniger Kräfte für die eigentliche Aufgabe zur Verfügung.

Natürlich bietet ein solcher Ansatz auch einige Vorteile. Eine zentrale ERP-Lösung vereinfacht üblicherweise den Reportingprozess in der Zentrale und liefert Effizienzvorteile. Zudem ist die Kontrollumgebung größer, da alle Transaktionen durch das System geleitet werden müssen und es sind detailliertere Einblicke in die Transaktionen möglich. Unternehmen können ein Kerndatenmodell entwickeln,mit dem Daten beispielsweise zu Projekten, Rechnungen oder Lieferanten auf ähnliche Art und Weise erfasst werden. Auf der anderen Seite macht es dieser Ansatz schwierig, lokale Reporting-Anforderungen zu erfüllen.

Letztendlich weisen beide Ansätze gewisse Schwachstellen auf. 

Wie lassen sich also die Kosten im Finanzbereich senken und die Transparenz sowie Effizienz für den Betrieb globaler Finanzfunktionen steigern?

Die Enterprise Management Cloud: ein neuer Ansatz

Je stärker Unternehmen auf zukünftige Wettbewerbsfähigkeit bedacht sind, desto größer sind die Anforderungen an die Flexibilität einer ERP-Lösung – oder der Workday Enterprise Management Cloud. Aufgrund wechselnder regulatorischer Vorschriften, Compliance-Verpflichtungen und Steuergesetze rund um den Globus werden flexible und skalierbare Betriebsabläufe und Arbeitsmethoden für Unternehmen immer wichtiger. Altsysteme, die aufwendige IT-Projekte und -Ressourcen erfordern, um die richtigen Strukturen in den Workflow einzubinden, stoßen dabei schlicht an ihre Grenzen.

Auch erschwert die Komplexität überholter ERP-Architekturen das Management globaler Unternehmen. Für länderübergreifende Transaktionen müssen in der Regel Daten aus verschiedenen Finanzbüchern konsolidiert werden, was spezifische Probleme mit sich bringt. Beispielsweise müssen externe Abstimmungssysteme implementiert werden, die das Extrahieren von Daten aus der Kernlösung erfordern, ganz zu schweigen von der Arbeitszeit, die zulasten strategischer Finanzaufgaben für zeitintensive Monatsabschlüsse aufgewendet werden muss.

Im Idealfall dienen all diese Prozesse dazu, richtungsweisende Informationen für die Unternehmensführung zu gewinnen, Erkenntnisse mit Stakeholder in der Zentrale zu teilen und die regionalen Niederlassungen mit Daten zu versorgen, die für lokale Entscheidungen benötigt werden.

Wie Workday länderspezifische Anforderungen erfüllt

Workday verfolgt im Hinblick auf die Bedürfnisse global agierender Unternehmen ein Konzept, das sich auf Konfiguration statt Anpassung stützt. Alle Workday-Kunden erhalten dieselbe Version unserer Enterprise Management Cloud. Doch die Software ist in hohem Maße konfigurierbar, um den lokalen Anforderungen gerecht zu werden. Gleichzeitig arbeiten alle Kunden stets mit der neuesten Version von Workday, d. h. mit brandaktuellen Innovationen, Erweiterungen und Sicherheitsfunktionen.

Im Folgenden erläutern wir einige Funktionsmerkmale des Workday-Framework für eine einheitliche ERP-Lösung.

• Workday Financial Management wird in 11 Sprachen übersetzt, sodass die Anwender Transaktionen in jeder beliebigen Sprache eingeben können. 

• Es gibt einsatzfertige Konfigurationen für bestimmte Länder, die von den Kunden um eigene Konfigurationen für spezifische Zwecke ergänzt werden können.

• Als Enterprise Management Cloud für mehrere Entitäten erlaubt Workday jeder Rechtsform unter dem Dach des Mutterunternehmens, Transaktionen in verschiedenen Währungen abzuwickeln. Die Finanzdaten verbleiben dabei stets in der Kernlösung.

• Workday-Kunden können verschiedene Rechnungslegungsmethoden und Anpassungen innerhalb des Workflows festlegen, je nachdem, ob sie die US-amerikanischen GAAP-Grundsätze, die internationalen IFRS-Standards oder eine Kombination aus beidem für ihr Finanzreporting anwenden. Workday ermöglicht auch die Abbildung einer firmeneigenen Codestruktur für die Rechnungslegung zur Einhaltung der Reporting-Standards anderer Rechtssysteme.

• Die Regeln für die Dokumentsequenzierung – ein Aspekt, der multinationalen Unternehmen früher oft Probleme bereitete – sind Bestandteil der vordefinierten Workday-Konfigurationen. In einigen Ländern müssen die Dokumentnummern in bestimmten Intervallen (vierteljährlich oder jährlich) zurückgesetzt werden, während andere Länder keine solche Vorgabe haben. Das Banking- und Zahlungsmodul von Workday lässt sich zur Optimierung des Prozesses in die Systeme globaler Finanzinstitute einbinden.

• Mit dem robusten Steuermodul von Workday können Anwender indirekte Steuern wie Mehrwertsteuer (MwSt), Goods and Services Tax (GST), Verkaufsteuer oder Quellensteuer verbuchen. Kunden können problemlos Änderungen an Steuersätzen und Gültigkeitsdaten vornehmen. Einzelne Transaktionen lassen sich nach Maßgabe der Reporting-Anforderungen der jeweiligen Steuerbehörde verbuchen. Auch die inzwischen häufig verwendete Spezifikation „Standard Audit File –Tax“ (SAF-T) wird unterstützt.

• Über das Pagero-Netzwerk erhalten Workday-Kunden Direktzugang zu Millionen von Unternehmen, wobei eine lückenlose Compliance mit den lokalen Infrastrukturen für elektronische Rechnungen gewährleistet wird, darunter PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), FACe (Spanien), Chorus (Frankreich), SDI (Italien) und ESPAP (Portugal). Pagero ist zudem mit Hunderten von E-Invoice- und EDI-Standards (Electronic Data Interchange) kompatibel, sodass sich die Lösung problemlos auf der ganzen Welt implementieren lässt.

Unterstützung für E-Invoicing-Integrationen 

Neben den länderübergreifenden ERP-Funktionen können Workday-Kunden auch automatisierte, rechtskonforme und sichere Funktionen für multinationale elektronische Dokumente in die Enterprise Management Cloud integrieren. Pagero, ein Workday-Partner, bietet Kunden die Möglichkeit, ihre Finanzprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Dabei werden während des gesamten Purchase-to-Pay- (P2P) und Order-to-Cash-Prozesses (O2C) Datenintegrität, operative Exzellenz und Echtzeit-Transparenz gewährleistet. Darüber hinaus bietet Pagero Workday-Anwendern automatisierte Prozesse zur Einhaltung der lokalen Vorschriften in allen Märkten, in denen sie tätig sind.

Über das Pagero-Netzwerk können Workday-Kunden Integrationen für den Austausch geschäftlicher Dokumente mit sämtlichen Lieferanten und Kunden erstellen. Dabei spielt es keine Rolle, wie groß das Unternehmen ist, welche ERP-Lösung es nutzt, wie ausgereift seine IT-Architektur ist oder welches Format es bevorzugt. Pagero kombiniert eine Vielzahl von Austauschkanälen, sodass ERP-Kunden von Workday unter Einhaltung der örtlichen Bestimmungen sämtliche Rechnungs- und Auftragsdokumente auf elektronischem Weg empfangen und versenden können.

Laut Alexander Jansson, Vice President of Partner Development bei Pagero, etabliert sich die elektronische Rechnungsstellung zunehmend als Norm. In einem Webinar erklärte er kürzlich, dass dieser Prozess mehr umfasse als die Konvertierung von Rechnungsdokumenten in eine PDF-Datei. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen für elektronische Rechnungen variieren je nach Rechtssystem. Durch die Automatisierung der entsprechenden Prozesse kann Compliance gewährleistet werden.

In Europa und Teilen Asiens verbreitet sich derzeit beispielsweise die PEPPOL-Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Pagero unterstützt Unternehmen bei der Anpassung an dieses gemeinsame Framework für schnellen und sicheren grenzüberschreitenden Handel. (PEPPOL ist ein häufig genutztes Framework zur Übermittlung elektronischer Dokumente sowie ein Kommunikationsnetzwerk, über das Unternehmen die Kommunikation mit ihren Partnern im Beschaffungsprozess sowohl auf lokaler als auch auf globaler Ebene elektronisch abwickeln können. Ergebnisse sind eine höhere Effizienz und geringere Kosten.)

Pagero unterstützt die Übermittlung und Konvertierung in elektronische Rechnungen gemäß lokaler Anforderungen, unabhängig davon, ob die Dokumente eine digitale Signatur erfordern oder spezifische inhaltliche Vorgaben erfüllen müssen. Die entsprechenden Funktionen sind vorkonfiguriert in Workday enthalten. 

„Wir arbeiten mit erstklassigen Technologien, die unseren gemeinsamen Kunden ab dem ersten Tag eine umfassende Digitalisierung ermöglichen“, so Jansson.

In Partnerschaft mit Workday hat Pagero ein Smart Business Network entwickelt, das Anbietern und Abnehmern einen automatisierten, rechtskonformen und sicheren Austausch von Aufträgen, Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten ermöglicht. Durch die Kombination der leistungsstarken und flexiblen technologischen Basis von Workday mit dem offenen, cloudbasierten Pagero-Netzwerk können Kunden ihre P2P- und O2C-Prozesse digitalisieren und unmittelbar auf spontane geschäftliche, marktbedingte und regulatorische Änderungen reagieren.

Bei der Anbietersuche, so Jansson weiter, sei es wichtig, einen Partner zu finden, der nicht nur über das nötige Know-how verfügt, sondern auch ein Produkt anbietet, das sich weltweit skalieren lässt.

„Bei der elektronischen Rechnungsstellung ist eine zentrale Strategie unerlässlich. Außerdem ist es äußerst wichtig, einen geeigneten Anbieter zu finden, der Sie heute und in Zukunft unterstützen kann“, erklärte er.