Mehr Flexibilität mit einem agilen Budgetierungskonzept

Prognostizieren. Festlegen. Kontrollieren. Dies sind die Grundprinzipien der konventionellen Budgetierung. Aber in einer Welt, die von Wandel geprägt ist, kann das Festhalten an diesen Grundsätzen gefährlich werden. Angesichts der ständigen Umbrüche sind im Finanzwesen weniger Kontrolle und mehr Flexibilität sowie weniger Vorhersagen und mehr Anpassungsfähigkeit gefragt.  

Zudem stehen Unternehmen unter dem Druck, der Konkurrenz stets einen Schritt voraus sein zu müssen. Allerdings müssen Geschwindigkeit und Strategie Hand in Hand gehen. Agile Budgetierung kann Unternehmen die Gewissheit geben, dass sie in Anbetracht sich ändernder Umstände die richtigen Entscheidungen treffen – und dabei auch noch schneller vorgehen.

Das liegt daran, dass agile Unternehmen in der Lage sind, große Herausforderungen in konkrete Probleme zu unterteilen und dann zeitnah entsprechende Lösungsansätze zu testen. Durch schnelle Erfolge und Misserfolge können die Teams anders als bei einem Top-down-Konzept ihre Prioritäten danach ausrichten, was funktioniert. Auch konzentrieren sich agile Unternehmen auf eine kleinere Anzahl von Initiativen, die schneller abgeschlossen werden. Anstatt parallel an mehreren Projekten zu arbeiten, machen agile Teams ununterbrochen Fortschritte in Bezug auf konkrete spezifische Ziele.   

Im Zuge dieser Umstellung im Unternehmen müssen auch Finanzteams ihre Herangehensweise an die Budgetierung anpassen. 

Grundlagen der agilen Budgetierung

Der Schlüssel zur erfolgreichen agilen Budgetierung sind genaue und aktuelle Informationen darüber, was funktioniert – und was nicht. Manchmal zeigen neue Informationen, dass geplante Initiativen überarbeitet oder gänzlich verworfen werden müssen. Beides ist weitaus besser, als, wie in vielen Unternehmen üblich, ein Projekt auf Biegen und Brechen zum Abschluss zu bringen, selbst wenn die Beteiligten wissen, dass es nicht den erwarteten Nutzen bringen wird.

Durch das Verständnis und die richtige Umsetzung dreier Grundprinzipien der agilen Budgetierung wird die Anpassungsfähigkeit und Reaktionsfähigkeit im Finanzteam und im gesamten Unternehmen gefördert.

1. Planung in kürzeren Etappen 

Finanzteams können die Zukunft nicht vorhersagen – und der Versuch, dies zu tun, birgt große Risiken. Ein Budgetierungskonzept für ein ganzes Jahr oder einen längeren Zeitraum kann ein Unternehmen an eine veraltete Strategie binden, was sich in einem volatilen Geschäftsumfeld als gefährlich erweist. Eine höhere Planungsfrequenz für kürzere Intervalle bietet hingegen die Flexibilität, um auf Marktveränderungen zu reagieren, während sie relevant sind. 

2. Priorisierung strategischer Ziele

Eine Zeitplanung, bei der man mehrere Projekte gleichzeitig bearbeitet, mag effizient und sogar notwendig erscheinen. Doch verschiedene Prioritäten unter einen Hut bringen zu müssen, kann signifikante Produktivitätseinbußen mit sich bringen. Dies gilt auch im betrieblichen Umfeld. Unternehmen können mehr erreichen, wenn sie ihre Investitionen auf ein paar kurzfristige, strategische Initiativen konzentrieren, anstatt mehrere Initiativen gleichzeitig in Angriff zu nehmen. Durch die Priorisierung strategischer Projekte und das Arbeiten in Intervallen werden Ziele schneller erreicht, sodass schneller ein Mehrwert für das Unternehmen entsteht. 

3. Kürzere Feedbackschleifen schaffen

Um sicher beurteilen zu können, welche Initiativen sich lohnen, benötigen Finanzteams einen ständigen Informationsfluss. Ziele und Leistungskennzahlen jeder Initiative müssen klar definiert sein. Die Projektleiter sollten diese Kennzahlen zu Beginn festlegen und das Finanzteam sollte den Fortschritt mindestens monatlich überprüfen, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Das Finanzteam als stärkerer Finanz- und Strategiepartner

Die Umstellung auf eine agile Budgetierung ist oft ein großer Schritt, der sich nicht immer in einem Schwung bewältigen lässt. Häufig sind Führungskräfte bis hin zu Vorstandsmitgliedern am Planungs-, Budgetierungs- und Finanzierungsprozess beteiligt. Sie scheuen sich möglicherweise, Prozesse zu verändern, die in der Vergangenheit gut für sie funktioniert haben. 

Um die Herausforderungen und Ängste abzubauen, die mit einer solch bedeutenden Veränderung einhergehen, bietet sich für Finanzteams ein iterativer Ansatz zur Einführung agiler Budgetierungsstrategien an. Ein Pilotprojekt in einer Geschäftseinheit oder einem Finanzierungsbereich kann den Nutzen der Neuerung im kleinen Rahmen demonstrieren, was dazu beiträgt, die Akzeptanz für eine breitere Einführung im gesamten Unternehmen zu erhöhen. 

Durch ein solches Vorgehen kann sich das Finanzteam auch als stärkerer strategischer Partner profilieren, der der Unternehmensleitung die nötigen Informationen und Ratschläge an die Hand gibt, um bessere Entscheidungen mit Blick auf die Zukunft zu treffen.