Warum braucht mein Unternehmen ein Anbieter-Management-System?

Ob zur Bewältigung des raschen Branchenwandels, zur Schließung von Kompetenzlücken oder zur Gewinnung von Spitzenkräften: Viele Unternehmen stellen heute mehr Mitarbeiter auf Zeit ein (Zeitarbeiter, Berater, Gig-Worker, usw.) als jemals zuvor. Tatsächlich bezeichneten sich im Jahr 2022 36 % der befragten Arbeitskräfte als Selbstständige, gegenüber 27 % in einer Studie aus dem Jahr 2016. Damit rückt das erweiterte Personalmanagement in den Mittelpunkt der Unternehmensstrategie. 

Infolgedessen suchen viele Unternehmen nach einer Technologie, die sie bei der Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Zeitarbeitskräften unterstützt – vom Sourcing, der Einstellung, dem Management und der Rechnungsstellung bis hin zum Reporting und Offboarding. Die Studie „Workforce Ecosystems: A New Strategic Approach to the Future of Work“ von MIT Sloan Management Review und Deloitte stellt fest, dass sich das Management heute oft zwischen zwei Realitäten eingekeilt fühlt.

Die eine ist, dass die Belegschaft zunehmend von externen Mitarbeitern abhängig ist. Die andere ist, dass Managementpraktiken, -systeme und -prozesse für interne Mitarbeiter konzipiert sind.

Die beste Art, den Wandel und die Anpassungsfähigkeit der Belegschaft in der erweiterten Mitarbeiterverwaltung zu fördern, ist der Einsatz eines Anbieter-Management-Systems (Vendor Management System, VMS), das sich nahtlos an Ihr Human Capital Management-System (HCM) anbinden lässt. Mit einem VMS profitieren Sie von einem System, das speziell auf Ihre Mitarbeiter zugeschnitten ist und robuste Fakturierungsfunktionen, eine verbesserte Zusammenarbeit mit Anbietern und einzigartige Funktionen zur Unterstützung der Belegschaft bietet. 

Was ist ein Anbieter-Management-System? 

Im einfachsten Fall ist ein VMS eine Softwarelösung, mit der Sie den Lebenszyklus der erweiterten Belegschaft verwalten können. Das Speichern und Verwalten von Daten externer Mitarbeiter ist eine grundlegende Funktion, die die meisten VMS-Lösungen bieten, aber viele verfügen außerdem auch über eine Vielzahl von Funktionen zur Unterstützung der erweiterten Belegschaft, wie z. B.:

• Fakturierungsfunktionen
• direktes Sourcing 
• On-/Offboarding-Verfahren
• Management der Leistungsbeschreibung (SOW)
• Zusammenarbeit mit Anbietern und Performance-Management
• Ressourcenzuteilungs- und Ausgabenmanagement
• Datengenauigkeit und Reporting

Im Zuge des Wachstums der erweiterten Belegschaft ist ein VMS für eine erfolgreiche Strategie in diesem Bereich unerlässlich. VMS-Lösungen werden zwar meist von der Programm-Managementabteilung (Program Management Office, PMO) oder einem Managed-Service-Provider (MSP) eingesetzt, um die täglichen Managementaufgaben im Zusammenhang mit der erweiterten Belegschaft zu unterstützen. Doch darüber hinaus lassen sich die gesammelten Daten im gesamten Unternehmen nutzen. Personal-(HR-), Finanz- und IT-Führungskräfte können problemlos auf die Daten zugreifen und sie analysieren, was eine bessere Personalplanung und eine umsetzbare Personalstrategie gewährleisten. 

Was kann ein Anbieter-Management-System für mein Unternehmen leisten?

Die Studie „Global Talent Trends“ von Mercer zeigt, dass 62 % der Unternehmen der Personalabteilung mehr Verantwortung für und Einfluss auf externe Talente übertragen. Da HR-Teams immer mehr externe Mitarbeiter einstellen, um wichtige Kompetenzlücken zu schließen, müssen sie auch in der Lage sein, externe Mitarbeiter bei der Budgetierung, Planung und Prognose zu berücksichtigen. Nach Angaben der Society for Human Resource Management werden bis zu 68 % der externen Belegschaft bei der Talentplanung und Budgetierung nicht berücksichtigt. 

Viele Führungsteams sind derzeit auf der Suche nach einer Technologie, die Mitarbeiter-, Finanz- und Betriebsdaten vereinheitlichen kann, um Unternehmensstrategien zu modernisieren und den Bedarf an externen Mitarbeitern während der Planung zu bewerten. Ein VMS kann die Daten bereitstellen, die die Teams für die Planung der erweiterten Belegschaft benötigen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie mit Gig-Workern, Beratern oder anderen befristeten Auftragnehmern arbeiten. Es bietet auch einen Raum für eine sicherere Zusammenarbeit mit Anbietern. So wird ein besserer Einblick in die Performance der Anbieter ermöglicht und eine für beide Seiten vorteilhafte Beziehung gefördert. 

VMS-Lösungen bieten zusätzlichen Mehrwert, indem sie ein abgestimmtes Technologie-Ökosystem schaffen – eine hohe Priorität für Führungskräfte in verschiedenen Teams. Wenn es über native Verbindungen zu HCM- und Finanzsoftware verfügt, kann ein VMS eine Drehscheibe für alles sein, was mit Ihrer erweiterten Belegschaft zu tun hat. So ist ein nahtloser Austausch von Daten zwischen den Systemen gewährleistet. Sie erhalten daher einen besseren Einblick in die Kosten, das Sourcing und die Planung externer Mitarbeiter und können gleichzeitig ein einfaches, abgestimmtes Technologie-Ökosystem aufbauen, das sich für das Management Ihrer gesamten Belegschaft nutzen lässt. 

Zuverlässiges Reporting und Analysen sowie detaillierte Kostenaufschlüsselungen bei der Arbeit mit SOW-Projekten geben Führungskräften einen Überblick über den Bedarf einer Erweiterung der Belegschaft. Die Führungskräfte können dann die erweiterte Belegschaft von Anfang statt erst im Nachgang berücksichtigen. Das trägt zu besseren Strategien im Allgemeinen und einer besseren Finanzplanung bei. 

Daten der externen Belegschaft zentralisieren

Die Arbeitskosten gehören zu den größten Ausgaben im Zusammenhang mit der externen Belegschaft. Viele Unternehmen erfassen zwar Informationen über externe Mitarbeiter, verwenden aber in der Regel ihr HCM-System oder ein anderes System, das nicht für externe Mitarbeiter konzipiert ist. Ohne eine Gesamtübersicht über alle Mitarbeitertypen innerhalb der erweiterten Belegschaft kann es für die Beschaffungsteams schwierig sein, die entsprechenden Kosten im Blick zu behalten und zu verwalten. 

Mit einer umfassenden, zentralen Quelle für Daten zur externen Belegschaft kann Ihr Beschaffungsteam die Kosten und Mitarbeiter effizient verwalten. Durch die Vereinheitlichung Ihrer Daten werden Prognosen über Kosten und Bedarf zu einem optimierten Prozess, der durch eine native Verbindung zwischen Ihrer VMS-, HCM- und Finanzsoftware unterstützt werden kann.  

Management der Gesamtbelegschaft

Sobald Ihr Unternehmen über eine zentrale Quelle für die Daten von externen Mitarbeitern verfügt, kann die Verbindung dieses Systems mit Ihrem HCM-System für zusätzliche Transparenz sorgen. Anstatt die Daten von Vollzeit- und externen Mitarbeitern getrennt zu betrachten, können die Führungskräfte die Daten der gesamten Belegschaft einsehen und analysieren. Durch einen umfassenden Überblick über die Gesamtausgaben für die Belegschaft, die Ressourcen für SOW-Projekte und viele weitere Funktionen kann Ihr Führungsteam die Einstellung von Mitarbeitern und die Budgetierung strategisch planen. 

Die Verbindung von VMS und HCM ist auch für Ihre Mitarbeiter, die die Systeme täglich nutzen, von großem Nutzen. Durch die Beseitigung mühsamer Aufgaben und die Erhöhung der Dateneffizienz im System werden präzise Talentpools für einstellende Manager geschaffen – ohne große Dateneingabe. Die Abstimmung zwischen beiden Systemen bedeutet auch vereinfachte Workflows, die Ihren Mitarbeitern eine optimierte und effiziente Arbeitsweise ermöglichen. 

Sicherheits- und Compliance-Risiken reduzieren

Suchen Sie nach Möglichkeiten, die Sicherheitsrisiken bei der Beschäftigung von externen Mitarbeitern zu verringern? VMS-Lösungen bieten vereinfachte Workflows vom Sourcing bis zum Onboarding und stellen sicher, dass jeder Schritt innerhalb des Mitarbeiterlebenszyklus abgeschlossen wird. 

Workflows können entsprechend den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens erstellt werden. Sei es bei der Einhaltung von Kündigungsfristen oder bei der Entfernung von Zugangsberechtigungen nach dem Offboarding: Ein VMS arbeitet mit Ihren Systemen und Prozessen zusammen, um Ihre externe Belegschaft zu unterstützen.

Ein VMS wählen, das den Wandel mitträgt

Wenn Ihre externe Belegschaft wächst, wird Ihr Unternehmen neue Anforderungen an die Bereitstellung von Arbeitsmitteln sowie die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter stellen. Wenn Ihr Team das VMS nicht neu konfigurieren kann oder die Navigation im System schwierig ist, sind Ihre Mitarbeiter unter Umständen gar nicht bereit, es überhaupt zu nutzen. 

Das richtige VMS für Ihr Unternehmen muss intuitiv und flexibel genug sein, um sich Ihren Bedürfnissen anzupassen, auch wenn sich Ihr Unternehmen oder die Wirtschaftslage ändert. Die Anpassung von Workflows an die Bedürfnisse Ihres Teams erhöht auch dessen Flexibilität und unterstützt es dabei, intelligenter statt härter zu arbeiten. Und wenn diese Workflows jemals geändert werden müssen, lassen sich diese Aktualisierungen nach eigenem Ermessen verwalten, was Ihnen die nötige Flexibilität bietet, um auch lange nach der Umstellung auf ein VMS agil zu bleiben. 

In Verbindung mit Ihrem HCM bietet ein VMS umfassende Transparenz und Automatisierung, um mühsame Verwaltungsaufgaben zu reduzieren und Ihnen die Möglichkeit zu geben, Ihre gesamte Belegschaft zu managen. In dem Maße, wie Sie Ihre Unternehmensstrategien weiter optimieren und die erweiterte Belegschaft einsetzen, bietet Ihnen ein VMS alle notwendigen Mittel, um sich den Erfordernissen anzupassen.

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