So gelingt Vertriebsteams eine erfolgreiche Anpassung im heutigen Geschäftsumfeld

Nur wenige Unternehmen waren auf die durch COVID-19 verursachten Disruptionen vorbereitet. Nach den Turbulenzen der Pandemie bewegen wir uns nun wieder in ruhigerem Fahrwasser und bemühen uns verstärkt um Sicherheit und Nachhaltigkeit. So haben viele Unternehmen erkannt, dass ihre alten Planungsmethoden schneller und agiler werden müssen, damit sie Absatz- und Nachfrageschwankungen erkennen und darauf reagieren können. Die Antwort finden sie in moderner Planung – und der digitalen Transformation, die diese erfordert.

Bereits vor der Pandemie haben Unternehmen den Wechsel von statischen, manuellen Prozessen auf der Basis von Spreadsheets und veralteten Planungssystemen zu flexiblen, cloudbasierten Planungsumgebungen vollzogen, die agiles Handeln ermöglichen. Diese Umstellung erfolgt als Konsequenz des wachsenden Bestrebens zukunftsorientierter Führungskräfte, Finanzwesen und Betriebsplanung zu automatisieren. Von 225 im Rahmen der Studie Workday 2020 CFO Indicator Survey befragten CFOs gaben 54 % an, dass sie eine Form von digitaler Transformation umgesetzt haben. Von diesen CFOs bestätigten 70 %, jetzt schneller auf Veränderungen reagieren zu können.

Kaum eine Funktion war von den pandemiebedingten Umbrüchen so stark und unmittelbar betroffen wie der Vertrieb. Da sich herkömmliche Marktannahmen nicht länger als zuverlässig erweisen, müssen die Vertriebsleiter nun häufiger Budget- und Planbewertungen sowie zeitnaher Kurskorrekturen vornehmen. Der Einsatz von Echtzeitdaten wird somit unumgänglich. Durch die Automatisierung manueller Aufgaben und die Versorgung von Planungssystemen mit Echtzeitdaten aus Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösungen sind agile Vertriebsorganisationen besser in der Lage, den Bedarf an Waren und Services zu prognostizieren, Vertriebsgebiete schneller und sicherer anzupassen, regionale Nachfragespitzen oder -einbrüche vorherzusagen, Marketingkampagnen und -ausgaben zu planen, die Leistung von Vertriebspersonal zu bewerten und entsprechende Ziele festzulegen. 

Vertriebspläne als Teil einer umfassenden Strategie

In unsicheren Zeiten wird der Unterschied zwischen der traditionellen und modernen Planung offensichtlicher. Die traditionelle Planung beruht darauf, dass die Finanzabteilung isolierte Spreadsheets manuell zusammenführt, die jeweils aktuellen Zahlen ermittelt, endlose Versionen von Plänen und Budgets verwaltet und dann Daten veröffentlicht, die inzwischen bereits veraltet sind. Pläne und Budgets werden häufig jährlich oder bestenfalls vierteljährlich erstellt und bilden die sich ständig verändernder Geschäftsbedingungen kaum ab. Eine moderne Planung ist dagegen kontinuierlich und kollaborativ. Die moderne Planung besteht nicht aus isolierten Elementen. Zwar können Budgets, Prognosen, What-If-Szenarien und Berichte individuell bearbeitet werden, sind dabei aber stets über eine Lösung mit einer zentralen Datenquelle miteinander vernetzt. Sobald ein Anwender ein Element aktualisiert, wird diese Änderung in allen zugehörigen Plänen, Budgets und Prognosen wirksam. Funktionale Budgets sind unterdessen in den größeren Unternehmensplan eingebettet, sodass die Finanzabteilung jederzeit über einen umfassenden Überblick über die Geschäftsdaten verfügt. In dieser lückenlosen, datengestützten Planungsumgebung nehmen interne Stakeholder eine aktive Rolle im Planungsprozess ein, da die Echtzeit-Daten aus dem Geschäftsbetrieb automatisch in ihre Pläne einfließen.

Diese Funktionen bieten das Maß an Flexibilität, das Unternehmen in einem disruptiven Geschäftsumfeld benötigen. Nehmen wir als Beispiel ein Handelsunternehmen, das versucht, die Nachfrage für seine 50 Filialen, seine E-Commerce-Großhandelskanäle und den Servicebedarf für jedes Produkt zu planen. Stellen Sie sich jetzt einmal vor, dies alles in einem Spreadsheet zu organisieren.

Moderne Planung vereinfacht den Prozess, indem sie dem Finanz- und Operations-Team ermöglicht, separate Modelle für jeden Standort und Vertriebskanal e zu entwickeln. Durch die Zusammenführung dieser separaten Modelle in einem einzigen Plan kann das Vertriebsmanagement den Bedarf buchstäblich auf jeder Ebene – egal, ob Makro- oder Mikroebene – prognostizieren. Darüber hinaus kann das Management den Bedarf sowohl nach Filiale als auch nach Produkt anzeigen – oder nach jeder anderen Dimension, die ihrer Ansicht nach für die Prognose relevant ist. Mit moderner, cloudbasierter Planung können Sie also Ihre Prognosefunktionen lokalisieren und anschließend einzelne Prognosen zu einem umfassenden, gemeinsam abgesegneten Bedarfsplan zusammenfassen (der wiederum in den allgemeinen Geschäftsplan einfließt). Beide sind separat und dennoch miteinander verknüpft.

Nun betrachten wir die Angebotsseite. Ein Hersteller mit einem Bestand an Materialien, der für die Produktion eines Fertigprodukts benötigt wird, kann die erforderlichen Mengen prognostizieren, um einen Beschaffungsplan zu erstellen, der direkt an das Beschaffungsteam weitergeleitet werden kann. Diese Informationen fließen dann in die Produktionspläne ein, die sich letztlich auf die Bedarfs- und Absatzprognosen auswirken. Bei Problemen in der Lieferkette oder einem erhöhten Nachfrageanstieg verfügt das Team über die benötigte Datengrundlage, um unverzüglich Anpassungen vorzunehmen und erfolgreiche Kurswechsel vorzunehmen. Dies zeichnet eine umfassende, vernetzte Umgebung aus.

Umsichtig planen, schnell reagieren

In einer von unvorhersehbaren Entwicklungen geprägten Zeit sind Vertriebsteams auf ein leistungsstarkes Planungstool angewiesen, mit dem sich schnell und gezielt Kurskorrekturen vornehmen lassen. Moderne Planungsfunktionen – zur Nutzung unternehmensweiter Daten, Bestimmung von Performance-Metriken in übersichtlichen Dashboards oder Anzeige detaillierter Produktdaten – versetzen Entscheidungsträger in die Lage, selbst bei andauernden Nachfrage- und Absatzeinbrüchen umgehend zu reagieren und die Situation zu meistern.